Seafood HACCP FDA AS: Panduan Pengekspor Indonesia 2025

Panduan praktis dan langsung untuk eksportir produk laut Indonesia menyusun paket HACCP yang mematuhi 21 CFR 123.12—yang dapat digunakan importir AS segera. Apa yang harus disertakan, seberapa baru catatan harusnya, tips format dan terjemahan, serta template surat pengantar satu halaman.

Jika Anda mengekspor produk laut ke Amerika Serikat pada 2025, pengiriman Anda bergantung pada satu hal. Dapatkah importir AS Anda memverifikasi bahwa Anda menerapkan Seafood HACCP sesuai 21 CFR Part 123. Ketika penahanan impor terjadi, itu jarang berkaitan dengan kualitas produk. Hampir selalu terkait dengan dokumen yang tidak memungkinkan importir mengambil “langkah afirmatif” yang dapat diterima oleh FDA. Kami telah mengirimkan ribuan kotak. Para eksportir yang lancar selalu mengirim paket yang bersih dan dapat diprediksi setiap kali.

Berikut adalah sistem persis yang digunakan Tim Seafood-Indonesia kami. Anda dapat menyalinnya hari ini.

21 CFR 123.12 dalam bahasa sederhana

Importir AS harus memverifikasi bahwa pemroses asing mengikuti Seafood HACCP. Peraturan menyebut ini sebagai pengambilan “langkah afirmatif.” Dalam praktiknya, importir bergantung pada dokumen yang Anda sediakan. Jika Anda memberi mereka paket lengkap, mereka dapat memverifikasi dengan cepat dan melepas tahanan pengiriman Anda.

Seperti apa langkah afirmatif yang dapat diterima oleh FDA untuk produk laut impor

FDA mencantumkan beberapa pendekatan yang dapat diterima dalam 21 CFR 123.12. Yang paling umum untuk eksportir Indonesia adalah:

Importir menyimpan salinan rencana HACCP Anda dan surat jaminan tertulis bahwa rencana tersebut diimplementasikan untuk produk yang dikirim. Sering disebut surat jaminan HACCP.
Importir menyimpan sertifikat lanjutan atau surat per batch dari Anda yang menyatakan produk diproses sesuai 21 CFR Part 123.
Importir menyimpan laporan audit di lokasi atau penilaian pihak ketiga independen yang secara spesifik menilai kepatuhan terhadap Seafood HACCP AS. Bukan hanya audit umum GFSI.
Importir menyimpan catatan pemeriksaan fasilitas oleh mereka sendiri atau agen mereka yang memverifikasi kepatuhan HACCP.

Pengalaman kami menunjukkan jalur tercepat adalah paket ringkas yang berisi ringkasan rencana Anda, surat jaminan yang ditandatangani, dan catatan pemantauan terbaru untuk lot yang sebenarnya.

Bangun paket HACCP “siap diajukan” untuk importir AS

Kami merekomendasikan satu PDF per pengiriman. Gunakan nama file dan penanda (bookmark) yang jelas. Berikut daftar periksa yang kami gunakan.

Surat pengantar di kop surat Anda. Satu halaman. Lihat contoh template di bawah.
Surat jaminan HACCP. Ditandatangani. Menyatakan bahwa produk yang disebutkan diproses di bawah sistem HACCP Anda yang memenuhi 21 CFR Part 123. Sertakan alamat fasilitas dan tanggal penilaian ulang terakhir.
Salinan atau ringkasan rencana Seafood HACCP. Jika Anda tidak akan membagikan rencana lengkap, berikan tabel rencana dengan CCP, batas kritis, frekuensi pemantauan, dan nama-nama rekaman untuk produk tersebut. Sertakan halaman ringkasan analisis bahaya.
Catatan pemantauan untuk lot spesifik yang dikirim. Lengkap, ditandatangani, dan ditinjau. Contoh:
- Log suhu penerimaan dan pemeriksaan penutup es.
- Hasil tes histamin dan catatan kontrol kapal penangkap untuk spesies scombroid seperti tuna dan mahi.
- Waktu dan suhu pemasakan yang tervalidasi serta log pendinginan cepat untuk produk matang seperti udang.
- Deteksi logam atau X-ray jika itu merupakan CCP atau langkah verifikasi dalam rencana Anda.
- Catatan pemeriksaan label untuk alergen dan negara asal.
Catatan pemantauan sanitasi. Sanitasi pra-operasi dan operasional untuk tanggal produksi lot. Sediakan minimal satu minggu yang mencakup hari produksi.
Catatan kalibrasi. Termometer, data logger, timbangan, dan peralatan tes histamin apa pun. Tunjukkan kalibrasi terbaru yang mencakup tanggal produksi pengiriman.
Verifikasi dan tinjauan. Tanda tangan verifikasi HACCP pada catatan, sorotan audit internal, dan pernyataan penilaian ulang HACCP tahunan Anda.
Bukti pelatihan. Sertifikat Seafood HACCP untuk koordinator HACCP atau pemimpin tim Anda.
Label produk dalam bahasa Inggris. Label ekspor final dan semua label kemasan dalam. Cocokkan kode lot dengan catatan.

Kesimpulan praktis:

Gabungkan menjadi satu PDF dengan bookmark. Jaga ukuran di bawah 25 MB. Beri nama “12312_Packet_[Facility][Product][ShipDate].pdf”.
Tandatangani dan tanggal semua dokumen. Gunakan tinta atau tanda tangan elektronik yang aman. FDA mengharapkan catatan importir dapat dibaca dan tersedia dalam bahasa Inggris jika diminta.

Seberapa baru catatan pemantauan seharusnya

Peraturan tidak menentukan jumlah hari. Importir dan FDA mencari bukti yang terkait dengan pengiriman. Yang kami berikan dan konsisten berhasil adalah:

Catatan batch lengkap untuk lot di dalam kontainer. Semua log CCP dan tinjauan. Jika mencakup beberapa hari produksi, sertakan setiap hari.
Catatan sanitasi untuk periode produksi ditambah minggu di sekitarnya. Tujuh hari berturut-turut paling efektif.
Kalibrasi yang mencakup tanggal produksi. Jika Anda mengkalibrasi bulanan atau kuartalan, sertakan dua peristiwa kalibrasi terakhir.
Untuk bahaya berisiko tinggi seperti histamin atau langkah pemasakan, kami menambahkan 30–60 hari catatan pemantauan terbaru sebagai “contoh.” Itu memberi importir kepercayaan terhadap pengendalian yang berkelanjutan.

Pertanyaan umum yang sering kami dengar dari pembeli AS

Apakah saya harus membagikan rencana HACCP penuh saya kepada importir AS

Tidak. Hukum tidak memaksa Anda memberikan rencana lengkap. Tetapi salah satu langkah afirmatif termudah bagi importir adalah menyimpan rencana Anda dan surat jaminan dalam berkas. Jika Anda tidak dapat membagikan rencana lengkap, bagikan tabel CCP dan ringkasan analisis bahaya untuk produk terkait, plus catatan pemantauan terbaru. Berdasarkan pengalaman kami, itu memenuhi kebutuhan 3 dari 5 importir secara langsung. Sisanya biasanya menerima rencana yang sudah direduksi (redacted).

Apakah audit pihak ketiga seperti BRC atau SQF sudah cukup

Tidak cukup sendirian. Audit GFSI bernilai tetapi tidak otomatis memenuhi 21 CFR 123.12. Jika audit Anda secara eksplisit menilai persyaratan Seafood HACCP AS dan importir menyimpan laporan dan ruang lingkup penuh, itu dapat berfungsi sebagai langkah afirmatif. Sebagian besar sertifikat BRC atau SQF tidak melakukan itu. Harapkan importir tetap meminta ringkasan rencana HACCP dan catatan Anda.

Apakah surat kepatuhan HACCP perlu diperbarui untuk setiap pengiriman

Jaminan berkelanjutan yang diperbarui setidaknya setiap tahun sudah memenuhi sebagian besar pembeli. Kami menyertakan surat pengantar spesifik pengiriman yang merujuk pada jaminan berkelanjutan dan mencantumkan kode lot. Jika proses atau rencana HACCP Anda berubah, keluarkan jaminan baru segera.

Apakah dokumen harus berbahasa Inggris atau apakah Bahasa Indonesia bisa diterima

Sediakan dalam bahasa Inggris. FDA mengharapkan catatan importir tersedia dan terbaca dalam bahasa Inggris jika diminta. Kami menggunakan formulir dwibahasa di pabrik dan kemudian memasok salinan bahasa Inggris dalam paket. Jika Anda menerjemahkan, cap “terjemahan tersertifikasi,” sertakan nama penerjemah dan tanggal.

Apa yang terjadi jika importir tidak dapat memverifikasi HACCP. Apakah pengiriman akan ditahan

Jika importir tidak dapat menunjukkan langkah afirmatif, FDA dapat menahan pengiriman pada saat masuk. Importir kemudian terburu-buru mengumpulkan dokumen Anda. Jika ini terjadi berulang kali, FDA dapat menempatkan produk atau perusahaan pada Import Alert untuk Penahanan Tanpa Pemeriksaan Fisik (Detention Without Physical Examination). Kami pernah melihat minggu terbuang karena log kalibrasi yang hilang. Kirim paket lengkap sejak awal.

Apakah eksportir Indonesia memerlukan FSVP atau hanya dokumen HACCP

FSVP adalah kewajiban importir AS. Anda tidak “memiliki” FSVP. Tetapi dokumen Anda mendukung pencatatan FSVP importir. Paket di atas berfokus pada Seafood HACCP dan menjaga kesederhanaan.

Catatan spesifik produk yang mencegah keterlambatan

Kami mengekspor segala sesuatu mulai dari tuna hingga kerapu hingga udang. Profil risiko berubah menurut spesies dan proses, sehingga paket Anda juga harus berbeda.

Spesies scombroid dan ikan pelagis air hangat. Tuna, mahi, wahoo, kingfish. Sediakan catatan pengendalian histamin. Kami menyertakan kontrol kapal penangkap atau pendaratan, pemeriksaan suhu internal penerimaan, dan hasil tes histamin per lot. Untuk tuna mentah seperti Yellowfin Saku (Sushi Grade), Yellowfin Steak dan Bigeye Loin, tambahkan kontrol parasit atau langkah pembekuan jika produk dimaksudkan untuk konsumsi mentah.
Udang matang siap konsumsi. Sediakan log waktu dan suhu pemasakan yang tervalidasi dan log pendinginan cepat. Sertakan sanitasi pra-operasi, kontrol lingkungan atau penanganan pasca-pemasakan jika merupakan bagian dari rencana HACCP Anda. Kami melampirkan keterkaitan batch yang jelas untuk Frozen Shrimp (Black Tiger, Vannamei & Wild Caught).
Fillet dan porsi IQF mentah. Kakap, kerapu, cobia, mahi. Kontrol suhu adalah hal utama. Serahkan suhu penerimaan, log penyimpanan, catatan glazing jika digunakan, pemeriksaan alergen dan label, serta kalibrasi. Untuk barang siap ritel seperti Grouper Fillet (IQF) dan Pinjalo Fillet (IQF), kami menyertakan label akhir dalam bahasa Inggris dan tanda karton yang mencocokkan kode lot dalam log.

Tren terkini. Hingga akhir 2024 dan memasuki 2025, FDA dan importir semakin sering melakukan tinjauan catatan jarak jauh. Pindai bersih dan tanda tangan digital mempercepat persetujuan. Foto berantakan dari clipboard tidak membantu.

Template surat pengantar satu halaman yang dapat Anda tempel ke Word hari ini

Subject: Paket Dokumen Seafood HACCP – Langkah Afirmatif 21 CFR 123.12

Yth. [Nama Importir],

Kami menyediakan paket dokumen Seafood HACCP ini untuk mendukung verifikasi importir Anda menurut 21 CFR 123.12 untuk pengiriman berikut:

Eksportir: [Nama legal perusahaan], [Alamat fasilitas]
Importir AS: [Perusahaan]
Produk: [mis., Yellowfin Tuna Saku, Grouper Fillet IQF]
Spesies dan kode: [mis., Thunnus albacares, Epinephelus spp]
Kode lot dan tanggal produksi: [Daftar]
Kontainer/Booking: [Nomor]

Langkah afirmatif yang disediakan: Salinan ringkasan rencana HACCP dan surat jaminan HACCP yang ditandatangani. Catatan pemantauan untuk lot yang tercantum disertakan.

Dokumen yang disertakan:

Surat jaminan HACCP ditandatangani [tanggal]. 2) Ringkasan rencana HACCP dan analisis bahaya. 3) Catatan pemantauan CCP spesifik lot. 4) Catatan sanitasi [tanggal]. 5) Catatan kalibrasi [tanggal]. 6) Pernyataan penilaian ulang HACCP tahunan [tanggal]. 7) Label dalam bahasa Inggris. 8) Sertifikat pelatihan untuk koordinator HACCP.

Kontak untuk pertanyaan teknis: [Nama, jabatan, email, telepon].

Kami mengonfirmasi produk diproses sesuai dengan 21 CFR Part 123 Seafood HACCP.

Hormat kami, [Nama] [Jabatan] [Perusahaan] [Tanda tangan]

Tips format dan terjemahan yang menghindari penahanan

Buat mudah ditelusuri. Letakkan kode lot pada setiap halaman catatan. Jika Anda menggunakan beberapa hari produksi, tambahkan halaman peta lot di bagian depan.
Gunakan nama file berbahasa Inggris. Contoh: “2025-02-12_Calibration_Thermometer_SN1234.pdf”.
Pindai dengan bersih. 300 dpi, hitam putih untuk log, warna untuk label. Satu PDF dengan bookmark.
Sorot nilai CCP dalam log. Kami menandai angka terukur dan batas kritis.
Periksa silang tanggal dan zona waktu. Gunakan waktu 24 jam. Hindari format tanggal yang ambigu. Kami menggunakan YYYY-MM-DD.
Redaksi tetapi pertahankan konteks. Jika Anda menghapus data hasil yang bersifat kekayaan intelektual, biarkan baris CCP tetap utuh.

Pemikiran akhir

Sebagian besar masalah impor AS hilang ketika paket Anda menjawab pertanyaan importir sebelum mereka menanyakannya. Jika Anda menginginkan template paket yang dapat diedit dan pemeriksaan cepat pra-pengiriman, Hubungi kami di WhatsApp. Jika Anda menyelaraskan SKU dengan profil bahaya, Anda juga dapat Lihat produk kami dan kami akan menunjukkan catatan tepat yang diharapkan pembeli untuk setiap item.