Bekerja dengan Perusahaan Perdagangan Ekspor Produk Laut Indonesia vs Pemasok Langsung

Sebuah buku panduan klaim-pertama, klausul-demi-klausul untuk pembeli yang menginginkan upaya penegakan klaim kualitas yang nyata ketika perusahaan perdagangan Indonesia berada di antara Anda dan pabrik.

Pendahuluan

Kami telah mendapatkan kembali lebih dari 80 persen nilai yang disengketakan pada pengiriman produk laut Indonesia dengan menggunakan satu sistem. Ini adalah pendekatan klaim-pertama yang mengubah janji samar menjadi kewajiban yang dapat ditegakkan. Jika Anda membeli melalui perusahaan perdagangan produk laut Indonesia dan Anda peduli dengan klaim kualitas, ini adalah buku panduan persis yang kami gunakan.

3 pilar penegakan klaim yang benar-benar efektif

Menurut pengalaman kami, pembeli kehilangan klaim karena tiga alasan yang sama: pabrik produsen tidak terlihat, standar bukti tidak jelas, dan jalur penyelesaian sengketa lambat. Berikut cara kami memperbaikinya.

Sebutkan dan ikat pabrik. Meskipun Anda membayar perusahaan dagang, PO Anda harus mengidentifikasi pabrik yang memproduksi dan menciptakan kewajiban back-to-back dari trader ke pabrik. Jika pabrik tidak disebutkan dan diakui secara tertulis, upaya penegakan klaim biasanya terhenti di tengah jalan.
Definisikan bukti objektif. Sepakati rencana sampling, batas kualitas yang dapat diterima, dan apa yang merupakan cacat pengerjaan versus penyalahgunaan suhu. Foto dan log suhu penting, tetapi harus dihubungkan dengan metode inspeksi yang disepakati.
Komitkan uang dan forum terlebih dahulu. Tahan persentase yang ditentukan sampai QC kedatangan disetujui. Dan pilih lokasi arbitrase yang secara realistis dapat Anda manfaatkan. Kami lebih memilih Pusat Arbitrase Internasional Singapura (Singapore International Arbitration Centre, SIAC) untuk sengketa produk laut lintas batas karena lebih cepat dan lebih dapat diprediksi dibandingkan opsi lokal.

Intisari praktis: jadikan jalur klaim Anda sebagai fitur kontrak, bukan harapan. Ini membawa kita ke pengaturan berikut.

Minggu 1–2: Due diligence dan penyiapan kontrak

Anda tidak akan meluncurkan SKU tanpa spesifikasi. Jangan meluncurkan pemasok tanpa mekanisme klaim.

Struktur PO back-to-back. Pesanan pembelian (PO) Anda dengan perusahaan perdagangan produk laut Indonesia harus merujuk pada PO back-to-back atau perjanjian pasokan terpisah antara trader dan pabrik yang disebutkan. Sisipkan klausul yang menyatakan trader menjamin kinerja pabrik dan mengalihkan klaim kualitas yang telah divalidasi oleh pembeli kepada pabrik untuk pemulihan.
Addendum yang menamai pabrik. Sertakan nama hukum, alamat, nomor SIV atau nomor pabrik pada sertifikat kesehatan, dan kode yang dicetak pada karton. Wajibkan pabrik untuk menandatangani pengakuan satu halaman bahwa mereka telah membaca dan setuju dengan spesifikasi produk dan ketentuan klaim. Anda tetap dapat membayar trader.
Spesifikasi yang ditandatangani bersama. Untuk item berisiko tinggi seperti tuna kelas sashimi dan fillet yang rapuh, minta trader dan pabrik menandai/mentanda-tangani spesifikasi akhir dan daftar periksa QC. Pembeli rutin melakukan ini pada Yellowfin Saku (Kelas Sushi) dan Fillet Kerapu (IQF) karena warna, kehilangan cairan (drip loss) dan toleransi tulang bersifat subjektif kecuali didefinisikan.
Klausul garansi kualitas. Jelaskan cacat pengerjaan. Contoh: cacat fillet tanpa kulit adalah tulang pin lebih dari 5 mm, residu sisik, skor gaping di atas X, salah label, variasi glasir melebihi ±2 persen, histamin di atas 50 ppm untuk tuna, TVB-N di atas X mg. Pisahkan penyalahgunaan suhu dari cacat pengerjaan untuk menjaga klaim tetap jelas.
Hak inspeksi pihak ketiga. Cadangkan hak untuk inspeksi pra-pemuatan oleh SGS, Intertek atau agen Anda. Sepakati bahwa kegagalan akan memicu perbaikan atas biaya penjual atau penundaan pengiriman tanpa biaya demurrage kepada pembeli.
Batas waktu. Tetapkan batas waktu untuk semua hal. COA pra-pengiriman dan foto 24 jam sebelum pemuatan. Pemberitahuan klaim kedatangan dalam 72 jam untuk beku, 24 jam untuk dingin. Pengajuan bukti akhir dalam 10 hari kecuali kontainer sedang diperiksa oleh otoritas.
Pembayaran dengan retensi holdback. Sinkronkan uang dengan kualitas. Contoh: 80 hingga 90 persen pada dokumen, 10 hingga 20 persen ditahan sampai persetujuan QC kedatangan. Kami melihat pergeseran menuju retensi 15 persen dalam enam bulan terakhir pada tuna dan kakap bernilai tinggi. Pelepasan terikat pada penerimaan yang terdokumentasi.

Jika saya membeli produk laut Indonesia dari perusahaan perdagangan, siapa yang bertanggung jawab ketika produk gagal QA?

Secara kontraktual penjual yang tercatat bertanggung jawab. Namun keteregaan Anda bergantung pada PO back-to-back dan pengakuan pabrik. Tanpa itu, Anda mungkin hanya memiliki tekanan moral. Dengan keduanya, Anda dapat menuntut trader dan trader dapat menagih kembali ke pabrik berdasarkan ketentuan yang sama.

Klausul kontrak apa yang memastikan trader harus meneruskan klaim kualitas saya ke pabrik?

Gunakan ketiganya: referensi PO back-to-back, klausul pengalihan klaim, dan pengakuan pabrik. Kami juga menambahkan klausul kerja sama wajib yang memaksa trader untuk menyediakan jejak tingkat lot, COA, catatan suhu dan kode karton dalam 24 jam setelah klaim.

Minggu 3–6: Pengendalian pra-pengiriman dan pengujian

Di sinilah Anda mencegah klaim dan membuat jejak pembuktian yang akan Anda perlukan jika terjadi masalah.

Penandatanganan sampel emas dan rencana pemotongan. Untuk item portion seperti Grouper Bites (Potongan Portion) dan Fillet Kingfish (Potongan Portion / IQF), bekukan sampel emas yang ditandatangani atau template yang diukur dengan foto. Spesifikasikan target berat potongan, toleransi jumlah dan glasir. Pabrik dan trader harus menandatanganinya.
COA tingkat lot. Minta COA untuk histamin bila berlaku, mikrobiologi, kadar air, dan glasir untuk setiap lot. Untuk tuna, minta catatan suhu loin dalam-dalam saat pemuatan. Untuk fillet seperti Fillet Kakap (Kakap Merah), tentukan AQL untuk tulang dan gaping menggunakan ANSI/ASQ Z1.4, Level Inspeksi Umum II, AQL 2.5 kecuali disepakati lain.
Inspeksi pra-pemuatan. Jika produk berisiko tinggi atau pengiriman pertama, mintalah inspeksi untuk memverifikasi label karton, kode pabrik, jumlah potongan dan suhu sampel inti. Simpan satu karton sampel yang disegel jika memungkinkan. Kami menemukan bahwa satu laporan netral dapat menyelamatkan minggu debat kemudian.

Bahasa klaim yang memisahkan penyalahgunaan suhu dan cacat pengerjaan. Nyatakan dengan jelas bahwa deviasi suhu atau keterlambatan pengangkut dituntut melalui asuransi atau pengangkut. Cacat pengerjaan dan penyimpangan spesifikasi menjadi tanggung jawab penjual. Ini mencegah lempar tanggung jawab yang terlalu umum.

Bisakah saya meminta pabrik turut menandatangani spesifikasi sementara tetap membayar trader?

Bisa. Pertahankan trader sebagai penjual yang tercatat untuk pembayaran dan faktur. Lampirkan spesifikasi yang ditandatangani bersama dan pengakuan pabrik sebagai lampiran PO. Ini menjaga hubungan komersial Anda dan tetap mengikat standar teknis pada pabrik yang sebenarnya memproduksi produk.

Minggu 7–12: QC kedatangan dan mendapatkan pembayaran atas klaim

Saat kedatangan adalah saat Anda mengubah dokumentasi menjadi uang.

Bukti yang diperlukan. Sepakati daftar periksa sebelum pengiriman. Kami menggunakan: foto bertanda waktu dari karton luar dan kemasan dalam, nomor palet dan lot, pembacaan suhu inti, inspeksi kedatangan pihak ketiga jika tersedia, hasil laboratorium yang relevan, COA pra-pengiriman asli, dan data utuh dari logger jika dipasang. Untuk ambang klaim, tetapkan tingkat cacat yang memicu remediasi finansial, misalnya lebih dari 5 persen tulang lebih dari 5 mm berdasarkan rencana AQL.
Perhitungan klaim. Tentukan tangga remediasi sebelumnya. Perbaikan di tujuan atas biaya penjual. Penyesuaian harga menggunakan tabel diskon yang telah ditetapkan. Pengembalian sebagian atau penuh. Atau pemusnahan dengan sertifikat. Untuk kubus atau steak seperti Kubus Ikan Pedang (IQF) dan Steak Bigeye, tentukan harga degradasi untuk menghindari tawar-menawar.
Pelepasan holdback dan retensi. Kaitkan retensi 10 hingga 20 persen dengan penerimaan tertulis atas QC kedatangan. Jika klaim terbuka, lepaskan bagian yang tidak disengketakan dan tahan hanya bagian yang disengketakan. Ini menjaga arus kas dan mengurangi gesekan.
Nota kredit dan waktu penerbitan. Dalam kontrak kami, penjual menerbitkan nota kredit dalam 7 hingga 14 hari setelah klaim divalidasi. Jika PO pembeli berikutnya tidak dijadwalkan dalam 30 hari, izinkan pengembalian melalui transfer bank. Ini menghindari nota kredit yang tidak terbatas waktunya.
Jalur eskalasi. Tetapkan waktu respons. Pemberitahuan klaim diakui dalam 48 jam. Panggilan tinjauan bersama dalam 5 hari. Jika belum terselesaikan setelah 14 hari, lakukan mediasi. Jika masih belum terselesaikan setelah 30 hari, ajukan arbitrase.

Berapa banyak uang yang harus saya tahan sampai kualitas kedatangan dikonfirmasi?

Untuk ikan IQF beku dan udang, kami melihat 10 hingga 15 persen. Untuk spesifikasi berisiko lebih tinggi atau pengiriman pertama, kami merekomendasikan 15 hingga 20 persen. Lepaskan segera setelah penerimaan terdokumentasi. Jika Anda bekerja dengan mitra jangka panjang pada item standar seperti Fillet Mahi Mahi, Anda dapat menurunkan menjadi 10 persen setelah tiga kedatangan bersih.

Bukti apa yang biasanya diterima trader Indonesia untuk menyetujui klaim kualitas?

Foto bertanda waktu, lembar sampling AQL, inspeksi pihak ketiga atau hasil laboratorium, data logger suhu dan COA pra-pengiriman. Pastikan karton pada foto Anda menunjukkan kode pabrik yang dinamai dalam addendum Anda. Tautan itu menutup loop ke produsen.

Di mana sengketa dengan trader produk laut Indonesia sebaiknya diajukan arbitrase untuk penyelesaian tercepat?

Kami lebih memilih SIAC di Singapura dengan bahasa Inggris dan dapat diberlakukan berdasarkan Konvensi New York. BANI di Indonesia dapat bekerja untuk pihak lokal, tetapi pembeli lintas batas biasanya bergerak lebih cepat dengan SIAC. Jika penjual bersikeras pada hukum Indonesia, Anda tetap dapat menetapkan tempat arbitrase di Singapura dengan hukum Indonesia sebagai hukum yang mengatur. Keseimbangan itu menjaga garis waktu tetap dapat diprediksi.

Seberapa cepat nota kredit harus diterbitkan setelah klaim yang tervalidasi?

Tujuh hingga empat belas hari. Cantumkan angka tepatnya dalam PO. Nyatakan juga bahwa kredit dapat dikompensasikan dengan faktur berikutnya atau dikembalikan melalui transfer jika tidak ada PO baru dalam 30 hari.

5 kesalahan terbesar yang membunuh klaim produk laut

Tidak ada pabrik yang disebutkan. Jika pabrik tidak diidentifikasi dalam dokumen, klaim Anda menjadi perdebatan dengan perantara.
Spesifikasi yang samar. Kata-kata seperti premium atau sashimi grade tanpa kriteria terukur mengundang argumen. Kaitkan ke angka.
Tidak ada hak inspeksi. Tanpa hak inspeksi pra-pemuatan, Anda kehilangan setengah pengaruh sebelum kontainer ditutup.
Nol retensi. Membayar 100 persen berdasarkan dokumen menghilangkan urgensi pada pihak penjual ketika Anda membutuhkan penyelesaian cepat.
Timeline yang hilang. Klaim yang terseret melewati 30 hari seringkali mati perlahan. Pasang jam dalam kontrak.

Intisari praktis: utamakan kejelasan sejak awal dan tahan cukup kas untuk menjaga semua pihak bergerak. Itu sendiri akan meningkatkan peluang pemulihan Anda.

Sumber daya dan langkah selanjutnya

Jika Anda menginginkan bahasa contoh, minta paket klausul sampel. Kami menyertakan referensi PO back-to-back, pengakuan pabrik, template inspeksi dan AQL, daftar periksa bukti klaim dan redaksi arbitrase siap SIAC. Butuh bantuan menyesuaikan ini untuk produk Anda seperti Bagian Kakap Merah (WGGS / Fillet) atau Udang Beku (Black Tiger, Vannamei & Tangkap Liar)? Anda dapat Hubungi kami di whatsapp dan kami akan membagikan apa yang kami gunakan dengan pembeli global.

Anda juga dapat meninjau spesifikasi produk kami untuk melihat bagaimana kami mengoperasionalkan AQL, COA dan ambang klaim pada item nyata. Mulai di sini dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda. Lihat produk kami

Dua catatan terakhir. Asuransi kredit jarang menanggung sengketa kualitas, jadi jangan mengasumsikan Euler Hermes atau Coface akan membayar atas nama Anda. Dan meskipun kami praktis mengenai kontrak, artikel ini bukan nasihat hukum. Gunakan sebagai daftar periksa yang diuji di lapangan, kemudian mintalah penasihat hukum meninjau ketentuan akhir Anda.