Audit SMETA/SEDEX Produk Laut Indonesia: Panduan Penting 2025

Checklist bukti praktis, spesifik untuk Indonesia, untuk audit SMETA 2-pilar dan 4-pilar pada pengolahan produk laut. Dokumen tepat yang diaudit, berapa bulan yang harus disiapkan, nama dokumen Indonesia (BPJS, UMK, PKWT), bukti tingkat kapal, dan kesenjangan paling umum yang kami temukan di lantai produksi.

Jika Anda mengelola pabrik produk laut di Indonesia dan menginginkan hasil SMETA yang bersih pada 2025, Anda tidak perlu teori. Anda memerlukan paket bukti yang mencerminkan apa yang sebenarnya diambil sampelnya oleh auditor. Di bawah ini adalah dokumentasi spesifik untuk Indonesia yang kami siapkan untuk audit di fasilitas kami sendiri dan mitra. Kami mempelajarinya dari bertahun-tahun bekerja dengan auditor Sedex yang menelusuri upah, jam kerja, dan tenaga kerja pihak ketiga di sektor produk laut.

Tiga kelompok bukti yang selalu diuji auditor

Orang dan ketenagakerjaan. Kontrak, bukti usia, BPJS, jam kerja, lembur, tenaga kerja outsourcing, mekanisme pengaduan.
Upah dan jam kerja. Waktu, penggajian, kehadiran, persetujuan lembur, konversi upah borongan, cuti, pemotongan.
Lokasi dan manajemen. Izin, pemantauan lingkungan, limbah, utilitas, etika bisnis (untuk 4-pilar), dan kondisi di lokasi seperti asrama/kantin.

Fokuskan persiapan Anda di sini. Sisanya mengalir dari hal-hal ini.

Dokumen apa yang diperiksa auditor SMETA pada pabrik produk laut di Indonesia?

Berdasarkan pengalaman kami, auditor mengambil sampel set inti di bidang SDM, penggajian, K3, dan lingkungan. Berikut daftar singkat dengan nama dokumen dalam Bahasa Indonesia bila relevan.

SDM dan kontrak

Daftar karyawan induk menurut kategori: PKWTT (tetap), PKWT (waktu tertentu), harian lepas/daily, magang/intern, outsourcing/agency.
Kontrak: PKWTT, PKWT dengan jabatan, durasi, riwayat perpanjangan. Addendum untuk perubahan upah atau penugasan ulang.
Salinan KTP atau bukti usia hukum lainnya, dan daftar onboarding dengan tanggal mulai kerja.
Peraturan perusahaan dan/atau perjanjian kerja bersama (PKB) bila berlaku.
SOP mekanisme pengaduan, hotline/poster, log keluhan, rekam penyelesaian dalam Bahasa Indonesia.

Upah, waktu, dan tunjangan

Rekaman kehadiran/waktu: catatan biometrik atau timesheet, formulir persetujuan lembur, roster shift, alokasi hari istirahat mingguan.
Register penggajian: upah bruto, kepatuhan UMK, perhitungan lembur, tunjangan, potongan BPJS dan kontribusi perusahaan, bukti pembayaran (file transfer bank atau slip gaji yang ditandatangani).
Bukti UMK: SK Gubernur untuk UMK/UMP saat ini (set 2025 di bawah PP 51/2023), matriks upah internal per grade.
Catatan cuti: cuti tahunan, sakit, melahirkan/ayah, dan roster hari libur.
BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan: pendaftaran, bukti pembayaran bulanan, daftar peserta, riwayat klaim JKK/JKM, log kecelakaan kerja.

Agency dan rekrutmen

Perjanjian dengan agensi tenaga kerja: Perjanjian Penyediaan Jasa Pekerja/Buruh atau Pemborongan Pekerjaan. Izin agensi dari Disnaker dan printout NIB/OSS.
Daftar penempatan pekerja dari agensi, yang sesuai dengan pencatatan waktu di lokasi.
Kebijakan tanpa biaya yang dibayar pekerja dan bukti pendukung (lebih lanjut di bawah).

Kesehatan, keselamatan, dan kesejahteraan

HIRADC/HAZOP atau penilaian risiko, catatan pelatihan induksi dan penyegaran, latihan kebakaran, log penerbitan APD.
Pemeriksaan medis untuk peran pada ruang dingin atau paparan bahan kimia. Formulir investigasi kecelakaan/nyaris celaka.
Inspeksi asrama dan kantin, hasil uji kebersihan air, checklist higienitas dapur.

Lokasi, lingkungan, dan etika bisnis (4-pilar)

Profil NIB/OSS, izin lokasi, IMB/SLF bila berlaku.
Persetujuan lingkungan: SPPL untuk risiko rendah atau UKL/UPL/AMDAL untuk operasi yang lebih besar. Surat persetujuan dan komitmen pemantauan.
Limbah cair: izin atau persetujuan teknis pembuangan, desain IPAL Anda, dan 3–6 hasil laboratorium terbaru yang sesuai dengan batas. Simpan rekam kalibrasi dan rantai pengambilan sampel.
Limbah berbahaya: kontrak dengan pengumpul dan pemroses berizin, Manifest Limbah B3, inventaris limbah dan log inspeksi penyimpanan sementara.
Sistem pendinginan dan amonia: pemeriksaan kebocoran, log pemeliharaan, catatan latihan respons darurat.
Tren pemakaian energi dan air, minimal 12 bulan. Catatan pemisahan limbah dan daur ulang.
Etika bisnis: kebijakan anti-penyuapan, deklarasi konflik kepentingan, register hadiah/tamu, catatan pelatihan.

Sentuhan ketertelusuran

Daftar pemasok yang disetujui, log penerimaan, COA, label produk yang terkait dengan nomor batch. Untuk lini seperti Fillet Kerapu (IQF) atau Yellowfin Saku (Kualitas Sushi), pastikan pencocokan batch-ke-pemasok cepat. Auditor sering memeriksa ini bersamaan dengan pengambilan sampel tenaga kerja.

Praktik langsung: satukan semua hal di atas dalam satu folder bersama berstatus read-only berdasarkan topik, dengan 12 bulan terakhir di atas. Auditor menghargai pengambilan dokumen yang cepat.

Berapa bulan rekaman waktu, penggajian, dan kehadiran yang diperlukan?

Kami menyiapkan 12 bulan. Auditor biasanya mengambil sampel 3–6 bulan, tetapi mereka akan meminta:

Bulan penggajian tertutup terakhir.
Bulan musim puncak (misalnya, lonjakan tuna, cumi, atau kerapu).
Bulan musim sepi untuk perbandingan.

Pastikan tiga aliran data saling merekonsiliasi: waktu biometrik, persetujuan lembur, dan perhitungan penggajian. Jika Anda menggunakan upah borongan pada proses trimming atau fillet, tunjukkan konversi ke ekuivalen jam dan top-up untuk memenuhi UMK setiap periode pembayaran. Simpan formulir persetujuan lembur yang ditandatangani dan bukti hari istirahat mingguan.

Apakah kami perlu dokumen awak kapal penangkap ikan jika kami hanya memproses?

Jawaban singkat: Biasanya tidak, kecuali Anda memiliki atau mengendalikan kapal. Namun, pembeli dan auditor semakin sering menanyakan bagaimana Anda menyaring risiko ketenagakerjaan hulu. Jika Anda murni processor yang membeli ikan yang telah didaratkan, siapkan:

Due diligence pemasok: kode etik yang ditandatangani, penilaian risiko, dan persetujuan ulang tahunan.
Daftar kapal pemasok untuk spesies atau pasar yang sensitif. Untuk item tuna seperti Yellowfin Saku (Kualitas Sushi) atau Steak Yellowfin, sediakan dengan mudah lokasi pendaratan, ID kapal, dan izin yang berlaku (SIPI/SIKPI) dari pemasok Anda.
Jika Anda memiliki atau menyewa kapal, atau mengoperasikan rantai terintegrasi vertikal, bersiaplah dengan kontrak awak, slip gaji, log jam istirahat, dan bukti keselarasan dengan ILO C188. Sertakan asuransi/pertanggungan kecelakaan dan catatan penyediaan kebutuhan kapal.

Praktik langsung: bahkan untuk processor, daftar kapal per pemasok untuk sumber daya perikanan berisiko tinggi berguna. Itu menunjukkan due diligence yang kredibel tanpa berlebihan.

Dokumen BPJS mana yang harus kami siapkan dan seberapa mutakhir harusnya?

Auditor meminta konfirmasi bulan berjalan dan jejak historis. Kami menyusun:

Surat pendaftaran BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan serta ID perusahaan.
Daftar peserta yang sesuai dengan jumlah karyawan pada penggajian, diperbarui setiap bulan.
3–6 bulan terakhir bukti pembayaran BPJS dan bukti transfer SIPP/VA.
Catatan klaim JKK/JKM dan log kecelakaan kerja beserta tindakan korektif.
Waktu inklusi. Bukti bahwa PKWT, PKWTT, dan tenaga kerja agensi (jika berada di penggajian Anda) terdaftar sejak hari pertama sebagaimana diwajibkan oleh kontrak.

Kesenjangan umum adalah ketidaksesuaian antara penggajian dan total peserta BPJS. Rekonsiliasi jumlah karyawan setiap bulan.

Bagaimana kami dapat membuktikan pekerja tidak membayar biaya rekrutmen kepada agen?

Berikut yang sebenarnya meyakinkan auditor:

Kebijakan dan diagram alur dalam Bahasa Indonesia dan Inggris yang menyatakan pekerja tidak membayar biaya. Sertakan mekanisme penggantian jika biaya ditemukan kemudian.
Pernyataan tertulis yang ditandatangani pekerja saat onboarding bahwa tidak ada biaya yang dibayarkan. Simpan terjemahannya.
Berkas vendor untuk setiap agensi: izin, struktur faktur, dan bukti bahwa perusahaan membayar semua biaya sah (pemeriksaan medis, administrasi, transportasi) langsung. Tidak ada pemotongan gaji.
Koroborasi melalui wawancara pekerja. Latih SDM agar tidak membimbing jawaban. Jika ada biaya yang muncul, tunjukkan bukti penggantian pada hari yang sama dan CAPA.

Kami juga melakukan pemeriksaan triwulanan. Wawancara acak dengan karyawan baru dan pemindaian kuitansi cepat. Itu pernah menyelamatkan kami lebih dari sekali.

Izin lingkungan apa yang biasa diminta dalam SMETA 4-pilar untuk produk laut?

Pengolahan limbah cair dan kontrol keselamatan di pabrik produk laut: seorang teknisi dengan APD mengambil sampel air dari tangki aerasi sementara drum kuning diletakkan pada pallet penampung dekat area penyimpanan yang aman; kondensor pendingin dan pipa berisolasi terlihat di latar belakang.

Persetujuan lingkungan. SPPL atau UKL-UPL/AMDAL tergantung kapasitas dan risiko. Simpan surat persetujuan dan setiap komitmen pemantauan.
Limbah cair. Izin atau persetujuan teknis untuk pembuangan, desain IPAL Anda, dan 3–6 hasil laboratorium terbaru yang berada dalam batas. Simpan rekam kalibrasi dan rantai custody.
Limbah berbahaya (Limbah B3). Kontrak dengan pengumpul/pemroses berizin, catatan manifest, inventaris limbah dan log inspeksi penyimpanan.
Pendinginan dan penyimpanan dingin. Pemeriksaan sistem amonia, log kebocoran, catatan latihan darurat, dan pelatihan untuk penanggulang.
Energi, air, limbah. 12 bulan data konsumsi, target pengurangan, dan tindakan. Sederhana namun kredibel.
Etika. Kebijakan anti-penyuapan, pelatihan, dan register hadiah. Auditor akan menanyakan siapa yang dapat menyetujui pembayaran dan bagaimana konflik dilaporkan.

Tip: taruh audit lingkungan internal terakhir dan CAPA di bagian atas. Itu menunjukkan pengendalian dan momentum.

Apakah auditor akan mewawancarai pekerja agensi dan harian, dan catatan apa yang harus kami tunjukkan?

Ya. Mereka akan sengaja mewawancarai pekerja agensi, PKWT, dan harian. Siapkan:

Daftar pekerja menurut jenis pekerjaan dan departemen. Tidak ada supervisor dalam pemilihan.
Kontrak yang sesuai dengan tugas dan jam kerja sesungguhnya.
Bukti kesetaraan upah. Upah dasar dan tunjangan yang sama untuk agensi vs karyawan langsung pada peran yang sama.
Rekaman waktu dan pembayaran yang konsisten dengan hasil wawancara. Tidak ada praktik tunai di tangan tanpa bukti.
Kebijakan pengembalian identitas. Pekerja memegang dokumen mereka sendiri, dikonfirmasi lewat wawancara dan SOP.

Jika Anda secara rutin menggunakan pekerja harian, simpan logika rotasi dan hari kerja per bulan. Pola penuh waktu kronis tanpa kontrak yang tepat memicu ketidaksesuaian.

Dua pemeriksaan tidak jelas yang mencegah sebagian besar temuan upah/jam

Triangulasi jadwal. Rencana produksi, ekstrak mesin absensi, dan persetujuan lembur harus menceritakan hal yang sama. Kami menjalankan pemeriksaan tiga-arah mingguan. Itu memakan 20 menit dan mencegah kejutan pada hari audit.
Audit hari bayar. Pilih secara acak lima pekerja lintas peran dan bangun ulang perhitungan gaji mereka dari awal. Jam kerja, tarif lembur (1,5x untuk jam pertama, 2x berikutnya), tunjangan, BPJS, gaji bersih. Jika Anda dapat merekonsiliasikan dalam 10 menit per pekerja, Anda siap.

Lima kesenjangan paling umum yang kami temui di pabrik produk laut Indonesia

Ketidakselarasan UMK setelah pembaruan tahunan. Simpan SK Gubernur 2025 tercetak dan matriks upah Anda disesuaikan pada tanggal efektif.
Berkas agensi minim terkait izin. Dapatkan salinan persetujuan Disnaker dan perbarui secara berkala.
Ketidaksesuaian jumlah peserta BPJS dengan penggajian. Rekonsiliasi setiap bulan dan simpan jejak email.
Konversi upah borongan tidak terdokumentasi. Tambahkan SOP sederhana dan lembar kalkulator.
Kekosongan pengambilan sampel lingkungan. Terlambat satu kuartal pengujian limbah cair atau tidak ada tanda tangan manifest Limbah B3. Buat kalender dan tugaskan cadangan.

Pemeriksaan cepat pra-audit yang dapat Anda lakukan minggu ini

Perbarui Sedex SAQ dan lampirkan izin terkini, matriks upah, dan bukti BPJS.
Cetak tiga bulan waktu, penggajian, formulir lembur. Pilih bulan musim sepi, puncak, dan bulan terakhir.
Rekonsiliasikan peserta BPJS dengan jumlah pada penggajian. Perbaiki kesenjangan sekarang.
Verifikasi ulang izin agensi dan dokumentasi zero-fee. Lakukan dua wawancara karyawan baru.
Jalan-jalan memeriksa asrama dan kantin dengan checklist. Foto perbaikan sebelum-dan-sesudah.

Jika Anda menginginkan paket bukti spesifik fasilitas yang dipetakan ke UMK, musiman, dan model agensi Anda, Hubungi kami di whatsapp. Kami juga dapat menyelaraskan pengambilan sampel ketertelusuran ke lini prioritas Anda, apakah itu Potongan Kerapu (Portion Cut) untuk ritel atau Yellowfin Saku (Kualitas Sushi) untuk saluran sushi. Jika Anda sedang mengeksplorasi item baru, Anda juga dapat Lihat produk kami.

Yang menarik adalah seberapa cepat ekspektasi audit berubah dalam enam bulan terakhir. Ada pengawasan yang lebih ketat pada biaya rekrutmen, izin agensi, dan pemantauan limbah cair yang dapat dipercaya. Fasilitas yang berkinerja terbaik menjaga kesederhanaan. Satu sumber kebenaran per topik, rekonsiliasi bulanan, dan narasi singkat untuk setiap anomali. Itu adalah playbook yang kami gunakan, dan itu berhasil.