IFS Food-Zertifizierung für indonesische Meeresfrüchte: Leitfaden 2025

Ein praxisorientiertes, auf Indonesien zugeschnittenes Handbuch, um den IFS Food v8 Simulationsrückruf- und Rückverfolgbarkeitstest für Seafood-Verarbeiter zu bestehen. Schritt-für-Schritt-Übung, Massenbilanz-Beispiele, Loskodierungslogik und die genauen Unterlagen, die Auditoren verlangen.

IFS Food-Zertifizierung für indonesische Meeresfrüchte: Leitfaden 2025

Wir haben bei Dutzenden von IFS Food-Audits in Indonesien zugeschaut. Die schnellsten Teams beenden den Traceability-Test in unter einer Stunde. Die langsamsten benötigen den ganzen Nachmittag. Der Unterschied ist nicht eine teure Software. Es ist ein einfaches, diszipliniertes System, das Quelldokumente mit Loscodes verknüpft und auf Abruf eine saubere Massenbilanz liefert. Hier beschreiben wir genau, wie wir das einrichten und vor den Auditoren Belastungstests durchführen.

Die 3 Säulen eines prüfbereiten IFS-Simulationsrückrufs

1. Loskennzeichnung, die die Quelle einbettet. Ihr Fertigwaren-Code muss direkte Verbindungen zu Schiff oder Teich, Produktionsschicht und Datum herstellen. Wenn der Loscode von Ihrem eigenen Personal nicht in 30 Sekunden entschlüsselt werden kann, ist er zu kryptisch.

2. Lückenlose Dokumentation vom Ursprung bis zur Kartonverpackung. EU-Fangsbescheinigung oder Farm-Erntedokumente, BKIPM-Gesundheitszeugnis, Wareneingangsprotokolle, Produktions- und Verpackungsblätter, Nacharbeit-Protokolle und Versanddokumente müssen eine durchgehende Geschichte erzählen. Keine Lücken. Kein „finden wir später“.

3. Massenbilanz, die aufgeht. Sie müssen nachweisen, dass Eingang = Ausgang plus Abfall, Verschnitt, Nacharbeit und Lagerbestand ist. Wenn die Zahlen nicht übereinstimmen, gehen Auditoren von schwacher Rückverfolgbarkeit aus, auch wenn die Kennzeichnung korrekt aussieht.

Woche 1–2: System einrichten und validieren (Tools + Vorlagen)

Beginnen Sie mit Loscodes und einem Quellenregister. Wir empfehlen eine Excel-Arbeitsmappe mit drei Tabs, der jeder Auditor ohne Erklärung folgen kann.

• Tab 1 – Rohstoffregister: Lieferant, Art, FAO-Gebiet, Schiff- oder Teich-ID, Landungsdatum, EU-Fangsbescheinigungsnummer (oder Farm-Erntedokument), BKIPM-Gesundheitszeugnis, RM-Loscode, empfangenes Gewicht, QC-Freigabestatus.
• Tab 2 – Produktionsbuch: ausgegebene RM-Lose, Linie, Datum, Schicht, Produktspezifikation, Prozessausbeuten und Abfall, erzeugte und verwendete Nacharbeit, In-Process-Loscodes.
• Tab 3 – Fertigwarenbuch: FG-Loscode, Verpackungsdatum, Linie, Verpackungsformat (IQF, IVP, IWP, Block), Kartonanzahl, Nettogewicht, Paletten-ID, Bestimmungsort, Rechnung/COA-Verknüpfung.

Ein robustes Loscode-Musterbeispiel für Indonesien:

FG-Los = YYDDD-Ln-Spp-So-Shift-Run

• YYDDD: Jahr + Julianisches Datum (25037 = 2025, 6. Feb.)
• Ln: Liniennummer (L2)
• Spp: Art-Kurzcode (YF für Yellowfin, SHR für Garnelen, GRP für Zackenbarsch)
• So: Quellenkennzeichnung. Verwenden Sie die letzten 4–6 Zeichen der EU-Fangsbescheinigung für wildgefangene Ware oder PondID für Aquakultur. Beispiel: CATCH…6842 wird zu 6842. Bei mehreren Quellen verwenden Sie einen Batchcode, der in Tab 1 auf alle Quellen abbildet.
• Shift: A/B/C
• Run: sequentielle Charge an diesem Tag (R1, R2)

Beispiel: 25037-L2-GRP-6842-A-R1 würde direkt auf ein Zackenbarsch-Los verweisen, das aus der EU-Fangsbescheinigung mit Endung 6842 stammt, verpackt auf Linie 2, Tag 37 des Jahres 2025, Schicht A.

Welche Unterlagen sollten in einem IFS-Simulationsrückruf in einem Seafood-Betrieb bereitliegen?

• EU-Fangsbescheinigung oder Farm-Erntedokumente sowie das BKIPM-Gesundheitszeugnis für die Sendung
• Lieferanten-CoA und Entlade-/Wareneingangsberichte mit Temperaturen
• Aufzeichnungen zur RM-Loserstellung und Lagerort
• Produktionsausgabebücher und Ausbeuten nach Linie/Schicht (inkl. Verschnitt- und Abfallbelege)
• Nacharbeitsprotokolle mit Zeitpunkt, Ort und Verwendung
• Verpackungs- und Etikettierungsunterlagen mit Karton- und Paletten-IDs
• Versanddokumente (DN, Rechnung, Packliste), die Paletten mit Kunden verknüpfen
• SKP- oder GMP-HACCP-Zertifikate und letzte Verifizierungsnachweise für das Rückverfolgbarkeitsverfahren

Führen Sie jetzt eine Schreibtischübung durch. Wählen Sie eine Ihrer stark variierenden SKUs wie Gefrorene Garnelen (Black Tiger, Vannamei & Wildfang) oder ein IQF-Filet wie Zackenbarsch-Filet (IQF). Verfolgen Sie rückwärts bis zum Schiff oder Teich und dann vorwärts zu allen Kunden. Messen Sie die Zeit. Unter 60 Minuten ist das Ziel.

Woche 3–6: Durchführung eines vollständigen Simulationsrückrufs und Massenbilanz

Sie simulieren den Test eines Auditors. Üblicherweise wählen diese ein Fertigwaren-Los und verlangen die vollständige Rück- und Vorwärtsverfolgung einschließlich Massenbilanz. Hier die Abfolge, die wir verwenden.

Schritt-für-Schritt IFS-Simulationsrückruf für Seafood-Verarbeiter:

1. Startpunkt definieren. Wählen Sie ein versandtes FG-Los, zum Beispiel Yellowfin Saku (Sushi Grade) Los 25082-L1-YF-7721-A-R2.
2. Rückwärtsverfolgung. Ziehen Sie das Produktionsbuch und das RM-Register, um alle RM-Lose aufzulisten, die dieses Los gespeist haben, einschließlich jeder Nacharbeit. Fügen Sie alle Quelldokumente hinzu: EU-Fangsbescheinigungsnummern oder Erntedokumente, BKIPM-Zertifikat.
3. Vorwärtsverfolgung. Listen Sie alle Paletten, Kunden, Rechnungen und Bestimmungsorte auf, die Teile des Loses erhalten haben. Schließen Sie jeglichen internen Bestand ein.
4. Massenbilanz. Für jedes RM-Los, das das FG-Los speist, zeigen Sie Eingangskg gegenüber Ausgängen: Fertigwaren, erzeugte Nacharbeit, Abfall/Verschnitt und verbleibende WIP. Fügen Sie Wiegebelege oder Linienzählungen bei, um Gewichte nachzuweisen.
5. Etiketten und Zeiten verifizieren. Ordnen Sie Linienstart/-stopp-Zeiten den Etikettendrucker-Protokollen oder Chargendruckaufzeichnungen zu. Auditoren sehen gern Zeitabgleich.
6. Schleife schließen. Bestätigen Sie, dass die Gesamtmenge versandt plus Lagerbestand gleich der produzierten Fertigmenge minus Schrumpf oder aufgezeichnetem Verlust ist.

Wie berechne ich die Massenbilanz, wenn Garnelen aus verschiedenen Teichen gemischt werden?

Angenommen, Sie produzierten einen blockgefrorenen Lauf von Vannamei und mischten zwei Teiche.

• Eingänge: Teich A 1.200 kg. Teich B 800 kg. Gesamter Eingang 2.000 kg.
• Gemessene Prozessausbeuten: 66 Prozent FG-Ausbeute zu 1,5 kg-Blöcken. Erzeugte Nacharbeit 30 kg. Abfall/Verschnitt 50 kg. Zwischenlagerbestand (WIP) 10 kg.
• Ausgangsberechnung: 2.000 kg x 66 Prozent = 1.320 kg FG. Das sind 880 Blöcke zu 1,5 kg. Nacharbeit 30 kg. Abfall/Verschnitt 50 kg. WIP 10 kg. 1.320 + 30 + 50 + 10 = 1.410 kg. Es fehlen 590 kg. Warum?

Oft sehen wir Auftauwasser-Verluste (defrost drip) oder Glazing, die nicht erfasst wurden. Fügen Sie zwei Zeilen hinzu:

• Defrost-/Drip-Verlust gemessen bei Ausgabe: 22 Prozent bei Teich A und 18 Prozent bei Teich B. Das sind 264 + 144 = 408 kg.
• Aufgetragenes Glazing: 6 Prozent auf 1.320 kg FG = 79,2 kg zugefügtes Wasser.

Überarbeitete Massenbilanz: 2.000 Eingang − 408 Drip = 1.592 kg Netto zum Prozess. FG 1.320 kg + Nacharbeit 30 + Abfall 50 + WIP 10 = 1.410. Die Differenz 182 kg ist erwarteter Feuchtigkeitsverlust während Verarbeitung und Auftauen. Wenn der historische Linienverlust Ihres Betriebs 8–12 Prozent beträgt, dann sind 182 kg/1.592 kg = 11,4 Prozent. Das ist akzeptabel, sofern Sie Drip- und Glazing-Zahlen durch Aufzeichnungen nachweisen können. Dokumentieren Sie diese Annahmen in der Simulationsrückruf-Akte.

Wie verknüpfe ich EU-Fangsbescheinigungsnummern mit meinem Fertigwaren-Loscode?

Wir drucken die vollständige EU-Nummer nicht auf Einzelhandelskartons. Stattdessen betten wir einen kurzen Quellen-Code in den FG-Loscode ein und führen eine Kreuzreferenztabelle im RM-Register. Beispiel:

• EU CC: IDN-YF-2025-0007721
• Quellen-Code im Los: 7721
• RM-Los: YF-7721-25020
• FG-Los: 25037-L2-YF-7721-A-R1

Ihre Rückwärtsverfolgung zeigt dann FG 25037-L2-YF-7721-A-R1 → RM YF-7721-25020 → EU CC IDN-YF-2025-0007721 → Landungsdokumente, BKIPM-Zertifikat 25.02.037. Bewahren Sie diese Verknüpfungen sichtbar auf einer Seite auf.

Nacharbeitskontrolle für paniere Garnelen-Linien

Nacharbeit ist der Bereich, in dem Audits auseinanderfallen. Für panierte Linien kennzeichnen Sie Nacharbeitslose pro Schicht, begrenzen Nacharbeit auf dieselbe Produktfamilie und setzen eine maximale Verwendung fest (wir verwenden ≤10 Prozent). Das Nacharbeitsbuch muss zeigen, wann Nacharbeit erstellt wurde und genau welche FG-Lose sie mit Gewichten verbrauchten. Wenn Sie Nacharbeit über SKUs hinweg mischen, wird die Massenbilanz zur Schätzung und Auditoren werden dies beanstanden.

Umgang mit gemischten Thunfisch-Losen oder Mehrschiffproduktion

Bei Thunfisch-Verarbeitungsrückverfolgbarkeit für Yellowfin Steak oder Bigeye Loin mischen Sie keine Schiffe innerhalb eines FG-Loses. Wenn es unvermeidbar ist, verwenden Sie einen Batchcode, der auf alle Schiffe abbildet, und teilen Sie die Massenbilanz nach Schiff auf. Listen Sie für jedes Schiff den EU-CC-Abschnitt, Eingangs-kg und dessen anteiligen FG-Ausstoß. Wir führen häufig proportionale Zuweisungen basierend auf Eingangsgewicht mit einer Rundungsregel durch, die exakt die versandte Menge ergibt.

Brauchen Sie eine schnelle Überprüfung Ihrer Massenbilanz-Arbeitsmappe oder eine gebrauchsfertige Excel-Vorlage? Wenn Sie unsere einseitige Traceability- + Massenbilanz-Datei möchten, die wir in Audits verwenden, Kontaktieren Sie uns auf WhatsApp. Wir teilen sie und führen Sie in 30 Minuten durch.

Woche 7–12: Skalieren und optimieren

• Barcode. Wechseln Sie von handschriftlichen Karton-IDs zu gedruckten Etiketten, die an Los und Palette gebunden sind. Ein einfacher USB-Scanner, der in Excel einspeist, reicht für viele Betriebe.
• Zeitliche Abstimmung. Erfassen Sie Linienstart/-stopp- und Druckprotokolle pro Charge. Das schließt die Lücke „Etikettenzeit vs. Produktionszeit“, die Auditoren beanstanden.
• Schulung. Führen Sie monatlich einen 30-minütigen Drill mit QA- und Lagerteam durch. Ein Szenario rückwärts, eines vorwärts. Rotieren Sie SKUs, einschließlich IQF-Filets wie Pinjalo-Filet (IQF) und Thunfisch-Artikel.

Kann ich einen IFS-konformen Simulationsrückruf mit Excel statt Software durchführen?

Ja. Wir bestehen IFS-Tests regelmäßig mit Excel, vorausgesetzt es herrscht Disziplin: gesperrte Formeln, Versionierung und ausgedruckte Chargenakten, die von QA unterschrieben sind. Software hilft bei der Geschwindigkeit, aber schlechte Stammdaten führen nach wie vor zu Auditfehlern. Excel ist ausreichend, bis Ihre SKU-Anzahl oder Liniengeschwindigkeit Scannen unvermeidbar macht.

Wie schnell muss ich den IFS-Traceability-Test während eines Audits abschließen?

Auditoren erwarten, dass Sie Rückverfolgbarkeit plus Massenbilanz innerhalb der Auditsitzung abschließen. Nach unserer Erfahrung bedeutet das 2–4 Stunden vor Ort. Wir zielen auf 60 Minuten für die Kernverfolgung und weitere 30 Minuten für Massenbilanz und Nacharbeitsnachweis. Wenn Sie „auf das Lager warten“ oder in E-Mails graben müssen, sind Sie nicht bereit.

Die 5 größten Fehler, die Simulationsrückrufe zum Scheitern bringen (und wie man sie vermeidet)

1. Loscodes lassen sich nicht auf Quellen zurückführen. Beheben Sie das mit einem Dekodierschlüssel in der SOP und schulen Sie Bediener, dies in klarer Sprache zu erklären.
2. Nacharbeits-Schwarze Löcher. Erstellen Sie Nacharbeitslose, begrenzen Sie die Verwendung und zeigen Sie den genauen Verbrauch in FG. Keine unbeschrifteten Behälter.
3. Massenbilanz ignoriert Drip, Glaze oder WIP. Fügen Sie diese Zeilen explizit hinzu und stützen Sie sich auf Wiegebelege oder historische Verlustdaten.
4. Etikettenzeit stimmt nicht überein. Bewahren Sie Druckerprotokolle und Chargenblätter mit Schichtzeiten auf. Auditoren werden danach fragen.
5. Dokumente verstreut. Bewahren Sie eine Vorlage für die Simulationsrückruf-Akte mit Unterordnern: 01 RM-Dokumente, 02 Produktion, 03 Verpackung, 04 Nacharbeit, 05 Versand, 06 Massenbilanz. Legen Sie PDFs dort ab, bevor der Audit beginnt.

Ressourcen und nächste Schritte

Einseitige IFS-Simulationsrückruf-Checkliste, die Sie heute verwenden können:

• Wählen Sie ein versendetes FG-Los und ein WIP-Los. Nehmen Sie eine hochmischende SKU wie Garnelen und ein Ganzfisch- oder Loin-Produkt.
• Drucken Sie die RM-Registerseite mit EU-Fangsbescheinigung oder Teich-Erntedokument und BKIPM-Zertifikatnummern.
• Drucken Sie Produktionsbuch-Einträge mit Ausbeuten, Abfall, erzeugter und verwendeter Nacharbeit.
• Drucken Sie Verpackungsblätter, Etikettenprotokolle und Palettenpläne. Stichprobenprüfung von zwei Paletten vor Ort.
• Führen Sie die Massenbilanz durch. Zeigen Sie Eingang bis Ausgang mit Drip, Glaze, Verschnitt, WIP und Nacharbeit.
• Vorwärtsverfolgung zu allen Kunden. Schließen Sie Rechnungen und Lieferscheine ein.
• Zeitmessung des Drills. Protokollieren Sie Start/Ende und Unterschrift des QA-Leiters.
• Protokollieren Sie Korrekturmaßnahmen für etwaige Lücken und wiederholen Sie den Drill innerhalb von 7 Tagen.

Wie oft sollten Sie Simulationsrückrufe durchführen? IFS erwartet mindestens einen dokumentierten Rückruf-/Rücknahme-Test jährlich, einschließlich Massenbilanz. Wir empfehlen vierteljährliche Mini-Drills plus einen vollständigen jährlichen Drill, der Nacharbeit und ein Mischquellen-Szenario einschließt. Neue Linien oder Produkte, wie Mahi Mahi Portion (IQF) oder Goldband-Snapper-Filet, verdienen vor der ersten Lieferung einen eigenen Test.

Häufige Rückverfolgbarkeits-Nichtkonformitäten, die wir in indonesischen Seafood-Audits sehen:

• EU-Fangsbescheinigungsnummern sind in keinem Register mit FG-Losen verknüpft
• BKIPM-Gesundheitszeugnis fehlt im Simulationsrückruf-Paket
• Massenbilanz schließt Glaze oder Drip-Verlust nicht ein, was unerklärliche Abweichungen verursacht
• Nacharbeitsprotokolle existieren, zeigen aber nicht, wo Nacharbeit verwendet wurde
• Palettenpläne des Lagers stimmen nicht mit Versanddokumenten überein
• Schulungsnachweise nicht unterschrieben oder veraltet für das Rückverfolgbarkeitsteam

Zwei abschließende Hinweise für 2025. Erstens verlangen EU-Importeure stärkere Klarheit in der Abbildung von Schiff bis Karton, da die Nutzung von CATCH e-Zertifikaten zunimmt. Halten Sie Ihre EU-CC-Kreuzverweise sauber. Zweitens fordern Käufer zunehmend Echtzeit-Nachweise für hochpreisigen Thunfisch und Garnelen, daher zählt Geschwindigkeit. Wenn Sie die Übung in 60 Minuten mit bereits gebündelten Dokumenten durchführen können, beeindrucken Sie sowohl Auditoren als auch Kunden.

Wenn Sie sehen möchten, wie wir diese Aufzeichnungen durch unsere eigenen SKUs wie Roter Schnapper Portion (WGGS / Filet) oder Bigeye Steak abbilden und wie eine prüfbereite Akte aussieht, sehen Sie sich unsere Produkte an und schreiben Sie uns für ein Beispiel-Lospaket.

Unsere Erfahrung zeigt: Wenn Teams die Zahlen besitzen und die Verknüpfungen eng halten, werden Simulationsrückrufe zur Routine. Und wenn Simulationsrückrufe Routine sind, ist das Bestehen von IFS Food keine Klippe mehr. Es ist einfach eine weitere Schicht, die pünktlich läuft.