Rantai Penelusuran MSC Indonesia: Rencana Audit 30 Hari

Rencana praktis 30 hari khusus Indonesia untuk lulus audit Rantai Penelusuran MSC. Persis dokumen apa yang auditor minta, cara menyusun paket dokumen siap-audit, menjalankan neraca massa cepat, membuktikan pemisahan, dan membersihkan klaim pada faktur.

Kami telah membawa situs dari “belum siap” menjadi siap diaudit dalam 30 hari menggunakan rencana ini persis seperti tertulis. Ini tidak rumit, tetapi spesifik pada alur dokumen di Indonesia. Jika tim Anda menangani Surat Jalan, Faktur Pajak, PO/BTB, dan Kartu Stok setiap hari, ini akan terasa familier. Dan itulah tujuannya.

3 pilar audit MSC yang rapi

Dari pengalaman bertahun-tahun bekerja pada CoC di pengolahan dan perdagangan di Indonesia, tiga hal menentukan apakah Anda lulus cepat atau berjuang melawan temuan selama berbulan-bulan:

Jaminan pemasok dan kontrol klaim. Setiap klaim MSC masuk harus sah, termasuk dalam cakupan, dan tercatat. Jika sertifikat MSC pemasok Anda kadaluarsa atau klaim tidak ada pada faktur mereka, segala sesuatu di hilir berisiko.
Pemisahan dan penelusuran. Anda harus menunjukkan pemisahan fisik dan jejak dokumen yang mengikuti batch dari penerimaan hingga pengiriman.
Neraca massa. Anda tidak bisa mengirim lebih banyak “MSC” daripada yang Anda terima, disesuaikan dengan hasil (yield). Auditor akan menguji ini. Kami melakukan pra-uji secara internal.

Berikut cetak biru paket dokumen 30 hari yang kami gunakan.

Minggu 1–2: Susun paket dokumen dan buktikan jaminan pemasok

Rekaman tepat apa yang auditor Rantai Penelusuran MSC minta di Indonesia?

Buat satu folder tingkat atas bernama “MSC-CoC_Audit_YYYYMMDD.” Di dalamnya, cermin (mirror) folder-folder dan rekaman minimum berikut. Gunakan label bilingual di mana itu membantu tim Anda.

01 Persetujuan pemasok dan klaim
- Sertifikat MSC pemasok (PDF) dan pernyataan cakupan. Simpan tangkapan layar dari MSC Certificate Checker yang menunjukkan status, cakupan, dan tanggal berlaku.
- Faktur pemasok dan dokumen pengiriman yang memuat klaim MSC: PO/BTB, Surat Jalan, Faktur (dan, jika relevan, Faktur Pajak). Klaim harus ada pada dokumen komersial yang memindahkan kepemilikan.
- Log persetujuan pemasok (Excel): nama pemasok, kode CoC, cakupan, spesies yang tercakup, tanggal diverifikasi, tanggal pemeriksaan berikutnya, tanda tangan verifikator.
02 Penerimaan dan stok
- Catatan penerimaan barang yang terkait dengan batch MSC: GRN yang terkait dengan PO, Surat Jalan, dan faktur pemasok.
- Kartu Stok atau ekstrak WMS yang menunjukkan ID batch/lot, lokasi penyimpanan, dan status MSC.
- Peta gudang dan foto tanda/label yang menunjukkan pemisahan.
03 Produksi dan pengerjaan ulang
- Lembar batch produksi dengan kuantitas input–output, pencatatan scrap/pengerjaan ulang, dan identifikasi MSC/non-MSC.
- Jadwal pembersihan dan pemeriksaan line-clearance saat berganti antara MSC dan non-MSC.
04 Klaim penjualan dan pengiriman
- Faktur penjualan, Daftar Kemasan, dan Surat Jalan yang mencantumkan klaim MSC dan kode CoC Anda.
- PO pelanggan yang merujuk persyaratan MSC.
05 Pelatihan dan kompetensi
- Matriks pelatihan dan rekaman untuk staf yang menangani penerimaan, pergudangan, produksi, pengiriman, dan dokumentasi. Sertakan slide singkat kesadaran MSC dan daftar tanda hadir.
06 Pengendalian internal
- Rekaman uji penelusuran internal (lihat rencana di bawah).
- Spreadsheet neraca massa bulanan dengan input, output, yield, dan penjelasan varians.
- Log ketidaksesuaian dan tindakan korektif.
07 Subkontraktor dan transportasi
- Persetujuan subkontraktor dan penjajaran cakupan jika Anda mengalihdayakan pembekuan, pengepakan, atau penyimpanan. Sertakan kontrak yang merujuk pada penanganan dan pemisahan MSC.
- Daftar pengangkut dan kontrol pengiriman segel jika Anda mengandalkan logistik pihak ketiga.

Tip praktis: beri nama file seperti “2025-03-02_NamaPemasok_MSC-C-XXXXX_scope.pdf.” Auditor menghargai nama file yang dapat diprediksi.

Cara memverifikasi sertifikat MSC pemasok dengan cepat

Gunakan MSC Certificate Checker dan cari berdasarkan nama pemasok atau kode CoC. Simpan PDF atau tangkapan layar halaman cakupan dan tanggal berlaku.
Konfirmasi cakupan mencakup aktivitas dan bentuk produk yang tepat yang Anda beli (misalnya, pedagang, pengolah, spesies, dan bentuk seperti fillet atau loin).
Catat tanggal verifikasi dalam log persetujuan pemasok Anda. Verifikasi ulang setidaknya setiap kuartal atau saat Anda melihat perubahan status.

Jika Anda ragu apakah deskripsi produk sesuai dengan cakupan pemasok, kami dapat melakukan pemeriksaan cepat. Butuh tinjauan singkat? Hubungi kami di whatsapp.

Apakah saya perlu terjemahan untuk dokumen Berbahasa Indonesia?

Auditor di Indonesia biasanya menerima dokumen sumber berbahasa Indonesia. Sediakan:

Header bilingual pada formulir kunci (Penerimaan, Produksi, Pengiriman) atau legenda satu halaman yang menerjemahkan bidang-bidang umum (Nomor PO, Surat Jalan, Faktur, Kartu Stok, Kode Lot, Jumlah, Lokasi, Retur).
Ringkasan berbahasa Inggris untuk item inti: prosedur MSC Anda, log persetujuan pemasok, dan lembar neraca massa.

Pendekatan sederhana adalah menambahkan header kolom berbahasa Inggris dalam tanda kurung pada formulir yang ada. Itu cukup 9 kali dari 10 dalam audit kami.

Minggu 3: Jalankan neraca massa cepat dan buktikan pemisahan

Bagaimana cara menyelesaikan neraca massa cepat untuk stok campuran MSC dan non-MSC?

Buat satu lembar per famili produk dan periode. Kolom yang efektif:

Stok MSC pembukaan (kg)
Penerimaan MSC (kg)
MSC tersedia (pembukaan + penerimaan)
Input penggunaan produksi MSC (kg)
Yield per produk (barang jadi dalam kg)
Pengiriman penjualan MSC (kg)
Stok MSC penutupan (kg)
Penutupan terhitung = Tersedia − Input
Varians vs penutupan aktual (kg dan %)
Penjelasan varians

Contoh. Untuk Fillet Kerapu (IQF): Pembukaan 1.200 kg. Penerimaan 3.000 kg. Tersedia 4.200 kg. Input 3.600 kg. Penutupan terhitung 600 kg. Penutupan aktual 585 kg. Varians −15 kg (−2,5%). Jelaskan sebagai kehilangan cairan (drip loss) dan pemotongan untuk glasir IQF. Lampirkan lembar produksi untuk mendukung yield.

Lakukan hal yang sama untuk item tuna seperti Saku Tuna Sirip Kuning (Kualitas Sushi). Yield berbeda menurut potongan, jadi jangan campurkan loin, saku, dan kubus dalam satu baris. Auditor mencari logika sebelum presisi.

Bagaimana membuktikan pemisahan fisik dan dokumenter di pabrik kecil?

Kami merekomendasikan tiga lapisan:

Kontrol visual. Wadah berwarna dan tag palet. Biru = MSC, putih = non-MSC. Papan nama di setiap zona. Foto dalam paket Anda menunjukkan contoh.
Flag pada dokumen. Setiap rekaman dengan batch MSC memiliki kotak centang “MSC” dan kode CoC Anda. Gunakan cap merah “NON-MSC” untuk jalur campuran agar tidak ada tebakan.
Kontrol proses. Formulir line-clearance antar run. Catatan pembersihan ditandatangani oleh supervisor. Area defrost dan staging terpisah jika memungkinkan. Jika Anda tidak dapat memisahkan secara fisik, maka lakukan pemisahan waktu dan dokumentasikan urutannya.

Untuk SKU seperti Steak Ikan Pedang (IQF) dan Fillet Kerapu (IQF), simpan baki WIP berlabel produk, lot, dan status. Log foto selama audit telah menyelamatkan klien lebih dari sekali.

Minggu 4: Lakukan uji penelusuran internal dan bersihkan faktur

Bagaimana menjalankan uji penelusuran internal sebelum kunjungan auditor?

Lakukan satu uji “maju” dan satu uji “mundur” pada lot-lot terkini.

Uji maju (penerimaan ke pengiriman):

Pilih lot penerimaan MSC dari 30 hari terakhir.
Ambil faktur pemasok, Surat Jalan, PO/BTB, dan GRN.
Lacak ke lembar produksi. Identifikasi output dan lot barang jadi.
Ikuti ke pengiriman. Verifikasi faktur penjualan, Daftar Kemasan, Surat Jalan mencantumkan klaim MSC dan kode CoC Anda.
Rekonsiliasi kuantitas dengan Kartu Stok/WMS dan lembar neraca massa Anda.

Uji mundur (pelanggan ke pemasok):

Pilih faktur penjualan MSC.
Verifikasi klaim pada faktur dan kode CoC.
Lacak kembali ke batch produksi, lalu lot penerimaan.
Konfirmasi status MSC pemasok dan klaim pada faktur mereka.

Catat langkah-langkah, lampirkan tangkapan layar atau scan, dan tanda tangani. Targetkan menyelesaikan setiap uji dalam waktu kurang dari 45 menit. Jika Anda tersendat, itu sinyal untuk memperbaiki penomoran atau pengarsipan sebelum auditor menemukannya.

Apa yang harus muncul pada faktur penjualan saya agar klaim MSC sah di Indonesia?

Elemen minimum yang kami periksa:

Deskripsi produk dan bentuk yang jelas. Contoh: “Fillet Kerapu, IQF, tanpa kulit.”
Klaim MSC. Contoh dalam Bahasa: “Produk bersertifikat MSC” atau dalam Bahasa Inggris: “MSC certified.” Jangan menambahkan ecolabel kecuali Anda memiliki lisensi logo.
Kode Rantai Penelusuran (CoC) MSC Anda yang valid. Format: MSC-C-XXXXX.
Jika pesanan campuran, identifikasi baris mana yang MSC dan mana yang tidak. Hindari klaim di footer yang dapat menimbulkan kebingungan.
Klaim yang cocok pada dokumen terkait. Daftar Kemasan dan Surat Jalan harus mencerminkan deskripsi produk faktur dan nomor lot.

Contoh baris: “Fillet Kerapu IQF, tanpa kulit. Produk bersertifikat MSC. CoC: MSC-C-12345.” Untuk konsistensi, katalog produk Anda dapat menggunakan nama yang sama seperti di situs web atau lembar spesifikasi. Lihat gaya penamaan item kami di Lihat produk kami.

Ketidaksesuaian umum yang sering kami lihat di Indonesia (dan perbaikan cepat)

Klaim pada faktur hilang atau kabur. Perbaiki template. Tambahkan bidang wajib untuk “klaim MSC” dan kode CoC Anda pada setiap baris MSC.
Sertifikat pemasok kadaluarsa atau di luar cakupan. Verifikasi ulang dan karantina lot yang meragukan. Tetapkan rutinitas verifikasi kuartalan.
Penyimpanan tercampur. Gunakan tag berwarna dan penanda lantai. Audit mingguan, ambil foto.
WIP tidak berlabel. Wajibkan nomor lot dan status pada setiap wadah yang meninggalkan workstation. Tanpa label, tidak boleh dipindahkan.
Varians neraca massa tanpa penjelasan. Tambahkan kolom “alasan varians” dan tautkan ke rekaman kehilangan produksi.
Kesenjangan pelatihan. Berikan penyegaran 20 menit dan tanda tangan untuk penerimaan, gudang, produksi, dan admin.
Subkontraktor tidak disetujui untuk penanganan MSC. Hapus status MSC dari pekerjaan tersebut atau formalkan persetujuan dan cakupan subkontraktor.
Penyalahgunaan ecolabel. Klaim pada dokumen diperbolehkan menurut CoC. Logo oval biru pada kemasan memerlukan lisensi terpisah dan persetujuan artwork.

Sumber daya yang dapat Anda terapkan bulan ini

Legenda bilingual satu halaman untuk formulir. Peta “Surat Jalan,” “Faktur,” “Kartu Stok,” “Kode Lot,” “Jumlah,” “Lokasi” ke Bahasa Inggris.
Template neraca massa. Simpan dalam satu tab per famili produk dengan kolom di atas. Lindungi rumusnya.
Daftar periksa uji penelusuran. Dua halaman: maju dan mundur. Cap waktu berapa lama setiap langkah berlangsung.
Log foto. Foto gudang dan lini yang menunjukkan pemisahan dan label. Tanggal-stempel.

Begini. Setelah paket dokumen ada dan tim Anda tahu di mana mengarsipkan, audit menjadi lebih berupa pamer dan menunjukkan daripada berburu harta karun. Jika Anda ingin tinjauan cepat pada kata-kata faktur atau lembar neraca massa sebelum kunjungan, Hubungi kami lewat email. Kami senang menandai masalah yang paling sering kami temui.

Rekap 30 hari yang bisa Anda pajang di dinding

Minggu 1. Verifikasi pemasok, perbaiki template faktur, siapkan struktur folder, dan kumpulkan dokumen 3 bulan terakhir.
Minggu 2. Labeli penyimpanan, formalkan line-clearance dan catatan pembersihan, latih staf, dan bangun log pemasok.
Minggu 3. Selesaikan neraca massa untuk famili produk utama. Lakukan walk-through gudang dengan kamera dan tutup semua celah pemisahan.
Minggu 4. Jalankan dua uji penelusuran, perbaiki penamaan file, dan periksa acak 10 faktur untuk akurasi klaim dan kode CoC.

Menurut pengalaman kami, tim yang mengikuti urutan ini lulus dengan temuan minor paling buruk. Dan mereka menghabiskan lebih sedikit waktu memadamkan kebakaran selama musim puncak karena sistem berjalan sendiri. Jika Anda membutuhkan definisi SKU yang rapi untuk menstandarkan penulisan klaim, telusuri contoh seperti Fillet Kerapu (IQF) atau Saku Tuna Sirip Kuning (Kualitas Sushi) dan cerminkan presisi itu di ERP dan faktur Anda. Itu membuat auditor senang dan pelanggan percaya.