Documentation pour l'exportation de produits de la mer : documents et certificats requis

Un guide pratique côté exportateur pour constituer un dossier propre de certificats de capture IUU de l'UE pour lots mixtes, incluant les déclarations de transformation Annexe IV, les certificats de réexportation optionnels et les vérifications de données dont votre importateur UE a besoin pour le CHED-P sans retouches.

Si vous avez déjà vu une expédition vers l'UE bloquée parce que la documentation IUU ne concordait pas, vous connaissez la difficulté. Nous avons déjà été dans cette file d'attente. Il y a quelques années, un conteneur à lots mixtes de filets de vivaneau nous a coûté deux semaines pendant que les douanes demandaient une « clarification ». Nous avons construit un système après cela. Depuis, nos expéditions à partir de navires mixtes pour des produits tels que Filet de mérou (IQF) et Saku de thon jaune (qualité sushi) sont passées sans retouches.

Ce guide condense la manière dont nous assemblons des dossiers IUU pour l'UE pour des lots mixtes. C'est côté exportateur. C'est pratique. Et c'est exactement ce dont votre importateur UE a besoin pour déposer un CHED-P propre.

Les 3 piliers d'un dossier IUU propre pour l'UE

Chaîne de preuve. Votre dossier doit rattacher chaque kilogramme de produit fini à des certificats de capture spécifiques. Pour un produit issu de navires mixtes, cela signifie plusieurs certificats de capture IUU de l'UE et une déclaration de transformation Annexe IV qui les agrège.
Alignement des données. Les noms scientifiques des espèces, les zones FAO, le type d'engin, les identifiants des navires et les poids doivent correspondre entre tous les documents. Si vous inscrivez « Epinephelus spp. » sur un certificat de capture, ne passez pas à « poissons récifaux mixtes » sur l'Annexe IV. Conservez la cohérence des codes.
Logique des quantités. Les calculs doivent fonctionner de l'état brut au produit fini. L'Annexe IV doit présenter les poids d'entrée par certificat de capture et les poids finis par SKU produit. Si les rendements paraissent irréalistes, attendez-vous à des questions.

Conclusion : si ces trois piliers tiennent, les interrogations des douanes tombent à presque zéro.

Semaines 1–2 : collecte et validation des données de traçabilité (outils + modèles)

Voici ce que nous mettons en place avant de remplir une seule form:

Registre maître d'entrée. Enregistrez par lot la matière première : espèce, nom du navire/IMO, dates de voyage, zone FAO, type d'engin et poids. Associez chaque lot à un identifiant de lot d'usine.
Table des codes de zones FAO et d'engins. Utilisez les codes de zone FAO et les termes d'engin standard FAO (par ex. palangre, filet maillant). Alignez-vous sur ce que vos autorités acceptent. N'inventez pas de synonymes.
Vérification du registre des navires. Vérifiez que les navires sont autorisés et ne figurent sur aucune liste IUU aux dates de capture. Rien ne fait échouer un dossier plus rapidement qu'un navire signalé.
Matrice de rendement. Définissez les rendements typiques par forme de produit. Par exemple, rendement pour filet sans peau selon vivaneau vs. longe vs. saku. Cela vous aide à rapprocher le brut du fini sur l'Annexe IV.

Ce qui est intéressant, c'est que 80 % des rejets que nous observons remontent à des enregistrements d'entrée bâclés. Faites cela correctement et le reste devient beaucoup plus simple.

Semaines 3–6 : compilation des formulaires et prévalidation

Le flux du dossier pour les lots mixtes ressemble à ceci :

Certificats de capture IUU de l'UE (par lot de matière première). Chaque certificat est émis et validé par l'autorité compétente de l'État du pavillon. Si vous avez approvisionné du mérou brut à partir de trois navires indonésiens, vous aurez trois certificats.
Déclaration de transformation Annexe IV. Votre établissement de transformation la complète lorsque l'expédition contient des produits transformés ou des captures mixtes. Elle agrège les certificats de capture et montre combien de chaque lot est entré dans les SKU finis. Elle est ensuite validée par l'autorité compétente du pays où la transformation a eu lieu.
Certificat de réexportation UE optionnel. Utilisez-le si votre usine a utilisé de la matière première importée qui disposait déjà d'un certificat de capture UE délivré par un autre pays et que vous l'avez transformée avant d'exporter vers l'UE. Ce certificat référence les certificats de capture originaux et votre Annexe IV.
Certificat sanitaire et CHED-P. Document différent, finalité différente. Le certificat sanitaire couvre les conditions sanitaires. Votre importateur UE utilise votre dossier IUU pour déposer le CHED-P dans TRACES NT. Il aura besoin des numéros de document, des poids, des espèces et des détails des navires pour faire correspondre votre dossier IUU.

Checklist de prévalidation que nous exécutons à chaque fois :

Les noms d'espèces et les noms scientifiques correspondent partout.
Les codes de zones FAO et les types d'engin sont identiques entre les documents.
Les identifiants des navires (nom/IMO/signal d'appel) sont cohérents.
Les poids d'entrée vs sortie ont du sens en utilisant votre matrice de rendement.
Les identifiants de lots sur les listes de colisage renvoient aux certificats de capture sur l'Annexe IV.

Besoin d'une seconde paire d'yeux sur un mappage complexe de lots mixtes ? Nous sommes heureux de réviser un projet d'Annexe IV et la réconciliation des poids. Si cela est utile, Contactez-nous sur WhatsApp.

Semaines 7–12 : montée en échelle et optimisation

Une fois que vos quelques premiers conteneurs passent sans encombre, verrouillez le processus :

SOP fournisseurs. Fournissez à vos fournisseurs une spécification d'entrée d'une page : quelles données et documents du navire doivent accompagner chaque lot.
Contrôle documentaire numérique. Conservez une source unique de vérité pour les numéros de CC, les versions de l'Annexe IV et les mappages de lots. Le contrôle de versions est important lorsque les douanes demandent « la copie signée que vous avez expédiée ».
Validation anticipée. D'après notre expérience, les autorités compétentes valident en 3–10 jours ouvrables. Intégrez cela dans votre plan de production et visez à avoir le pack IUU complet signé avant le chargement.
Plateforme EU CATCH. Plusieurs États membres de l'UE ont étendu l'utilisation du système CATCH ces derniers mois. Votre importateur peut vous demander de fournir des données structurées ou de télécharger des PDF à l'avance. Convenez du flux de travail avant de réserver l'espace.

Conclusion : Plus vous systématisez, moins vous aurez à éteindre des incendies.

Les 5 erreurs majeures qui font échouer les dossiers IUU pour lots mixtes

Poids discordants. Les poids finis de l'Annexe IV dépassent la matière première des certificats de capture listés, ou les rendements sont irréalistes. Évitez cela avec une matrice de rendement et un simple tableau qui consolide entrée vs sortie.
Zones FAO ou engins manquants ou incohérents. Si votre capture est Lethrinus spp. de la zone FAO 57 avec palangre, indiquez cela de manière cohérente sur tous les formulaires.
Combinaison incorrecte des espèces. N'utilisez pas un certificat de capture pour couvrir plusieurs espèces. Chaque espèce doit être clairement identifiée et traçable.
Mauvais signataire. Seule l'autorité compétente peut valider le certificat de capture et l'Annexe IV. Les responsables d'usine peuvent signer la section opérateur, mais vous avez toujours besoin de la validation de l'autorité compétente.
Confusion sur la réexportation. Si vous avez transformé de la matière première importée, vous ne pouvez pas ignorer le certificat de réexportation UE. Les douanes le remarquent.

Conclusion : Mettez en place un audit pré-expédition pour détecter ces cinq points.

Questions pratiques fréquentes des acheteurs et importateurs

Ai-je besoin d'un certificat de capture UE par conteneur ou par lot de matière première ?

Par lot de matière première. Le certificat de capture appartient à l'événement de capture et à l'État du pavillon, pas à votre conteneur. Un seul conteneur peut contenir des produits couverts par plusieurs certificats. Votre Annexe IV les relie aux produits finis dans ce conteneur.

Qui complète et signe la déclaration de transformation Annexe IV pour un produit issu de navires mixtes ?

Votre établissement de transformation la complète avec les entrées au niveau des lots et les sorties finies. L'autorité compétente du pays de transformation la valide ensuite. En Indonésie, nous coordonnons cela dans le cadre de notre dossier d'exportation afin que l'Annexe IV signée accompagne l'expédition.

Puis-je combiner plusieurs navires dans une même expédition, et comment indiquer les quantités provenant de chacun ?

Oui. Listez chaque certificat de capture sur l'Annexe IV avec le poids d'entrée utilisé provenant de ce certificat. Indiquez ensuite les poids finis résultants par SKU/lot. Exemple : une expédition de 19 800 kg de Filet de mérou (IQF) peut utiliser 8 000 kg de CC-001, 7 000 kg de CC-002 et 6 000 kg de CC-003 (équivalent brut), produisant 19 800 kg finis après ébarbage et glaçage. Les calculs doivent se réconcilier.

Quand ai-je besoin d'un certificat de réexportation UE pour des produits de la mer transformés ?

Lorsque votre usine a transformé de la matière première qui avait été capturée sous pavillon d'un autre pays et qui disposait déjà d'un certificat de capture UE de ce pays. Le certificat de réexportation référence ces certificats originaux et votre Annexe IV. Si toute la matière première a été capturée par des navires indonésiens et transformée en Indonésie, vous n'aurez pas besoin d'un certificat de réexportation pour l'UE.

Comment relier les numéros de lots d'usine à des certificats de capture spécifiques afin que les douanes puissent les tracer ?

Utilisez une feuille de mappage des lots qui accompagne l'Annexe IV. Pour chaque code de lot fini sur votre liste de colisage, listez les numéros de certificats de capture contributeurs et le poids exact prélevé de chacun. De nombreux importateurs demanderont ce mappage pour soutenir leur CHED-P et leurs audits internes. Nous l'ajoutons en annexe à l'Annexe IV.

Comment le type d'engin et la zone FAO doivent-ils être indiqués lorsque l'expédition contient plusieurs sources ?

Indiquez-les par certificat de capture. N'essayez pas de « moyenniser » ou de généraliser sur l'Annexe IV. Si un certificat est FAO 57 palangre et un autre FAO 71 ligne à main, ils doivent être présentés séparément avec leur engin et leur zone corrects. Vos étiquettes produits n'ont pas besoin d'afficher cela, mais vos documents IUU doivent le faire.

Quelles sont les raisons les plus courantes de rejet des certificats de capture UE ?

Nous en voyons trois : discordances entre poids d'entrée et de sortie, identifiants de navire incorrects ou manquants, et incohérence d'espèce entre les certificats et l'Annexe IV. Un quatrième motif fréquent est l'utilisation de scans illisibles ou non signés. Envoyez des PDF clairs et signés et conservez les originaux accessibles.

Où ce conseil s'applique (et où il ne s'applique pas)

Cette procédure s'adresse à la documentation IUU de l'UE en vertu du Règlement 1005/2008 pour les produits de la mer capturés en milieu sauvage. Elle couvre les expéditions à lots mixtes et les scénarios de transformation nécessitant l'Annexe IV et, occasionnellement, un certificat de réexportation. Elle ne couvre pas le SIMP américain, les allégations d'écolabel ou votre certificat sanitaire. Règles différentes, documents différents.

Ressources et étapes suivantes

Si vous mettez en place un programme autour de produits de haute spécification tels que Filet de pinjalo (IQF) ou Steak d'espadon (IQF), organisez votre flux de dossier IUU correctement dès le premier jour. Convenir des modèles avec votre importateur, tester votre matrice de rendement sur un lot pilote et prévalider auprès de votre autorité compétente avant d'augmenter l'échelle. Des questions sur un dossier en cours ou l'alignement des données CHED-P ? Contactez-nous par e-mail. Si vous avez besoin que les spécifications produits soient alignées avec la documentation UE dès le départ, vous pouvez aussi Voir nos produits.

Quel est le véritable secret ? Faites en sorte que ce soit routinier. Lorsque votre dossier IUU pour l'UE a le même aspect à chaque envoi, les douanes déplacent vos conteneurs plus rapidement. Et c'est bien l'objectif, non ?