Работа с индонезийскими экспортными торговыми компаниями морепродуктов по сравнению с прямыми поставщиками

План действий «претензия прежде всего», оговорка за оговоркой, для покупателей, которые хотят реального возмещения по качеству, когда между вами и фабрикой стоит индонезийская торговая компания.

Зацепка

Нам удалось вернуть более 80 процентов спорной стоимости по поставкам индонезийских морепродуктов, используя одну систему. Это подход «в первую очередь требование», который превращает расплывчатые обещания в принудительные обязательства. Если вы закупаете через индонезийскую торговую компанию морепродуктов и вам важны претензии по качеству, это тот самый план действий, который мы применяем.

Три столпа обратного взыскания претензий, которые действительно работают

По нашему опыту покупатели теряют претензии по тем же трем причинам: производственный цех невидим, стандарты доказательств расплывчаты, а пути разрешения споров медлительны. Вот как мы это исправляем.

1. Назвать и связать фабрику. Даже если вы платите трейдеру, ваш PO должен идентифицировать производящую фабрику и создать сквозные (back-to-back) обязательства от трейдера к фабрике. Если фабрика не указана и не подтверждена в письменной форме, путь претензии обычно обрывается посередине.

2. Определить объективные доказательства. Согласуйте планы выборок, допустимые пределы качества и что считается браком по технологии изготовления, а что — нарушением температурного режима. Фотографии и журналы температур важны, но они должны быть привязаны к согласованному методу инспекции.

3. Предварительно зафиксировать деньги и юрисдикцию. Удерживайте определенный процент оплаты до утверждения контрольной проверки по прибытию. И выберите арбитражную площадку, которой вы реально сможете воспользоваться. Мы предпочитаем Singapore International Arbitration Centre (SIAC) для трансграничных споров по морепродуктам, потому что он быстрее и предсказуемее, чем местные варианты.

Практический вывод: сделайте путь предъявления претензии характеристикой контракта, а не надеждой. Это приводит нас к настройке.

Неделя 1–2: проверка благонадежности и настройка контракта

Вы не запустите SKU без спецификации. Не запускайте поставщика без механики претензий.

• Структура сквозного PO. Ваш заказ на покупку (PO) с индонезийской торговой компанией должен ссылаться на отдельный сквозной PO или договор поставки между трейдером и указанной фабрикой. Вставьте пункт, который гласит, что трейдер гарантирует выполнение обязательств фабрики и передает валидированные претензии покупателя по качеству фабрике для взыскания.

• Дополнение с указанием фабрики. Укажите юридическое название, адрес, SIV или номер предприятия в ветеринарном/санитарном сертификате и код, нанесенный на коробки. Требуйте, чтобы фабрика подписала одностраничное подтверждение о том, что она ознакомилась и согласна со спецификацией продукта и положениями по претензиям. Вы по-прежнему можете платить трейдеру.

• Спецификация с двусторонней подписью. Для более рискованных позиций, таких как тунец с качеством сашими и деликатные филе, добейтесь, чтобы и трейдер, и фабрика парафировали финальную спецификацию и контрольный список QC. Покупатели регулярно делают это для Yellowfin Saku (Sushi Grade) и Grouper Fillet (IQF), поскольку цвет, потеря сока и допустимость костей субьективны, если их не определить.

• Гарантийная оговорка качества. Точно опишите дефекты изготовления. Например: дефекты филе без кожи — это острые косточки более 5 mm, остатки чешуи, показатель раскрытия (gaping) выше X, неверная маркировка, отклонение глазури более ±2 процентов, гистамин выше 50 ppm для тунца, TVB-N выше X mg. Отделите температурные нарушения от брака по технологии, чтобы претензии были чистыми.

• Права на инспекцию третьей стороной. Зарезервируйте право на предзагрузочную инспекцию SGS, Intertek или вашим агентом. Согласуйте, что несоответствие вызывает переделку за счет продавца или задержку отгрузки без начисления простойной оплаты (демерредж) покупателю.

• Временные лимиты. Поставьте таймеры на всё. Предварительный COA и фотографии за 24 часа до погрузки. Уведомление о претензии по прибытию в течение 72 часов для замороженного и 24 часов для охлаждённого. Окончательная подача доказательств в течение 10 дней, если только контейнер не находится под проверкой властей.

• Оплата с удержанием. Согласуйте деньги с качеством. Например: 80–90 процентов по документам, 10–20 процентов удерживается до утверждения QC по прибытию. За последние шесть месяцев наблюдается тенденция к удержанию 15 процентов по дорогому тунцу и окуню. Выпуск средств привязан к документально подтвержденному принятию.

Если я покупаю индонезийские морепродукты у торговой компании, кто отвечает, когда продукт не проходит QA?

Договорно ответственен продавец по документам. Но ваша возможность принудительного взыскания зависит от сквозного PO и подтверждения фабрики. Без них у вас может остаться только моральное убеждение. С ними вы можете предъявить претензию трейдеру, а трейдер — взыскать у фабрики на тех же условиях.

Какие пункты контракта обеспечивают обязанность трейдера передать мою претензию фабрике?

Используйте все три: ссылка на сквозной PO, оговорка о передаче претензий и подтверждение фабрики. Мы также добавляем обязательную оговорку о сотрудничестве, которая обязывает трейдера предоставить трассировку по партиям, COA, журналы температур и коды коробок в течение 24 часов с момента предъявления претензии.

Неделя 3–6: предзагрузочные меры контроля и тестирования

Здесь вы предотвращаете претензии и создаете доказательную цепочку, которая понадобится, если что-то пойдет не так.

• Подписание эталонного образца и плана резки. Для порционированных изделий, таких как Grouper Bites (Portion Cut) и Kingfish Fillet (Portion Cut / IQF), зафиксируйте подписанный эталонный образец или шаблон с фотомеркой. Укажите целевой вес куска, допуск по количеству и глазуру. Фабрика и трейдер должны парафировать документ.

• COA на уровне партии. Требуйте COA для гистамина, где применимо, микробиологии, влажности и глазури для каждой партии. Для тунца настойчивая просьба о логах температуры глубокого филе при загрузке. Для филе, например Snapper Fillet (Red Snapper), определите AQL для костей и раскрытия в соответствии с ANSI/ASQ Z1.4, Уровень общей инспекции II, AQL 2.5, если не согласовано иное.

• Предзагрузочная инспекция. Если продукт высокорискованный или первый рейс, пригласите инспектора проверить маркировку коробок, код фабрики, количество штук и температуру по кор-замерам. По возможности сохраните опечатанную контрольную коробку. Мы установили, что один нейтральный отчет может сэкономить недели дискуссий позже.

• Язык претензии, разделяющий температурный абьюз и брак изготовления. Четко укажите, что отклонения по температуре или задержки перевозчика рассматриваются через страховку или перевозчиков. Брак по технологии и отклонения от спецификации — ответственность продавца. Это предотвращает распространенную перекладку вины.

Могу ли я потребовать, чтобы фабрика сосигнованная спецификация при этом я продолжаю платить трейдеру?

Да. Сохраните трейдера как продавца по документам для целей оплаты и выставления счетов. Приложите сосигнованную спецификацию и подтверждение фабрики в качестве приложений к PO. Это сохраняет ваши коммерческие отношения и одновременно привязывает технические стандарты к предприятию, которое фактически производит ваш продукт.

Неделя 7–12: входной QC и получение платежей по претензиям

Прибытие — это момент, когда документация превращается в деньги.

• Необходимые доказательства. Согласуйте чеклист до отправки. Мы используем: фотографии с отметкой времени наружной коробки и внутренней упаковки, номера паллет и партий, показания температуры сердцевины, инспекция третьей стороной по прибытию (если доступна), лабораторные результаты, оригинальный предварительный COA и неразрывные данные регистратора, если он установлен. Для порогов претензий установите уровень дефекта, который влечет финансовую компенсацию — например более 5 процентов костей более 5 mm в рамках плана AQL.

• Математика претензий. Предопределите лестницу мер: переделка на месте за счет продавца; корректировка цены по заранее заданной таблице скидок; частичный или полный возврат; либо утилизация с выдачей сертификата. Для кубиков или стейков, таких как Swordfish Cube (IQF) и Bigeye Steak, определите цены понижения класса, чтобы избежать торга.

• Выпуск удержанных средств. Привяжите удержание 10–20 процентов к письменному принятию входного QC. Если претензия открыта, выпустите несомненную часть и удерживайте только спорную долю. Это поддерживает денежный поток и снижает трения.

• Кредит-ноты и сроки. В наших контрактах продавец выпускает кредит-ноту в течение 7–14 дней после подтверждения претензии. Если следующий PO покупателя не запланирован в течение 30 дней, допускается возврат банковским переводом. Это избегает бесконечных кредитов.

• Путь эскалации. Установите временные рамки. Подтверждение получения уведомления о претензии в течение 48 часов. Совместный обзор по звонку в течение 5 дней. Если не разрешено за 14 дней, переходите к медиации. Если по-прежнему не разрешено через 30 дней — инициируйте арбитраж.

Сколько денег мне следует удерживать до подтверждения качества по прибытию?

Для замороженной IQF-рыбы и креветок мы видим 10–15 процентов. Для спецификаций с высоким риском или первых поставок мы рекомендуем 15–20 процентов. Выпуск — немедленно при документально подтвержденном принятии. Если вы сотрудничаете с долгосрочными партнёрами по стандартным позициям, таким как Mahi Mahi Fillet, вы можете снизить удержание до 10 процентов после трех чистых поставок.

Какие доказательства обычно принимают индонезийские трейдеры для одобрения претензии по качеству?

Фотографии с отметкой времени, листы выборок AQL, отчеты третьей стороны или лабораторные результаты, данные регистратора температуры и предварительный COA. Убедитесь, что на фото коробок видно код фабрики, указанный в вашем дополнении. Эта связь замыкает цикл с производителем.

Где следует арбитражировать споры с индонезийскими трейдерами морепродуктов для быстрейшего разрешения?

Мы предпочитаем SIAC в Сингапуре с английским языком и обеспечиваемостью по Нью-Йоркской конвенции. BANI в Индонезии может подойти для местных сторон, но трансграничные покупатели обычно движутся быстрее через SIAC. Если продавец настаивает на индонезийском праве, вы все равно можете назначить место арбитража в Сингапуре с индонезийским материальным правом. Такой баланс сохраняет предсказуемость сроков.

Как быстро следует выпустить кредит-ноту после валидированной претензии?

Семь-четырнадцать дней. Укажите точное число в PO. Также укажите, что кредит может быть зачислен против следующего счета или возвращен банковским переводом, если новый PO не выставлен в течение 30 дней.

Пять крупнейших ошибок, которые убивают претензии по морепродуктам

• Нет названной фабрики. Если фабрика не идентифицирована в документах, ваша претензия превращается в спор с посредником.
• Расплывчатые спецификации. Слова вроде «премиум» или «сашими-грэйд» без измеримых критериев вызывают споры. Привязывайтесь к числам.
• Нет прав на инспекцию. Без права на предзагрузочную инспекцию вы теряете половину рычагов до закрытия контейнера.
• Нулевая удержанная сумма. Оплата 100 процентов по документам снимает срочность со стороны продавца, когда вам нужно быстрое решение.
• Отсутствие сроков. Претензии, затянувшиеся более чем на 30 дней, часто тихо умирают. Поставьте таймеры в контракте.

Практический вывод: дайте ясность в начале и удерживайте достаточно средств, чтобы поддерживать движение всех сторон. Это само по себе улучшит ваши шансы на возврат.

Ресурсы и следующие шаги

Если вам нужен пример формулировок, запросите пакет образцов оговорок. Мы включаем ссылку на сквозной PO, подтверждение фабрики, шаблоны инспекций и AQL, чеклист доказательств претензии и формулировки для SIAC. Нужна помощь в адаптации под ваши продукты, такие как Red Snapper Portion (WGGS / Fillet) или Frozen Shrimp (Black Tiger, Vannamei & Wild Caught)? Вы можете связаться с нами в WhatsApp, и мы поделимся тем, что используем с глобальными покупателями.

Вы также можете ознакомиться с нашими спецификациями продуктов, чтобы увидеть, как мы операционализируем AQL, COA и пороги претензий на реальных позициях. Начните здесь и адаптируйте под свои потребности. Просмотреть наши продукты

Две последние заметки. Кредитное страхование редко покрывает споры по качеству, поэтому не рассчитывайте, что Euler Hermes или Coface оплатят за вас. И хотя мы практичны в отношении контрактов, эта статья не является юридической консультацией. Используйте её как проверенный чеклист, а затем привлеките юрисконсульта для проверки финальных условий.