Dokumentasi Ekspor Hasil Laut: Dokumen dan Sertifikat yang Diperlukan

Panduan praktis dari sisi eksportir untuk menyusun paket sertifikat tangkapan IUU UE yang bersih untuk lot campuran, termasuk pernyataan pemrosesan Lampiran IV, sertifikat re-ekspor opsional, dan pemeriksaan data yang dibutuhkan importir UE Anda untuk CHED-P tanpa perbaikan.

Jika Anda pernah mengalami pengiriman ke UE tertahan karena dokumentasi IUU tidak sesuai, Anda paham betapa merepotkannya hal itu. Kami pernah berada dalam antrean itu. Beberapa tahun lalu, satu kontainer lot campuran fillet kakap membuat kami menunggu dua minggu sementara bea cukai meminta “klarifikasi.” Setelah kejadian itu kami membangun sebuah sistem. Sejak saat itu, pengiriman campuran dari beberapa kapal untuk produk seperti Fillet Kerapu (IQF) dan Saku Tuna Sirip Kuning (Kualitas Sushi) telah lulus dengan tanpa perbaikan.

Panduan ini merangkum bagaimana kami menyusun paket IUU UE untuk lot campuran. Ini dari sisi eksportir. Praktis. Dan persis apa yang dibutuhkan importir UE Anda untuk mengajukan CHED-P yang bersih.

Tiga pilar paket IUU UE yang bersih

Rantai bukti. Paket Anda harus mengaitkan setiap kilogram produk jadi kembali ke sertifikat tangkapan tertentu. Untuk produk dari beberapa kapal, itu berarti beberapa sertifikat tangkapan IUU UE dan pernyataan pemrosesan Lampiran IV yang mengagregasi sertifikat-sertifikat tersebut.
Penyelarasan data. Nama ilmiah spesies, area FAO, jenis alat tangkap, identitas kapal, dan bobot harus cocok antar dokumen. Jika Anda mencantumkan “Epinephelus spp.” pada sertifikat tangkapan, jangan menggantinya menjadi “ikan karang campuran” pada Lampiran IV. Pertahankan konsistensi kode.
Logika kuantitas. Perhitungan harus konsisten dari bahan baku hingga produk jadi. Lampiran IV harus menunjukkan bobot input per sertifikat tangkapan dan bobot jadi per SKU produk. Jika yield tampak tidak realistis, harapkan pertanyaan.

Kesimpulan: Jika ketiga pilar ini terpenuhi, pertanyaan dari bea cukai hampir lenyap.

Minggu 1–2: Pengumpulan dan validasi data jejak (alat + template)

Berikut yang kami susun sebelum sebuah formulir diisi:

Catatan intake master. Rekam per-lot bahan baku: spesies, nama kapal/IMO, tanggal trip, area FAO, jenis alat tangkap, dan bobot. Petakan setiap lot ke ID batch pabrik.
Tabel kode area FAO dan kode alat tangkap. Gunakan kode area FAO dan terminologi alat tangkap standar FAO (mis. longline, gillnet). Selaraskan dengan yang diterima otoritas Anda. Jangan membuat sinonim sendiri.
Pemeriksaan silang registri kapal. Verifikasi kapal berwenang dan tidak tercantum dalam daftar IUU pada tanggal tangkapan. Tidak ada yang lebih cepat membuat berkas bermasalah selain kapal yang diberi tanda.
Matriks yield. Tentukan yield tipikal berdasarkan bentuk produk. Misalnya, yield fillet tanpa kulit untuk kakap vs. loin vs. saku. Ini membantu merekonsiliasi bobot bahan baku ke bobot jadi pada Lampiran IV.

Yang menarik adalah 80% penolakan yang kami lihat dapat ditelusuri kembali ke catatan intake yang ceroboh. Benahi ini dan sisanya jauh lebih mudah.

Minggu 3–6: Menyusun formulir dan pra-validasi

Alur paket untuk lot campuran adalah sebagai berikut:

Sertifikat tangkapan IUU UE (per lot bahan baku). Setiap sertifikat diterbitkan dan divalidasi oleh otoritas kompeten negara bendera. Jika Anda memperoleh kerapu mentah dari tiga kapal Indonesia, Anda akan memiliki tiga sertifikat.
Pernyataan pemrosesan Lampiran IV. Tempat pemrosesan Anda melengkapi ini ketika pengiriman mencakup produk olahan atau tangkapan campuran. Lampiran IV mengagregasi sertifikat tangkapan dan menunjukkan berapa banyak yang masuk ke masing-masing SKU jadi. Lampiran ini kemudian divalidasi oleh otoritas kompeten di tempat pemrosesan berlangsung.
Sertifikat re-ekspor UE opsional. Gunakan ini jika pabrik Anda menggunakan bahan baku impor yang sudah memiliki sertifikat tangkapan UE dari negara lain dan Anda selanjutnya memprosesnya sebelum mengekspor ke UE. Sertifikat ini merujuk sertifikat tangkapan asli dan Lampiran IV Anda.
Sertifikat kesehatan dan CHED-P. Dokumen berbeda, tujuan berbeda. Sertifikat kesehatan mencakup kondisi sanitasi. Importir UE Anda menggunakan paket IUU Anda untuk mengajukan CHED-P di TRACES NT. Mereka akan membutuhkan nomor dokumen, bobot, spesies, dan rincian kapal untuk mencocokkan set IUU Anda.

Daftar pemeriksaan pra-validasi yang kami jalankan setiap kali:

Nama spesies dan nama ilmiah cocok di semua tempat.
Kode area FAO dan jenis alat tangkap identik antar dokumen.
Pengidentifikasi kapal (nama/IMO/call sign) konsisten.
Bobot input vs. output masuk akal menggunakan matriks yield Anda.
ID batch pada daftar pengepakan (packing list) terhubung ke sertifikat tangkapan pada Lampiran IV.

Perlu sepasang mata tambahan untuk pemetaan lot campuran yang kompleks? Kami dengan senang hati meninjau draf Lampiran IV dan rekonsiliasi bobot. Jika itu membantu, Hubungi kami di whatsapp.

Minggu 7–12: Skala dan optimalkan

Setelah beberapa kontainer pertama Anda lolos dengan lancar, kunci prosesnya:

SOP pemasok. Berikan pemasok Anda spesifikasi intake satu halaman: data kapal dan dokumen apa saja yang harus tiba bersama setiap lot.
Kontrol dokumen digital. Simpan satu sumber kebenaran untuk nomor CC, versi Lampiran IV, dan pemetaan batch. Kontrol versi penting ketika bea cukai meminta “salinan yang ditandatangani yang Anda kirimkan.”
Validasi awal. Menurut pengalaman kami, otoritas kompeten memvalidasi dalam 3–10 hari kerja. Bangun itu ke dalam rencana produksi Anda dan usahakan agar paket IUU lengkap ditandatangani sebelum pemuatan.
Platform EU CATCH. Beberapa negara anggota UE telah memperluas penggunaan sistem CATCH dalam beberapa bulan terakhir. Importir Anda mungkin meminta Anda menyediakan data terstruktur atau mengunggah PDF lebih awal. Sepakati alur kerja sebelum Anda memesan ruang muat.

Kesimpulan: Semakin Anda sistematis, semakin sedikit Anda harus menangani kebakaran masalah.

Lima kesalahan terbesar yang menghancurkan berkas IUU lot campuran

Bobot tidak cocok. Bobot jadi pada Lampiran IV melebihi bahan baku dari sertifikat tangkapan yang tercantum, atau yield tidak realistis. Hindari ini dengan matriks yield dan spreadsheet sederhana yang menjumlahkan input vs. output.
Area FAO atau alat tangkap hilang atau tidak konsisten. Jika tangkapan Anda Lethrinus spp. dari FAO 57 dengan alat longline, cantumkan itu secara konsisten di semua formulir.
Menggabungkan spesies secara tidak benar. Jangan gunakan satu sertifikat tangkapan untuk menutupi beberapa spesies. Setiap spesies harus diidentifikasi dengan jelas dan dapat ditelusuri.
Menandatangani oleh pihak yang salah. Hanya otoritas kompeten yang dapat memvalidasi sertifikat tangkapan dan Lampiran IV. Manajer pabrik dapat menandatangani bagian operator, tetapi Anda tetap memerlukan validasi dari otoritas kompeten.
Kebingungan re-ekspor. Jika Anda memproses bahan baku impor, Anda tidak dapat melewatkan sertifikat re-ekspor UE. Bea cukai akan memberi catatan.

Kesimpulan: Buat satu audit pra-pengiriman untuk menangkap lima poin ini.

Tanya jawab praktis dari pembeli dan importir

Apakah saya memerlukan satu sertifikat tangkapan UE per kontainer atau per lot bahan baku?

Per lot bahan baku. Sertifikat tangkapan terkait dengan peristiwa tangkapan dan negara bendera, bukan kontainer Anda. Satu kontainer dapat membawa produk yang tercakup oleh beberapa sertifikat. Lampiran IV Anda menghubungkannya ke barang jadi dalam kontainer tersebut.

Siapa yang mengisi dan menandatangani pernyataan pemrosesan Lampiran IV untuk produk dari beberapa kapal?

Tempat pemrosesan Anda yang melengkapinya dengan input tingkat-lot dan output jadi. Otoritas kompeten di negara pemrosesan kemudian memvalidasinya. Di Indonesia, kami mengoordinasikan ini sebagai bagian dari berkas ekspor kami sehingga Lampiran IV yang ditandatangani menyertai pengiriman.

Bisakah saya menggabungkan beberapa kapal dalam satu pengiriman, dan bagaimana cara menunjukkan kuantitas dari masing-masing?

Bisa. Cantumkan setiap sertifikat tangkapan pada Lampiran IV dengan bobot input yang digunakan dari sertifikat tersebut. Kemudian tunjukkan bobot jadi yang dihasilkan per SKU/batch. Contoh: Pengiriman 19.800 kg Fillet Kerapu (IQF) mungkin menggunakan 8.000 kg dari CC-001, 7.000 kg dari CC-002, dan 6.000 kg dari CC-003 (ekuivalen mentah), menghasilkan 19.800 kg jadi setelah trimming dan glazing. Perhitungan harus dapat direkonsiliasi.

Kapan saya memerlukan sertifikat re-ekspor UE untuk produk laut olahan?

Ketika pabrik Anda memproses bahan baku yang pada awalnya ditangkap di bawah bendera negara lain dan sudah memiliki sertifikat tangkapan UE dari negara tersebut. Sertifikat re-ekspor merujuk sertifikat asli itu dan Lampiran IV Anda. Jika semua bahan baku ditangkap oleh kapal Indonesia dan diproses di Indonesia, Anda tidak akan memerlukan sertifikat re-ekspor untuk UE.

Bagaimana cara menghubungkan nomor batch pabrik ke sertifikat tangkapan tertentu sehingga bea cukai dapat menelusurinya?

Gunakan lembar pemetaan batch yang menjadi lampiran di belakang Lampiran IV. Untuk setiap kode batch jadi pada daftar pengepakan, cantumkan nomor sertifikat tangkapan kontributor dan bobot tepat yang diambil dari masing-masing. Banyak importir akan meminta pemetaan ini untuk mendukung CHED-P mereka dan audit internal. Kami melampirkannya sebagai lampiran pada Lampiran IV.

Bagaimana sebaiknya jenis alat tangkap dan area FAO dicantumkan ketika pengiriman berisi beberapa sumber?

Cantumkan per sertifikat tangkapan. Jangan mencoba “merata-ratakan” atau menggeneralisasi pada Lampiran IV. Jika satu sertifikat adalah FAO 57 longline dan yang lain FAO 71 handline, keduanya disajikan secara terpisah dengan alat dan area yang benar. Label produk Anda tidak perlu menampilkan ini, tetapi dokumen IUU Anda harus.

Apa alasan paling umum sertifikat tangkapan UE ditolak?

Kami melihat tiga alasan utama: ketidaksesuaian bobot input-output, pengidentifikasi kapal yang salah atau hilang, dan inkonsistensi spesies antara sertifikat dan Lampiran IV. Alasan keempat yang dekat adalah menggunakan scan yang tidak terbaca atau tidak ditandatangani. Kirim PDF yang jelas dan ditandatangani serta simpan dokumen asli agar mudah diakses.

Ruang lingkup saran ini (dan yang tidak termasuk)

Panduan ini untuk dokumentasi IUU UE di bawah Peraturan 1005/2008 untuk hasil laut tangkap liar. Ini mencakup pengiriman lot campuran dan skenario pemrosesan di mana Anda membutuhkan Lampiran IV dan kadang-kadang sertifikat re-ekspor. Ini tidak membahas SIMP AS, klaim label ramah lingkungan, atau sertifikat kesehatan sanitasi Anda. Aturan berbeda, dokumen berbeda.

Sumber daya dan langkah selanjutnya

Jika Anda membangun program untuk produk spesifikasi tinggi seperti Fillet Pinjalo (IQF) atau Steak Ikan Todak (IQF), susun alur paket IUU dari hari pertama. Sepakati template dengan importir Anda, uji matriks yield pada batch percontohan, dan pra-validasi dengan otoritas kompeten Anda sebelum skala operasional. Ada pertanyaan tentang berkas berjalan atau penyelarasan data CHED-P? Hubungi kami via email. Jika Anda membutuhkan spesifikasi produk yang diselaraskan dengan dokumentasi UE sejak awal, Anda juga dapat Lihat produk kami.

Apa rahasianya sebenarnya? Tetaplah membosankan. Ketika paket IUU UE Anda terlihat sama setiap kali, bea cukai memindahkan kontainer Anda lebih cepat. Dan itulah tujuannya, bukan?