Un playbook pratique, spécifique à l’Indonésie, pour attribuer et lier les Codes de lot de traçabilité FSMA 204 lors de la réception, du mélange et du traitement — afin que votre usine soit prête pour les acheteurs en 2025 et pleinement conforme avant l’échéance de 2026.
Si vous exportez des produits de la mer vers les États-Unis, 2025 est votre année de préparation. La date de conformité FSMA 204 est le 20 janvier 2026, mais la réalité est que les acheteurs demandent déjà des Traceability Lot Codes (TLC) et des dossiers triables. Nous avons aidé des transformateurs indonésiens à mettre cela en place sur des lignes occupées avec des approvisionnements mixtes pêchés et d’élevage. Voici le playbook exact que nous utiliserions dans votre usine.
Les trois piliers pour se préparer rapidement à la FSMA 204
- Règles TLC claires à chaque événement. Décidez qui attribue le Code de lot de traçabilité, quand créer un nouveau code et comment lier les lots parents-enfants. Ne laissez pas cela à « l'équipe QC s'en occupera plus tard ».
- Capture minimale et cohérente des KDE. Enregistrez uniquement les Éléments de Données Clés (KDE) que vous devez capturer à chaque Événement de Suivi Critique (CTE), et assurez-vous qu'ils sont structurés pour une demande de la FDA en 24 heures.
- Outils simples adaptés à votre atelier. Commencez par un modèle de feuille de calcul et des étiquettes imprimées. Ajoutez des codes-barres GS1 ou un logiciel quand votre équipe sera prête.
Conclusion pratique : standardisez l'attribution des TLC et le lien parent-enfant avant de numériser. Un processus désordonné + un logiciel = toujours du désordre.
Semaines 1–2 : Cartographiez vos flux et verrouillez les règles TLC
Commencez par la façon dont le poisson circule réellement dans votre installation, pas par ce qu’un SOP dit qu’il devrait faire.
- Identifiez les CTE que vous contrôlez : Premier récepteur depuis les navires, Réception depuis les fermes/collecteurs, Transformation (filetage, écaillage, ébarbage, portionnage, congélation, reconditionnement), et Expédition. Si vous produisez Filet de mérou (IQF), Saku de thon yellowfin (qualité sushi) ou Crevettes surgelées (Black Tiger, Vannamei et pêchées en mer), vous réalisez plusieurs événements de transformation.
- Définissez qui attribue le TLC à chaque étape. Nous mettons généralement la Réception pour attribuer le premier TLC pour le pêché en mer (en tant que Premier récepteur) et la Production pour attribuer un nouveau TLC à chaque transformation.
- Choisissez un format de TLC dont vous ne regretterez jamais l’usage. Gardez-le court, unique et lisible par machine :
Exemple de format de TLC : IDN-FHI01-20250115-YFT-0007
- Entreprise/site : IDN-FHI01
- Date : 20250115 (YYYYMMDD)
- Code espèce : YFT (thon yellowfin) ou LJV (Vannamei), GRP (mérou), etc.
- Séquence : 0007 pour la journée sur ce site
Deux règles qui évitent les maux de tête :
- Ne réutilisez jamais les TLC pendant au moins deux ans. La conservation des dossiers selon la FSMA 204 est de deux ans, donc conservez des codes uniques pendant cette période.
- N’insérez pas trop d’informations dans le TLC. Conservez les détails comme l’étang, le navire et la zone FAO dans vos dossiers, pas dans le code.
Semaines 3–6 : Capturez les KDE avec une feuille de calcul + des étiquettes
Vous n'avez pas besoin d’un ERP pour commencer. Nous avons vu des équipes réussir avec une feuille de calcul partagée et des étiquettes imprimées.
A. Premier récepteur depuis un navire de pêche (pêché en mer)
- TLC attribué. Vous êtes la source du TLC.
- KDE à capturer et à lier au TLC :
- Nom du navire et identifiant unique (numéro de licence ou identifiant national)
- Zone de récolte (détails FAO 57/71), type d’engin, dates de début/fin de la récolte si disponibles
- Port de débarquement et date
- Espèce, quantité, unité et unité de mesure
- ID de votre lieu de réception et date
B. Réception depuis une ferme ou un étang (crevettes/poissons d’élevage)
- Si vous êtes le premier emballeur, vous attribuez le premier TLC. Si des emballeurs en amont ont déjà attribué un TLC, conservez-le et liez-le.
- KDE :
- ID ferme/étang et date de récolte
- Espèce, quantité, catégorie de taille
- Société source et ID de localisation
- ID de votre lieu de réception et date
C. Transformation (filetage, ébarbage, portionnage, glaçage, IQF, reconditionnement, repack)
- Créez un nouveau TLC.
- KDE :
- TLC d’entrée et quantités consommées
- Date de transformation et activité (par ex., filetage + IQF)
- TLC de sortie, description du produit, rendement/quantité, unité
- ID d’emplacement (ligne de transformation ou usine)
D. Expédition
- KDE :
- Société de destination et ID de localisation
- Date d’expédition
- Description du produit, quantité, unité
- Tous les TLC inclus dans l’envoi
Colonnes de feuille de calcul que nous utilisons pour tous les événements
- TLC, Source du TLC, Type d'événement, Date de l'événement, ID société, ID emplacement, Description du produit, Code espèce, Quantité, Unité, TLC parent(s), TLC enfant, ID navire/ferme, Zone de récolte (FAO), Date de récolte / Date de fin de récolte, Port de débarquement / Date, Type de transformation, Société/Emplacement de destination, Date d'expédition, Docs de référence (facture/bon de colisage/bon de réception).
Astuce pro : gardez les colonnes TLC parent et TLC enfant côte à côte. Les auditeurs et les acheteurs aiment voir le lien immédiat.
Besoin d’aide pour cartographier vos flux spécifiques ou adapter le modèle à Bouchées de mérou (portion découpée) vs filets de thon ? Nous serons heureux de partager un modèle opérationnel et des étiquettes exemples. Si cela vous est utile, contactez-nous via WhatsApp.
Semaines 7–12 : Testez la robustesse avec des mélanges, du reconditionnement et une simulation de demande FDA
Réalisez une simulation d’une journée. Choisissez une journée de production chargée et prouvez que vous pouvez répondre à « d’où cela provient-il ? » et « où cela est-il allé ? » en moins de 24 heures.
- Test de mélange (commingling) : Combinez trois lots de navire en une seule production de Portion de vivaneau rouge (WGGS / filet). Créez un nouveau TLC pour la sortie et listez tous les TLC d’entrée avec les poids consommés. Voilà votre lien parent-enfant.
- Test de reconditionnement : Si vous reconditionnez du glaçage ou de l’ébarbage dans de la Viande hachée de thon yellowfin (IQF), créez un autre TLC et liez-le au lot reconditionné.
- Simulation de demande en 24 heures : Exportez vos dossiers dans un seul fichier triable (CSV ou Excel). La FDA accepte les « feuilles de calcul électroniques triables ». XML ou JSON conviennent si votre importateur peut les utiliser, mais un CSV propre résout généralement 90 % des cas.
Conclusion pratique : la simulation révèle les maillons faibles. Si vous ne pouvez pas rattacher des TLC d’entrée spécifiques à un lot fini de Portion de mahi-mahi (IQF), renforcez la discipline sur l’atelier avant d’acheter un nouveau logiciel.
Questions fréquentes que nous recevons des transformateurs indonésiens
Qui attribue le TLC dans notre chaîne d'approvisionnement ?
- Pêché en mer : le Premier récepteur à terre attribue le premier TLC. En Indonésie, il s’agit souvent du transformateur qui achète auprès de plusieurs bateaux à ligne à la main.
- Élevage : le premier emballeur peut attribuer le TLC. Si la ferme ou le collecteur en a déjà attribué un, conservez-le et liez-le en avant. Sinon, attribuez-le à la réception.
Comment créer un nouveau TLC lorsque nous combinons des matières premières provenant de plusieurs bateaux ou étangs ?
Créez un nouveau TLC à l’événement de transformation. Enregistrez tous les TLC d’entrée et les quantités. Pensez-y comme à une relation parent-enfant. Un TLC de sortie avec plusieurs parents est normal lors du mélange.
Quels KDE doivent être liés au nouveau TLC lors de la transformation ?
- TLC d’entrée et quantité consommée par entrée
- Date de transformation et activité
- Description du produit de sortie et quantité
- TLC de sortie et ID d’emplacement
- Source du TLC pour le nouveau TLC (votre entreprise)
Notre numéro de lot de production peut-il servir de TLC FSMA 204 ?
En général oui, si il est unique pendant deux ans, jamais réutilisé et toujours référencé sur les documents. Beaucoup d’usines ajoutent un préfixe pour qu’il soit clairement identifié comme TLC (par ex., TLC-IDN-FHI01-20250115-0007) et mappent les numéros de lots hérités dans une colonne appelée « Lot interne ».
Avons-nous besoin de codes-barres GS1 pour être conformes ?
La FSMA 204 n’impose pas GS1. Mais nous recommandons GS1-128 ou GS1 DataMatrix avec GTIN (AI 01) et Lot (AI 10) pour les caisses et palettes. Cela rend les scans fiables et réduit les erreurs manuelles. Commencez par les étiquettes d’expédition d’abord, puis remontez vers les WIP.
Quels dossiers devons-nous envoyer à l’importateur américain pour qu’il puisse répondre en 24 heures ?
- Liste des TLC au niveau de l’envoi avec quantités et cartographie caisse/palette
- Dossiers de transformation montrant les TLC parents vers les TLC enfants
- Dossiers du Premier récepteur depuis les navires ou détails de réception des fermes Envoyez en un seul CSV/Excel par lot d’expédition, ou donnez un accès au portail de l’importateur. Incluez la Source du TLC, les dates des événements, les ID société/emplacement, les ID navire/ferme et la zone FAO pour le pêché en mer.
Comment gérer le reconditionnement ou le repack ?
Traitez chaque reconditionnement ou repack comme une transformation. Nouveau TLC créé. Liez le(s) TLC d’entrée au nouveau TLC de sortie. Si vous cassez des caisses en formats IVP/IWP comme Filet de cobia (IVP / IQF), créez un nouveau TLC pour le lot de repack.
Deux insights non évidents depuis l’atelier
- Pré-attribuez des « pré-lots de réception » par navire ou étang avant l’arrivée du camion. Nous avons constaté que cette petite étape évite le mélange ad hoc à la salle de pesée, qui est la principale source de rupture de traçabilité.
- Conservez le TLC sur chaque document que le produit touche : bons de réception, fiches WIP, feuilles de production, certificats d’analyse (CoA), listes de colisage et factures. La FDA acceptera des fichiers électroniques, mais vos acheteurs auditent aussi la traçabilité papier.
Cinq erreurs qui tuent la traçabilité des produits de la mer (et comment les éviter)
- Un TLC par jour. C’est tentant, mais cela détruit les liens. Utilisez plusieurs TLC par espèce par jour.
- Encoder l’étang ou la zone FAO dans le TLC. Utilisez les enregistrements pour les attributs. Gardez le TLC simple et unique.
- Omettre le lien parent-enfant lors du mélange. Listez toujours chaque TLC d’entrée avec les quantités.
- Attendre que le logiciel corrige le processus. Maîtrisez d’abord votre feuille de calcul et vos étiquettes.
- Ne pas préparer un Plan de traçabilité sur une page. Les acheteurs le demandent avant de demander les données.
Votre Plan de traçabilité d’une page (modèle à adopter immédiatement)
- Périmètre : Produits de la Foods Traceability List que vous traitez (par ex., thon, vivaneau, crevettes).
- Rôles : Qui attribue le TLC à la réception et aux transformations. Qui valide les KDE. Qui répond aux demandes FDA/importateur.
- Format TLC et politique d’unicité.
- Liste CTE/KDE : Premier récepteur, Réception depuis fermes, Transformation, Expédition.
- Conservation des dossiers : minimum deux ans. Format triable sous 24 heures.
- Technologie : feuille de calcul d’abord, étiquettes GS1 sur caisses/palettes, intégration système optionnelle ensuite.
Si vous souhaitez que nous vérifiions la cohérence de votre plan par rapport à votre mix produit, appelez-nous. Nous pouvons adapter le modèle aux lignes mixtes comme Filet de vivaneau Goldband et Filet de kingfish (portion découpée / IQF) sans ralentir la production.
En résumé
La FSMA 204 n’est pas un exercice de paperasserie. C’est une discipline de production. Attribuez les TLC là où ils ont du sens, liez parents et enfants à chaque transformation, et conservez les KDE dans un fichier propre et triable. Faites cela en 2025 et vous serez prêt pour les audits avant la majorité du marché. Et vos acheteurs le remarqueront.