Travailler avec des sociétés commerciales exportatrices de produits de la mer indonésiens vs fournisseurs directs

Un guide opérationnel axé sur la réclamation, clause par clause, pour les acheteurs souhaitant un véritable recours qualité lorsque qu'une société commerciale indonésienne se situe entre vous et l'usine.

Accroche

Nous avons récupéré plus de 80 percent de la valeur contestée sur des expéditions de produits de la mer indonésiens en utilisant un seul système. Il s'agit d'une approche axée sur la réclamation qui transforme des promesses vagues en obligations exécutoires. Si vous achetez via une société commerciale de produits de la mer indonésienne et que vous accordez de l'importance aux réclamations qualité, voici précisément la méthode que nous utilisons.

Les 3 piliers du recours aux réclamations qui fonctionnent réellement

D'après notre expérience, les acheteurs perdent leurs réclamations pour trois raisons récurrentes : l'usine productrice est invisible, les normes de preuve sont vagues et les voies de résolution des litiges sont lentes. Voici comment nous y remédions.

Identifier et lier l'usine. Même si vous payez le négociant, votre PO doit identifier l'usine productrice et créer des obligations back-to-back du négociant vers l'usine. Si l'usine n'est pas nommée et reconnue par écrit, le recours pour réclamation meurt généralement en cours de route.
Définir des preuves objectives. Convenir de plans d'échantillonnage, de limites de qualité acceptables et de ce qui constitue des défauts de travail par opposition à un abus de température. Les photos et les journaux de température comptent, mais ils doivent être liés à une méthode d'inspection convenue.
Pré-engager l'argent et le forum. Retenir un pourcentage défini jusqu'à l'approbation du QC à l'arrivée. Et choisir un lieu d'arbitrage que vous pouvez raisonnablement utiliser. Nous privilégions le Singapore International Arbitration Centre pour les litiges transfrontaliers sur les produits de la mer car il est plus rapide et plus prévisible que les options locales.

Conclusion pratique : faites de votre parcours de réclamation une caractéristique contractuelle, pas un espoir. Cela nous conduit à la mise en place.

Semaine 1–2 : Due diligence et mise en place contractuelle

Vous ne lanceriez pas un SKU sans une spécification. Ne lancez pas un fournisseur sans mécanismes de réclamation.

Structure de PO back-to-back. Votre bon de commande avec la société commerciale indonésienne doit faire référence à un PO back-to-back séparé ou à un contrat d'approvisionnement entre le négociant et l'usine nommée. Insérez une clause stipulant que le négociant garantit la performance de l'usine et cède à l'usine les réclamations validées de l'acheteur pour recouvrement.
Addendum nommant l'usine. Inclure le nom légal, l'adresse, le numéro SIV ou le numéro de l'établissement sur le certificat sanitaire, et le code imprimé sur les cartons. Exiger que l'usine signe une reconnaissance d'une page attestant qu'elle a lu et accepte la spécification produit et les dispositions relatives aux réclamations. Vous pouvez toujours payer le négociant.
Spécification cosignée. Pour les articles à risque élevé comme le thon de qualité sashimi et les filets délicats, faire initialer la spécification finale et la checklist QC par le négociant et l'usine. Les acheteurs font cela systématiquement sur Yellowfin Saku (Sushi Grade) et Grouper Fillet (IQF) car la couleur, la perte de jus et la tolérance aux arêtes sont subjectives à moins d'être définies.
Clause de garantie qualité. Préciser le travail. Par exemple : les défauts de filet sans peau sont des arêtes dépassant 5 mm, des résidus d'écailles, un score d'écartement supérieur à X, erreur d'étiquetage, variation de glaçage dépassant ±2 percent, histamine supérieure à 50 ppm pour le thon, TVB-N supérieur à X mg. Séparer les abus de température des défauts de travail pour garder les réclamations claires.
Droits d'inspection par un tiers. Réserver le droit d'une inspection avant le conditionnement par SGS, Intertek ou votre agent. Convenir que l'échec déclenche une retouche aux frais du vendeur ou un retard d'expédition sans pénalité de surestarie pour l'acheteur.
Délais. Mettre des délais pour tout. COA et photos pré-expédition 24 hours avant le conditionnement. Notification de réclamation à l'arrivée dans les 72 hours pour les produits congelés, 24 hours pour les produits réfrigérés. Soumission des preuves finales dans les 10 days sauf si le conteneur est sous inspection des autorités.
Paiement avec retenue. Aligner l'argent sur la qualité. Par exemple : 80 to 90 percent sur documents, 10 to 20 percent retenu jusqu'à l'approbation du QC à l'arrivée. Nous avons observé une tendance vers 15 percent de retenue au cours des six derniers mois sur le thon et le vivaneau à haute valeur. La libération est liée à une acceptation documentée.

Si j'achète des produits de la mer indonésiens auprès d'une société commerciale, qui est responsable lorsque le produit échoue au QA ?

Contractuellement, le vendeur d'enregistrement est responsable. Mais votre capacité d'exécution dépend d'un PO back-to-back et de la reconnaissance de l'usine. Sans ceux-ci, vous ne disposez peut-être que d'une persuasion morale. Avec eux, vous pouvez poursuivre le négociant et le négociant peut se retourner contre l'usine selon les mêmes termes.

Quelles clauses contractuelles garantissent qu'un négociant doit transmettre ma réclamation qualité à l'usine ?

Utilisez les trois : une référence de PO back-to-back, une clause de cession de réclamation et une reconnaissance de l'usine. Nous ajoutons également une clause de coopération obligatoire qui contraint le négociant à fournir la traçabilité au niveau lot, les COA, les enregistrements de température et les codes de cartons dans les 24 hours suivant une réclamation.

Semaine 3–6 : Contrôles pré-expédition et tests

C'est ici que vous prévenez les réclamations et créez la traçabilité probatoire dont vous aurez besoin si les choses tournent mal.

Validation d'échantillon maître et plan de découpe. Pour les articles portionnés comme Grouper Bites (Portion Cut) et Kingfish Fillet (Portion Cut / IQF), conserver un échantillon maître signé ou un gabarit photo-mesuré. Spécifier le poids pièce cible, la tolérance de comptage et le glaçage. L'usine et le négociant doivent l'initialer.
COA au niveau lot. Exiger des COA pour l'histamine lorsque applicable, la microbiologie, l'humidité et le glaçage pour chaque lot. Pour le thon, insister sur les journaux de température du filet profond au chargement. Pour des filets comme Snapper Fillet (Red Snapper), définir l'AQL pour les arêtes et l'écartement en utilisant ANSI/ASQ Z1.4, General Inspection Level II, AQL 2.5 sauf accord contraire.
Inspection avant conditionnement. Si le produit est à haut risque ou une première expédition, faire vérifier par un inspecteur les étiquettes des cartons, le code usine, le compte de pièces et la température des échantillons de cœur. Conserver un carton échantillon scellé lorsque possible. Nous avons constaté qu'un rapport neutre peut sauver des weeks de débats ultérieurs.
Langage de réclamation séparant abus de température et défauts de travail. Indiquer clairement que les écarts de température ou les retards du transporteur sont traités via l'assurance ou les transporteurs. Les écarts de travail et de spécification relèvent de la responsabilité du vendeur. Cela empêche le jeu de blâme trop courant.

Puis-je faire cosigner la spécification par l'usine tout en continuant à payer le négociant ?

Oui. Gardez le négociant comme vendeur d'enregistrement pour le paiement et les factures. Joindre la spécification cosignée et la reconnaissance de l'usine en annexes du PO. Cela préserve votre relation commerciale et fixe néanmoins les normes techniques à l'usine qui fabrique réellement votre produit.

Semaine 7–12 : QC à l'arrivée et recouvrement des paiements sur réclamations

L'arrivée est le moment où vous transformez la documentation en valeur monétaire.

Preuves requises. Convenir d'une checklist avant l'expédition. Nous utilisons : photos horodatées du carton extérieur et de l'emballage intérieur, numéros de palette et de lot, relevés de température du cœur, inspection d'arrivée par un tiers si disponible, résultats de laboratoire le cas échéant, le COA pré-expédition original, et données intactes du logger si installé. Pour les seuils de réclamation, fixer un taux de défaut qui déclenche un remède financier, par exemple plus de 5 percent d'arêtes de plus de 5 mm selon un plan AQL.
Calcul des réclamations. Prédéterminer l'échelle de remèdes. Retouche à destination aux frais du vendeur. Ajustement de prix en utilisant une table de réduction prédéfinie. Retour partiel ou total. Ou destruction avec certificat. Pour des cubes ou steaks comme Swordfish Cube (IQF) et Bigeye Steak, définir des prix de rétrogradation pour éviter les négociations interminables.
Libération de la retenue. Lier la retenue de 10 to 20 percent à l'acceptation écrite du QC à l'arrivée. Si une réclamation est ouverte, libérer la portion non contestée et ne retenir que la partie en litige. Cela maintient la trésorerie et réduit les frictions.
Avoirs et délais. Dans nos contrats, le vendeur émet un avoir dans les 7 to 14 days suivant la validation de la réclamation. Si le prochain PO de l'acheteur n'est pas prévu dans les 30 days, autoriser le remboursement par virement. Cela évite des avoirs indéfinis.
Chemin d'escalade. Fixer des temps de réponse. Accusé de réception de la notification de réclamation dans les 48 hours. Appel de revue conjoint dans les 5 days. Si non résolu après 14 days, passer à la médiation. Si toujours non résolu après 30 days, saisir l'arbitrage.

Combien d'argent devrais-je retenir jusqu'à confirmation de la qualité à l'arrivée ?

Pour les poissons IQF congelés et les crevettes, nous observons 10 to 15 percent. Pour des spécifications à risque plus élevé ou les premières expéditions, nous recommandons 15 to 20 percent. Libération immédiate après acceptation documentée. Si vous travaillez avec des partenaires à long terme sur des articles standard comme Mahi Mahi Fillet, vous pouvez descendre à 10 percent après trois arrivées conformes.

Quelles preuves les négociants indonésiens acceptent-ils typiquement pour approuver une réclamation qualité ?

Photos horodatées, feuilles d'échantillonnage AQL, inspection ou résultats de laboratoire par un tiers, données du logger de température et le COA pré-expédition. Assurez-vous que les cartons sur vos photos montrent le code usine nommé dans votre addendum. Ce lien ferme la boucle avec le producteur.

Où les litiges avec les négociants de produits de la mer indonésiens devraient-ils être arbitrés pour une résolution la plus rapide ?

Nous privilégions SIAC à Singapour avec la langue anglaise et l'applicabilité de la New York Convention. BANI en Indonésie peut convenir aux parties locales, mais les acheteurs transfrontaliers se déplacent généralement plus vite avec SIAC. Si le vendeur insiste sur le droit indonésien, vous pouvez toujours siéger l'arbitrage à Singapour avec le droit indonésien comme droit applicable. Cet équilibre garde les délais prévisibles.

À quelle vitesse un avoir doit-il être émis après une réclamation validée ?

Sept à quatorze days. Indiquez le nombre exact dans le PO. Indiquez aussi que l'avoir peut être net contre la facture suivante ou remboursé par virement si aucun nouveau PO n'est placé dans les 30 days.

Les 5 plus grandes erreurs qui tuent les réclamations sur les produits de la mer

Usine non nommée. Si l'usine n'est pas identifiée dans les documents, votre réclamation devient un débat avec un intermédiaire.
Spécifications vagues. Des mots comme premium ou sashimi grade sans critères mesurables invitent les discussions. Ancrez-vous sur des chiffres.
Pas de droits d'inspection. Sans droits d'inspection avant conditionnement, vous perdez la moitié de votre levier avant la fermeture du conteneur.
Retenue nulle. Payer 100 percent sur documents supprime l'urgence côté vendeur lorsque vous avez besoin d'une résolution rapide.
Délais manquants. Les réclamations qui traînent au-delà de 30 days meurent souvent silencieusement. Mettez des délais dans le contrat.

Conclusion pratique : clarifiez en amont et retenez suffisamment de fonds pour faire avancer tout le monde. Cela seul améliorera vos chances de recouvrement.

Ressources et prochaines étapes

Si vous souhaitez un langage d'exemple, demandez un pack de clauses type. Nous incluons une référence de PO back-to-back, la reconnaissance d'usine, des templates d'inspection et d'AQL, une checklist de preuves de réclamation et une formulation d'arbitrage prête pour SIAC. Besoin d'aide pour adapter cela à vos produits comme Red Snapper Portion (WGGS / Fillet) ou Frozen Shrimp (Black Tiger, Vannamei & Wild Caught) ? Vous pouvez Contactez-nous sur whatsapp et nous partagerons ce que nous utilisons avec les acheteurs mondiaux.

Vous pouvez également consulter nos spécifications produit pour voir comment nous opérationnalisons l'AQL, le COA et les seuils de réclamation sur des articles réels. Commencez ici et adaptez selon vos besoins. Voir nos produits

Deux remarques finales. L'assurance-crédit couvre rarement les litiges de qualité, ne supposez donc pas qu'Euler Hermes ou Coface paieront à votre place. Et bien que nous soyons pragmatiques sur les contrats, cet article ne constitue pas un conseil juridique. Utilisez-le comme une checklist éprouvée sur le terrain, puis faites examiner vos termes finaux par un conseil juridique.