Travailler avec des sociétés commerciales d'exportation de fruits de mer indonésiens vs fournisseurs directs

Une méthode axée sur la réclamation, clause par clause, pour les acheteurs qui souhaitent un véritable recours qualité lorsque qu'une société commerciale indonésienne se situe entre vous et l'usine.

Accroche

Nous avons récupéré plus de 80% de la valeur contestée sur des expéditions de fruits de mer indonésiens en utilisant un seul système. Il s'agit d'une approche « réclamation d'abord » qui transforme des promesses vagues en obligations opposables. Si vous achetez via une société commerciale indonésienne de fruits de mer et que vous accordez de l'importance aux réclamations qualité, voici la méthode exacte que nous utilisons.

Les 3 piliers du recours pour réclamation qui fonctionnent réellement

D'après notre expérience, les acheteurs perdent leurs réclamations pour trois raisons identiques : l'usine productrice est invisible, les normes de preuve sont vagues et les voies de règlement des litiges sont lentes. Voici comment nous corrigeons cela.

1. Nommer et lier l'usine. Même si vous payez le négociant, votre bon de commande doit identifier l'usine productrice et créer des obligations en chaîne (back-to-back) du négociant vers l'usine. Si l'usine n'est pas nommée et reconnue par écrit, le recours en réclamation meurt généralement en cours de route.

2. Définir des preuves objectives. Mettre d'accord des plans d'échantillonnage, des limites de qualité acceptables et ce qui constitue des défauts d'exécution par opposition aux abus de température. Les photos et les relevés de température comptent, mais ils doivent être liés à une méthode d'inspection convenue.

3. Pré-engager l'argent et le forum. Retenez un pourcentage défini jusqu'à l'approbation du contrôle qualité à l'arrivée. Et choisissez un lieu d'arbitrage que vous pouvez utiliser de manière réaliste. Nous préférons le Singapore International Arbitration Centre pour les litiges transfrontaliers sur les produits de la mer car il est plus rapide et plus prévisible que les options locales.

Conclusion pratique : faites du chemin de réclamation une caractéristique contractuelle, pas un espoir. Cela nous amène à la configuration.

Semaine 1–2 : Due diligence et mise en place du contrat

Vous ne lanceriez pas une référence (SKU) sans spécification. Ne lancez pas un fournisseur sans mécanismes de réclamation.

• Structure de PO back-to-back. Votre bon de commande avec la société commerciale indonésienne de fruits de mer devrait renvoyer à un PO back-to-back distinct ou à un accord d'approvisionnement entre le négociant et l'usine nommée. Insérez une clause stipulant que le négociant garantit la performance de l'usine et cède à l'usine les réclamations qualité validées de l'acheteur pour recouvrement.

• Addendum nommant l'usine. Incluez la raison sociale, l'adresse, le numéro SIV ou le numéro d'usine figurant sur le certificat sanitaire, et le code imprimé sur les cartons. Exigez que l'usine signe un accusé de réception d'une page indiquant qu'elle a lu et accepte la spécification produit et les dispositions relatives aux réclamations. Vous pouvez toujours payer le négociant.

• Spécification contresignée. Pour les articles à risque élevé tels que le thon de qualité sashimi et les filets délicats, faites apposer les initiales du négociant et de l'usine sur la spécification finale et la fiche de contrôle qualité. Les acheteurs font cela systématiquement sur Yellowfin Saku (Sushi Grade) et Filet de Mérou (IQF) car la couleur, la perte de jus (drip loss) et la tolérance osseuse sont subjectives à moins d'être définies.

• Clause de garantie qualité. Définissez explicitement les défauts d'exécution. Par exemple : les défauts de filet sans peau sont des arêtes supérieures à 5 mm, des résidus d'écailles, un score de gaping supérieur à X, une erreur d'étiquetage, une variance de glaçage dépassant ±2%, l'histamine supérieure à 50 ppm pour le thon, le TVB-N supérieur à X mg. Séparez l'abus de température des défauts d'exécution pour garder les réclamations claires.

• Droits d'inspection par un tiers. Réservez-vous le droit d'une inspection avant le calage (pre-stuffing) par SGS, Intertek ou votre agent. Convenez que l'échec déclenche une reprise aux frais du vendeur ou un retard d'expédition sans pénalité de surestarie pour l'acheteur.

• Délais. Mettez des délais sur tout. COA avant expédition et photos 24 heures avant le calage. Notification de réclamation à l'arrivée sous 72 heures pour le surgelé, 24 heures pour le réfrigéré. Soumission finale des preuves sous 10 jours sauf si le conteneur est sous inspection des autorités.

• Paiement avec retenue (holdback). Alignez l'argent sur la qualité. Par exemple : 80 à 90% sur documents, 10 à 20% retenu jusqu'à l'approbation du contrôle qualité à l'arrivée. Nous avons constaté une tendance vers 15% de retenue ces six derniers mois sur le thon et le vivaneau de grande valeur. La libération est liée à l'acceptation documentée.

Si j'achète des fruits de mer indonésiens via une société commerciale, qui est responsable lorsque le produit échoue au QA ?

Contractuellement, le vendeur enregistré est responsable. Mais votre capacité d'exécution dépend d'un PO back-to-back et de l'accusé de réception de l'usine. Sans ceux-ci, vous n'avez peut-être qu'une persuasion morale. Avec eux, vous pouvez poursuivre le négociant et le négociant peut se faire rembourser auprès de l'usine selon les mêmes conditions.

Quelles clauses contractuelles garantissent qu'un négociant doit transmettre ma réclamation qualité à l'usine ?

Utilisez les trois : une référence de PO back-to-back, une clause de cession de réclamation, et un accusé de réception de l'usine. Nous ajoutons également une clause de coopération obligatoire qui contraint le négociant à fournir la traçabilité par lot, les COA, les relevés de température et les codes de cartons au niveau lot dans les 24 heures suivant une réclamation.

Semaine 3–6 : Contrôles pré-expédition et tests

C'est ici que vous prévenez les réclamations et créez la chaîne de preuves dont vous aurez besoin si quelque chose tourne mal.

• Validation de l'échantillon maître et plan de découpe. Pour les articles portionnés comme Grouper Bites (Portion Cut) et Filet de Kingfish (Portion Cut / IQF), conservez un échantillon maître signé ou un gabarit mesuré par photo. Spécifiez le poids cible par pièce, la tolérance de comptage et le glaçage. L'usine et le négociant doivent l'authentifier par leurs initiales.

• COA par lot. Exigez des COA pour l'histamine lorsque applicable, la microbiologie, l'humidité et le glaçage pour chaque lot. Pour le thon, insistez sur des relevés de température de la longe profonde au chargement. Pour des filets comme Filet de Vivaneau (Snapper Fillet - Red Snapper), définissez l'AQL pour les os et le gaping en utilisant ANSI/ASQ Z1.4, niveau d'inspection général II, AQL 2.5 sauf accord contraire.

• Inspection pré-calage. Si le produit est à haut risque ou s'il s'agit d'une première expédition, faites vérifier par un inspecteur les étiquettes des cartons, le code d'usine, le comptage des pièces et la température des échantillons de cœur. Conservez un carton échantillon scellé lorsque possible. Nous avons constaté qu'un rapport neutre peut économiser des semaines de débat par la suite.

• Langage de réclamation séparant abus de température et défauts d'exécution. Indiquez clairement que les écarts de température ou les retards du transporteur sont traités via l'assurance ou les transporteurs. Les écarts d'exécution et de spécification sont la responsabilité du vendeur. Cela empêche l'éternel jeu du blâme.

Puis-je faire cosigner la spécification par l'usine tout en payant toujours le négociant ?

Oui. Conservez le négociant comme vendeur enregistré pour le paiement et les factures. Joignez la spécification contresignée et l'accusé de réception de l'usine en tant qu'annexes au PO. Cela préserve votre relation commerciale et attache toujours les normes techniques à l'usine qui fabrique réellement votre produit.

Semaine 7–12 : Contrôle qualité à l'arrivée et récupération des sommes sur réclamations

L'arrivée est l'étape où vous transformez la documentation en valeur monétaire.

• Preuves requises. Mettez-vous d'accord sur une liste de contrôle avant l'expédition. Nous utilisons : photos horodatées du carton extérieur et de l'emballage interne, numéros de palette et de lot, relevés de température cœur, inspection d'arrivée par un tiers si disponible, résultats de laboratoire lorsque pertinent, le COA pré-expédition d'origine, et les données intactes du logger si installé. Pour les seuils de réclamation, fixez un taux de défaut qui déclenche un recours financier, par exemple plus de 5% d'arêtes de plus de 5 mm selon un plan AQL.

• Calcul des réclamations. Prédéterminez l'échelle des recours. Retouche sur place à la charge du vendeur. Ajustement de prix selon une table d'escompte prédéfinie. Retour partiel ou complet. Ou destruction avec certificat. Pour des cubes ou steaks comme Cube d'espadon (IQF) et Steak Bigeye, définissez des prix de déclassement pour éviter les marchandages.

• Libération de la retenue. Associez la retenue de 10 à 20% à l'acceptation écrite du contrôle qualité à l'arrivée. Si une réclamation est ouverte, libérez la partie non contestée et retenez uniquement la portion en litige. Cela maintient la trésorerie et réduit les frictions.

• Notes de crédit et délais. Dans nos contrats, le vendeur émet une note de crédit sous 7 à 14 jours après validation de la réclamation. Si le prochain PO de l'acheteur n'est pas prévu dans les 30 jours, permettez un remboursement par virement. Cela évite des crédits indéfinis.

• Parcours d'escalade. Fixez des temps de réponse. Accusé de réception de la notification de réclamation sous 48 heures. Appel d'examen conjoint sous 5 jours. Si non résolu après 14 jours, passer à la médiation. Si toujours non résolu après 30 jours, engager l'arbitrage.

Combien d'argent devrais-je retenir jusqu'à confirmation de la qualité à l'arrivée ?

Pour les poissons et crevettes IQF surgelés, nous observons 10 à 15%. Pour des spécifications à risque plus élevé ou des premières expéditions, nous recommandons 15 à 20%. Libération immédiate après acceptation documentée. Si vous travaillez avec des partenaires à long terme sur des articles standard comme Filet de Mahi Mahi, vous pouvez réduire à 10% après trois arrivées sans réserve.

Quelles preuves les négociants indonésiens acceptent-ils typiquement pour approuver une réclamation qualité ?

Des photos horodatées, les feuilles d'échantillonnage AQL, une inspection ou des résultats de laboratoire par un tiers, les données du logger de température et le COA pré-expédition. Assurez-vous que les cartons sur vos photos montrent le code d'usine nommé dans votre addendum. Ce lien boucle la traçabilité vers le producteur.

Où les litiges avec des négociants de fruits de mer indonésiens devraient-ils être arbitrés pour une résolution la plus rapide ?

Nous préférons le SIAC à Singapour avec la langue anglaise et l'applicabilité de la Convention de New York. Le BANI en Indonésie peut convenir aux parties locales, mais les acheteurs transfrontaliers avancent généralement plus vite avec le SIAC. Si le vendeur insiste sur le droit indonésien, vous pouvez toujours siéger l'arbitrage à Singapour avec le droit indonésien comme droit applicable. Cet équilibre maintient des délais prévisibles.

À quelle vitesse une note de crédit doit-elle être émise après une réclamation validée ?

Sept à quatorze jours. Indiquez le nombre exact dans le PO. Précisez également que la note de crédit peut être compensée sur la prochaine facture ou remboursée par virement si aucun nouveau PO n'est placé dans les 30 jours.

Les 5 erreurs majeures qui tuent les réclamations sur les produits de la mer

• Usine non nommée. Si l'usine n'est pas identifiée dans les documents, votre réclamation devient un débat avec un intermédiaire.
• Spécifications vagues. Des mots comme « premium » ou « sashimi grade » sans critères mesurables invitent aux disputes. Ancrez-les sur des chiffres.
• Absence de droits d'inspection. Sans droits d'inspection pré-calage, vous perdez la moitié de votre levier avant la fermeture du conteneur.
• Retenue nulle. Payer 100% sur documents supprime l'urgence côté vendeur lorsque vous avez besoin d'une résolution rapide.
• Délais manquants. Les réclamations qui traînent au-delà de 30 jours meurent souvent en silence. Mettez des délais dans le contrat.

Conclusion pratique : clarifiez dès le départ et retenez assez d'argent pour que tout le monde reste en mouvement. Cela seul améliorera vos chances de recouvrement.

Ressources et prochaines étapes

Si vous voulez un langage d'exemple, demandez un pack de clauses types. Nous incluons une référence de PO back-to-back, l'accusé de réception de l'usine, des modèles d'inspection et AQL, une liste de preuves de réclamation et une formulation d'arbitrage prête pour le SIAC. Besoin d'aide pour adapter cela à vos produits comme Portion de Vivaneau (WGGS / Fillet) ou Crevettes Surgelées (Black Tiger, Vannamei & Capturées en milieu sauvage) ? Vous pouvez Nous contacter sur whatsapp et nous partagerons ce que nous utilisons avec des acheteurs mondiaux.

Vous pouvez aussi consulter nos spécifications produits pour voir comment nous opérationnalisons l'AQL, le COA et les seuils de réclamation sur des articles réels. Commencez ici et adaptez selon vos besoins. Consultez nos produits

Deux notes finales. L'assurance-crédit couvre rarement les litiges qualité, n'assumez donc pas qu'Euler Hermes ou Coface paiera en votre nom. Et bien que nous soyons pratiques concernant les contrats, cet article ne constitue pas un avis juridique. Utilisez-le comme une liste de contrôle éprouvée sur le terrain, puis faites examiner vos conditions finales par un conseil juridique.