Un flux de travail de vérification étape par étape pour le certificat sanitaire BKIPM des produits de la mer indonésiens. Comment confirmer le QR/numéro de série en ligne, faire correspondre les champs critiques à la facture/B/L, vérifier l’espèce vs code HS et le SKP de l’usine, et que faire lorsque les détails ne correspondent pas.
Nous réduisons les délais de dédouanement de jours à heures grâce à cette procédure de vérification exacte
Si vous achetez des produits de la mer en Indonésie, vous avez probablement ressenti cette angoisse au port. Une petite discordance sur le Certificat Sanitaire bloque toute la mainlevée. Nous sommes passés par là. Au fil des années, nous avons perfectionné un processus simple, côté acheteur, pour vérifier le Certificat de Santé BKIPM (Sertifikat Kesehatan Ikan) qui réduit les litiges et maintient le flux des marchandises.
Voici le protocole exact que nous utilisons et partageons avec nos partenaires.
Les trois piliers d’une vérification rapide et fiable
- Authenticité. Confirmer que le certificat BKIPM est authentique via la vérification QR/numéro de série et les coordonnées du bureau émetteur.
- Cohérence. Faire correspondre les champs du certificat avec la facture, la liste de colisage et le connaissement (B/L). Les quantités doivent s’accorder. Les mentions sur les étiquettes doivent correspondre à l’espèce et à la présentation.
- Traçabilité. Vérifier que le numéro SKP/UPI de l’usine de transformation, les codes de lot et les noms d’espèces correspondent à ce qui figure sur les cartons et sur votre contrat d’achat.
Lorsque ces trois éléments sont alignés, les douanes libèrent plus rapidement et vous évitez les échanges d’e‑mails à 2 h du matin.
Semaine 1–2 : Mettez en place votre boîte à outils de vérification
Vous n’aurez pas réellement des semaines avant un envoi, mais traitez vos deux premières commandes comme des sprints d’installation.
- Élaborez une checklist d’une page qui reflète la mise en page du Certificat Sanitaire. Incluez : numéro et date du certificat, bureau émetteur BKIPM, exportateur, destinataire, description du produit (nom commercial/latin, état, transformation, taille d’emballage), poids net et nombre de cartons, lot/numéro de batch, dates de production, détails de transport (navire/vol, parfois conteneur et scellé), nom de l’usine de transformation et numéro SKP/UPI, résultat de la vérification QR, nom du signataire et NIP.
- Créez un référentiel des noms d’espèces. Associez les noms commerciaux aux noms latins et aux codes SH (HS) typiques que vous utilisez. Par exemple : Barramundi = Lates calcarifer. Coral trout = Plectropomus spp. Crimson snapper = Lutjanus spp. Les catégories de crevettes doivent correspondre exactement au formulaire de processus (HOSO, HLSO, PD, PUD, etc.).
- Enregistrez les domaines légitimes. D’après notre expérience, les codes QR BKIPM renvoient à une page de vérification gouvernementale en « .go.id ». Nous recommandons de vérifier que le QR ouvre bien un domaine officiel go.id. S’il aboutit à un domaine non gouvernemental ou à un espace de partage générique, stoppez et vérifiez avec l’exportateur.
Conclusion pratique : Demandez à votre fournisseur de soumettre un projet de Certificat Sanitaire pour une pré‑vérification avant l’embarquement. Vous détecterez 80 % des problèmes avant la pose du scellé sur le conteneur.
Semaine 3–6 : Appliquez la procédure sur votre prochain envoi
Comment vérifier si un certificat sanitaire indonésien est authentique ?
- Scannez le QR avec votre téléphone. La page doit afficher le numéro de certificat, la date d’émission, un résumé du produit, le bureau BKIPM émetteur et une référence de signature électronique. Les données doivent refléter le Certificat imprimé. Les captures d’écran peuvent être falsifiées. La page d’atterrissage du QR est votre source de vérité.
- Pas de QR ou QR défaillant ? Demandez le lien de vérification IQFAST ou le numéro brut du certificat ainsi que le nom du bureau émetteur. Vous pouvez envoyer un e‑mail au bureau pour confirmer le numéro de série. Nous avons constaté que les bureaux répondent plus vite lorsque vous joignez une copie PDF, le numéro de conteneur et l’ETA prévue.
Astuce issue de l’expérience : Vérifiez le champ du signataire. Un HC valide indique le nom/titre d’un Pejabat Karantina Ikan et un NIP gouvernemental. Si ce bloc est vide ou n’utilise qu’un tampon générique sans nom, escaladez.
Où scanner ou vérifier en ligne le code QR BKIPM ?
Utilisez l’appareil photo de votre téléphone ou une application QR. Le lien doit ouvrir une page de vérification de type BKIPM/IQFAST sur un domaine gouvernemental. Si le QR renvoie à un hébergeur privé ou à un lien court, demandez à l’exportateur de renvoyer le PDF officiel avec QR émis par le bureau BKIPM. Si la page expire, demandez l’URL de vérification directe. Toujours bloqué ? Besoin d’aide pour votre situation spécifique ? Contactez‑nous sur whatsapp.
Quelles informations doivent correspondre entre la facture, la liste de colisage et le B/L ?
Nous effectuons une réconciliation en trois parties :
- Parties. L’exportateur/consignateur et le destinataire doivent correspondre entre les documents. Les abréviations mineures sont acceptables, mais des entités différentes entraînent des retenues.
- Ligne produit. L’espèce (nom latin et nom commercial), la présentation (filet avec peau, entier, HOSO/HLSO, IQF/bloc) et l’état (cru/cuit) doivent être cohérents. Si le HC indique cru et que votre facture indique cuit, attendez‑vous à des interrogations.
- Quantités. Le poids net et le nombre de cartons doivent se concilier avec les totaux de la liste de colisage. Si le HC affiche des totaux par lot, additionnez‑les et confrontez‑les à la facture.
- Mouvement. Le navire/vol indiqué sur le HC doit correspondre au B/L. Certains HC incluent conteneur et scellé. S’ils sont présents, ils doivent correspondre exactement.
- Établissement. Le nom de l’usine de transformation et le numéro SKP/UPI sur le HC doivent correspondre à l’usine figurant dans les documents qualité de votre fournisseur.
Nous demandons également des photos des étiquettes carton montrant l’espèce, le lot, la date de production et le code usine. Cela facilite la traçabilité si une alerte de laboratoire survient ultérieurement.
Et si le nom scientifique ne correspond pas au code HS ?
Cela arrive plus souvent qu’on ne le croit. Par exemple, « snapper » peut regrouper plusieurs espèces de Lutjanus, alors que votre ligne SH peut être spécifique aux filets de poissons marins n.e.s. La solution consiste à aligner :
- Confirmer le nom scientifique avec les registres d’entrée de matières premières de l’exportateur et la fiche technique du produit. Si vous achetez Crimson Snapper, le HC doit indiquer Lutjanus spp., et non un terme générique « reef fish ».
- Vérifier à nouveau le code SH utilisé dans les données d’exportation en douane par rapport au code d’importation de votre marché. Si votre marché le classe différemment, cela peut être acceptable. Le HC doit cependant contenir un nom d’espèce cohérent en interne.
- Si la discordance est significative, demandez un HC corrigé avant le départ. Après le départ, certaines autorités n’acceptent pas les changements d’espèce.
Vérification du numéro SKP de l’usine de transformation
Le SKP (Sertifikat Kelayakan Pengolahan) ou l’enregistrement UPI identifie l’établissement de transformation. Vérifiez :
- Le nom et l’adresse de l’usine sur le HC correspondent au certificat SKP.
- Les dates de validité du SKP couvrent la date de production indiquée sur le HC. Un SKP expiré est un signal d’alarme.
- Le numéro SKP imprimé sur les cartons ou sur les photos d’étiquettes correspond au HC.
Nous effectuons souvent un test rapide de traçage en utilisant des articles réels comme nos Frozen Shrimp (Black Tiger, Vannamei & Wild Caught) ou le Barramundi. Le code usine sur les étiquettes doit se décoder au même UPI/SKP que vos documents.
Faire correspondre les codes de lot du HC avec les étiquettes carton
Demandez un « index photo » de 6 à 8 cartons répartis sur différentes palettes montrant les étiquettes. Vérifiez que les numéros de lot/batch listés sur le HC apparaissent exactement sur les cartons. Pour les articles IQF, comparez aussi les dates de production et les mentions de glaçage. Si le HC agrège plusieurs lots, assurez‑vous que chaque lot est représenté dans l’ensemble d’étiquettes.
Quelle est la durée de validité d’un certificat sanitaire indonésien ?
Les Certificats Sanitaires sont spécifiques à la cargaison. Ils sont valables pour cet envoi tant que l’intégrité de la cargaison scellée est maintenue. En pratique, la plupart des bureaux BKIPM délivrent le HC lors du chargement ou juste avant. Certaines destinations préfèrent une émission dans les 7–14 jours précédant le départ. Si vous prévoyez des retards ou des transbordements, demandez à l’exportateur de coordonner le calendrier avec le BKIPM.
Qui délivre et signe le certificat sanitaire BKIPM, et comment les contacter ?
Le certificat est délivré par un bureau BKIPM situé dans le port/région d’exportation. Il est signé par un agent autorisé de la quarantaine des poissons (Fish Quarantine Officer / Pejabat Karantina Ikan) et inclut son nom et son NIP. Pour les contacter, utilisez le nom du bureau émetteur imprimé sur le HC pour trouver l’e‑mail/téléphone officiel dans l’annuaire gouvernemental. Joignez le numéro du certificat, le nom de l’exportateur et une copie PDF dans votre courriel pour accélérer la réponse.
Objet type que nous utilisons : « Verification request – HC [certificate number] – [exporter] – [container/seal]. »
L’exportateur peut‑il rééditer ou modifier le Certificat Sanitaire après le départ ?
Parfois, mais de façon limitée. Les fautes de frappe mineures peuvent être corrigées via une lettre d’amendement ou un HC réémis avec signature électronique. Les modifications d’espèce, d’usine ou de quantités après le départ sont souvent refusées par les autorités de destination. D’après notre expérience, la meilleure fenêtre pour corriger tout détail est avant l’émission du B/L ou avant le départ du navire. Si vous découvrez une erreur après l’expédition, escaladez immédiatement auprès du bureau BKIPM émetteur et de votre transitaire en douane pour savoir ce que votre port acceptera.
Les cinq erreurs qui entraînent des retenues (et comment les éviter)
- Considérer que les noms commerciaux suffisent. Utilisez les noms scientifiques sur tous les documents. « White snapper » ou « Robinson sea bream » varient selon les marchés. Le latin est l’ancre.
- Ignorer l’état du produit. Cru vs cuit, IQF vs bloc, et le statut de décorticage pour les crevettes doivent correspondre entre HC, facture et étiquettes.
- Négliger la validité du SKP. Une date de SKP périmée par rapport à la date de production attire l’attention.
- Accepter des destinations QR non gouvernementales. Si le QR ne résout pas sur une page .go.id, marquez une pause.
- Omettre la réconciliation des codes de lot. Si des analyses de laboratoire sont demandées à destination, des lots non étiquetés ou incohérents ralentissent tout.
Ressources et prochaines étapes
- Élaborez votre propre tableau « espèce‑HS‑latin ». Nous conservons des références rapides pour les exportations indonésiennes courantes comme Lutjanus spp. pour le Crimson Snapper, Plectropomus spp. pour le Frozen Coral Trout, et Lates calcarifer pour le Barramundi. Cela évite les modifications de dernière minute.
- Demandez à votre fournisseur le projet de HC, l’index photo des étiquettes carton et le certificat SKP actuel de l’usine avant chargement. Dix minutes de vérification ici vous feront gagner des jours ensuite.
- Si votre vérification QR ou la réconciliation des documents pose problème, partagez le PDF du HC et votre facture/liste de colisage, et nous vous indiquerons la correction ou le contact BKIPM pertinent. Des questions sur votre cas ? Contactez‑nous sur whatsapp.
Une dernière réflexion. La vérification n’a pas pour but de piéger les fournisseurs. Il s’agit d’établir une routine qui facilite la vie au port pour tous. Lorsque nous appliquons cette procédure, des cargaisons de produits sensibles comme les Half Shell Baby Scallop (IQF) et les White Snapper / Robinson Sea Breams sont dédouanées plus rapidement, les acheteurs dorment mieux, et la relation se renforce. Voilà la véritable victoire.