FSMA 204 für indonesische Meeresfrüchte: 2025 Konformitätsleitfaden

Ein praxisorientiertes, auf Indonesien zugeschnittenes Playbook zur Zuweisung und Verknüpfung von FSMA‑204‑Traceability‑Lot‑Codes bei Annahme, Vermischung und Verarbeitung — damit Ihre Anlage 2025 einkäuferfertig und bis zur Frist 2026 konform ist.

Wenn Sie Meeresfrüchte in die USA exportieren, ist 2025 Ihr Vorbereitungsjahr. Das Compliance-Datum für FSMA 204 ist der 20. Januar 2026, aber die Realität ist, dass Einkäufer bereits jetzt nach Traceability Lot Codes (TLCs) und sortierbaren Aufzeichnungen fragen. Wir haben indonesische Verarbeiter dabei unterstützt, dies auf stark frequentierten Produktionsböden mit gemischtem Fang- und Zuchtbestand umzusetzen. Hier ist das genaue Playbook, das wir in Ihrer Anlage verwenden würden.

Die drei Säulen schneller FSMA-204-Bereitschaft

1. Klare TLC-Regeln bei jedem Ereignis. Legen Sie fest, wer den Traceability Lot Code zuweist, wann ein neuer Code erstellt wird und wie Parent-Child-Lose verknüpft werden. Überlassen Sie das nicht dem Gedanken „das QC-Team regelt das später“.
2. Minimale, konsistente Erfassung von KDEs. Erfassen Sie nur die wichtigen Datenelemente (KDE), die bei jedem Critical Tracking Event erfasst werden müssen, und stellen Sie sicher, dass sie so strukturiert sind, dass sie einer 24‑stündigen FDA-Anforderung genügen.
3. Einfache Werkzeuge, die zu Ihrem Produktionsboden passen. Beginnen Sie mit einer Tabellenvorlage und gedruckten Etiketten. Fügen Sie GS1-Barcodes oder Software hinzu, wenn Ihr Team bereit ist.

Praktischer Schluss: Standardisieren Sie die TLC-Zuweisung und das Parent-Child-Linking, bevor Sie digitalisieren. Ein chaotischer Prozess + Software ergibt immer noch Chaos.

Wochen 1–2: Kartieren Sie Ihre Abläufe und legen Sie TLC-Regeln fest

Beginnen Sie damit, wie Fisch sich tatsächlich in Ihrer Anlage bewegt, nicht damit, wie eine SOP sagt, dass er sich bewegen sollte.

• Identifizieren Sie die CTEs, die Sie kontrollieren: Erstempfänger (First Receiver) von Fangfahrzeugen, Annahme (Receiving) von Farmen/Sammlern, Verarbeitung (Transformation: Filetieren, Enthäuten, Trimmen, Portionieren, Gefrieren, Nacharbeit) und Versand (Shipping). Wenn Sie Zackenbarsch-Filet (IQF), Gelbflossen-Saku (Sushi-Qualität) oder Gefrorene Garnelen (Black Tiger, Vannamei & Wildfang) produzieren, führen Sie mehrere Verarbeitungsschritte durch.
• Definieren Sie, wer bei jedem Schritt den TLC zuweist. In der Regel legen wir fest, dass die Annahme (Receiving) den ersten TLC für wildgefangene Ware vergibt (als First Receiver) und die Produktion bei jeder Verarbeitung einen neuen TLC vergibt.
• Wählen Sie ein TLC-Format, das Sie nie bereuen werden. Halten Sie es kurz, eindeutig und maschinenfreundlich:

Beispiel für ein TLC-Format: IDN-FHI01-20250115-YFT-0007

• Unternehmen/Standort: IDN-FHI01
• Datum: 20250115 (YYYYMMDD)
• Artcode: YFT (Gelbflossen-Thunfisch) oder LJV (Vannamei), GRP (Zackenbarsch) usw.
• Sequenz: 0007 für den Tag an diesem Standort

Zwei Regeln, die Kopfschmerzen ersparen:

• Verwenden Sie TLCs für mindestens zwei Jahre nicht wieder. Die Aufbewahrungsfrist nach FSMA 204 beträgt zwei Jahre; halten Sie Codes für diesen Zeitraum einzigartig.
• Packen Sie nicht zu viele Informationen in den TLC. Speichern Sie Details wie Teich, Schiff und FAO-Gebiet in Ihren Aufzeichnungen, nicht im Code.

Wochen 3–6: Erfassen Sie KDEs mit einer Tabelle + Etiketten

Sie benötigen kein ERP, um zu beginnen. Wir haben Teams mit einer gemeinsamen Tabelle und gedruckten Etiketten erfolgreich sehen.

A. Erstempfänger von Fangfahrzeug (wildgefangen)

• TLC zugewiesen. Sie sind die TLC-Quelle.
• KDEs, die erfasst und mit dem TLC verknüpft werden müssen:
  • Schiffname und eindeutige ID (Lizenznummer oder nationale ID)
  • Erntegebiet (FAO 57/71 Details), Gerätetyp, Erntebeginn/enden falls verfügbar
  • Anlandungshafen und Datum
  • Art, Menge, Einheit und Mengeneinheit
  • Ihre Empfangsstandort-ID und Datum

B. Annahme von Farm oder Teich (gezüchtete Garnelen/Fische)

• Wenn Sie der erste Verpacker sind, weisen Sie den ersten TLC zu. Wenn vorgelagerte Verpacker bereits einen TLC vergeben haben, behalten Sie diesen und verknüpfen ihn.
• KDEs:
  • Farm-/Teich-ID und Erntedatum
  • Art, Menge, Größenklasse
  • Herkunftsunternehmen und Standort-ID
  • Ihre Empfangsstandort-ID und Datum

C. Verarbeitung (Filetieren, Trimmen, Portionieren, Glacieren, IQF, Nacharbeit, Umpacken)

• Erstellen Sie einen neuen TLC.
• KDEs:
  • Eingangs‑TLCs und verbrauchte Mengen
  • Verarbeitungsdatum und Aktivität (z. B. Filetieren + IQF)
  • Ausgangs‑TLC, Produktbeschreibung, Ausbeute/Menge, Einheit
  • Standort-ID (Verarbeitungslinie oder Werk)

D. Versand

• KDEs:
  • Empfängerunternehmen und Standort-ID
  • Versanddatum
  • Produktbeschreibung, Menge, Einheit
  • Alle auf der Sendung enthaltenen TLCs

Tabellenspalten, die wir über die Ereignisse hinweg verwenden

• TLC, TLC-Quelle, Ereignistyp, Ereignisdatum, Unternehmens-ID, Standort-ID, Produktbeschreibung, Artcode, Menge, Einheit, Eltern-TLC(s), Kind-TLC, Schiff/Farm-ID, Erntegebiet, Ernte-/Ernteenddatum, Anlandungsort/-datum, Verarbeitungstyp, Empfängerunternehmen/-standort, Versanddatum, Referenzdokumente (Rechnung/Lieferschein/Wareneingang).

Profi-Tipp: Halten Sie die Spalten Eltern-TLC und Kind-TLC nebeneinander. Prüfer und Einkäufer sehen gerne die unmittelbare Verknüpfung.

Benötigen Sie Hilfe beim Kartieren Ihrer spezifischen Abläufe oder bei der Anpassung der Vorlage für Zackenbarsch-Stücke (Portionenschnitt) vs. Thunfisch-Lenden? Wir teilen gerne eine funktionierende Vorlage und Musteretiketten. Falls das hilfreich ist, kontaktieren Sie uns via WhatsApp.

Wochen 7–12: Belastungstest mit Vermischung, Nacharbeit und einer simulierten FDA-Anfrage

Führen Sie eine eintägige Simulation durch. Wählen Sie einen produktiven Produktionstag und beweisen Sie, dass Sie innerhalb von 24 Stunden beantworten können "Woher kam das?" und "Wohin ging das?".

• Vermischungstest: Kombinieren Sie drei Schiffsloste in einen Rotbarsch-Portion (WGGS / Filet)-Durchlauf. Erstellen Sie einen neuen TLC für das Ausgangsprodukt und listen Sie alle Eingangs‑TLCs mit den verbrauchten Gewichten auf. Das ist Ihre Parent-Child-Verknüpfung.

• Nacharbeitstest: Wenn Sie Glasur oder Zuschnitte zu Gelbflossen-Hackfleisch (IQF) nachverarbeiten, erstellen Sie einen weiteren TLC und verknüpfen ihn mit dem nachgearbeiteten Los.

• Simulierte 24‑Stunden-Anfrage: Exportieren Sie Ihre Aufzeichnungen in eine einzelne sortierbare Datei (CSV oder Excel). Die FDA akzeptiert „elektronische sortierbare Tabellen“. XML oder JSON sind in Ordnung, wenn Ihr Importeur sie nutzen kann, aber eine saubere CSV löst in der Regel 90 % der Fälle.

Praktischer Schluss: In der simulierten Anfrage treten schwache Verbindungen zutage. Wenn Sie bestimmte Eingangs‑TLCs nicht mit einem fertigen Mahi‑Mahi‑Portion (IQF)-Los verknüpfen können, straffen Sie Ihre Abläufe am Boden, bevor Sie neue Software anschaffen.

Häufige Fragen von indonesischen Verarbeitern

Wer weist den TLC in unserer Lieferkette zu?

• Wildgefangen: Der Erstempfänger an Land weist den ersten TLC zu. In Indonesien ist dies oft der Verarbeiter, der von mehreren Handline-Booten kauft.
• Gezüchtet: Der erste Verpacker kann den TLC zuweisen. Wenn die Farm oder der Sammler bereits einen zugewiesen hat, behalten Sie ihn und verknüpfen Sie weiter. Wenn nicht, weisen Sie ihn bei der Annahme zu.

Wie erstellen wir einen neuen TLC, wenn wir Rohware von mehreren Booten oder Teichen kombinieren?

Erstellen Sie einen neuen TLC beim Verarbeitungsschritt. Erfassen Sie alle Eingangs‑TLCs und Mengen. Betrachten Sie es als Eltern‑zu‑Kind‑Beziehung. Ein Ausgangs‑TLC mit mehreren Eltern ist bei Vermischung normal.

Welche KDEs müssen während der Verarbeitung mit dem neuen TLC verknüpft werden?

• Eingangs‑TLCs und verbrauchte Menge pro Eingang
• Verarbeitungsdatum und Aktivität
• Ausgangsproduktbeschreibung und Menge
• Ausgangs‑TLC und Standort‑ID
• TLC‑Quelle für den neuen TLC (Ihr Unternehmen)

Kann unsere Produktionschargennummer als FSMA‑204‑TLC dienen?

In der Regel ja, wenn sie für zwei Jahre eindeutig ist, niemals wiederverwendet wird und stets auf Dokumenten referenziert wird. Viele Anlagen fügen ein Präfix hinzu, damit klar erkennbar ist, dass es sich um einen TLC handelt (z. B. TLC‑IDN‑FHI01‑20250115‑0007) und erfassen Altlots in einer Spalte namens „Interne Losnummer“.

Brauchen wir GS1‑Barcodes, um konform zu sein?

FSMA 204 schreibt GS1 nicht vor. Wir empfehlen jedoch GS1‑128 oder GS1 DataMatrix mit GTIN (AI 01) und Charge/Los (AI 10) für Kisten und Paletten. Das macht Scans zuverlässig und reduziert manuelle Fehler. Beginnen Sie mit Versandetiketten und arbeiten Sie rückwärts bis zu WIP.

Welche Aufzeichnungen sollten wir dem US‑Importeur senden, damit er innerhalb von 24 Stunden antworten kann?

• Sendungsbezogene TLC‑Liste mit Mengen und Kisten/Paletten‑Mapping
• Verarbeitungsaufzeichnungen, die Eltern‑TLCs zu Kinder‑TLCs zeigen
• Erstempfänger‑Aufzeichnungen von Fahrzeugen oder Farmannahmedetails Senden Sie diese als einzelne CSV/Excel pro Versandpackung oder gewähren Sie dem Importeur Portalzugang. Fügen Sie TLC‑Quelle, Ereignisdaten, Unternehmens-/Standort‑IDs, Schiff-/Farm‑IDs und FAO‑Gebiet bei Wildfang hinzu.

Wie gehen wir mit Nacharbeit oder Umpacken um?

Behandeln Sie jede Nacharbeit oder jedes Umpacken als Verarbeitung. Neuer TLC wird erstellt. Verknüpfen Sie die EingangstLC(s) mit dem neuen Ausgangs‑TLC. Wenn Sie Kisten aufteilen in IVP/IWP‑Formate wie Cobia‑Filet (IVP / IQF), erstellen Sie einen neuen TLC für die Umpackcharge.

Zwei wenig offensichtliche Erkenntnisse aus der Praxis

• Weisen Sie vorab „Annahme‑Pre‑Lose“ pro Schiff oder Teich zu, bevor der LKW ankommt. Wir haben festgestellt, dass dieser kleine Schritt ad‑hoc‑Mischungen im Wägebereich verhindert, die die häufigste Ursache für gebrochene Rückverfolgbarkeit sind.
• Halten Sie den TLC auf jedem Dokument, das das Produkt berührt: Wareneingangsbelege (GRNs), WIP‑Auftragskarten, Produktionsbögen, COAs, Packlisten und Rechnungen. Die FDA akzeptiert elektronische Dateien, aber Ihre Einkäufer prüfen auch die Papierrecherche.

Fünf Fehler, die die Rückverfolgbarkeit von Meeresfrüchten zerstören (und wie man sie vermeidet)

1. Ein TLC pro Tag. Verlockend, aber es zerstört Verknüpfungen. Verwenden Sie mehrere TLCs pro Art und Tag.
2. Pond- oder FAO‑Informationen in den TLC kodieren. Nutzen Sie Aufzeichnungen für Attribute. Halten Sie den TLC einfach und eindeutig.
3. Parent‑Child bei Vermischung überspringen. Listen Sie stets jeden Eingangs‑TLC mit Mengen auf.
4. Auf Software warten, um den Prozess zu reparieren. Beherrschen Sie zuerst Ihre Tabelle und Etiketten.
5. Keine einseitige Traceability‑Plan‑Vorbereitung. Einkäufer fragen vorher nach einem solchen Plan.

Ihr einseitiger Traceability‑Plan (Vorlage, die Sie jetzt übernehmen können)

• Umfang: Produkte aus der Foods Traceability List, die Sie verarbeiten (z. B. Thunfisch, Schnapper, Garnelen).
• Rollen: Wer weist TLC bei Annahme und Verarbeitungen zu. Wer validiert KDEs. Wer reagiert auf FDA/Importeur‑Anfragen.
• TLC‑Format und Eindeutigkeitsrichtlinie.
• CTE/KDE‑Liste: Erstempfänger, Annahme von Farmen, Verarbeitung, Versand.
• Aufbewahrung: Mindestens zwei Jahre. Sortierbares Format innerhalb von 24 Stunden.
• Technologie: Zuerst Tabelle, GS1‑Etiketten auf Kisten/Paletten, optionale Systemintegration später.

Wenn Sie möchten, dass wir Ihren Plan hinsichtlich Ihres Produktmixes plausibilitätsprüfen, rufen Sie uns einfach an. Wir können die Vorlage auf gemischte Linien wie Goldband‑Schnapper‑Filet und Kingfish‑Filet (Portionenschnitt / IQF) zuschneiden, ohne die Produktion zu verlangsamen.

Fazit

FSMA 204 ist keine Papierübung. Es ist eine Produktionsdisziplin. Weisen Sie TLCs dort zu, wo es sinnvoll ist, verknüpfen Sie Eltern mit Kindern bei jeder Verarbeitung und halten Sie KDEs in einer sauberen, sortierbaren Datei. Tun Sie dies 2025 und Sie sind vor den meisten Marktteilnehmern prüfungsbereit. Und Ihre Einkäufer werden es bemerken.