Guide pratique, menu par menu, pour le renouvellement CIFER des usines de produits de la mer indonésiennes expirant en 2025. Nous couvrons le moment pour commencer, le rôle de BKIPM, l'emplacement exact du bouton de renouvellement, les documents requis, les délais réalistes, modification vs renouvellement et les corrections rapides aux retours de la GACC.
Si vous exportez des produits de la mer d'Indonésie vers la Chine, 2025 est une année de nombreux renouvellements dans CIFER en vertu du Décret 248. Nous avons renouvelé des dizaines d'usines et d'entrepôts frigorifiques depuis 2022, et le processus s'est installé dans un flux prévisible. La clé est le calendrier, des documents propres et la connaissance des mises à jour qui relèvent d'une Modification par rapport à un Renouvellement. Voici notre guide pratique.
À quoi ressemble réellement un renouvellement en 2025
Le parcours de renouvellement dans CIFER n'a pas beaucoup changé cette année. Ce qui a changé, c'est la vigilance. Au cours des six derniers mois, nous avons observé davantage de retours pour des lacunes dans l'auto-inspection annuelle et des discordances entre les codes HS et le périmètre de produits déclaré. La GACC examine également de près les entrepôts frigorifiques associés. Si votre usine dépend d'un stockage externe et que l'enregistrement de ce stockage est proche de l'expiration, renouvelez les deux ensemble.
Quand les usines de produits de la mer indonésiennes doivent-elles lancer leur renouvellement CIFER avant l'expiration ?
Notre règle : commencer la préparation interne 6 mois avant l'expiration et déposer la demande de Renouvellement 90–120 jours avant la date figurant sur votre certificat. Les files d'attente de BKIPM et de la GACC peuvent s'allonger. Nous avons vu des dossiers simples traités en 25–35 jours ouvrables, et des cas complexes prendre 60+ en haute saison. Commencer tôt évite le pire scénario d'un numéro expiré alors qu'une demande est toujours en cours.
Ai-je besoin de l'approbation de BKIPM pour mon renouvellement ou puis-je soumettre directement à la GACC ?
Vous devez soumettre via BKIPM. Pour les produits aquatiques en provenance d'Indonésie, l'approbation de l'autorité compétente est toujours requise en vertu du Décret 248. Les renouvellements directs à la GACC ne sont pas la procédure pour les usines de produits de la mer. D'après notre expérience, BKIPM vérifie l'exhaustivité, la cohérence avec vos approbations nationales et peut demander des corrections avant de transmettre à la GACC. Prévoyez 5–15 jours ouvrables côté BKIPM, plus long durant les congés ou si une visite sur site est déclenchée.
Où se trouve le bouton de renouvellement dans CIFER et quel chemin de menu suivre ?
Il existe deux chemins fiables selon la présentation linguistique de votre compte :
- Registration Management ou Enterprise Application. Puis choisissez Renewal Application. Sélectionnez votre enregistrement existant et cliquez sur Apply for Renewal.
- Certificate Management ou My Certificate. Ouvrez votre dossier d'enregistrement actuel. Si vous êtes dans la fenêtre de renouvellement, un bouton Renew apparaît.
Si vous ne voyez pas Renew, vous êtes probablement en dehors de la fenêtre ou il y a une Modification en attente. Régler d'abord les actions en suspens ou demander à BKIPM d'activer la fenêtre de renouvellement.
Les documents essentiels dont vous aurez besoin en 2025
Nous conservons un dossier unique afin que le réviseur BKIPM obtienne tout en une seule passe. Au minimum, ayez ces éléments prêts en anglais ou bilingues (bahasa indonésien + anglais). Utilisez des noms de fichiers clairs et conservez chaque fichier sous 5 MB pour éviter les erreurs de téléversement.
- Rapport d'auto-inspection annuel couvrant les 12 derniers mois. Signé et tamponné. Couvrez la conformité au Décret 248, un aperçu HACCP, l'assainissement, la traçabilité, les exercices de rappel, la lutte antiparasitaire, les analyses microbiologiques de l'eau/de la glace, les actions correctives et un résumé des non-conformités clôturées.
- Plan d'implantation mis à jour, carte des entrepôts frigorifiques et schéma du flux de production. Si rien n'a changé, indiquez « Aucune modification depuis la dernière approbation. »
- Résumé HACCP et exemples de registres CCP. Un mois de registres CCP suffit généralement pour démontrer le contrôle en fonctionnement.
- Registres d'assainissement et preuves de lutte antiparasitaire. Échantillon d'un mois, plus contrats ou journaux d'intervention.
- Résultats des analyses d'eau potable et de glace. Datés des 6–12 derniers mois selon votre programme interne.
- Liste des produits destinés à la Chine avec codes HS et modes de transformation. Alignez avec les catégories du Décret 248. Par exemple, les filets IQF comme Filet de mérou (IQF), Filet de mahi-mahi, Steak de thon jaune correspondent au 0304. Les calamars comme Calmar Loligo (Entier / Entier Nettoyé) correspondent au 0307. Les crevettes comme Crevette surgelée (Black Tiger, Vannamei & pêchées en milieu sauvage) correspondent au 0306 ou au 1605 si cuites/transformées.
- Jeu de photos des zones clés. Réception matière première, découpe, conditionnement, stockage frigorifique, lavabos pour le lavage des mains, quai des produits finis et chargement des véhicules. Claires, récentes et étiquetées.
- Preuves d'association à un entrepôt frigorifique externe. Contrats et numéro GACC de l'entrepôt frigorifique si vous reposez sur un stockage tiers.
Astuce : placez un index d'une page en tête de votre rapport d'auto-inspection indiquant où chaque exigence du Décret 248 est traitée. Cela réduit le temps du réviseur et les échanges multiples.
Combien de temps la GACC met-elle pour approuver un renouvellement après la transmission par BKIPM ?
Nous constatons généralement 20–45 jours ouvrables à la GACC une fois que BKIPM a transmis. Les retours pour clarification ajoutent 1–3 semaines. Si votre dossier est retourné, répondez sous 5 jours ouvrables avec une réponse claire et consolidée. Des téléversements dispersés tendent à prolonger la boucle.
Guide rapide pas à pas du renouvellement CIFER par menu
Ceci est le chemin que nous utilisons le plus :
- Connectez-vous à CIFER avec votre compte entreprise.
- Allez à Registration Management. Renewal Application. Sélectionnez votre dossier d'enregistrement actuel.
- Confirmez les informations de l'entreprise. Raison sociale, représentant légal, adresse. Elles doivent correspondre à vos dernières licences nationales.
- Confirmez les catégories de produits. Associez chaque produit au code HS et au mode de transformation. Conservez des formats descriptifs cohérents avec votre certificat existant. Si vous devez étendre considérablement le périmètre, envisagez d'abord une Modification.
- Téléversez les pièces jointes. Auto-inspection, plans, résumé HACCP, assainissement, analyses eau/glace, photos, documents sur le stockage frigorifique. Utilisez le bilingue ou l'anglais.
- Déclaration. Cochez toutes les cases de conformité et saisissez le nom et le contact de la personne responsable.
- Soumettez à BKIPM. Suivez le statut sous Application List. Consultez les commentaires de BKIPM dans le centre de messages.
Si BKIPM le renvoie, corrigez les champs et renvoyez. Après transmission à la GACC, vous pouvez suivre sous Application Progress jusqu'à ce que le statut passe à Approved et que votre date de validité soit mise à jour.
Puis-je mettre à jour le périmètre produit et les codes HS lors du renouvellement, ou s'agit-il d'une modification distincte ?
Les retouches mineures de description sont acceptables dans le Renouvellement. Les changements significatifs relèvent d'une Modification. Exemples relevant d'une Modification :
- Ajout de nouvelles catégories de produits, par exemple passer de filets crus 0304 à des produits cuits 1604/1605.
- Changement de raison sociale, de représentant légal ou d'adresse physique.
- Ajout ou modification d'entrepôts frigorifiques associés.
Notre expérience montre que tenter d'introduire de grands changements de périmètre dans un Renouvellement est une des principales raisons de retours. Effectuez d'abord la Modification, puis renouvelez.
Quels documents sont obligatoires pour un renouvellement au titre du Décret 248 en 2025 ?
Si l'on réduit à l'essentiel, la GACC attend le rapport d'auto-inspection annuel et une déclaration sincère que vos opérations, votre périmètre et vos contrôles sont toujours conformes. BKIPM demande généralement le dossier justificatif énuméré ci-dessus. Si votre production se concentre sur des filets et steaks comme Steak d'espadon (IQF), Filet de kingfish (Découpe portion / IQF), ou des produits de thon tels que Saku thon jaune (qualité sushi) et Steak de bigeye, assurez-vous que ceux-ci figurent clairement dans votre liste de produits avec les codes HS et types de transformation corrects.
Que se passe-t-il si mon enregistrement GACC expire avant l'approbation du renouvellement ?
Les expéditions ne seront pas dédouanées. Votre numéro apparaîtra comme expiré dans la requête publique, et la CIQ au port bloquera l'entrée. Il n'existe pas de « période de grâce » formelle. Vos options sont limitées. Vous pouvez demander à BKIPM une demande d'accélération, mais ce n'est pas garanti. En pratique, nous conseillons aux clients de planifier les expéditions via une usine sœur ou un sous-traitant approuvé pendant l'attente. Mieux vaut déposer la demande 90–120 jours à l'avance pour éviter d'en arriver là.
Raisons courantes de rejet que nous avons corrigées cette année
- L'auto-inspection est générique ou manque d'actions correctives. Fournissez les constats, les causes racines et comment vous les avez clos.
- Les codes HS ne correspondent pas à la forme du produit. Par exemple, déclarer des crevettes cuites sous 0306 au lieu de 1605. Ré-attribuez les codes et téléversez de nouveau la liste de produits.
- Incohérence de nom ou d'adresse entre CIFER et les documents nationaux. Alignez avec votre NIB et vos dernières licences.
- Liaison d'entrepôt frigorifique manquante. Déclarez tous les entrepôts frigorifiques externes avec des numéros GACC valides et les contrats.
- Photos floues ou sans date. Reprenez les photos avec des étiquettes claires et des dates visibles.
- Problèmes de fichiers. Fichiers trop volumineux ou noms de fichiers non anglais. Conservez des noms courts, en anglais, et sous 5 MB par fichier.
Si votre renouvellement a été retourné avec des commentaires, répondez avec une note unique et organisée qui traite chaque point et renvoie à la page ou à la pièce jointe exacte qui corrige le problème. Cela économise un cycle d'examen complet.
Auto-inspection annuelle qui passe réellement
Nous avons constaté que les réviseurs de la GACC répondent bien à des rapports structurés et spécifiques au site. Un plan utile :
- Profil de l'entreprise et périmètre des produits destinés à la Chine.
- Changements depuis la dernière approbation. Organisation, équipements, lignes, stockage.
- Résumé du plan HACCP avec liste des CCP et récapitulatif des écarts des 12 derniers mois.
- Résultats du programme d'assainissement avec tendances microbiologiques pour l'eau et la glace.
- Contrôle des fournisseurs et origines des matières premières.
- Test de traçabilité et résultats des exercices de rappel avec métriques de durée de traçabilité.
- Actions correctives et journal d'amélioration continue.
Deux conseils non évidents. Incluez une carte d'usine d'une page avec les emplacements des CCP mis en évidence. Et ajoutez une matrice simple liant chaque clause du Décret 248 à la page de votre rapport où elle est traitée.
Comment vérifier l'expiration et le statut de mon numéro GACC ?
Dans CIFER, ouvrez My Certificate ou Registration Management et consultez la Validity Period. Vous pouvez aussi utiliser la requête publique sur le site de la GACC, mais la vue du portail est plus fiable pour la date exacte et le statut actuel de la demande.
Conclusions finales
- Commencez six mois à l'avance. Déposez 90–120 jours avant l'expiration pour éviter toute interruption.
- Réservez le Renouvellement au renouvellement. Utilisez la Modification pour les changements de nom, d'adresse, de stockage ou d'extension de périmètre.
- Constituez une auto-inspection rigoureuse. Montrez des preuves, pas des slogans. Bouclez les actions correctives.
- Cartographiez précisément les produits et les codes HS. Si vous expédiez des filets IQF comme Filet de vivaneau (vivaneau rouge) ou des portions telles que Bouchées de mérou (Découpe portion), assurez-vous que votre périmètre CIFER correspond à leur mode de transformation et de déclaration.
Si vous avez besoin d'une vérification de cohérence de votre projet d'auto-inspection ou d'aide pour interpréter un retour de la GACC, n'hésitez pas à nous contacter via WhatsApp. Et si vous affinez votre gamme de produits pour la Chine, vous pouvez consulter nos produits pour aligner le périmètre CIFER sur les SKU réels.