इंडोनेशियाई समुद्री खाद्य निर्यात ट्रेडिंग कंपनियों के साथ काम बनाम प्रत्यक्ष आपूर्तिकर्ता

खरीदारों के लिए एक दावा-प्रथम, अनुच्छेद-दर-अनुच्छेद प्लेबुक जो तब वास्तव में गुणवत्ता वसूली देती है जब एक इंडोनेशियाई ट्रेडिंग कंपनी आपके और कारखाने के बीच बैठती है।

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हमने एक सिस्टम का उपयोग करके इंडोनेशियाई समुद्री उत्पाद शिपमेंट्स पर विवादित मूल्य का 80 प्रतिशत से अधिक वसूल किया है। यह एक दावे-प्रथम दृष्टिकोण है जो अस्पष्ट वादों को प्रवर्तनीय दायित्वों में परिवर्तित करता है। यदि आप किसी इंडोनेशियाई समुद्री खाद्य ट्रेडिंग कंपनी के माध्यम से खरीदते हैं और गुणवत्ता दावों की परवाह करते हैं, तो यही वह सटीक प्लेबुक है जिसका हम उपयोग करते हैं।

वे 3 स्तंभ जो वास्तव में दावे वसूली में काम करते हैं

हमारे अनुभव में, खरीदार तीन ही कारणों से दावे हारते हैं: उत्पादक कारखाना अदृश्य है, साक्ष्य मानक अस्पष्ट हैं, और विवाद निवारण मार्ग धीमे हैं। यहां हम इसे कैसे ठीक करते हैं।

1. कारखाने का नाम और बंधन निर्धारित करें। भले ही आप ट्रेडर को भुगतान करें, आपका PO उत्पादक कारखाने की पहचान करना चाहिए और ट्रेडर से कारखाने तक बैक-टू-बैक दायित्व निर्मित करना चाहिए। यदि कारखाने का नाम लिखित में नहीं है और स्वीकृत नहीं है, तो दावे आमतौर पर बीच में ही दम तोड़ देते हैं।

2. वस्तुनिष्ठ साक्ष्य परिभाषित करें। सैंपलिंग योजनाओं, स्वीकार्य गुणवत्ता सीमाओं और किन दोषों को कारिगरी दोष माना जाएगा बनाम तापमान दुरुपयोग—इन पर सहमति बनाएं। फ़ोटो और तापमान लॉग महत्वपूर्ण हैं, लेकिन इन्हें सहमति किए गए निरीक्षण विधि से जोड़ा जाना चाहिए।

3. पैसे और फोरम पूर्व-अनुमोदित रखें। आगमन QC की स्वीकृति तक एक परिभाषित प्रतिशत रोका रखें। और एक मध्यस्थता स्थान चुनें जिसका आप व्यवहारिक रूप से उपयोग कर सकें। हम सीमा पार समुद्री खाद्य विवादों के लिए Singapore International Arbitration Centre (SIAC) को प्राथमिकता देते हैं क्योंकि यह स्थानीय विकल्पों की तुलना में तेज़ और अधिक पूर्वानुमेय है।

व्यावहारिक निष्कर्ष: अपने दावे के मार्ग को आशा न बनाकर अनुबंध सुविधा बनाएं। इससे हमें सेटअप की ओर ले जाता है।

सप्ताह 1–2: डेू डिलिजेंस और अनुबंध सेटअप

आप किसी SKU को स्पेक के बिना लॉन्च नहीं करेंगे। किसी सप्लायर को दावे-तंत्र के बिना लॉन्च न करें।

• बैक-टू-बैक PO संरचना। आपके खरीद आदेश को इंडोनेशियाई समुद्री खाद्य ट्रेडिंग कंपनी के साथ ट्रेडर और नामित कारखाने के बीच के अलग बैक-टू-बैक PO या आपूर्ति समझौते का संदर्भ देना चाहिए। एक क्लॉज़ डालें जो कहे कि ट्रेडर कारखाने के प्रदर्शन की वारंटी देता है और खरीदार के मान्य गुणवत्ता दावों को वसूली के लिए कारखाने को असाइन करता है।

• कारखाने का नामकरण करने वाला परिशिष्ट। स्वास्थ्य प्रमाण पत्र पर कानूनी नाम, पता, SIV या प्लांट नंबर और कार्टन पर मुद्रित कोड शामिल करें। कारखाने से एक पृष्ठ के स्वीकारोक्ति पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता रखें कि उसने उत्पाद स्‍पेक और दावे प्रावधान पढ़ लिए हैं और उनसे सहमत है। आप ट्रेडर को भुगतान कर सकते हैं।

• सह-हस्ताक्षरित स्पेक। सशीमी-ग्रेड टूना और नाजुक फिलेट्स जैसे उच्च जोखिम वाले आइटमों के लिए, अंतिम स्पेक और QC चेकलिस्ट पर ट्रेडर और कारखाना दोनों के हस्ताक्षर या प्रारम्भिक रखें। खरीदार यह नियमित रूप से Yellowfin Saku (Sushi Grade) और Grouper Fillet (IQF) पर करते हैं क्योंकि रंग, ड्रिप लॉस और हड्डी सहिष्णुता विषयगत होती हैं जब तक कि इन्हें परिभाषित नहीं किया जाए।

• गुणवत्ता वारंटी क्लॉज़। शिल्पकारी का स्पष्ट वर्णन करें। उदाहरण के लिए: स्किनलेस फिलेट दोष = 5 मिमी से बड़े पिन हड्डियाँ, स्केल अवशेष, X से ऊपर गैपिंग स्कोर, गलत लेबलिंग, ग्लेज़ में ±2 प्रतिशत से अधिक परिवर्तन, टूना के लिए हिस्टामाइन 50 ppm से अधिक, TVB-N X mg से अधिक। तापमान दुरुपयोग को शिल्पकारी से अलग रखें ताकि दावे स्पष्ट रहें।

• तृतीय-पक्ष निरीक्षण अधिकार। SGS, Intertek या आपके एजेंट द्वारा प्री-स्टफिंग निरीक्षण करने का अधिकार सुरक्षित रखें। असफलता होने पर विक्रेता की लागत पर पुन:कार्य (rework) या शिपमेंट में देरी की सहमति दें, बशर्ते खरीदार पर डेमरेज दंड न लगे।

• समयसीमाएं। हर चीज पर समयसीमा लगाएं। प्री-शिपमेंट COA और फोटो स्टफिंग से 24 घंटे पहले। आगमन दावे की सूचना फ्रोजन के लिए 72 घंटे के भीतर, चिल्ड के लिए 24 घंटे के भीतर। अंतिम साक्ष्य प्रस्तुति कंटेनर यदि प्राधिकरणों द्वारा निरीक्षण के अधीन है तो 10 दिनों के भीतर।

• होल्डबैक रिटेंशन के साथ भुगतान। पैसे को गुणवत्ता के साथ संरेखित करें। उदाहरण के लिए: दस्तावेज़ों पर 80 से 90 प्रतिशत, आगमन QC मंजूरी तक 10 से 20 प्रतिशत रोका गया। उच्च मूल्य वाले टूना और स्नैपर पर पिछले छह महीनों में 15 प्रतिशत होल्डबैक की प्रवृत्ति देखी गई है। रिलीज़ दस्तावेजीकृत स्वीकृति से जुड़ी होनी चाहिए।

यदि मैं इंडोनेशियाई समुद्री भोजन किसी ट्रेडिंग कंपनी से खरीदता हूं, तो जब उत्पाद QA फेल करता है तो कौन उत्तरदायी होता है?

अनुबंध के अनुसार रिकॉर्ड पर विक्रेता जिम्मेदार होता है। पर आपकी प्रवर्तनीयता बैक-टू-बैक PO और कारखाने की स्वीकारोक्ति पर निर्भर करती है। इनके बिना, आपके पास केवल नैतिक दबाव हो सकता है। इनके साथ, आप ट्रेडर के खिलाफ कार्रवाई कर सकते हैं और ट्रेडर उसी शर्तों के अंतर्गत कारखाने से वसूल कर सकता है।

कौन से अनुबंध क्लॉज़ यह सुनिश्चित करते हैं कि ट्रेडर मेरा गुणवत्ता दावा कारखाने को पास करे?

तीनों का उपयोग करें: बैक-टू-बैक PO संदर्भ, दावा असाइनमेंट क्लॉज़, और कारखाने की स्वीकारोक्ति। हम एक अनिवार्य सहयोग क्लॉज़ भी जोड़ते हैं जो ट्रेडर को दावे के 24 घंटे के भीतर लॉट-स्तरीय ट्रेस, COAs, तापमान रिकॉर्ड और कार्टन कोड उपलब्ध कराने के लिए बाध्य करता है।

सप्ताह 3–6: प्री-शिपमेंट नियंत्रण और परीक्षण

यही वह स्थान है जहां आप दावों को रोकते हैं और वह साक्ष्य श्रृंखला बनाते हैं जिसकी आपको आवश्यकता होगी अगर चीजें गलत हो जाएं।

• गोल्डन सैंपल और कट प्लान सहमति। भागीकृत आइटमों के लिए जैसे Grouper Bites (Portion Cut) और Kingfish Fillet (Portion Cut / IQF), एक हस्ताक्षरित गोल्डन सैंपल या फोटो-नापे गए टेम्पलेट को फ्रीज़ करें। लक्षित टुकड़ा वजन, गिनती सहिष्णुता और ग्लेज़ निर्दिष्ट करें। कारखाना और ट्रेडर दोनों को उस पर प्रारम्भिक करना होगा।

• लॉट-स्तरीय COA। जहाँ लागू हो, हिस्टामाइन के लिए, माइक्रोबायोलॉजी, नमी और ग्लेज़ के लिए प्रत्येक लॉट के COA की आवश्यकता करें। टूना के लिए, लोडिंग पर डीप लोइन तापमान लॉग की आवश्यकता रखें। स्नैपर जैसे फिलेट्स के लिए, हड्डियों और गैपिंग के लिए ANSI/ASQ Z1.4, सामान्य निरीक्षण स्तर II, AQL 2.5 पर परिभाषित करें जब तक कि अन्यथा सहमति न हो।

• प्री-स्टफिंग निरीक्षण। यदि उत्पाद उच्च जोखिम वाला है या पहली बार हो रहा है, तो एक निरीक्षक कार्टन लेबल, कारखाना कोड, टुकड़ा गिनती और कोर सैंपल का तापमान सत्यापित करे। संभव हो तो एक सील किया गया सैंपल कार्टन रखें। हमने पाया है कि एक तटस्थ रिपोर्ट बाद में हफ्तों की बहस बचा सकती है।

• दावे की भाषा में तापमान दुरुपयोग बनाम शिल्पकारी अलग करना। स्पष्ट रूप से उल्लेख करें कि तापमान विचलन या कैरियर विलंब बीमा या कैरियर्स के माध्यम से लिया जाएगा। शिल्पकारी और स्पेक विचलन विक्रेता की देयता हैं। यह आम दोषारोपण शफल को रोकता है।

क्या मैं कारखाने को स्पेक पर सह-हस्ताक्षर करने के लिए कह सकता हूं जबकि मैं फिर भी ट्रेडर को भुगतान कर रहा हूं?

हां। भुगतान और इनवॉइस के लिए ट्रेडर को रिकॉर्ड पर विक्रेता बनाए रखें। सह-हस्ताक्षरित स्पेक और कारखाने की स्वीकारोक्ति को PO के अतिरिक्त दस्तावेज़ (exhibits) के रूप में संलग्न करें। यह आपके वाणिज्यिक संबंध को सुरक्षित रखता है और तकनीकी मानकों को उस संयंत्र से बाँधता है जो वास्तव में आपका उत्पाद बनाता है।

सप्ताह 7–12: आगमन QC और दावों पर भुगतान प्राप्त करना

आगमन वह जगह है जहाँ आप दस्तावेज़ीकरण को नकदी में बदलते हैं।

• आवश्यक साक्ष्य। शिप करने से पहले एक चेकलिस्ट पर सहमति बनाएं। हम उपयोग करते हैं: बाहरी कार्टन और अंदर के पैक के टाइम-स्टैम्प किए गए फोटो, पैलेट और लॉट नंबर, कोर तापमान रीडिंग, उपलब्ध होने पर तृतीय-पक्ष आगमन निरीक्षण, प्रासंगिक प्रयोगशाला परिणाम, मूल प्री-शिपमेंट COA, और यदि इंस्टॉल किया गया हो तो लॉगर का अनब्रोकन डेटा। दावों के थ्रेशोल्ड के लिए, ऐसे दोष दर निर्धारित करें जो वित्तीय उपचार को ट्रिगर करे, उदाहरण के लिए AQL योजना के तहत 5 मिमी से बड़े हड्डियों में 5 प्रतिशत से अधिक।

• दावा गणित। उपचार सीढी पहले से निर्धारित करें। गंतव्य पर विक्रेता की लागत पर पुन:कार्य। पूर्वनिर्धारित डिस्काउंट तालिका का उपयोग करके मूल्य समायोजन। आंशिक या पूर्ण वापसी। या प्रमाणपत्र के साथ नष्ट करना। Swordfish Cube (IQF) और Bigeye Steak जैसे क्यूब्स या स्टेक्स के लिए डाउनग्रेड कीमतें परिभाषित करें ताकि झगड़ा टला जा सके।

• होल्डबैक और रिटेंशन रिलीज़। 10 से 20 प्रतिशत रिटेंशन को आगमन QC की लिखित स्वीकृति से जोड़ें। यदि दावा खुला है, तो अप्रमाणित भाग जारी करें और केवल विवादित भाग को रखें। इससे नकदी प्रवाह बना रहता है और घर्षण कम होता है।

• क्रेडिट नोट और समयसीमाएँ। हमारे अनुबंधों में विक्रेता दावा मान्यता के 7 से 14 दिनों के भीतर क्रेडिट नोट जारी करता है। यदि खरीदार का अगला PO 30 दिनों के भीतर निर्धारित नहीं है, तो वायर रिफंड की अनुमति दें। इससे अनिश्चित क्रेडिट से बचा जाता है।

• विकास पथ। प्रतिक्रिया समय निर्धारित करें। दावा नोटिस 48 घंटों के भीतर स्वीकार किया जाना चाहिए। 5 दिनों के भीतर संयुक्त समीक्षा कॉल। यदि 14 दिनों के बाद अनसुलझा है, तो मध्यस्थता पर जाएं। यदि 30 दिनों के बाद भी अनसुलझा है, तो अरबिट्रेशन दायर करें।

आगमन गुणवत्ता की पुष्टि तक मुझे कितनी राशि रोककर रखनी चाहिए?

फ्रोजन IQF मछली और झींगा के लिए हम 10 से 15 प्रतिशत देखते हैं। उच्च जोखिम वाले स्पेक्स या पहली शिपमेंट्स के लिए हम 15 से 20 प्रतिशत की सिफारिश करते हैं। दस्तावेजीकृत स्वीकृति पर तुरंत रिलीज़ करें। यदि आप दीर्घकालिक साझेदारों के साथ मानक आइटमों जैसे Mahi Mahi Fillet पर काम कर रहे हैं, तो तीन साफ़ आगमन के बाद आप 10 प्रतिशत पर कम कर सकते हैं।

इंडोनेशियाई ट्रेडर आमतौर पर गुणवत्ता दावे को मंजूरी देने के लिए कौन से प्रमाण स्वीकार करते हैं?

टाइम-स्टैंप किए गए फोटो, AQL सैंपलिंग शीट, तृतीय-पक्ष निरीक्षण या प्रयोगशाला परिणाम, तापमान लॉगर डेटा और प्री-शिपमेंट COA। सुनिश्चित करें कि आपकी फ़ोटो में कार्टन पर दिखने वाला कारखाना कोड आपके परिशिष्ट में नामित कारखाने से मेल खाता है। वह लिंक उत्पादक तक लूप बंद कर देता है।

इंडोनेशियाई समुद्री खाद्य ट्रेडरों के साथ विवादों का मध्यस्थता सबसे तेज़ निपटान के लिए कहाँ होनी चाहिए?

तेज़ और पूर्वानुमेय निपटान के लिए हम Singapore में SIAC को प्राथमिकता देते हैं, अंग्रेज़ी भाषा और New York Convention के प्रवर्तन के साथ। स्थानीय पक्षों के लिए BANI (इंडोनेशिया) काम कर सकता है, पर सीमा-पार खरीदार आमतौर पर SIAC के साथ तेज़ी से आगे बढ़ते हैं। यदि विक्रेता इंडोनेशियाई कानून पर ज़ोर देता है, तब भी आप विचारणीय स्थान के रूप में सिंगापुर में मध्यस्थता का चुनाव कर सकते हैं लेकिन शासकीय कानून इंडोनेशियाई रख सकते हैं। यह संतुलन समयसीमाओं को पूर्वानुमेय रखता है।

सत्यापित दावे के बाद क्रेडिट नोट कितनी जल्दी जारी होना चाहिए?

सात से चौदह दिनों के भीतर। PO में सटीक संख्या डालें। यह भी स्पष्ट करें कि क्रेडिट अगले इनवॉइस के विरुद्ध नेट किया जा सकता है या यदि 30 दिनों के भीतर नया PO न हो तो वायर द्वारा रिफंड किया जा सकता है।

वे 5 सबसे बड़ी गलतियाँ जो समुद्री खाद्य दावों को समाप्त कर देती हैं

• कोई नामित कारखाना नहीं। यदि दस्तावेज़ों में कारखाना पहचाना नहीं जाता है, तो आपका दावा मध्यस्थ के साथ बहस बन जाता है।
• अस्पष्ट स्पेक। प्रीमियम या सशीमी ग्रेड जैसे शब्द बिना मापनीय मानदंड के तर्कों को आमंत्रित करते हैं। संख्याओं से जुड़ें।
• निरीक्षण अधिकार न होना। प्री-स्टफिंग निरीक्षण अधिकारों के बिना, कंटेनर बंद होने से पहले आपकी आधी मार्जिन खत्म हो जाती है।
• शून्य रिटेंशन। दस्तावेज़ों पर 100 प्रतिशत भुगतान करने से विक्रेता की ओर से त्वरित निवारण की तत्परता समाप्त हो जाती है।
• गायब समयसीमाएँ। 30 दिनों से अधिक खिंचे हुए दावे अक्सर चुपचाप मर जाते हैं। अनुबंध में समयसीमाएँ डालें।

व्यावहारिक निष्कर्ष: स्पष्टता को अग्रभाग में रखें और सभी को गतिशील बनाए रखने के लिए पर्याप्त नकद रोककर रखें। सिर्फ़ इससे ही आपकी वसूली की संभावना सुधरेगी।

संसाधन और अगले कदम

यदि आप नमूना भाषा चाहते हैं, तो एक सैंपल क्लॉज़ पैक के लिए कहें। हम एक बैक-टू-बैक PO संदर्भ, कारखाना स्वीकारोक्ति, निरीक्षण और AQL टेम्पलेट, दावा साक्ष्य चेकलिस्ट और SIAC-तैयार मध्यस्थता शब्दावली शामिल करते हैं। क्या आपको इन्हें आपके उत्पादों के लिए अनुकूलित करने में मदद चाहिए जैसे Red Snapper Portion (WGGS / Fillet) या Frozen Shrimp (Black Tiger, Vannamei & Wild Caught)? आप हमें whatsapp पर संपर्क कर सकते हैं और हम वैश्विक खरीदारों के साथ जो उपयोग करते हैं वह साझा करेंगे।

आप हमारे उत्पाद स्पेक्स की भी समीक्षा कर सकते हैं ताकि देखें कि हम वास्तविक आइटमों पर AQL, COA और दावा थ्रेशोल्ड को कैसे कार्यान्वित करते हैं। यहां से शुरू करें और अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित करें। हमारे उत्पाद देखें

दो अंतिम नोट। क्रेडिट बीमा दुर्लभ रूप से गुणवत्ता विवादों को कवर करता है, इसलिए यह मत मानें कि Euler Hermes या Coface आपकी ओर से भुगतान करेगा। और जबकि हम अनुबंधों के प्रति व्यावहारिक हैं, यह लेख कानूनी सलाह नहीं है। इसे एक फील्ड-परीक्षित चेकलिस्ट के रूप में उपयोग करें, फिर अपनी अंतिम शर्तों की समीक्षा के लिए वकील से परामर्श लें।