Guide essentiel 2025 pour les audits SMETA/SEDEX des produits de la mer indonésiens

Une checklist pratique, spécifique à l’Indonésie, des preuves pour les audits SMETA 2 et 4 piliers dans la transformation des produits de la mer. Quels documents les auditeurs échantillonnent, combien de mois préparer, noms de documents indonésiens (BPJS, UMK, PKWT), preuves au niveau des navires et lacunes les plus courantes que nous observons sur le terrain.

Si vous gérez une usine de produits de la mer en Indonésie et que vous souhaitez un résultat SMETA propre en 2025, la théorie ne suffit pas. Vous avez besoin d’un dossier de preuves qui reflète exactement ce que les auditeurs prélèvent comme échantillons. Ci‑dessous se trouve la documentation exacte, spécifique à l’Indonésie, que nous préparons pour les audits dans nos propres installations et chez nos partenaires. Nous l’avons apprise au fil des années en travaillant avec des auditeurs Sedex qui examinent en profondeur les salaires, les horaires et la main-d’œuvre fournie par des tiers.

Les trois catégories de preuves que les auditeurs testent toujours

• Personnes et travail. Contrats, preuves d’âge, BPJS, heures de travail, heures supplémentaires, main-d’œuvre d’agence, mécanismes de recours.
• Salaires et temps de travail. Temps, paie, présence, approbations d’heures supplémentaires, conversions au salaire à la pièce, congés, déductions.
• Site et management. Permis, surveillance environnementale, déchets, utilités, éthique des affaires (pour les audits 4 piliers) et conditions sur site telles que dortoirs/cantines.

Concentrez votre préparation ici. Le reste découlera de ces éléments.

Quels documents les auditeurs SMETA vérifient‑ils dans les usines de produits de la mer en Indonésie ?

D’après notre expérience, les auditeurs prélèvent un ensemble de documents clés couvrant les RH, la paie, la SST et l’environnement. Voici la liste courte avec les appellations indonésiennes le cas échéant.

Ressources humaines et contrats

• Liste maîtresse des employés par catégorie : PKWTT (permanent), PKWT (à durée déterminée), harian lepas/daily (journaliers), magang/stagiaires, outsourcing/agence.
• Contrats : PKWTT, PKWT indiquant le poste, la durée, l’historique des renouvellements. Addenda pour modifications de salaire ou réaffectations.
• Copies de KTP ou autres preuves légales d’âge, et liste d’intégration avec dates de début.
• Peraturan perusahaan (règlement d’entreprise) et/ou accord collectif (PKB) si applicable.
• SOP du mécanisme de réclamation, ligne d’assistance/affiches, registres de plaintes, enregistrements de résolution en Bahasa Indonesia.

Salaires, temps et avantages

• Registres de présence/temps : logs biométriques ou feuilles de pointage, formulaires d’approbation des heures supplémentaires, plannings de poste, répartition des jours de repos hebdomadaires.
• Registres de paie : salaire brut, conformité à l’UMK, calcul des heures supplémentaires, indemnités, déductions BPJS et cotisations patronales, preuves de paiement (fichiers de virement bancaire ou bulletins de paie signés).
• Preuves UMK : SK Gubernur pour l’UMK/UMP en vigueur (2025 défini par le PP 51/2023), matrice salariale interne par grade.
• Registres de congés : annuels, maladie, maternité/paternité, et plannings de jours fériés.
• BPJS Ketenagakerjaan et BPJS Kesehatan : lettres d’enregistrement, reçus de paiement mensuels, listes des participants, historique des réclamations JKK/JKM, registre des accidents.

Agences et recrutement

• Accords avec agences de travail : Perjanjian Penyediaan Jasa Pekerja/Buruh ou Pemborongan Pekerjaan. Licence de l’agence délivrée par Disnaker et extrait NIB/OSS.
• Listes de déploiement des travailleurs par l’agence, concordant avec la gestion du temps sur site.
• Politique « aucun frais payé par le travailleur » et preuves associées (détails ci‑dessous).

Santé, sécurité et bien‑être

• HIRADC/HAZOP ou évaluations des risques, enregistrements de formations d’accueil et de recyclage, exercices d’incendie, registres de remise d’EPI.
• Examens médicaux pour les postes en chambre froide ou exposés aux produits chimiques. Formulaires d’enquête sur accidents/quasi‑accidents.
• Inspections des dortoirs et de la cantine, résultats d’analyses de potabilité de l’eau, checklist d’hygiène de cuisine.

Site, environnement et éthique des affaires (4 piliers)

• Profil NIB/OSS, permis d’implantation, IMB/SLF si applicable.
• Autorisations environnementales : SPPL pour faible risque ou UKL/UPL/AMDAL pour les opérations de plus grande envergure. Autorisations techniques pour les effluents et résultats de laboratoire par rapport aux limites du permis.
• Déchets dangereux : contrats avec collecteurs et opérateurs agréés, Manifest Limbah B3, inventaire des déchets et registres d’inspection de stockage temporaire.
• Systèmes de réfrigération et ammoniac : contrôles de fuite, journaux de maintenance, exercices de réponse d’urgence.
• Tendances de consommation d’énergie et d’eau, minimum 12 mois. Registres de tri des déchets et de recyclage.
• Éthique des affaires : politique anti‑corruption, déclaration de conflit d’intérêts, registre des cadeaux/hospitalité, registres de formation.

Points de traçabilité

• Liste d’approbation des fournisseurs, registres de réception, certificats d’analyse (COA), étiquettes produits liées aux lots. Pour des lignes comme Filet de mérou (IQF) ou Yellowfin Saku (qualité sushi), assurez‑vous que le rapprochement lot‑vers‑fournisseur est rapide. Les auditeurs effectuent souvent des contrôles ponctuels de cette traçabilité parallèlement à l’échantillonnage de la main‑d’œuvre.

Conseil pratique : rassemblez tout ce qui précède dans un dossier partagé en lecture seule, organisé par sujet, avec les 12 derniers mois en tête. Les auditeurs apprécient une récupération rapide.

Combien de mois d’enregistrements de temps, de paie et de présence sont requis ?

Nous préparons 12 mois. Les auditeurs prélèvent généralement 3 à 6 mois, mais ils demanderont :

• Le dernier mois de paie clôturé.
• Un mois en haute saison (par ex. pic de thon, calmar ou vivaneau).
• Un mois en basse saison pour contraste.

Assurez‑vous que trois flux de données se concilient : temps biométrique, approbations d’heures supplémentaires et calculs de paie. Si vous utilisez un paiement à la pièce pour le tranchage ou le filetage, montrez la conversion en équivalent horaire et les compléments vers l’UMK pour chaque période de paie. Conservez les formulaires de consentement aux heures supplémentaires signés et les preuves de jours de repos hebdomadaires.

Avons‑nous besoin des documents d’équipage des navires de pêche si nous ne faisons que la transformation ?

Courte réponse : généralement non, sauf si vous possédez ou contrôlez des navires. Toutefois, les acheteurs et les auditeurs demandent de plus en plus comment vous dépistez les risques de main‑d’œuvre en amont. Si vous êtes strictement un transformateur achetant du poisson débarqué, préparez :

• Diligence envers le fournisseur : code de conduite signé, évaluation des risques et réapprobation annuelle.
• Liste des navires des fournisseurs pour les espèces ou marchés sensibles. Pour des produits à base de thon comme Yellowfin Saku (qualité sushi) ou Yellowfin Steak, conservez accessibles le lieu de débarquement, l’identifiant du navire et les licences valides (SIPI/SIKPI) fournies par votre fournisseur.
• Si vous possédez ou affrétez des navires, ou si vous opérez une chaîne intégrée verticalement, soyez prêt avec contrats d’équipage, bulletins de salaire, registres d’heures de repos et preuves d’alignement sur la convention ILO C188. Incluez assurances/couverture accident et registres d’approvisionnement.

Conseil pratique : même les transformateurs bénéficient d’une liste de navires par fournisseur pour les pêcheries à haut risque. Cela démontre une diligence crédible sans empiéter outre mesure.

Quels documents BPJS devons‑nous préparer et combien de temps doivent‑ils être récents ?

Les auditeurs demandent une confirmation du mois en cours et une traçabilité historique. Nous compilons :

• Lettres d’enregistrement BPJS Ketenagakerjaan et BPJS Kesehatan et identifiants de l’entreprise.
• Liste des participants correspondant à l’effectif de la paie, mise à jour mensuellement.
• Les 3–6 derniers mois de reçus de paiement BPJS et preuves SIPP/VA de transferts.
• Dossiers de réclamations JKK/JKM et journaux d’accidents de travail avec actions correctives.
• Moment d’inclusion. Preuve que les PKWT, PKWTT et travailleurs d’agence (si placés sous votre paie) sont inscrits dès le premier jour comme requis par contrat.

Un écart fréquent est la discordance entre la paie et le total des participants BPJS. Réconciliez l’effectif chaque mois.

Comment prouver que les travailleurs n’ont pas payé de frais de recrutement aux agences ?

Voici ce qui convainc réellement les auditeurs :

• Politique et organigramme en Bahasa et en anglais stipulant que les travailleurs ne paient aucun frais. Incluez un mécanisme de remboursement si un frais est découvert ultérieurement.
• Déclarations signées par les travailleurs lors de l’intégration indiquant qu’aucun frais n’a été payé. Conservez des traductions.
• Dossier fournisseur pour chaque agence : licence, structure de facturation et preuve que l’entreprise paie directement tous les coûts légitimes (examens médicaux, administration, transport). Aucune déduction sur salaire.
• Corroboration par les entretiens des travailleurs. Formez les RH à ne pas orienter les réponses. Si des frais apparaissent, présentez la preuve de remboursement le jour même et un plan d’actions correctives (CAPA).

Nous effectuons également une vérification trimestrielle. Interviews aléatoires des nouvelles recrues et scan rapide des reçus. Cela nous a évité des problèmes à plusieurs reprises.

Quels permis environnementaux sont couramment demandés dans un SMETA 4 piliers pour les produits de la mer ?

• Autorisations environnementales. SPPL ou UKL‑UPL/AMDAL selon la capacité et le niveau de risque. Conservez la lettre d’approbation et les engagements de suivi.
• Eaux usées. Permis ou approbation technique de rejet, conception de votre IPAL, et 3–6 résultats de laboratoire récents dans les limites autorisées. Conservez les certificats d’étalonnage et la chaîne de traçabilité des échantillons.
• Déchets dangereux (Limbah B3). Contrat avec collecteur/opérateur agréé, manifests, inventaire des déchets et registres d’inspection de stockage.
• Réfrigération et chambre froide. Inspection du système à l’ammoniac, registre des fuites, exercices d’urgence et formation des intervenants.
• Énergie, eau, déchets. 12 mois de données de consommation, objectifs de réduction et actions mises en œuvre. L’essentiel est d’être crédible.
• Éthique. Politique anti‑corruption, formation et registre des cadeaux. Les auditeurs demanderont qui est autorisé à approuver des paiements et comment les conflits sont déclarés.

Astuce : mettez en avant votre dernier audit environnemental interne et le CAPA associé. Cela démontre le contrôle et la dynamique.

Les auditeurs interrogeront‑ils les travailleurs d’agence et les journaliers, et quels registres devons‑nous présenter ?

Oui. Ils interrogent délibérément les travailleurs d’agence, les PKWT et les journaliers. Ayez prêts :

• Listes de travailleurs par type d’emploi et par service. Aucune sélection supervisée.
• Contrats correspondant aux fonctions et aux heures réellement effectuées.
• Preuves d’équité salariale. Même salaire de base et mêmes avantages pour un travailleur d’agence et un salarié direct occupant le même poste.
• Registres de temps et de paie alignés sur les entretiens. Pas d’exceptions « en liquide » non documentées.
• Politique de restitution des pièces d’identité. Les travailleurs conservent leurs propres documents, confirmé par entretien et SOP.

Si vous utilisez régulièrement des journaliers, conservez la logique de rotation et le nombre de jours travaillés par mois. Des schémas « plein temps » chroniques sans contrats appropriés entraînent des non‑conformités.

Deux vérifications non évidentes qui évitent la plupart des constats sur salaires/heures

• Triangulez les plannings. Plan de production, extractions de l’horloge et approbations d’heures supplémentaires doivent raconter la même histoire. Nous exécutons un contrôle ponctuel hebdomadaire à trois voix. Cela prend 20 minutes et évite les surprises le jour de l’audit.
• Audit du jour de paie. Choisissez au hasard cinq travailleurs de différents postes et reconstruisez leur paie depuis zéro : heures, taux d’HS (1,5x première heure, 2x suivante), indemnités, BPJS, salaire net. Si vous pouvez réconcilier en 10 minutes par travailleur, vous êtes prêts.

Les cinq lacunes les plus fréquentes que nous observons dans les usines de produits de la mer en Indonésie

1. Désalignement avec l’UMK après la mise à jour annuelle. Conservez le SK Gubernur 2025 imprimé et ajustez votre matrice salariale à la date d’effet.
2. Dossier d’agence incomplet sur les licences. Obtenez les copies d’agrément Disnaker et tenez‑les à jour.
3. Discordance entre l’effectif BPJS et la paie. Réconciliez mensuellement et conservez la piste d’emails.
4. Conversions à la pièce non documentées. Ajoutez une SOP simple et une feuille de calcul de conversion.
5. Lacunes dans les prélèvements environnementaux. Manque d’un trimestre de tests d’eaux usées ou absence de signature sur un manifeste B3. Élaborez un calendrier et désignez des remplaçants.

Vérification rapide pré‑audit que vous pouvez faire cette semaine

• Mettez à jour le Sedex SAQ et joignez les permis en cours, la matrice salariale et les preuves BPJS.
• Imprimez trois mois de temps, paie et formulaires HS. Choisissez un mois bas, un mois de pic et le dernier mois.
• Réconciliez les participants BPJS avec l’effectif de la paie. Corrigez les écarts maintenant.
• Vérifiez de nouveau la licence des agences et la documentation « zéro frais ». Réalisez deux nouveaux entretiens d’embauche.
• Parcourez les dortoirs et la cantine avec une checklist. Photographiez les corrections avant/après.

Si vous souhaitez un dossier de preuves spécifique à une installation, cartographié selon votre UMK, votre saisonnalité et votre modèle d’agence, Contactez‑nous sur whatsapp. Nous pouvons aussi aligner l’échantillonnage de traçabilité sur vos lignes prioritaires, que ce soit Grouper Bites (portion découpée) pour la distribution au détail ou Yellowfin Saku (qualité sushi) pour les canaux sushi. Si vous explorez de nouveaux produits, vous pouvez également Consulter nos produits.

Ce qui est intéressant, c’est la rapidité avec laquelle les attentes d’audit ont évolué ces six derniers mois. Il y a une attention plus stricte sur les frais de recrutement, les licences d’agence et une surveillance crédible des eaux usées. Les installations qui réussissent le mieux gardent les choses simples : une source de vérité par sujet, des réconciliations mensuelles et un court récit pour chaque anomalie. C’est la méthode que nous utilisons, et elle fonctionne.