Certification BAP Crevettes Indonésie : Guide essentiel 2025

Un plan pratique axé sur l’Indonésie pour mettre en place un Système de Contrôle Interne (ICS) conforme BAP pour des groupes de fermes de crevettes en 90 jours. Ce qu’il faut préparer, qui fait quoi, comment fonctionne la traçabilité, les pièges d’audit courants, coûts, délais et un plan semaine par semaine.

Nous avons fait passer un cluster de 42 étangs de crevettes d’une absence totale de documentation à un état prêt pour l’audit BAP en 90 jours en suivant exactement l’approche ci‑dessous. Si vous cherchez à organiser des petits producteurs en un groupe de fermes BAP en Indonésie en 2025, voici le plan que nous aurions aimé avoir dès le premier jour.

Les trois piliers d’un groupe BAP solide (et pourquoi les groupes échouent)

D’après notre expérience, les certifications réussies de groupes BAP reposent sur trois piliers :

Un Système de Contrôle Interne discipliné. L’ICS est le cerveau du groupe. Il décrit comment les membres sont inscrits, audités, formés, corrigés et suivis. S’il n’est pas clair, votre groupe dérivera et les auditeurs trouveront des lacunes.
Une traçabilité pratique et un bilan massique. Chaque kilogramme provenant de chaque étang doit avoir une piste documentaire qui correspond à ce qui arrive chez l’acheteur ou le transformateur. Des définitions de lots négligées et des chargements mixtes causent la plupart des non‑conformités majeures.
Un gestionnaire de groupe opérationnel. Les groupes nomment souvent un leader de façade et espèrent le meilleur. Cela se retourne contre eux. Vous avez besoin de quelqu’un qui vit dans les feuilles de calcul et sur les routes d’exploitation, pas seulement dans les réunions.

Ce qui est intéressant, c’est la fréquence à laquelle les groupes se concentrent excessivement sur la qualité de l’eau des étangs et sous‑investissent dans l’ICS. Les pratiques d’exploitation comptent, mais l’ICS est la façon dont vous prouvez la cohérence à un auditeur. Cela nous amène aux questions principales qu’on nous pose chaque semaine.

Qu’est‑ce qu’un Système de Contrôle Interne (ICS) dans la certification de groupe de fermes BAP ?

Considérez l’ICS comme votre « mini‑BAP » interne. C’est le système documenté qui régit le fonctionnement du groupe. Il couvre l’éligibilité des membres, l’onboarding, l’évaluation des risques, les audits internes, la formation, l’identification des produits, la traçabilité, les actions correctives et la revue de direction. L’ICS doit être mis en œuvre avant l’audit externe BAP et être démontré par des enregistrements.

Conclusion pratique : Traitez votre manuel ICS comme un manuel d’exploitation, pas comme un document de bibliothèque. Les auditeurs voudront voir que vous l’utilisez réellement. Par exemple, votre notation des risques doit orienter la fréquence des audits et l’accent de la formation, et non rester en simple classeur.

Qui peut être gestionnaire de groupe et quelles sont ses tâches quotidiennes ?

Nous recommandons un gestionnaire de groupe à temps plein ayant de l’expérience en exploitation de ferme et en gestion documentaire. Il reporte au titulaire du certificat et dirige :

L’inscription des membres et les contrats
L’évaluation des risques et le plan annuel
La programmation et la supervision des audits internes
Le suivi et la vérification des actions correctives
Le système de traçabilité et les définitions de lots
Le calendrier de formation et le suivi des présences
La revue de direction préalable à l’audit

Nous avons constaté que d’anciens superviseurs QC d’écloseries ou de transformateurs font d’excellents gestionnaires de groupe. Ils comprennent les enregistrements et les non‑conformités, et ils sont à l’aise pour être le « mauvais flic » lorsque les SOP sont ignorées.

Combien de fermes peuvent rejoindre et qui est éligible ?

Il n’existe pas de plafond universel strict. L’éligibilité tient à la gérabilité et à la similarité. Les fermes doivent être suffisamment similaires en géographie, intrants et profil de risque pour qu’un seul ICS puisse raisonnablement les contrôler. L’auditeur externe échantillonnera un sous‑ensemble de fermes en fonction du risque et de la taille, donc plus le groupe est divers, plus vos contrôles de risque doivent être solides.

Principes d’éligibilité que nous appliquons :

Statut légal de la ferme et permis de base en place
Engagement à suivre l’ICS et à permettre les inspections
Absence d’antécédents de non‑conformité grave irréversible
Volonté de séparer les produits BAP et non‑BAP si nécessaire

Conseil : Commencez restreint. Intégrez d’abord 10 à 20 membres engagés. Étendez après avoir réussi l’audit initial et prouvé votre ICS.

Quels documents chaque ferme membre doit‑elle conserver ?

Voici le minimum que nous auditons en interne avant d’inviter un auditeur externe :

Accord de membre avec rôles, droits et conséquences
Plan des étangs et carte d’identification avec points GPS
Registres de peuplement : source des PL, dates, quantités, documents sanitaires
Registres d’alimentation : factures, détails des fournisseurs, numéros de lots. Si l’acheteur exige 2 étoiles ou plus, les aliments provenant de minoteries certifiées BAP peuvent être requis.
Intrants chimiques et vétérinaires : noms de produit, posologies, autorisations, dates
Registres quotidiens : mortalité, échanges d’eau, traitements, estimations de FCR
Plan de récolte et registres de récolte réels avec identifiants de lots et poids
Registres de transport : tickets de pont bascule, identifiants de véhicules, contrôles de température
Registres des travailleurs : vérification de l’âge, contrats, formation OHS de base
Registres environnementaux : SOP pour la gestion des sédiments et l’élimination des effluents
Actions correctives et présences aux formations liées aux constats d’audit

Notre règle empirique : si ça bouge, mesurez‑le. Si vous le décidez, documentez‑le.

À quelle fréquence les audits internes doivent‑ils être réalisés avant l’audit BAP externe ?

Avant votre premier audit de certification, réalisez au moins un audit interne complet de tous les membres par rapport à la norme de ferme BAP applicable et à votre ICS. Fermez les actions correctives et effectuez une revue de direction deux à quatre semaines avant l’audit externe. Les membres à risque élevé peuvent nécessiter un audit de suivi.

Après la certification, prévoyez un audit interne complet chaque année. Ajoutez des contrôles ponctuels ciblés sur les contrôles critiques pendant les périodes de peuplement et de récolte.

Comment fonctionnent la traçabilité et le bilan massique dans un groupe de crevettes ?

L’essentiel est des lots clairs et la séparation. Nous recommandons :

Assigner un code de lot unique à la première action de récolte par étang ou par session de récolte. Le code doit accompagner le produit jusqu’à l’acheteur ou le transformateur.
Séparer la documentation de transport pour chaque lot. Pas de papiers mixtes.
Enregistrer les poids nets à la ferme et à l’arrivée. Enquêter sur les écarts dépassant votre tolérance.
Tenir une feuille de bilan massique par mois. Le total récolté par lot doit correspondre à ce qui est expédié. Si une partie du produit est vendue localement, enregistrez aussi la destination et le poids.

Chez le transformateur, exigez que vos lots soient enregistrés sous le même code de lot. Cela permet la traçabilité de bout en bout. Lorsque nous transformons des crevettes et des poissons, nous reproduisons les codes de lots des fermes dans nos enregistrements d’entrée et de production afin que les acheteurs puissent vérifier la chaîne. Si vous consolidez avec un transformateur, alignez‑vous sur les étiquettes, les bons de livraison et les feuilles d’entrée bien avant la récolte. Besoin d’aide pour adapter cela à votre cluster ? Vous pouvez nous contacter sur whatsapp.

Combien coûte la mise en place de l’ICS en Indonésie et combien de temps cela prend‑il ?

Les délais varient, mais pour des groupes qui tiennent déjà des registres de base nous observons :

60–90 jours pour être prêts pour l’audit. 30–45 jours si vous migrez depuis iBAP et que vous avez des dossiers solides.
La programmation de l’audit externe peut ajouter 2–6 semaines selon le calendrier du certificateur.

Tranches de coûts typiques observées en Indonésie :

Création de l’ICS et formation : IDR 50–150 millions, selon les déplacements et la taille du groupe
Audit externe : USD 4,000–8,000 plus frais de déplacement de l’auditeur
Analyses de laboratoire (aliments/résidus d’antibiotiques/eau selon cas) : IDR 10–30 millions par cycle
Frais administratifs continus et audits internes : IDR 2–5 millions par membre et par an

Les coûts varient selon la géographie, le support linguistique et la réutilisation de modèles. Prévoyez un budget prudent et évitez de précipiter le premier audit.

Un plan d’action de 90 jours qui fonctionne vraiment (Semaine 1–12)

Semaines 1–2 : Cartographiez le groupe et verrouillez les règles

Définissez le titulaire du certificat, le gestionnaire de groupe et les auditeurs internes. Rédigez les descriptions de poste et les lignes d’autorité.
Rédigez votre manuel ICS. Utilisez la norme de ferme BAP comme ossature. Gardez les SOP courtes et spécifiques.
Inscrivez les membres. Signez les accords et collectez les permis. Évaluez le risque de chaque ferme et construisez votre plan d’audit.
Concevez votre codification de lots et le flux de traçabilité. Testez en conditions réelles avec les données de la dernière récolte d’une ferme.

Victoire rapide : Créez une affiche murale d’une page pour la ferme avec les 10 registres que chaque étang doit tenir. Les rappels visuels fonctionnent.

Semaines 3–6 : Former, implémenter et démarrer les audits

Formez les membres sur les enregistrements, les droits des travailleurs, le contrôle des produits chimiques et la documentation de récolte.
Déployez les formulaires. Nous utilisons souvent WhatsApp pour des photos géo‑taguées et Google Sheets pour les journaux de lots et de transport. Le simple l’emporte sur le parfait.
Réalisez des audits internes pour tous les membres. Enregistrez les non‑conformités et émettez des actions correctives avec des délais.
Alignez‑vous avec votre acheteur ou transformateur sur les étiquettes et la documentation d’entrée. Si vous exportez, assurez‑vous que votre transformateur peut conserver vos codes de lots. Notre équipe fait cela régulièrement pour les crevettes et les poissons valorisés comme Frozen Shrimp (Black Tiger, Vannamei & Wild Caught) et les filets IQF.

Semaines 7–12 : Combler les lacunes et réserver l’audit externe

Vérifiez les actions correctives sur site. N’acceptez pas la clôture uniquement par photo pour les problèmes à haut risque.
Effectuez un test de traçabilité simulé de l’étang à l’entrée et retour. Corrigez toute rupture.
Réalisez une revue de direction. Approuvez le statut du groupe et les membres dans le périmètre.
Confirmez les détails du périmètre avec le certificateur. Planifiez l’audit et informez vos membres sur l’étiquette des entretiens et la présentation des documents.

Non‑conformités courantes que nous rencontrons (et comment les éviter)

Lots mélangés sans papiers mis à jour. Solution : un lot, un jeu de documents. Formez les transporteurs.
Audits internes réalisés, mais actions correctives laissées ouvertes. Solution : fixer des dates butoirs et vérifier la clôture en personne.
Registres des travailleurs incohérents. Solution : standardiser les formulaires et assigner une personne par ferme pour les tenir.
Lacunes de traçabilité des aliments pour les acheteurs exigeant 2 étoiles ou plus. Solution : clarifier tôt les exigences en étoiles de l’acheteur et verrouiller des fournisseurs qualifiés.
Revue de direction sautée. Solution : effectuer une revue formelle avec procès‑verbal, décisions et signature.

iBAP comme étape intermédiaire

Si le groupe débute dans la documentation formelle, iBAP peut être un bon point de départ. Il vous permet de développer les capacités et d’atteindre progressivement les exigences complètes de BAP avec une supervision structurée. Nous avons fait migrer plusieurs clusters indonésiens d’iBAP à BAP en conservant les mêmes formulaires et en renforçant simplement la vérification et la traçabilité.

Qu’attendent les acheteurs en 2025 ?

Nous observons davantage de demandes de conformité sociale vérifiée et un contrôle plus strict des résidus. Certains détaillants veulent 2 étoiles ou plus, ce qui implique la certification des aliments ou des écloseries. Les clients à l’export exigent aussi une traçabilité instantanée sur demande. Si vous pouvez produire une traçabilité de l’étang à la palette en moins d’une heure, vous vous démarquerez. Des questions sur les exigences en étoiles de votre acheteur ? Appelez‑nous.

Réponses rapides aux grandes questions

Définition de l’ICS : Votre système de gouvernance interne pour l’inscription, les audits, la formation, la traçabilité et les actions correctives.
Rôle du gestionnaire de groupe : Responsable à temps plein de l’ICS. Gère les audits, la traçabilité, les CAPA et la conformité des membres.
Taille du groupe et éligibilité : Pas de plafond fixe. Gardez des fermes gérables et similaires en profil de risque. L’auditeur échantillonne selon le risque.
Documents des membres : Accords, plan d’étangs, registres de peuplement/alimentation/produits chimiques, registres de récolte et de transport, dossiers des travailleurs, SOP environnementales et registres CAPA.
Fréquence des audits internes : Un audit complet de tous les membres avant la certification. Annuellement ensuite, avec contrôles ponctuels basés sur le risque.
Traçabilité et bilan massique : Codes de lots uniques par récolte, papiers séparés, poids rapprochés et enregistrement concordant à l’entrée du transformateur.
Coûts et délais : 60–90 jours pour être prêt pour l’audit, avec fourchettes de coûts listées ci‑dessus. Ajoutez le délai de programmation pour l’audit externe.

Si vous construisez votre ICS autour de ces réalités et le gardez pratique, votre audit devient une confirmation d’un bon contrôle, pas une bataille de dernière minute. Et c’est exactement ce que les acheteurs veulent voir en 2025.