Daftar periksa persetujuan lulus-tampilan-pertama yang dapat Anda salin. Persis apa yang harus disiapkan, dalam urutan apa, dan bagaimana mengisi formulir INSW/BKIPM agar Sertifikat Kesehatan diterbitkan tanpa bolak-balik pada 2026.
Jika Anda pernah menyaksikan sebuah kontainer tertahan karena Sertifikat Kesehatan belum siap, Anda tahu biayanya bukan hanya demurrage. Itu juga menyangkut kepercayaan. Selama beberapa tahun terakhir, kami meningkatkan tingkat persetujuan lulus-tampilan-pertama (first-pass) HC BKIPM dari tidak konsisten menjadi hampir otomatis dengan memperlakukan pengajuan seperti proses produksi. Berikut sistem persis yang kami gunakan dan bagikan dengan mitra.
3 pilar persetujuan lulus-tampilan-pertama
-
Penyeragaman data master. Setiap nama, kode, dan nomor harus cocok di faktur, daftar pengepakan, label, dan formulir INSW. Jika “Epinephelus spp” muncul sebagai “Epinephelus sp.” pada laporan laboratorium Anda, bersiaplah ada pertanyaan. Kami memelihara data master produk dengan kode HS, nama komoditas, dan nama ilmiah yang kami tempelkan ke dalam aplikasi.
-
Strategi lot dan laboratorium. BKIPM menyetujui pengiriman, bukan teori. Laboratorium perlu mengaitkan hasil ke kode lot, tanggal produksi, dan spesies sesuai pengiriman. Kelompokkan lot secara cerdas. Jika kami menggabungkan dua lot Grouper Fillet (IQF) dari tanggal dan lini yang sama, kami memastikan laporan laboratorium menyatakan jelas kedua kode lot tersebut.
-
Disiplin pengajuan. Urutan itu penting. Pesan inspeksi dan pengambilan sampel sebelum Anda finalisasi formulir INSW. Kunci aplikasi hanya ketika Anda memiliki bobot akhir, nomor kontainer dan segel, serta hasil laboratorium yang sudah dikonfirmasi.
Kesimpulan praktis: Bangun satu spreadsheet yang mencerminkan kolom-kolom INSW, dan jangan buka aplikasi sampai lembar Anda 100% lengkap.
Daftar periksa lulus-tampilan-pertama 2026 yang dapat Anda salin
Isi ini sebelum Anda menyentuh portal.
Perusahaan dan unit
- Nama eksportir sesuai NIB dan alamat
- NIB dan kode unit pengolahan yang terdaftar di BKIPM
- Nomor referensi Plant HACCP/SKP (sesuai terdaftar di BKIPM)
Konsinyir dan kontrak
- Nama konsinyir dan alamat lengkap
- Nomor pesanan pembelian atau kontrak (jika ada)
- Negara tujuan dan pelabuhan pembongkaran
Dokumen komersial
- Nomor/tanggal faktur komersial final
- Nomor/tanggal daftar pengepakan
- Kode HS persis seperti pada faktur
Rincian per produk (ulangi per item baris)
- Nama komoditas dan nama ilmiah (mis. Kakap Merah, Lutjanus spp)
- Bentuk produk dan kondisi: fillet beku, tanpa kulit/tulang, % glazing jika tercantum di label
- Kode lot dan tanggal produksi
- Berat bersih per karton dan total berat bersih
- Jumlah karton dan format kemasan (IQF, IVP, IWP)
- Persyaratan suhu (mis. -18°C atau lebih rendah)
Rincian pengiriman
- Tanggal rencana stuffing dan jendela inspeksi BKIPM
- Nomor kontainer dan nomor segel final
- Nama kapal/perjalanan atau nomor penerbangan
- Pelabuhan muat
Lampiran laboratorium dan kualitas
- Profil mikrobiologi yang sesuai untuk produk dan pasar
- Histamin untuk spesies scombroid (tuna, mahi-mahi, wahoo, kingfish)
- Residu (antibiotik) untuk spesies budidaya, logam berat jika diminta oleh pembeli/negara
- Laporan laboratorium yang memetakan setiap lot/spesies dalam pengiriman
- Log rantai dingin (dari produksi hingga stuffing), foto label, dan setiap deklarasi yang diminta pembeli
Biaya dan pembayaran
- Kode e-billing PNBP siap (biaya BKIPM). Konfirmasi batas waktu pembayaran stasiun Anda untuk menghindari keterlambatan semalam.
Intinya: Ketika salah satu dari bidang ini berstatus “TBD”, Anda mengundang pertanyaan. Kami menemukan menunggu 30 menit untuk mendapatkan nomor segel final mencegah 24 jam bolak-balik.
Pengajuan online BKIPM dan urutan yang efektif (apa yang sebenarnya berhasil)
- Pesan inspeksi dan pengambilan sampel terlebih dahulu. Hubungi stasiun BKIPM lokal Anda untuk menjadwalkan. Kami menargetkan pengambilan sampel pada pagi hari atau sehari sebelum stuffing. Jika Anda membutuhkan panduan untuk ritme stasiun Anda, Hubungi kami di whatsapp.
- Siapkan pemetaan laboratorium Anda. Nama file setiap hasil laboratorium mencakup spesies, kode lot, dan tanggal produksi. Contoh: “Epinephelus-lotGFR230914-2026-01-05-micro.pdf.” String yang sama muncul di baris produk INSW.
- Buka INSW dan pilih modul Sertifikat Kesehatan untuk ekspor Produk Perikanan. Buat draf, lalu tempel dari lembar master Anda. Jangan mengarang nama atau kode HS.
- Lampiran. Unggah hasil laboratorium dan dokumen komersial. Gabungkan hasil laboratorium multi-lot menjadi satu PDF per spesies dengan halaman sampul yang mencantumkan baris produk mana yang dicakup setiap hasil.
- Finalisasi setelah stuffing. Tambahkan nomor kontainer dan segel hanya setelah pintu disegel. Kemudian kirim dan lanjutkan ke pembayaran biaya.
Pembaharuan terbaru yang kami amati: lebih banyak stasiun pada akhir 2025 mulai menerbitkan HC yang ditandatangani secara digital dengan validasi kode QR. Importir menghargai tautan verifikasi itu di tujuan. Juga, batas ukuran dokumen INSW diperketat. Kompres PDF untuk menghindari kegagalan unggahan.
Contoh dunia nyata (agar Anda dapat melihat pemetaannya)
- Kontainer campuran ke Amerika Utara. Mahi Mahi Portion (IQF) dan Wahoo Portion (IQF / IVP / IWP) dalam satu HC. Pisahkan baris produk dengan kode lot masing-masing. Laporan histamin per spesies, mikro per bentuk produk. Satu HC karena konsinyir dan keberangkatan sama.
- Muatan spesies tunggal untuk UE. Goldband Snapper Fillet. Satu spesies, tiga lot selama dua tanggal produksi. Mikrobiologi komposit diizinkan oleh stasiun untuk hari dan lini yang sama, tetapi histamin tidak relevan. Laporan laboratorium secara eksplisit mencantumkan setiap lot.
Jika Anda menyusun lineup yang patuh untuk kontainer multi-item, berikut rangkaian kurasi yang kami kirimkan secara global. Lihat produk kami.
Pertanyaan yang sering kami terima
Dokumen apa yang diperlukan untuk mendapatkan Sertifikat Kesehatan BKIPM pada 2026?
- Perusahaan: NIB, kode unit pengolahan terdaftar.
- Perdagangan: faktur, daftar pengepakan, PO/kontrak.
- Pengiriman: kapal/penerbangan, pelabuhan muat/bongkar, nomor kontainer dan segel.
- Teknis: spesifikasi produk (nama, nama ilmiah, bentuk), kode lot, tanggal produksi, persyaratan suhu.
- Laboratorium: mikrobiologi, histamin untuk scombroid, residu untuk budidaya, logam berat jika diminta, semua dipetakan ke lot.
- Bukti pembayaran biaya BKIPM.
Apakah saya perlu hasil uji laboratorium untuk setiap lot produksi atau boleh menggunakan pengujian komposit?
Menurut pengalaman kami, BKIPM mengizinkan mikrobiologi komposit ketika lot benar-benar homogen. Spesies sama, lini sama, hari yang sama, formulasi identik. Klarifikasi ini dengan stasiun Anda dan cantumkan pada rencana pengambilan sampel laboratorium. Untuk histamin, kami menjalankan pengujian yang spesifik per lot untuk spesies scombroid. Residu diuji per batch bahan baku atau per lot produksi tergantung rencana Anda. Jika ragu, jangan gunakan komposit.
Berapa lama BKIPM menerbitkan Sertifikat Kesehatan setelah inspeksi dan pengambilan sampel?
Rentang tipikal yang kami lihat:
- Mikrobiologi: 2–3 hari kerja.
- Histamin: 1–2 hari kerja.
- Residu/logam berat: 5–7 hari kerja. Secara end-to-end, 3–7 hari kerja umum jika Anda sudah memesan pengambilan sampel dan mengunggah dokumen lengkap. Tambahkan waktu jika stasiun atau laboratorium Anda sedang penuh.
Bisakah saya mengajukan sebelum stuffing kontainer dan nomor segel final diketahui?
Anda dapat membuat draf aplikasi dan bahkan mengajukan secara preliminari, tetapi BKIPM tidak akan menerbitkan HC sampai nomor kontainer dan segel final. Kami menyimpan aplikasi dalam draf dan hanya mengajukan setelah penyegelan untuk menghindari koreksi.
Berapa lama Sertifikat Kesehatan BKIPM berlaku untuk ekspor produk laut beku?
BKIPM menerbitkan HC untuk pengiriman tertentu. Tidak ada “kadaluarsa” universal dalam aturan Indonesia, tetapi sebagian besar pembeli dan otoritas mengharapkan tanggal penerbitan dekat dengan pemuatan. Untuk produk beku, 30–60 hari sejak penerbitan umumnya dapat diterima dalam praktik, sementara produk dingin (chilled) persyaratannya jauh lebih ketat. Selalu ikuti aturan SPS tujuan.
Mengapa pengajuan Sertifikat Kesehatan BKIPM saya ditolak dan bagaimana memperbaikinya saat pengajuan ulang?
Alasan paling umum yang kami temui:
- Kode HS atau nama komoditas tidak cocok dengan faktur.
- Nama ilmiah pada aplikasi tidak cocok dengan laporan laboratorium.
- Kode lot pada label tidak muncul di hasil laboratorium.
- Perbedaan berat/jumlah karton lebih dari 1–2% tanpa penjelasan.
- Nomor segel yang hilang atau sebagai placeholder.
- Metode atau cakupan laboratorium tidak sesuai untuk produk/tujuan. Perbaiki dengan mengoreksi data, mengunggah paket dokumen yang bersih, dan menambahkan catatan klarifikasi satu halaman yang merujuk nomor aplikasi asli. Jangan mengirimkan file secara bertahap.
Bisakah satu Sertifikat Kesehatan BKIPM mencakup beberapa produk atau kode HS dalam satu pengiriman?
Bisa, jika konsinyir dan keberangkatan sama. Setiap item harus memiliki baris tersendiri dengan spesies, bentuk, kode HS, dan cakupan laboratorium yang dipetakan. Kami menghindari mencampurkan produk dingin dan beku dalam satu HC untuk mengurangi kompleksitas.
Bonus: apakah BKIPM mengharuskan sertifikat tangkapan bersama dengan Sertifikat Kesehatan?
Tidak untuk setiap pasar. HC bersifat sanitasi. Beberapa tujuan juga mengharuskan sertifikat tangkapan atau pernyataan IUU untuk spesies tertentu. Jika pembeli Anda memintanya, siapkan secara paralel. Jangan lampirkan pada HC kecuali stasiun Anda meminta.
Bonus: apakah saya bisa mendapatkan HC untuk pengiriman sampel?
Bisa. Tandai faktur sebagai “non-commercial samples,” cantumkan nilai yang realistis, dan tetap sediakan cakupan laboratorium sebanding dengan risikonya. Sampel kargo udara bergerak lebih cepat jika Anda memesan pengambilan sampel terlebih dahulu.
Kesalahan umum yang memicu keterlambatan
- Menulis bebas nama komoditas. Gunakan nama master yang Anda pelihara, bukan apa yang terpikir pada pukul 22.00.
- Mengunggah laporan laboratorium dengan nama produk yang berbeda dari aplikasi. Serasikan terminologi sebelum pengujian.
- Meremehkan waktu tunggu residu untuk udang budidaya. Rencanakan setidaknya satu minggu.
- Terburu-buru dengan nomor segel. Kami pernah kehilangan satu hari memperbaiki satu digit.
Yang menarik adalah betapa seringnya ketidaksesuaian “kecil” menyebabkan keterlambatan terbesar. Tiga dari lima penolakan yang kami lihat hanyalah ketidaksesuaian penamaan atau kode.
Langkah Anda selanjutnya
- Buat lembar master hari ini. Salin bagian-bagian di atas dan simpan bersama katalog produk Anda. Sertakan contoh untuk item seperti Grouper Bites (Portion Cut) dan Red Snapper Portion (WGGS / Fillet) agar tim Anda tidak menebak-nebak.
- Pesan inspeksi untuk stuffing Anda berikutnya. Selaraskan pengambilan sampel dengan produksi dan berikan laboratorium pemetaan lot-ke-tes yang bersih.
- Hanya ajukan ketika setiap bidang sudah final. Rasanya lebih lambat, tetapi lebih cepat daripada mengajukan ulang.
Perlu bantuan menyelaraskan strategi lot dan laboratorium Anda dengan ekspektasi BKIPM di stasiun lokal Anda? Pertanyaan tentang pengiriman multi-spesies dengan banyak kode HS? Telepon kami dan kami akan meninjau draf Anda sebelum Anda mengajukan.
Menurut pengalaman kami, daftar periksa ini mengurangi waktu penyelesaian HC dari seminggu korespondensi menjadi jendela 3–5 hari yang dapat diprediksi. Itulah perbedaan antara mengejar dokumen dan mengirim sesuai jadwal.