Certificat sanitaire BKIPM : Guide 2026 pour les produits de la mer indonésiens

Une checklist d’approbation au premier passage que vous pouvez copier. Exactement ce qu’il faut préparer, dans quel ordre, et comment remplir le formulaire INSW/BKIPM pour que votre Certificat Sanitaire soit délivré sans allers-retours en 2026.

Si vous avez déjà vu un conteneur rester immobilisé parce qu’un certificat sanitaire n’était pas prêt, vous savez que le coût n’est pas seulement le démurrage. C’est la confiance. Au cours des dernières années, nous avons fait passer notre taux d’approbation au premier passage pour les HC BKIPM d’inconstant à quasi-automatique en traitant la demande comme une production. Voici le système exact que nous utilisons et partageons avec nos partenaires.

Les 3 piliers de l’approbation dès la première soumission

1. Alignement des données maîtres. Chaque nom, code et numéro doit correspondre sur la facture, le bon de colisage, les étiquettes et le formulaire INSW. Si “Epinephelus spp” apparaît comme “Epinephelus sp.” sur votre rapport de laboratoire, attendez-vous à une demande de clarification. Nous tenons un fichier produit maître avec les codes SH, les dénominations commerciales et les noms scientifiques que nous collons dans la demande.

2. Stratégie lot et laboratoire. BKIPM approuve des expéditions, pas des théories. Les laboratoires doivent faire le lien avec les codes lot, les dates de production et les espèces expédiées. Regroupez les lots de manière intelligente. Si nous combinons deux lots de Filet de mérou (IQF) provenant de la même date et de la même ligne, nous veillons à ce que le rapport de laboratoire indique clairement les deux codes lot.

3. Discipline de soumission. L’ordre importe. Réservez l’inspection et l’échantillonnage avant de finaliser le formulaire INSW. Verrouillez l’application uniquement lorsque vous disposez des poids définitifs, des numéros de container et de scellés, et des résultats de laboratoire confirmés.

Conclusion pratique : construisez une feuille de calcul unique qui reflète les champs INSW, et n’ouvrez pas la demande tant que votre feuille n’est pas complète à 100 %.

Checklist d’approbation au premier passage 2026 que vous pouvez copier

Remplissez ces éléments avant d’accéder au portail.

Entreprise et unité

• Nom de l’exportateur tel qu’indiqué sur le NIB et adresse
• NIB et code d’unité de transformation enregistré auprès de BKIPM
• Numéro de référence HACCP/SKP de l’usine (tel qu’enregistré auprès de BKIPM)

Consignataire et contrat

• Nom du consignataire et adresse complète
• Numéro de bon de commande ou de contrat (le cas échéant)
• Pays de destination et port de déchargement

Documents commerciaux

• Numéro/date de la facture commerciale finale
• Numéro/date du bon de colisage
• Code(s) SH exactement tel(s) qu’indiqué(s) sur la facture

Détails produit par produit (à répéter pour chaque ligne)

• Dénomination commerciale et nom scientifique (par ex., Red Snapper, Lutjanus spp)
• Forme et état du produit : filet congelé, sans peau/désarêté, pourcentage de glaçage si indiqué sur l’étiquette
• Code(s) lot et date(s) de production
• Poids net par carton et poids net total
• Nombre de cartons et format d’emballage (IQF, IVP, IWP)
• Exigence de température (par ex., -18°C ou moins)

Détails de l’expédition

• Date prévue de chargement et créneau d’inspection BKIPM
• Numéro(s) de container et numéro(s) de scellé final(aux)
• Nom du navire/voyage ou numéro de vol
• Port de chargement

Pièces jointes laboratoire et qualité

• Profil microbiologique adapté au produit et au marché
• Histamine pour les espèces scombroides (thon, mahi-mahi, wahoo, kingfish)
• Résidus (antibiotiques) pour les espèces d’aquaculture, métaux lourds si requis par l’acheteur/pays
• Rapport(s) de laboratoire correspondant à chaque lot/espèce de l’expédition
• Journaux de la chaîne du froid (de la production au chargement), photos des étiquettes et déclarations exigées par l’acheteur

Frais et paiement

• Code de facturation électronique PNBP prêt (frais BKIPM). Confirmez l’heure limite de paiement de votre station pour éviter des délais d’une nuit.

Voici le point. Lorsqu’un de ces champs est « À DÉTERMINER (TBD) », vous invitez une demande de clarification. Nous avons constaté qu’attendre 30 minutes pour obtenir le numéro de scellé final évite 24 heures d’allers-retours.

Demande en ligne BKIPM et séquençage (ce qui fonctionne réellement)

• Réservez d’abord l’inspection et l’échantillonnage. Contactez votre station BKIPM locale pour programmer. Nous ciblons l’échantillonnage le matin du chargement ou la veille. Si vous avez besoin d’orientation sur le rythme de votre station, Contactez-nous sur WhatsApp.
• Préparez votre cartographie laboratoire. Chaque nom de fichier de laboratoire inclut l’espèce, le code lot et la date de production. Exemple : “Epinephelus-lotGFR230914-2026-01-05-micro.pdf.” Les mêmes chaînes apparaissent dans les lignes produits de l’INSW.
• Ouvrez INSW et sélectionnez le module Certificat Sanitaire pour l’exportation de produits halieutiques. Créez le brouillon, puis collez depuis votre feuille maître. N’improvisez pas les dénominations ni les codes SH.
• Pièces jointes. Téléversez les résultats de laboratoire et les documents commerciaux. Combinez les résultats multi-lots en un seul PDF par espèce avec une page de couverture qui indique quelles lignes produits chaque résultat couvre.
• Finalisez après le chargement. Ajoutez les numéros de container et de scellé uniquement après la fermeture de la porte. Ensuite soumettez et procédez au paiement des frais.

Mises à jour récentes que nous avons remarquées : fin 2025, davantage de stations ont commencé à délivrer des HC signés numériquement avec validation par code QR. Les importateurs apprécient ce lien de vérification à destination. De plus, les limites de taille des documents d’INSW se sont resserrées. Compressez les PDF pour éviter des téléversements échoués.

Exemples concrets (pour voir la correspondance)

• Conteneur mixte vers l’Amérique du Nord. Portion de mahi-mahi (IQF) et Portion de wahoo (IQF / IVP / IWP) dans un seul HC. Lignes produits séparées avec leurs propres codes lot. Rapports d’histamine par espèce, micro par forme de produit. Un seul HC parce que même consignataire et même départ.
• Chargement mono-espèce pour l’UE. Filet de goldband snapper. Une espèce, trois lots sur deux dates de production. La station accepte une microbiologie composite si elle concerne la même journée et la même ligne, mais l’histamine n’est pas pertinente. Le rapport de laboratoire liste explicitement chaque lot.

Si vous constituez une gamme conforme pour un conteneur multi-articles, voici une sélection que nous expédions globalement. Voir nos produits.

Questions fréquentes

Quels documents sont requis pour obtenir un certificat sanitaire BKIPM en 2026 ?

• Société : NIB, code d’unité de transformation enregistré.
• Commerce : facture, bon de colisage, PO/contrat.
• Expédition : navire/vol, port de chargement/déchargement, numéros de container et de scellé.
• Technique : spécifications du produit (nom, nom scientifique, forme), codes lot, dates de production, exigence de température.
• Laboratoire : microbiologie, histamine pour les scombroides, résidus pour l’aquaculture, métaux lourds si requis, le tout mappé aux lots.
• Preuve de paiement des frais BKIPM.

Ai-je besoin de résultats de laboratoire pour chaque lot de production ou puis-je utiliser des tests composites ?

D’après notre expérience, BKIPM autorise la microbiologie composite lorsque les lots sont véritablement homogènes : même espèce, même ligne, même jour, formulation identique. Clarifiez cela avec votre station et indiquez-le dans le plan d’échantillonnage du laboratoire. Pour l’histamine, nous effectuons des tests lot par lot pour les espèces scombroides. Les résidus sont effectués par lot de matière première ou par lot de production selon votre plan. En cas de doute, ne faites pas de composite.

Combien de temps BKIPM met-il à délivrer le Certificat Sanitaire après inspection et échantillonnage ?

Plages typiques observées :

• Microbiologie : 2–3 jours ouvrables.
• Histamine : 1–2 jours ouvrables.
• Résidus/métaux lourds : 5–7 jours ouvrables. De bout en bout, 3–7 jours ouvrables est courant si vous avez pré-réservé l’échantillonnage et téléversé des documents complets. Ajoutez du temps si votre station ou laboratoire est à pleine capacité.

Puis-je postuler avant que le conteneur soit chargé et que le numéro de scellé final soit connu ?

Vous pouvez rédiger la demande et même soumettre de manière préliminaire, mais BKIPM n’émettra pas le HC tant que les numéros de container et de scellé ne sont pas définitifs. Nous gardons la demande en brouillon et ne soumettons qu’après scellage pour éviter des corrections.

Quelle est la durée de validité du Certificat Sanitaire BKIPM pour les exportations de produits de la mer congelés ?

BKIPM délivre le HC pour une expédition spécifique. Il n’existe pas d’« expiry » universel dans la réglementation indonésienne, mais la plupart des acheteurs et autorités attendent que la date d’émission soit proche du chargement. Pour les produits congelés, 30–60 jours à partir de la date d’émission est généralement accepté en pratique, tandis que les produits réfrigérés ont des délais beaucoup plus stricts. Respectez toujours les règles SPS du pays de destination.

Pourquoi ma demande de certificat sanitaire BKIPM a-t-elle été rejetée et comment la corriger lors d’une nouvelle soumission ?

Les raisons les plus courantes que nous constatons :

• Le code SH ou la dénomination commerciale ne correspondent pas à la facture.
• Le nom scientifique sur la demande ne correspond pas au rapport de laboratoire.
• Les codes lot sur les étiquettes n’apparaissent pas sur les résultats de laboratoire.
• Divergences de poids/nombre de cartons supérieures à 1–2 % sans explication.
• Numéros de scellé manquants ou provisoires.
• Méthodes ou périmètre d’analyse de laboratoire inappropriés pour le produit/destination. Corrigez en ajustant les données, en téléversant un dossier documentaire propre et en ajoutant une note d’explication d’une page faisant référence au numéro de demande original. Ne téléversez pas les fichiers au compte-gouttes.

Un Certificat Sanitaire BKIPM peut-il couvrir plusieurs produits ou codes SH dans une seule expédition ?

Oui, si le consignataire et le départ sont identiques. Chaque article doit avoir sa propre ligne avec espèce, forme, code SH et couverture laboratoire mappée. Nous évitons de mettre des produits réfrigérés et congelés sur le même HC pour réduire la complexité.

Bonus : BKIPM exige-t-il un certificat de capture avec le Certificat Sanitaire ?

Pas pour tous les marchés. Le HC est sanitaire. Certaines destinations exigent également des certificats de capture ou des déclarations IUU pour des espèces spécifiques. Si votre acheteur le demande, préparez-le en parallèle. Ne l’attachez pas au HC sauf si votre station le demande.

Bonus : puis-je obtenir un HC pour des envois d’échantillons ?

Oui. Indiquez sur la facture « échantillons non commerciaux », incluez des valeurs réalistes et fournissez quand même une couverture de laboratoire proportionnelle au risque. Les échantillons en fret aérien avancent plus vite si vous pré-réservez l’échantillonnage.

Erreurs courantes qui entraînent des retards

• Saisir des noms de produits en texte libre. Utilisez vos dénominations maîtres maintenues, pas ce qui vous vient à l’esprit à 22 h.
• Téléverser des rapports de laboratoire avec des noms de produit différents de la demande. Alignez la terminologie avant les analyses.
• Sous-estimer les délais pour les résidus pour la crevette d’aquaculture. Prévoyez au moins une semaine.
• Précipiter les numéros de scellé. Nous avons perdu une journée à corriger un seul chiffre.

Ce qui est intéressant, c’est la fréquence à laquelle les petites discordances provoquent les plus grands retards. Trois rejets sur cinq que nous avons vus étaient simplement dus à des noms ou codes mal alignés.

Vos prochaines étapes

• Construisez la feuille maître aujourd’hui. Copiez nos sections ci-dessus et enregistrez-la avec votre catalogue produit. Incluez des exemples pour des articles comme Grouper Bites (Portion Cut) et Red Snapper Portion (WGGS / Fillet) afin que votre équipe ne fasse pas d’hypothèses.
• Pré-réservez l’inspection pour votre prochain chargement. Alignez l’échantillonnage sur la production et fournissez au laboratoire une cartographie propre des lots vers les tests.
• Ne soumettez que lorsque chaque champ est définitif. Cela semble plus lent, mais c’est plus rapide qu’une nouvelle soumission.

Besoin d’aide pour aligner votre stratégie lot/laboratoire avec les attentes BKIPM de votre station locale ? Des questions sur une expédition multi-espèces, multi-codes SH ? Appelez-nous et nous passerons en revue votre brouillon avant la soumission.

D’après notre expérience, cette checklist réduit le délai d’obtention du HC, passant d’une semaine d’échanges de courriels à une fenêtre prévisible de 3–5 jours. C’est la différence entre courir après la paperasserie et expédier selon le planning.