Importation IPAFFS pour les produits de la mer indonésiens : Guide complet 2025

Un guide pratique axé sur les erreurs pour trouver et saisir le bon numéro d’établissement indonésien dans IPAFFS, gérer plusieurs usines et corriger l’erreur « establishment not recognised » — afin que votre envoi soit accepté par Port Health sans accroc.

Nous avons vu des envois parfaitement conformes être retardés parce qu’un caractère dans un code d’établissement était erroné. En 2024–2025, avec la mise en place complète des contrôles BTOM, la validation IPAFFS pour les produits halieutiques est moins indulgente. Voici le guide pratique complet que nous utilisons en interne pour obtenir correctement, du premier coup, le numéro d’établissement indonésien dans IPAFFS.

Les 3 piliers des pré-notifications IPAFFS propres

1. Commencez par la liste approuvée GB, pas par la facture. Le numéro d’agrément que vous saisissez doit figurer sur la liste britannique des établissements non-UE approuvés pour les produits halieutiques sous l’Indonésie. S’il n’apparaît pas dans cette liste, IPAFFS rejettera souvent la pré-notification et Port Health n’acceptera pas le débarquement.

2. Reproduisez exactement le certificat sanitaire. L(es) établissement(s) indiqués sur l’EHC doivent correspondre à ce que vous déclarez dans IPAFFS. Le nom, le numéro d’agrément et le rôle doivent être alignés avec le certificat et la marque sanitaire sur les cartons.

3. Déclarez tous ceux qui ont manipulé le produit sous agrément. Si un navire-usine a produit le filet, qu’un transformateur à terre l’a portionné et qu’un entrepôt frigorifique distinct l’a expédié, vous devez ajouter les trois. Notre règle empirique : s’il figure sur le certificat ou a apposé une marque sanitaire, il appartient à IPAFFS en tant qu’établissement.

Conclusion pratique : conservez un tableau maître des noms et numéros « approuvés GB » de chaque fournisseur indonésien. Nous vérifions ces informations par rapport à la liste gov.uk chaque trimestre car les numéros et statuts évoluent.

Semaine 1–2 : Valider avant d’acheter

Voici le point : la plupart des erreurs « établissement non reconnu » pourraient être évitées avec une vérification de 2 minutes avant de passer le bon de commande.

Où trouver la liste GB des usines de produits halieutiques indonésiennes ?

Recherchez « GB non-UK approved establishments fishery products gov.uk » et ouvrez la page intitulée « List of non-UK establishments approved to export to Great Britain. » Filtrez par Pays : Indonesia et Catégorie : Fishery products. La liste affiche le nom de l’établissement, l’adresse et le numéro d’agrément exactement comme Port Health s’attend à les voir. Utilisez ce numéro d’agrément exact dans IPAFFS.

D’après notre expérience, 3 erreurs sur 5 proviennent de l’utilisation d’un code usine interne figurant sur la facture plutôt que du code approuvé GB.

Qu’est-ce qui compte comme établissement pour les produits de la mer indonésiens dans IPAFFS ?

• L’établissement approuvé est l’installation ou le navire qui a produit, transformé ou stocké le produit sous agrément et apposition de la marque sanitaire.
• Ce n’est pas nécessairement l’exportateur. Les négociants et exportateurs n’ont souvent pas de numéro d’agrément, et l’utilisation de leur numéro d’entreprise entraînera un rejet.
• Pour les poissons et crustacés comme Filet de mérou (IQF) ou Crevettes surgelées (Black Tiger, Vannamei et pêchées à l’état sauvage), « l’établissement » est généralement l’usine de transformation et tout entrepôt frigorifique nommé sur le certificat. Les navires-usines sont considérés comme des établissements.

Conclusion pratique : demandez à votre fournisseur d’envoyer le(s) numéro(s) d’établissement approuvé GB qu’il utilisera sur le certificat sanitaire avant de finaliser le bon de commande. Vérifiez-les par rapport à la liste GB.

Semaine 3–6 : Saisir les établissements dans IPAFFS sans erreur

C’est là que les fautes de frappe et les malentendus s’immiscent. Ralentissez 90 secondes et vous économiserez des jours.

Où saisir le code de l’usine de transformation dans IPAFFS pour les produits halieutiques ?

• Après avoir créé la pré-notification et sélectionné la marchandise, vous verrez une section « Establishments ».
• Cliquez sur « Add establishment. » Choisissez le rôle : Processing plant, Cold store, Factory vessel ou Dispatch establishment (la dénomination peut varier légèrement selon la version d’écran).
• Saisissez le nom et le numéro d’agrément exactement tels qu’ils figurent sur la liste GB et le certificat sanitaire. N’ajoutez pas de préfixes ni d’espaces inexistants sur la liste.
• Répétez pour chaque établissement supplémentaire indiqué sur le certificat.

Astuce pro : copiez-collez le numéro d’agrément depuis votre tableau maître. Évitez la saisie manuelle les jours de forte activité.

L’exportateur et le transformateur sont différents — quel numéro faut-il saisir dans IPAFFS ?

Utilisez le numéro d’agrément du transformateur, pas celui de l’exportateur. Si une société commerciale est l’exportateur mais que la transformation a eu lieu dans une usine, vous devez saisir le numéro approuvé GB de l’usine. Si les marchandises ont été expédiées depuis un entrepôt frigorifique approuvé différent apparaissant sur le certificat, ajoutez cet entrepôt comme second établissement avec le rôle correct.

Comment ajouter un entrepôt frigorifique ou un navire-usine utilisé avant l’export ?

Ajoutez chaque établissement de la chaîne qui figure sur l’EHC :

• Navire-usine ayant produit ou congelé la matière première.
• Usine à terre ayant fileté ou portionné le produit.
• Entrepôt frigorifique ayant stocké et expédié la cargaison.

Utilisez « Add establishment » pour chacun et sélectionnez le rôle approprié. Selon mon expérience, les agents de Port Health apprécient de voir toute la chaîne déclarée. Cela réduit les demandes d’éclaircissements.

Le numéro d’établissement doit-il correspondre au certificat sanitaire et à la marque sanitaire ?

Oui. Le numéro dans IPAFFS doit correspondre à l’établissement figurant sur le certificat et à la marque sanitaire sur les cartons extérieurs. Si vous regardez nos Grouper Bites (Portion Cut), le numéro de l’usine sur la marque sanitaire ovale de la boîte doit être aligné avec le certificat. Si votre fournisseur prévoit d’apposer une marque différente dans un entrepôt de dispatch, assurez-vous que les deux usines figurent sur le certificat et que vous ajoutez les deux dans IPAFFS.

Conclusion pratique : demandez au fournisseur un certificat provisoire ou un exemple d’étiquette montrant la marque sanitaire. Faites correspondre ces numéros lors de la création de la pré-notification.

Semaine 7–12 : Systématiser pour ne plus courir après les numéros

Nous recommandons deux petites habitudes qui rapportent :

• Constituez une matrice fournisseur. Pour chaque transformateur indonésien, navire-usine et entrepôt frigorifique que vous utilisez, conservez une fiche d’une page avec leur nom approuvé GB, le numéro d’agrément, les gammes de produits typiques et qui appose la marque sanitaire finale. Mettez à jour trimestriellement.
• Alignez le libellé de votre bon de commande et du cahier des charges. Indiquez l(es) usine(s) approuvée(s) exactes requises pour la commande. S’ils changent d’entrepôt frigorifique, ils doivent vous en informer avant le chargement afin que vous puissiez mettre à jour IPAFFS.

Ce qui est intéressant, c’est la rapidité avec laquelle les équipes réduisent les demandes après-arrivée une fois qu’elles standardisent la procédure. Deux à trois semaines de discipline suffisent généralement.

Les 5 erreurs majeures qui compromettent les pré-notifications IPAFFS

1. Utiliser un numéro d’enregistrement d’entreprise ou un « NIB » au lieu du numéro d’agrément. Correction : n’utilisez que le numéro d’agrément figurant sur la liste GB. Si le fournisseur envoie un format différent, insistez pour obtenir le bon.

2. Fautes de frappe et différences de formatage. Correction : vérifiez les espaces ajoutés, les tirets en trop, les zéros manquants. Utilisez le numéro exactement tel qu’il apparaît sur la liste des établissements non-UE approuvés GB pour l’Indonésie. Si la liste affiche des zéros initiaux, conservez-les.

3. Sélectionner la mauvaise catégorie dans la liste GB. Correction : assurez-vous d’être dans Fishery products, pas dans bivalve molluscs ou live animals. La validation d’établissement par Port Health peut échouer si vous choisissez une usine approuvée pour une catégorie de produits différente.

4. Déclarer uniquement l’exportateur. Correction : ajoutez l’usine de transformation et tout entrepôt frigorifique ou navire-usine nommé sur le certificat. Dans IPAFFS, ajoutez plusieurs établissements avec les rôles corrects.

5. Incohérence avec le certificat sanitaire. Correction : le certificat fait foi. Si l’EHC nomme l’usine A et l’entrepôt frigorifique B, saisissez les deux dans IPAFFS, même si votre facture ne montre que l’usine A.

« Establishment not recognised » dans IPAFFS — comment le résoudre ?

Exécutez cette liste de vérification rapide :

• Pays réglé sur Indonesia et type de produit sur Fishery products.
• Numéro d’agrément exactement tel qu’il figure sur la liste GB. Essayez de retirer/ajouter des espaces ou des tirets pour reproduire fidèlement la présentation de la liste.
• Confirmez que l’établissement est toujours actif sur la liste GB. Nous avons constaté des mises à jour fin 2024 qui retiraient temporairement des installations.
• Recoupez avec l’EHC. Si le certificat utilise une usine différente ou un entrepôt consolidé, déclarez ce numéro.
• Si tout échoue, contactez Port Health avec une capture d’écran de l’entrée de la liste GB et votre pré-notification. Parfois la synchronisation avec IPAFFS prend du retard. Il se peut qu’on vous demande de fournir une preuve.

Besoin d’aide pour une pré-notification en cours ou une réjection que vous ne parvenez pas à résoudre ? Vous pouvez nous contacter via WhatsApp. Nous vérifierons la chaîne d’établissements et partagerons les champs exacts à ajuster.

Puis-je importer si l’usine indonésienne n’est pas encore sur la liste approuvée GB ?

Courte réponse : non. Si une usine ne figure pas sur la liste des établissements non-UE approuvés GB pour les produits halieutiques, vous ne pouvez pas légalement placer ce produit sur le marché britannique. Vos options :

• Demandez au fournisseur d’utiliser une usine ou un entrepôt frigorifique alternatif approuvé GB déjà inscrit sur la liste.
• Demandez à l’autorité compétente du fournisseur de proposer l’usine pour l’agrément GB. En pratique, cela peut prendre de quelques semaines à plusieurs mois. Ce n’est pas une solution en une semaine.

Nous avons appris à intégrer des « usines de secours » dans nos approvisionnements afin que les chargements urgents ne soient pas bloqués.

Comment faire correspondre le numéro de l’usine sur l’EHC avec IPAFFS sans conjectures

• Obtenez un EHC provisoire ou un modèle signé du fournisseur avant le départ. Faites correspondre les noms et numéros d’usine avec la liste GB.
• Confirmez qui appose la marque sanitaire finale. Si un entrepôt de dispatch appose une nouvelle marque sur les cartons, inscrivez les deux établissements dans IPAFFS.
• Conservez la photo de l’étiquette. Port Health apprécie de voir la marque sanitaire lorsqu’il y a une question.

Ressources et étapes suivantes

Si vous achetez régulièrement du poisson blanc indonésien ou du thon, systématisez une fois et réutilisez. Nous tenons des profils maîtres pour des usines qui produisent des articles comme Filet de sweetlip (IQF) et Steak de thon jaune, et préremplissons les numéros d’agrément corrects pour que les pré-notifications prennent des minutes, pas des heures.

Si vous développez votre gamme ou souhaitez une alimentation cohérente à partir d’établissements approuvés GB, vous pouvez également consulter nos produits pour des idées de spécifications et des formats d’emballage typiques que nous traitons via des usines approuvées. Des questions sur un projet spécifique ou un retour de Port Health que vous avez reçu ? Appelez-nous et nous passerons en revue la chaîne d’établissements avec vous sur un exemple réel.

La réalité est que, une fois que vous vous ancrez sur la liste GB et reproduisez l’EHC, IPAFFS devient prévisible. Et la prévisibilité est exactement ce qu’il vous faut lorsqu’un conteneur de produits de la mer de haute qualité est en mer et que l’affectation d’un acheteur dépend d’un champ correctement renseigné.