Auditorías SMETA/SEDEX para mariscos en Indonesia: Guía esencial 2025

Una lista de verificación práctica y específica para Indonesia sobre evidencia para auditorías SMETA de 2 y 4 pilares en procesamiento de mariscos. Qué documentos muestrean exactamente los auditores, cuántos meses preparar, nombres de documentos en Indonesia (BPJS, UMK, PKWT), pruebas a nivel de embarcación y las brechas más comunes que vemos en la planta.

Si dirige una planta de mariscos en Indonesia y quiere un resultado SMETA limpio en 2025, no necesita teoría. Necesita un paquete de evidencia que refleje lo que los auditores realmente muestrean. A continuación está la documentación exacta, específica para Indonesia, que preparamos para auditorías en nuestras propias instalaciones y con socios. Lo hemos aprendido tras años de trabajo con auditores de Sedex que profundizan en salarios, horas y mano de obra de terceros.

Las tres categorías de evidencia que los auditores siempre prueban

• Personas y trabajo. Contratos, comprobantes de edad, BPJS, horas de trabajo, horas extra, mano de obra de agencia, mecanismos de reclamación.
• Salarios y horas. Tiempos, nómina, asistencia, aprobaciones de horas extra, conversiones por rendimiento, permisos, deducciones.
• Sitio y gestión. Permisos, monitoreo ambiental, residuos, servicios públicos, ética empresarial (para 4 pilares) y condiciones en el sitio como dormitorios/comedores.

Enfóquese en su preparación aquí. El resto fluye desde estas áreas.

¿Qué documentos revisan los auditores SMETA en fábricas de mariscos indonesias?

Según nuestra experiencia, los auditores muestrean un conjunto central en RR. HH., nómina, HSE y medio ambiente. Aquí está la lista corta con los nombres de documentos indonesios cuando corresponde.

RR. HH. y contratos

• Lista maestra de empleados por categoría: PKWTT (permanente), PKWT (plazo fijo), harian lepas/diarios, magang/prácticas, outsourcing/agencia.
• Contratos: PKWTT, PKWT indicando rol, duración e historial de renovaciones. Adendas por cambios salariales o reasignaciones.
• Copias de KTP u otro comprobante legal de edad, y lista de incorporación con fechas de inicio.
• Peraturan perusahaan o reglamento interno de la empresa y/o convenio colectivo (PKB) si aplica.
• SOP del mecanismo de reclamaciones, línea directa/carteles, registros de quejas, registros de resolución en bahasa indonesia.

Salarios, tiempo y beneficios

• Registros de asistencia/tiempo: registros biométricos o hojas de tiempo, formularios de aprobación de horas extra, cuadrantes de turnos, asignación de días de descanso semanal.
• Registros de nómina: salario bruto, cumplimiento del UMK, cálculo de horas extra, asignaciones, deducciones BPJS y contribuciones del empleador, comprobante de pago (archivos de transferencia bancaria o recibos de nómina firmados).
• Evidencia UMK: SK Gubernur para el UMK/UMP vigente (conjunto 2025 bajo PP 51/2023), matriz salarial interna por grado.
• Registros de permisos: anuales, por enfermedad, maternidad/paternidad y cuadrantes de días festivos.
• BPJS Ketenagakerjaan y BPJS Kesehatan: registros de inscripción, recibos de pago mensuales, listas de participantes, historial de reclamaciones JKK/JKM, registro de accidentes.

Agencias y reclutamiento

• Acuerdos con agencias laborales: Perjanjian Penyediaan Jasa Pekerja/Buruh o Pemborongan Pekerjaan. Licencia de agencia de Disnaker y copia imprimible de NIB/OSS.
• Listas de despliegue de trabajadores por parte de la agencia, coincidentes con el control de tiempo del sitio.
• Política de cero tasas pagadas por el trabajador y pruebas (más abajo).

Salud, seguridad y bienestar

• HIRADC/HAZOP o evaluaciones de riesgos, registros de capacitación de inducción y repaso, simulacros de incendio, registros de entrega de EPP.
• Exámenes médicos para roles en cámara fría o con exposición a químicos. Formularios de investigación de accidentes/casi-accidentes.
• Inspecciones de dormitorios y comedores, resultados de potabilidad del agua, lista de verificación de higiene de cocina.

Sitio, medio ambiente y ética empresarial (4 pilares)

• Perfil NIB/OSS, permiso de ubicación, IMB/SLF si corresponde.
• Aprobaciones ambientales: SPPL para bajo riesgo o UKL/UPL/AMDAL para operaciones mayores. Aprobaciones técnicas para aguas residuales y resultados de laboratorio frente a los límites del permiso.
• Residuos peligrosos: contratos con recolectores y procesadores con licencia, Manifest Limbah B3, inventario de residuos y registros de inspección de almacenamiento temporal.
• Sistemas de refrigeración y amoníaco: verificaciones de fugas, registros de mantenimiento, simulacros de respuesta a emergencias.
• Tendencia de consumo de energía y agua, mínimo 12 meses. Registros de segregación y reciclaje de residuos.
• Ética empresarial: política anticorrupción, declaración de conflicto de intereses, registro de regalos/atenciones, registros de capacitación.

Puntos de control de trazabilidad

• Lista de proveedores aprobados, registros de recepción, COA, etiquetas de producto que vinculen a los lotes. Para líneas como Filete de Mero (IQF) o Saku de atún aleta amarilla (grado sushi), asegure que la correspondencia lote-a-proveedor sea rápida. Los auditores a menudo verifican esto junto con el muestreo laboral.

Conclusión práctica: coloque todo lo anterior en una carpeta compartida de solo lectura por tema, con los últimos 12 meses al principio. Los auditores valoran la recuperación rápida.

¿Cuántos meses de registros de tiempo, nómina y asistencia se requieren?

Preparamos 12 meses. Los auditores típicamente muestrean 3–6 meses, pero solicitarán:

• El último mes de nómina cerrado.
• Un mes de temporada alta (p. ej., pico de atún, calamar o pargo).
• Un mes de temporada baja para contraste.

Asegúrese de que tres flujos de datos concuerden: tiempo biométrico, aprobaciones de horas extra y cálculo de nómina. Si utiliza tarifas por pieza en despiece o fileteado, muestre la conversión a equivalente por hora y los complementos para alcanzar el UMK en cada período de pago. Conserve formularios de consentimiento de horas extra firmados y pruebas del día de descanso semanal.

¿Necesitamos documentos de la tripulación de los barcos pesqueros si solo procesamos?

Respuesta breve. Por lo general no, a menos que usted sea propietario o tenga control sobre embarcaciones. Pero: los compradores y auditores cada vez preguntan más cómo examina usted los riesgos laborales aguas arriba. Si es estrictamente un procesador que compra pescado desembarcado, prepare:

• Diligencia debida de proveedores: código de conducta firmado, evaluación de riesgos y re-aprobación anual.
• Lista de embarcaciones proveedoras para especies o mercados sensibles. Para productos de atún como Saku de atún aleta amarilla (grado sushi) o Bistec de atún aleta amarilla, mantenga accesible el punto de desembarque, ID de la embarcación y licencias válidas (SIPI/SIKPI) a través de su proveedor.
• Si posee o fleta embarcaciones, o opera una línea integrada verticalmente, esté preparado con contratos de tripulación, recibos de salario, registros de horas de descanso y prueba de alineamiento con la C188 de la OIT. Incluya seguros/cobertura de accidentes y registros de aprovisionamiento.

Conclusión práctica: incluso los procesadores se benefician de una lista de embarcaciones por proveedor para pesquerías de alto riesgo. Demuestra una diligencia debida creíble sin excederse.

¿Qué documentos de BPJS debemos preparar y cuán recientes deben ser?

Los auditores piden confirmación del mes en curso y un rastro histórico. Compilamos:

• Cartas de registro de BPJS Ketenagakerjaan y Kesehatan e identificaciones de la empresa.
• Lista de participantes coincidente con el recuento de nómina, actualizada mensualmente.
• Los últimos 3–6 meses de recibos de pago de BPJS y comprobantes SIPP/VA de transferencias.
• Registros de reclamaciones JKK/JKM y registros de accidentes laborales con acciones correctivas.
• Tiempo de inclusión. Evidencia de que PKWT, PKWTT y trabajadores de agencia (si están en su nómina) están inscritos desde el primer día según contrato.

Una brecha común es la discrepancia entre la nómina y los totales de participantes BPJS. Reconciliar el recuento de personal mensualmente.

¿Cómo podemos probar que los trabajadores no pagaron tasas de reclutamiento a las agencias?

Esto es lo que realmente convence a los auditores:

• Política y diagrama de flujo en bahasa y en inglés que indiquen que los trabajadores no pagan tarifas. Incluya un mecanismo de reembolso si posteriormente se detecta una tarifa.
• Declaraciones firmadas de los trabajadores durante la incorporación que indiquen que no pagaron tasas. Conserve traducciones.
• Archivo del proveedor para cada agencia: licencia, estructura de facturación y prueba de que la empresa paga todos los costos legítimos directamente (chequeos médicos, administración, transporte). Sin deducciones salariales.
• Corroboración en entrevistas a trabajadores. Capacite a RR. HH. para no influir en las respuestas. Si surge alguna tarifa, muestre evidencia de reembolso el mismo día y CAPA.

También realizamos un control trimestral. Entrevistas aleatorias con nuevos ingresos y un escaneo rápido de recibos. Nos ha salvado más de una vez.

¿Qué permisos ambientales se solicitan comúnmente en un SMETA de 4 pilares para mariscos?

• Aprobaciones ambientales. SPPL o UKL-UPL/AMDAL según capacidad y riesgo. Conserve la carta de aprobación y cualquier compromiso de monitoreo.
• Aguas residuales. Permiso o aprobación técnica para vertido, diseño de su IPAL y 3–6 resultados de laboratorio recientes dentro de los límites. Conserve registros de calibración y cadena de custodia.
• Residuos peligrosos (Limbah B3). Contrato con un recolector/procesador autorizado, registros de manifiesto, inventario de residuos y registros de inspección de almacenamiento.
• Refrigeración y cámaras frías. Inspección del sistema de amoníaco, registro de fugas, registros de simulacros de emergencia y capacitación para respondedores.
• Energía, agua, residuos. 12 meses de datos de consumo, objetivos de reducción y acciones. Un enfoque simple es aceptable si es creíble.
• Ética. Política anticorrupción, capacitación y registro de regalos. Los auditores preguntarán quién puede autorizar pagos y cómo se declaran los conflictos.

Consejo. Coloque en primer plano su última auditoría ambiental interna y el CAPA. Demuestra control y dinamismo.

¿Los auditores entrevistarán a trabajadores de agencias y temporales, y qué registros debemos mostrar?

Sí. Entrevistarán deliberadamente a trabajadores de agencias, PKWT y temporales. Tenga listo:

• Listas de trabajadores por tipo de empleo y departamento. No incluir supervisores en la selección.
• Contratos que coincidan con las funciones laborales reales y las horas.
• Evidencia de paridad salarial. Mismo salario base y beneficios para agencias frente a empleados directos en el mismo rol.
• Registros de tiempo y pago que correspondan con las entrevistas. Sin excepciones de pago en mano.
• Política de devolución de identificaciones. Los trabajadores conservan sus propios documentos, confirmado por entrevista y SOP.

Si utiliza trabajadores diarios con regularidad, conserve la lógica de rotación y los días trabajados por mes. Patrones de servicio completo crónicos sin contratos adecuados generan no conformidades.

Dos verificaciones no obvias que evitan la mayoría de hallazgos en salarios/horas

• Triangular los cronogramas. El plan de producción, extractos del reloj de tiempo y aprobaciones de horas extra deben contar la misma historia. Realizamos una verificación semanal puntual de tres vías. Toma 20 minutos y previene sorpresas el día de la auditoría.
• Auditoría de día de pago. Seleccione aleatoriamente cinco trabajadores de diferentes roles y reconstruya su salario desde cero. Horas, tarifas de horas extra (1,5x la primera hora, 2x la siguiente), asignaciones, BPJS, neto a recibir. Si puede conciliar en 10 minutos por trabajador, está listo.

Las cinco brechas más comunes que vemos en plantas de mariscos en Indonesia

1. Desalineación con el UMK tras la actualización anual. Mantenga impreso el SK Gubernur 2025 y su matriz salarial ajustada en la fecha de vigencia.
2. Expediente de agencia con licencias insuficientes. Obtenga copias de aprobaciones de Disnaker y manténgalas actualizadas.
3. Desajuste del recuento BPJS con la nómina. Reconcílielo mensualmente y guarde el rastro de correos.
4. Conversiones por pieza sin documentación. Añada un SOP simple y una hoja de cálculo con la calculadora.
5. Brechas en muestreos ambientales. Falta un trimestre de análisis de aguas residuales o ausencia de firmas en manifiestos B3. Construya un calendario y asigne suplentes.

Revisión rápida previa a la auditoría que puede hacer esta semana

• Actualice el SAQ de Sedex y adjunte permisos vigentes, matriz salarial y pruebas de BPJS.
• Imprima tres meses de tiempo, nómina y formularios de horas extra. Elija mes bajo, pico y el último mes.
• Reconcile los participantes BPJS con el recuento de nómina. Corrija las brechas ahora.
• Re-verifique la licencia de la agencia y la documentación de cero tarifas. Realice dos entrevistas nuevas a contrataciones.
• Recórra los dormitorios y el comedor con una lista de verificación. Fotografíe las correcciones antes y después.

Si desea un paquete de evidencia específico para su instalación mapeado a su UMK, estacionalidad y modelo de agencia, Contáctenos por whatsapp. También podemos alinear el muestreo de trazabilidad con sus líneas prioritarias, ya sea Bocados de mero (corte por porción) para retail o Saku de atún aleta amarilla (grado sushi) para canales de sushi. Si está explorando nuevos artículos, también puede Ver nuestros productos.

Lo interesante es la rapidez con la que las expectativas de auditoría han cambiado en los últimos seis meses. Hay un escrutinio más estricto sobre las tasas de reclutamiento, licencias de agencias y monitoreo de aguas residuales creíble. Las instalaciones que mejor se desempeñan lo mantienen simple. Una fuente de verdad por tema, conciliaciones mensuales y una breve narrativa para cada anomalía. Ese es el plan que usamos, y funciona.