Sertifikasi IFS Food untuk Produk Laut Indonesia: Panduan 2025

Buku permainan praktis khusus Indonesia untuk lulus uji simulasi recall dan tes ketertelusuran IFS Food v8 bagi pengolah produk laut. Panduan langkah demi langkah, contoh neraca massa, logika pengkodean lot, dan dokumen yang tepat diminta auditor.

Sertifikasi IFS Food untuk Produk Laut Indonesia: Panduan 2025

Kami telah menghadiri puluhan audit IFS Food di Indonesia. Tim yang tercepat menyelesaikan tes ketertelusuran dalam waktu kurang dari satu jam. Yang terlambat bisa memakan seluruh sore. Perbedaannya bukan perangkat lunak canggih. Ini sistem sederhana dan disiplin yang menghubungkan dokumen sumber ke kode lot dan menghasilkan neraca massa yang bersih saat diminta. Berikut tepatnya bagaimana kami menyiapkannya dan menguji ketahanannya sebelum auditor tiba.

3 pilar simulasi recall IFS yang siap lolos

1. Pengkodean lot yang menyematkan identitas sumber. Kode barang jadi Anda harus terhubung langsung ke kapal atau kolam, shift produksi, dan tanggal. Jika kode lot tidak bisa didekode oleh staf Anda sendiri dalam 30 detik, itu terlalu kriptik.

2. Keberlanjutan dokumen dari asal hingga karton. Sertifikat tangkapan UE atau dokumen panen peternakan, sertifikat kesehatan BKIPM, log penerimaan, lembar produksi dan pengepakan, log rework, serta dokumen pengiriman harus menceritakan satu alur yang tidak terputus. Tidak boleh ada celah. Tidak boleh ada “nanti kami cari.”

3. Neraca massa yang menutup. Anda harus membuktikan input sama dengan output ditambah limbah, trim, rework, dan stok di tangan. Ketika angka tidak seimbang, auditor menganggap ketertelusuran lemah, walaupun pelabelan terlihat benar.

Minggu 1–2: Menyiapkan dan memvalidasi sistem (alat + template)

Mulailah dengan kode lot dan daftar sumber. Kami merekomendasikan buku kerja Excel dengan tiga tab yang bisa diikuti auditor tanpa penjelasan.

• Tab 1 – Daftar bahan baku: pemasok, spesies, area FAO, ID kapal atau kolam, tanggal pendaratan, nomor sertifikat tangkapan UE (atau dokumen panen peternakan), sertifikat kesehatan BKIPM, kode lot RM, bobot diterima, status rilis QC.
• Tab 2 – Buku besar produksi: lot RM yang dikeluarkan, lini, tanggal, shift, spesifikasi produk, hasil proses dan limbah, rework yang dihasilkan dan digunakan, kode lot dalam proses.
• Tab 3 – Buku besar barang jadi: kode lot FG, tanggal pengepakan, lini, format pengepakan (IQF, IVP, IWP, blok), jumlah karton, bobot bersih, ID palet, tujuan, tautan faktur/COA.

Contoh pola kode lot yang kuat untuk Indonesia:

FG lot = YYDDD-Ln-Spp-So-Shift-Run

• YYDDD: tahun + hari Julian (25037 = 2025, 6 Feb)
• Ln: nomor lini (L2)
• Spp: kode singkat spesies (YF untuk tuna sirip kuning, SHR untuk udang, GRP untuk kerapu)
• So: identitas sumber. Gunakan 4–6 karakter terakhir dari sertifikat tangkapan UE untuk yang ditangkap liar, atau PondID untuk budidaya. Contoh: CATCH…6842 menjadi 6842. Untuk beberapa sumber, gunakan kode batch yang memetakan ke semua sumber di Tab 1.
• Shift: A/B/C
• Run: batch berurutan pada hari itu (R1, R2)

Contoh: 25037-L2-GRP-6842-A-R1 akan langsung memetakan ke lot kerapu dari sertifikat tangkapan UE yang berakhiran 6842, dikemas di lini 2, hari ke-37 tahun 2025, shift A.

Catatan catatan apa yang harus siap sebelum simulasi recall IFS di pabrik produk laut?

• Sertifikat tangkapan UE atau dokumen panen peternakan, ditambah sertifikat kesehatan BKIPM untuk pengiriman
• CoA pemasok dan laporan bongkar/penerimaan dengan temperatur
• Penciptaan lot RM dan catatan lokasi penyimpanan
• Log pengeluaran produksi dan hasil per lini/shift (sertakan tiket trim dan limbah)
• Log rework dengan kapan, di mana, dan bagaimana digunakan
• Catatan pengepakan dan pelabelan dengan ID karton dan palet
• Dokumen pengiriman (DN, faktur, packing list) yang menghubungkan palet ke pelanggan
• SKP atau sertifikat GMP-HACCP dan catatan verifikasi terakhir untuk prosedur ketertelusuran

Lakukan latihan meja sekarang. Pilih salah satu SKU mix-tinggi Anda seperti Udang Beku (Black Tiger, Vannamei & Tangkap Liar) atau fillet IQF seperti Fillet Kerapu (IQF). Telusuri mundur ke kapal atau kolam, kemudian maju ke semua pelanggan. Ukur waktunya. Targetnya di bawah 60 menit.

Minggu 3–6: Jalankan simulasi recall penuh dan neraca massa

Anda akan mensimulasikan tes auditor. Mereka biasanya memilih satu lot barang jadi dan meminta Anda menunjukkan ketertelusuran mundur dan maju lengkap, termasuk neraca massa. Berikut urutan yang kami gunakan.

Langkah demi langkah simulasi recall IFS untuk pengolahan produk laut:

1. Definisikan titik awal. Pilih lot FG yang dikirim, misalnya Saku Tuna Sirip Kuning (Kualitas Sushi) lot 25082-L1-YF-7721-A-R2.
2. Telusur mundur. Tarik buku besar produksi dan daftar RM untuk mencantumkan semua lot RM yang memasok lot ini, termasuk rework. Tambahkan semua dokumen sumber: nomor sertifikat tangkapan UE atau dokumen panen, sertifikat BKIPM.
3. Telusur maju. Daftarkan semua palet, pelanggan, faktur, dan tujuan yang menerima bagian dari lot tersebut. Sertakan stok internal mana pun.
4. Neraca massa. Untuk setiap lot RM yang memasok lot FG, tunjukkan kg input versus output: barang jadi, rework yang dihasilkan, limbah/trim, dan WIP yang tersisa. Lampirkan tiket penimbangan atau hitungan lini untuk membuktikan bobot.
5. Verifikasi label dan waktu. Pemetakan waktu mulai/berhenti lini ke log printer label atau catatan cetak batch. Auditor suka melihat penjajaran waktu.
6. Tutup loop. Konfirmasikan bahwa total jumlah yang dikirim ditambah stok di tangan sama dengan jumlah barang jadi yang diproduksi dikurangi penyusutan atau kehilangan yang dicatat.

Bagaimana menghitung neraca massa saat udang dari beberapa kolam dicampur?

Misalkan Anda memproduksi batch beku blok vannamei. Anda mencampur dua kolam.

• Input: Kolam A 1.200 kg. Kolam B 800 kg. Total input 2.000 kg.
• Hasil proses terukur: hasil FG 66 persen menjadi blok 1,5 kg. Rework yang dihasilkan 30 kg. Limbah/trim 50 kg. Carryover dalam proses 10 kg.
• Perhitungan output: 2.000 kg x 66 persen = 1.320 kg FG. Itu setara 880 blok 1,5 kg. Rework 30 kg. Limbah/trim 50 kg. WIP 10 kg. 1.320 + 30 + 50 + 10 = 1.410 kg. Anda kekurangan 590 kg. Mengapa?

Yang sering kami lihat adalah kehilangan tetesan defrost atau glasir yang tidak tercatat. Tambahkan dua baris:

• Kehilangan defrost/tetes yang diukur saat pengeluaran: 22 persen pada Kolam A dan 18 persen pada Kolam B. Itu 264 + 144 = 408 kg.
• Glaze yang diterapkan: 6 persen pada 1.320 kg FG = 79,2 kg air ditambahkan.

Neraca massa yang direvisi: 2.000 input − 408 drip = 1.592 kg neto ke proses. FG 1.320 kg + rework 30 + limbah 50 + WIP 10 = 1.410. Selisih 182 kg adalah kehilangan kelembapan yang diharapkan selama pengolahan dan pencairan. Jika kehilangan historis lini Anda 8–12 persen, maka 182 kg/1.592 kg = 11,4 persen. Itu dapat diterima ketika Anda dapat membuktikan angka drip dan glaze dari catatan. Dokumentasikan asumsi ini dalam file simulasi recall.

Bagaimana menghubungkan nomor sertifikat tangkapan UE ke kode lot barang jadi saya?

Kami tidak mencetak nomor UE lengkap pada karton ritel. Sebagai gantinya, sematkan kode sumber pendek dalam kode lot FG dan pertahankan tabel silang di daftar RM. Contoh:

• Sertifikat tangkapan UE: IDN-YF-2025-0007721
• Kode sumber dalam lot: 7721
• Lot RM: YF-7721-25020
• Lot FG: 25037-L2-YF-7721-A-R1

Telusur mundur Anda kemudian menunjukkan FG 25037-L2-YF-7721-A-R1 → RM YF-7721-25020 → Sertifikat UE IDN-YF-2025-0007721 → Dokumen pendaratan, sertifikat BKIPM 25.02.037. Pertahankan tautan ini terlihat pada satu halaman.

Kontrol rework untuk lini udang breaded

Rework adalah tempat audit sering berantakan. Untuk lini breaded, beri tag lot rework per shift, batasi rework ke keluarga produk yang sama, dan tetapkan batas penggunaan maksimum (kami menggunakan ≤10 persen). Buku besar rework harus menunjukkan kapan rework dibuat dan tepatnya lot FG mana yang mengonsumsinya, dengan bobot. Jika Anda mencampur rework lintas SKU, neraca massa menjadi tebakan dan auditor akan mencatatnya sebagai temuan.

Menangani tuna lot campuran atau produksi multi-kapal

Untuk ketertelusuran pengolahan tuna pada Steak Tuna Sirip Kuning atau Loin Bigeye, jangan mencampur kapal dalam satu lot FG. Jika perlu, gunakan kode batch yang memetakan ke semua kapal dan pisahkan neraca massa menurut kapal. Cantumkan potongan sertifikat UE per kapal, kg input, dan proporsi output FG masing-masing. Kami sering melakukan alokasi proporsional berdasarkan bobot input dengan aturan pembulatan yang menghasilkan total tepat sesuai kg yang dikirim.

Butuh tinjauan cepat workbook neraca massa Anda atau template Excel siap pakai? Jika Anda ingin file satu-halaman ketertelusuran + neraca massa yang kami gunakan dalam audit, Hubungi kami di whatsapp. Kami akan membagikannya dan membimbing Anda selama 30 menit.

Minggu 7–12: Skalakan dan optimalkan

• Barcoding. Beralih dari ID karton tertulis tangan ke label cetak yang terhubung ke lot dan palet. Scanner USB sederhana yang terhubung ke Excel cukup untuk banyak pabrik.
• Penjajaran waktu. Tangkap waktu mulai/berhenti lini dan log cetak per batch. Ini menutup celah “waktu label vs waktu produksi” yang sering diajukan auditor.
• Pelatihan. Jalankan latihan 30 menit setiap bulan dengan tim QA dan gudang. Satu skenario mundur, satu maju. Putar SKU, termasuk fillet IQF seperti Fillet Pinjalo (IQF) dan item tuna.

Bisakah saya menjalankan simulasi recall sesuai IFS menggunakan Excel daripada perangkat lunak?

Bisa. Kami lulus tes IFS secara teratur dengan Excel, asalkan disiplin: formula terkunci, kontrol versi, dan file batch yang dicetak ditandatangani oleh QA. Perangkat lunak membantu kecepatan, tetapi data master buruk tetap membuat audit gagal. Excel cukup sampai jumlah SKU atau kecepatan lini Anda membuat pemindaian tak terhindarkan.

Seberapa cepat saya harus menyelesaikan tes ketertelusuran IFS selama audit?

Auditor mengharapkan Anda menyelesaikan ketertelusuran plus neraca massa dalam sesi audit. Menurut pengalaman kami, itu berarti 2–4 jam di lokasi. Kami menargetkan 60 menit untuk ketertelusuran inti dan tambahan 30 menit untuk neraca massa dan bukti rework. Jika Anda harus “menunggu gudang” atau mengorek email, Anda belum siap.

5 kesalahan terbesar yang menggagalkan simulasi recall (dan cara menghindarinya)

1. Kode lot tidak memetakan ke sumber. Perbaiki dengan kunci decode di SOP dan latih operator untuk menjelaskannya dengan bahasa sehari-hari.
2. Lubang hitam rework. Buat lot rework, batasi penggunaan, dan tunjukkan konsumsi tepatnya dalam FG. Tidak ada tempat sampah tanpa label.
3. Neraca massa mengabaikan drip, glaze, atau WIP. Tambahkan baris ini secara eksplisit dan dukung dengan tiket penimbangan atau data kehilangan historis.
4. Ketidaksesuaian waktu label. Simpan log printer dan lembar batch lini yang sejajar dengan waktu shift. Auditor akan memintanya.
5. Dokumen tersebar. Simpan template file simulasi recall dengan subfolder: 01 RM Docs, 02 Produksi, 03 Pengepakan, 04 Rework, 05 Pengiriman, 06 Neraca Massa. Masukkan PDF ke sana sebelum audit.

Sumber daya dan langkah selanjutnya

Daftar periksa simulasi recall IFS satu halaman yang dapat Anda gunakan hari ini:

• Pilih satu lot FG yang dikirim dan satu lot WIP. Sertakan satu SKU mix-tinggi seperti udang dan satu produk wholefish atau loin.
• Cetak halaman daftar RM yang menunjukkan sertifikat tangkapan UE atau dokumen panen kolam dan nomor sertifikat BKIPM.
• Cetak entri buku besar produksi dengan hasil, limbah, rework yang dibuat dan digunakan.
• Cetak lembar pengepakan, log label, dan peta palet. Periksa dua palet secara fisik.
• Jalankan neraca massa. Tunjukkan input ke output dengan drip, glaze, trim, WIP, dan rework.
• Telusur maju ke semua pelanggan. Sertakan faktur dan nota pengiriman.
• Ukur waktu latihan. Catat mulai/selesai dan ditandatangani oleh kepala QA.
• Catat tindakan korektif untuk setiap celah dan ulangi dalam 7 hari.

Seberapa sering Anda harus menjalankan latihan simulasi recall? IFS mengharapkan setidaknya satu tes recall/penarikan yang terdokumentasi setiap tahun, termasuk neraca massa. Kami merekomendasikan mini-drill kuartalan ditambah satu drill penuh-skop tahunan yang mencakup rework dan skenario sumber campuran. Lini atau produk baru, seperti Bagian Mahi Mahi (IQF) atau Fillet Kakap Pita Emas, pantas mendapatkan uji sendiri sebelum pengiriman pertama.

Ketidaksesuaian ketertelusuran umum yang kami lihat dalam audit produk laut di Indonesia:

• Nomor sertifikat tangkapan UE tidak tertaut ke lot FG dalam register manapun
• Sertifikat kesehatan BKIPM hilang dalam paket simulasi recall
• Neraca massa tidak memasukkan glaze atau kehilangan drip, menyebabkan varians yang tidak dapat dijelaskan
• Log rework ada tetapi tidak menunjukkan di mana rework digunakan
• Peta palet gudang tidak cocok dengan dokumen pengiriman
• Catatan pelatihan tidak ditandatangani atau kedaluwarsa untuk tim ketertelusuran

Dua catatan final untuk 2025. Pertama, importir UE semakin menuntut pemetaan kapal-ke-karton yang bersih seiring meluasnya penggunaan e-sertifikasi CATCH. Rapikan referensi silang sertifikat UE Anda. Kedua, pembeli semakin meminta bukti ketertelusuran waktu-nyata untuk tuna dan udang bernilai tinggi, jadi kecepatan menjadi penting. Jika Anda bisa melakukan latihan dalam 60 menit dengan dokumen sudah terbundel, Anda akan membuat kagum auditor dan pelanggan.

Jika Anda ingin melihat bagaimana kami memetakan catatan ini melalui SKU kami sendiri seperti Bagian Kakap Merah (WGGS / Fillet) atau Steak Bigeye, dan seperti apa file siap-lolos, Lihat produk kami dan hubungi kami untuk contoh paket lot.

Pengalaman kami menunjukkan bahwa ketika tim menguasai angka dan menjaga tautan tetap ketat, simulasi recall menjadi rutinitas. Dan ketika simulasi recall menjadi rutinitas, lulus IFS Food bukanlah jurang. Itu hanyalah shift lain yang berjalan tepat waktu.