Un guide pratique spécifique à l’Indonésie pour mettre en place et réussir le bilan massique MSC/ASC (neraca massa) en 90 jours. Comprend des calculs de réconciliation simples pour les crevettes et le thon, des dossiers prêts pour l’audit et un plan de déploiement que votre équipe d’usine peut réellement suivre.
Si vous exploitez une usine mixte en Indonésie, le bilan massique (neraca massa) est le système de contrôle de la Chaîne de traçabilité qui vous permet de gérer ensemble des produits de la mer certifiés et non certifiés tout en formulant des allégations MSC/ASC légitimes. Nous avons mis en œuvre le neraca massa à plusieurs reprises dans des installations indonésiennes. Le schéma est le même : gardez les calculs simples, tenez des enregistrements rigoureux et formez votre équipe sur les situations où des allégations sont permises ou non. Voici la version opérationnelle que nous aurions aimé avoir dès le premier jour.
Les 3 piliers d’un système de bilan massique inattaquable
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Cartographiez les flux avant de faire les calculs. Parcourez le flux du produit brut au produit fini, y compris la réintégration, le découpage, l’encours, les étapes sous-traitées et les entrepôts frigorifiques. Où les produits certifiés et non certifiés peuvent‑ils se mélanger physiquement ? Quelles pertes physiques surviennent (humidité, retrait de glaçage, perte de jus, cuisson) ? Dessinez‑le.
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Verrouillez les rendements et les facteurs de conversion, puis verrouillez la période. Le bilan massique est une réconciliation basée sur une période. Fixez votre période de réconciliation (hebdomadaire pour les lignes à fort volume, mensuelle pour les lignes stables) et verrouillez les facteurs de conversion pour chaque forme de produit durant cette période. Ne mettez à jour les rendements qu’après une revue contrôlée. Les auditeurs détestent les baselines qui bougent.
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La gestion des allégations prime sur tout. N’allouez des allégations MSC/ASC aux sorties que jusqu’au volume équivalent certifié disponible. L’étiquetage et les factures doivent correspondre à l’allocation. En cas de doute, n’alléguez pas.
Conclusion : si vous pouvez expliquer votre flux sur une page et montrer les chiffres sur une feuille, vous êtes à 80 % du chemin.
Semaine 1–2 : Cartographier, former et préparer les modèles
Commencez par une observation terrain (gemba walk). Réception, tri, découpe, glaçage, conditionnement, entreposage frigorifique, expédition, sous‑traitants. Notez chaque endroit où le produit peut gagner ou perdre du poids.
Mettez en place un Registre de Bilan Massique unique pour chaque espèce et forme. Colonnes minimales que nous utilisons :
- Période, Forme du produit, Espèce, Site/ligne
- Quantité d’entrée certifiée et code CoC du fournisseur
- Quantité d’entrée non certifiée
- Rendement standard ou facteur de conversion (poids net, sans glaçage)
- Sorties par SKU, y compris encours (WIP), réintégrations et déchets
- Quantité de sortie allouée (MSC/ASC), Quantité de sortie non allouée
- Solde courant du volume équivalent certifié
- Notes sur ajustements et approbations
Formez vos équipes de réception, de production et commerciales sur trois points : comment capturer la portée du certificat / l’allégation sur les documents d’entrée, comment enregistrer les déchets et les produits non conformes, et comment bloquer les allégations lorsque le solde est nul.
Outils que nous avons trouvés fiables : un modèle Excel ou Google Sheets verrouillé avec validation des données et résumés par tableaux croisés dynamiques. Si vous utilisez déjà un ERP, créez un tableau de bord dédié au bilan massique. Vous n’avez pas besoin d’un logiciel sophistiqué pour réussir un audit, mais vous avez besoin de discipline.
Besoin d’une vérification rapide de votre configuration ? Si vous souhaitez que nous examinions votre feuille de calcul et réalisions une réconciliation à blanc, contactez‑nous sur WhatsApp.
Semaine 3–6 : Piloter sur une ligne et réconcilier chaque semaine
Choisissez un pilote simple. Pour de nombreuses usines, des portions de crevettes ou des steak de thon fonctionnent bien.
Exemple crevettes (périmètre CoC ASC ou MSC) : Vous réceptionnez 5 000 kg de Vannamei HLSO certifié MSC et 7 000 kg non certifiés en Semaine 1. Vous transformez en PUD fini. Votre rendement approuvé est de 65 % net (sans glaçage). Capacité de sortie équivalente certifiée = 5 000 × 0,65 = 3 250 kg PUD. Sur l’ensemble des PUD produits cette semaine, le maximum que vous pouvez allouer comme MSC est de 3 250 kg. Si vous avez conditionné 4 000 kg PUD au total, vous pouvez revendiquer MSC sur 3 250 kg et les 750 kg restants doivent être vendus sans allégation. Si vous avez appliqué 10 % de glaçage, souvenez‑vous de calculer sur le poids net. Nous observons des sur‑allocations lorsque les équipes incluent accidentellement le glaçage.
Exemple thon : Vous transformez un mélange de Steak de listao (Yellowfin Steak) et de Chair de listao hachée (IQF) (Yellowfin Ground Meat (IQF)). Vous réceptionnez 3 000 kg de filets certifiés et 3 000 kg de filets non certifiés. Les sorties de la semaine sont 2 400 kg de steaks à 80 % de rendement et 2 400 kg de chair hachée à 80 % de rendement. Capacité équivalente certifiée = 3 000 × 0,80 = 2 400 kg. Vous pouvez allouer n’importe quelle combinaison de steaks et de chair hachée jusqu’à 2 400 kg comme MSC. De nombreuses usines choisissent de réclamer d’abord les steaks pour la marge, laissant la chair hachée sans allégation.
Contrôles pratiques pendant le pilote :
- Réconciliez chaque vendredi avant d’émettre toute allégation MSC/ASC sur les documents commerciaux.
- Effectuez une traçabilité interne de 10 minutes : choisissez un SKU revendiqué et retracez les documents d’entrée, le lot de production et la ligne de solde.
- Vérifiez que les certificats fournisseurs sont valides et dans le périmètre à la date de réception. Capturez une capture d’écran ou téléchargez des copies dans votre dossier.
Semaine 7–12 : Monter en charge, optimiser et durcir pour l’audit
Une fois que le pilote a passé deux réconciliations propres, ajoutez les SKU adjacents. Intégrez des contrôles qui attrapent les erreurs habituelles.
- Ajoutez les espèces et formes de découpe sujettes au mélange, comme Crevettes surgelées (Black Tiger, Vannamei & Capturées à l’état sauvage) et Cube de listao (WGGS / IQF).
- Verrouillez l’approbation des étiquettes : l’éco‑étiquette MSC sur le produit nécessite une licence et une maquette approuvée. Dans le cadre du bilan massique, vous pouvez allouer des allégations à des sorties indistinguables, mais n’étiquetez que le volume alloué et seulement après approbation de la maquette. En cas d’incertitude, utilisez des allégations B2B sur la documentation plutôt que l’éco‑étiquette sur l’emballage.
- Multi‑site ou sous‑traitance ? Le bureau central agrège le solde certifié par site et par période. Tout conditionneur ou entrepôt frigorifique sous‑traité manipulant des produits revendiqués doit soit être inclus dans votre périmètre CoC, soit détenir le sien. Sinon, traitez les sorties comme non certifiées aux fins de revendication.
Nous établissons également une règle simple de codage de lot : Espèce‑Date‑Ligne‑Séquence (par exemple, YF‑240315‑L2‑041). Cela facilite grandement les traçabilités internes.
Qu’est‑ce que le bilan massique et quand les transformateurs indonésiens peuvent‑ils l’utiliser ?
Le bilan massique permet aux transformateurs de mélanger produits certifiés et non certifiés puis d’allouer une quantité proportionnelle des sorties comme certifiée, limitée par les apports certifiés ajustés selon les rendements. En Indonésie, c’est bien adapté lorsque vous avez des lignes partagées, des grades variables ou de la réintégration. Si vous pouvez séparer sans coût ni complexité, la ségrégation est plus simple. Mais si vous faites fonctionner des lignes mixtes de Filet de mérou (IQF) ou de thon toute la journée, le bilan massique maintient un débit élevé sans dupliquer les lignes.
Comment calculer le bilan massique MSC pour des lots mixtes de crevettes ?
Version courte : Sorties équivalentes certifiées = Apports certifiés × Rendement approuvé. N’allouez des allégations que jusqu’à ce chiffre durant la période de réconciliation. Utilisez le poids net. Excluez le glaçage et le conditionnement. Maintenez la réintégration dans la même période ou documentez clairement les reports.
Puis‑je faire une allégation MSC si je transforme du thon certifié et non certifié ensemble ?
Oui, dans le cadre du bilan massique vous pouvez co‑traiter puis allouer des allégations à une partie de la production, tant que votre solde équivalent certifié est positif. Vous ne pouvez pas réclamer au‑delà du solde certifié, et vous devez disposer de certificats fournisseurs valides, d’une réconciliation interne et d’allégations correctes sur les documents commerciaux. Pour l’éco‑étiquette destinée au consommateur, faites approuver la maquette sous votre licence avant impression.
Quels documents les auditeurs vérifient‑ils pour le bilan massique en Indonésie ?
D’après nos audits, prévoyez de présenter :
- Registres d’entrée avec le code CoC du fournisseur, l’espèce, la zone FAO si applicable, et le type d’allégation.
- Copies ou captures d’écran de certificats fournisseurs valides et de leur portée aux dates de réception.
- Registres de production avec rendements, découpes, encours, réintégrations et déchets. Incluez les étapes de perte d’humidité et de dé‑glaçage si utilisées.
- Registre de bilan massique par espèce/forme et par période avec le solde certifié courant.
- Fiches de stock ou rapports ERP pour les SKU revendiqués et leurs équivalents non revendiqués.
- Documents commerciaux montrant le texte d’allégation MSC/ASC correct, votre code CoC, et des volumes n’excédant pas le solde.
- Registres de formation du personnel, tests de traçabilité internes et actions correctives.
À quelle fréquence devons‑nous réconcilier les entrées et les sorties ?
Notre règle : avant toute émission d’une allégation. Opérationnellement, hebdomadaire pour les espèces à fort volume et mensuelle pour les lignes stables. Effectuez une clôture complète de période avec signature de l’AQ (Assurance Qualité) et du service commercial. Réconciliez également après tout événement anormal comme une grande réintégration, une variation de rendement ou une opération chez un sous‑traitant.
Les entrepôts frigorifiques ou conditionneurs sous‑traités doivent‑ils être inclus ?
Si un sous‑traitant manipule un produit susceptible de porter une allégation MSC/ASC, il doit être inclus dans votre périmètre de certificat ou détenir son propre CoC valide avec le périmètre adéquat. Sinon, traitez ce produit comme non certifié pour les finalités de revendication. Déclarez et contrôlez les sous‑traitants dans vos procédures et conservez leurs documents.
Les 5 erreurs qui compromettent les audits de bilan massique (et comment les éviter)
- Sur‑allocation à cause du glaçage. Calculez toujours sur le poids net. Mettez en place une procédure opératoire (SOP) de dé‑glaçage et testez le glaçage réel.
- Utiliser des certificats fournisseurs non approuvés ou périmés. Validez la portée et la validité le jour de la réception et archivez la preuve.
- Changer les rendements en cours de période sans approbation. Gel des rendements pour la période. Revue des changements avec justification signée.
- Revendiquer après une manipulation par un sous‑traitant hors périmètre. Incluez‑les ou n’alléguez pas.
- Allégations bâclées sur les documents commerciaux. Utilisez un texte d’allégation standardisé et votre code CoC. Bloquez la facturation si le solde est nul.
Référence rapide : checklist de bilan massique prête pour l’audit
- Carte de flux sur une page avec tous les points de co‑mélange et les contrôles
- Registre de bilan massique basé sur des périodes avec soldes courants
- Rendements approuvés par SKU et forme, par période
- Documents d’entrée avec références CoC et copies de certificats
- Registres de production, encours, réintégrations et déchets liés aux lots
- Documents commerciaux avec déclarations d’allégation correctes et approbations de maquette (si apposé sur l’emballage)
- Registres de test de traçabilité interne et journaux de formation du personnel
Ce qui a changé récemment et ce qui n’a pas changé
Les auditeurs insistent davantage sur les tests de traçabilité numériques et la réconciliation en quasi‑temps réel. Attendez‑vous à davantage d’échantillonnages des soldes négatifs, des déductions pour glaçage et des contrôles sur les sous‑traitants. Les fondamentaux du calcul du bilan massique et de la documentation n’ont pas changé. Gardez‑le simple, transparent et ponctuel.
Si vous souhaitez une aide pragmatique pour adapter le neraca massa à vos lignes ou si vous avez besoin d’un test de résistance pré‑audit, appelez‑nous. Et si vous explorez des options d’approvisionnement pour des espèces compatibles avec la certification, vous pouvez également voir nos produits pour consulter les SKU indonésiens que nous gérons déjà sous une traçabilité stricte.