SMETA/SEDEX‑Prüfungen für indonesische Meeresfrüchte: Wesentlicher Leitfaden 2025

Eine praxisorientierte, auf Indonesien zugeschnittene Beweisliste für SMETA‑2‑ und 4‑Säulen‑Audits in der Meeresfrüchteverarbeitung. Genau welche Dokumente Prüfer stichprobenartig anfordern, wie viele Monate vorzubereiten sind, indonesische Dokumentennamen (BPJS, UMK, PKWT), Schiffsnachweise auf Lieferantenebene und die häufigsten Lücken in der Produktion.

Wenn Sie eine indonesische Meeresfrüchteverarbeitungsanlage betreiben und 2025 ein sauberes SMETA-Ergebnis wünschen, benötigen Sie keine Theorie. Sie benötigen ein Beweispaket, das genau widerspiegelt, was Prüfer tatsächlich stichprobenartig anfordern. Nachfolgend finden Sie die genaue, auf Indonesien zugeschnittene Dokumentation, die wir für Audits in unseren eigenen Einrichtungen und bei Partnern vorbereiten. Das haben wir aus jahrelanger Arbeit mit Sedex-Prüfern gelernt, die Löhne, Arbeitszeiten und Drittanbieterarbeit bei Meeresfrüchten genau unter die Lupe nehmen.

Die drei Beweisbereiche, die Prüfer immer testen

• Personal und Arbeit. Arbeitsverträge, Altersnachweise, BPJS, Arbeitszeiten, Überstunden, Leiharbeit, Beschwerdemechanismen.
• Löhne und Arbeitszeiten. Zeitaufzeichnungen, Gehaltsabrechnungen, Anwesenheit, Überstundenfreigaben, Umrechnung von Akkordlöhnen, Urlaub, Abzüge.
• Standort und Management. Genehmigungen, Umweltüberwachung, Abfall, Versorgungsleistungen, Geschäftsethik (für 4‑Säulen), sowie vor Ort vorhandene Einrichtungen wie Schlafräume/Mensen.

Konzentrieren Sie Ihre Vorbereitung hierauf. Der Rest ergibt sich daraus.

Welche Dokumente prüfen SMETA-Prüfer in indonesischen Meeresfrüchtefabriken?

Nach unserer Erfahrung entnehmen Prüfer eine Kernmenge an Dokumenten aus HR, Gehaltswesen, HSE und Umweltdokumentation. Hier die Kurzliste mit indonesischen Dokumentennamen, wo relevant.

HR und Verträge

• Hauptmitarbeiterliste nach Kategorie: PKWTT (unbefristet), PKWT (befristet), harian lepas/täglich, magang/Praktikanten, outsourcing/Agentur.
• Verträge: PKWTT, PKWT mit Stellenbezeichnung, Laufzeit, Verlaufs- und Verlängerungshistorie. Nachträge für Lohnänderungen oder Versetzungen.
• KTP-Kopien oder andere rechtsgültige Altersnachweise sowie Onboarding-Liste mit Eintrittsdaten.
• Betriebsordnung oder peraturan perusahaan und/oder Tarifvertrag (PKB), falls zutreffend.
• SOP für den Beschwerdemechanismus, Hotline/Plakate, Beschwerdelogs, Lösungshistorie in Bahasa Indonesia.

Löhne, Zeit und Leistungen

• Anwesenheits-/Zeiterfassung: biometrische Logs oder Zeiterfassungsbögen, Überstundenfreigabeformulare, Schichtpläne, Zuteilung von wöchentlichen Ruhezeiten.
• Gehaltsregister: Bruttolohn, UMK-Konformität, Überstundenberechnung, Zulagen, BPJS-Abzüge und Arbeitgeberbeiträge, Zahlungsnachweise (Banküberweisungsdateien oder unterschriebene Gehaltsabrechnungen).
• UMK‑Nachweise: SK Gubernur für den aktuellen UMK/UMP (2025-Satz gemäß PP 51/2023), interne Lohnmatrix nach Einstufung.
• Urlaubsunterlagen: Jahresurlaub, Krankheit, Mutterschaft/Vaterschaft sowie Feiertagspläne.
• BPJS Ketenagakerjaan und BPJS Kesehatan: Registrierung, monatliche Zahlungsbelege, Teilnehmerlisten, JKK/JKM Anspruchshistorie, Unfallprotokoll.

Agenturen und Rekrutierung

• Vereinbarungen mit Arbeitsvermittlern: Perjanjian Penyediaan Jasa Pekerja/Buruh oder Pemborongan Pekerjaan. Agenturlizenz von Disnaker und NIB/OSS-Ausdruck.
• Einsatzlisten der Agentur, die mit der zeitlichen Erfassung vor Ort übereinstimmen.
• Null-Gebühren-Politik für Arbeitssuchende und Nachweise (siehe weiter unten).

Gesundheit, Sicherheit und Wohlergehen

• HIRADC/HAZOP oder Risikoanalysen, Induktions- und Auffrischungsschulungsnachweise, Brandschutzübungen, Ausgabeprotokolle für PSA.
• Medizinische Untersuchungen für Arbeiten im Kälteraum oder mit Chemikalienexposition. Formulare für Unfall-/Beinaheuntersuchungen.
• Inspektionen von Unterkünften und Mensen, Trinkwasserprüfprotokolle, Hygieneliste für Küchen.

Standort, Umwelt und Geschäftsethik (4‑Säulen)

• NIB/OSS-Profil, Standortgenehmigung, IMB/SLF falls zutreffend.
• Umweltgenehmigungen: SPPL für niedriges Risiko oder UKL/UPL/AMDAL für größere Betriebe. Genehmigungsschreiben und etwaige Überwachungsverpflichtungen aufbewahren.
• Gefährliche Abfälle: Verträge mit lizenzierten Sammlern und Verarbeitern, Manifest Limbah B3, Abfallinventar und Inspektionsprotokolle zur Zwischenlagerung.
• Kühl- und Ammoniakanlagen: Leckprüfungen, Wartungsprotokolle, Notfallübungseinträge.
• Energie‑ und Wasserverbrauchsentwicklung, mindestens 12 Monate. Abfalltrennung und Recyclingdokumentation.
• Geschäftsethik: Anti‑Bestechungsrichtlinie, Offenlegung von Interessenkonflikten, Register für Geschenke/Gastfreundschaften, Schulungsnachweise.

Rückverfolgbarkeits-Punkte

• Lieferantenfreigabeliste, Wareneingangsprotokolle, COAs, Produktetiketten, die Chargen mit Lieferanten verknüpfen. Für Linien wie Grouper Fillet (IQF) oder Yellowfin Saku (Sushi Grade) stellen Sie sicher, dass die Zuordnung Charge‑zu‑Lieferant schnell erfolgt. Prüfer führen häufig stichprobenartige Kontrollen zusammen mit der Arbeitsstichprobe durch.

Praktischer Tipp: Legen Sie all dies thematisch in einem freigegebenen, schreibgeschützten Ordner ab, mit den letzten 12 Monaten oben. Prüfer schätzen schnelle Wiederauffindbarkeit.

Wie viele Monate Zeit-, Lohn‑ und Anwesenheitsaufzeichnungen werden verlangt?

Wir bereiten 12 Monate vor. Prüfer entnehmen typischerweise 3–6 Monate als Stichprobe, interessiert sind sie jedoch an:

• Dem letzten abgeschlossenen Gehaltsmonat.
• Einem Monat der Hochsaison (z. B. Thunfisch-, Tintenfisch- oder Schnapper‑Spitze).
• Einem Monat der Nebensaison zum Vergleich.

Stellen Sie sicher, dass drei Datenströme übereinstimmen: biometrische Erfassung, Überstundenfreigaben und Gehaltsberechnung. Wenn Sie Akkordlöhne beim Trimmen oder Filetieren verwenden, zeigen Sie die Umrechnung in einen stündlichen Äquivalentwert und Ausgleichszahlungen, um den UMK in jedem Abrechnungszeitraum zu erfüllen. Bewahren Sie unterschriebene Überstundenvereinbarungen und Nachweise für wöchentliche Ruhezeiten auf.

Benötigen wir Dokumente der Besatzung von Fangfahrzeugen, wenn wir nur verarbeiten?

Kurzantwort: In der Regel nicht, es sei denn, Sie besitzen oder kontrollieren Schiffe. Allerdings fragen Käufer und Prüfer zunehmend danach, wie Sie upstream Arbeitsrisiken prüfen. Wenn Sie ausschließlich Verarbeiter sind, die gelandeten Fisch einkaufen, bereiten Sie vor:

• Lieferanten‑Due‑Diligence: unterzeichnete Verhaltenskodizes, Risikobewertung und jährliche Wiedergenehmigung.
• Lieferanten‑Schiffsliste für risikobehaftete Arten oder Märkte. Für Thunfischprodukte wie Yellowfin Saku (Sushi Grade) oder Yellowfin Steak halten Sie zugänglich den Landeort, Schiffs‑ID und gültige Lizenzen (SIPI/SIKPI) Ihres Lieferanten vor.
• Wenn Sie Schiffe besitzen oder chartern oder vertikal integriert arbeiten, halten Sie Besatzungsverträge, Lohnabrechnungen, Stunden‑und‑Ruheprotokolle und Nachweise zur Übereinstimmung mit ILO C188 bereit. Schließen Sie Versicherungs‑/Unfallschutz und Verpflegungsnachweise ein.

Praktischer Hinweis: Selbst Verarbeiter profitieren von einer Lieferanten‑Schiffsliste für risikobehaftete Fischereien. Sie zeigt glaubwürdige Due‑Diligence, ohne zu weit zu gehen.

Welche BPJS‑Dokumente sollten wir vorbereiten und wie aktuell müssen sie sein?

Prüfer verlangen die Bestätigung für den aktuellen Monat und eine Historie. Wir stellen zusammen:

• BPJS Ketenagakerjaan- und BPJS Kesehatan‑Registrierungsbestätigungen und Firmenkennungen.
• Teilnehmerlisten, die mit der Gehaltskopfzahl übereinstimmen, monatlich aktualisiert.
• Die letzten 3–6 Monate an BPJS‑Zahlungsquittungen und SIPP/VA‑Überweisungsnachweisen.
• JKK/JKM Anspruchsaufzeichnungen und Arbeitsunfallprotokolle mit Korrekturmaßnahmen.
• Zeitpunkt der Einbeziehung. Nachweise, dass PKWT-, PKWTT- und Agenturmitarbeiter (falls über Ihre Gehaltsliste) vom ersten Tag an eingeschrieben wurden, wie im Vertrag gefordert.

Eine häufige Lücke ist die Abweichung zwischen Gehaltsliste und BPJS‑Teilnehmerzahlen. Stimmen Sie die Kopfzahlen monatlich ab.

Wie können wir nachweisen, dass Arbeiter keine Vermittlungsgebühren an Agenturen gezahlt haben?

Das überzeugt Prüfer tatsächlich:

• Richtlinie und Flussdiagramm in Bahasa und Englisch, die besagen, dass Arbeiter null Gebühren zahlen. Schließen Sie einen Erstattungsmechanismus ein, falls später Gebühren festgestellt werden.
• Unterschriebene Arbeitnehmererklärungen beim Onboarding, dass keine Gebühren gezahlt wurden. Bewahren Sie Übersetzungen auf.
• Lieferantendatei für jede Agentur: Lizenz, Rechnungsstruktur und Nachweise, dass das Unternehmen alle legitimen Kosten (medizinische Untersuchungen, Verwaltung, Transport) direkt bezahlt. Keine Lohnabzüge.
• Bestätigung durch Arbeiterinterviews. Schulen Sie HR, nicht zu beeinflussen. Wenn Gebühren auftauchen, legen Sie Nachweise für sofortige Rückerstattung und CAPA vor.

Wir führen außerdem quartalsweise Stichproben durch: zufällige Interviews mit neuen Beschäftigten und einen schnellen Belegscan. Das hat uns bereits mehrfach geholfen.

Welche Umweltgenehmigungen werden üblicherweise in einer 4‑Säulen‑SMETA für Meeresfrüchte verlangt?

• Umweltgenehmigungen. SPPL oder UKL‑UPL/AMDAL abhängig von Kapazität und Risiko. Bewahren Sie das Genehmigungsschreiben und etwaige Überwachungsverpflichtungen auf.
• Abwasser. Entwässerungs‑ oder technische Genehmigung für Einleitung, Planung Ihres IPAL und 3–6 aktuelle Laborergebnisse innerhalb der Grenzwerte. Bewahren Sie Kalibrierungs‑ und Probenahme‑Chain‑of‑Custody‑Protokolle.
• Gefährliche Abfälle (Limbah B3). Vertrag mit lizenziertem Sammler/Verarbeiter, Manifestaufzeichnungen, Inventar und Inspektionsprotokolle zur Lagerung.
• Kühlung und Kältespeicherung. Ammoniakanlagenprüfung, Leckprotokolle, Notfallübungen und Schulungen für Einsatzkräfte.
• Energie, Wasser, Abfall. 12 Monate Verbrauchsdaten, Reduktionsziele und Maßnahmen. Einfache Dokumentation ist akzeptabel, wenn sie glaubwürdig ist.
• Ethik. Anti‑Bestechungsrichtlinie, Schulungen und Geschenkbuch. Prüfer fragen, wer Zahlungen genehmigen darf und wie Interessenkonflikte offengelegt werden.

Tipp: Legen Sie Ihr letztes internes Umweltaudit und die CAPA oben ab. Das zeigt Kontrolle und Fortschritt.

Werden Agentur‑ und Tagesarbeiter interviewt und welche Unterlagen müssen wir vorlegen?

Ja. Sie werden gezielt Agenturkräfte, PKWT‑ und Tagesarbeiter befragen. Halten Sie bereit:

• Arbeiterlisten nach Beschäftigungsart und Abteilung. Wählen Sie keine Vorgesetzten in der Auswahl.
• Verträge, die tatsächliche Aufgaben und Arbeitszeiten widerspiegeln.
• Nachweise zur Lohngleichheit. Gleicher Grundlohn und gleiche Leistungen für Agentur‑ und Direktangestellte in derselben Funktion.
• Zeit‑ und Zahlungsunterlagen, die mit den Interviews übereinstimmen. Keine Barzahlungen ohne Nachweis.
• Richtlinie zur Rückgabe von Ausweisen. Arbeiter behalten ihre Dokumente, bestätigt durch Interview und SOP.

Wenn Sie regelmäßig Tagesarbeiter einsetzen, dokumentieren Sie die Rotationslogik und gearbeitete Tage pro Monat. Dauerhafte Vollzeitarbeit ohne entsprechende Verträge führt zu Nichtkonformitäten.

Zwei nicht offensichtliche Prüfungen, die die meisten Befunde zu Lohn/Arbeitszeit vermeiden

• Dreiseitige Abstimmung der Pläne. Produktionsplan, Zeiterfassungsauszüge und Überstundenfreigaben sollten dasselbe erzählen. Wir führen wöchentlich eine dreiseitige Stichprobe durch. Das dauert 20 Minuten und verhindert Überraschungen am Audittag.
• Zahltag‑Audit. Wählen Sie zufällig fünf Arbeitnehmer aus verschiedenen Funktionen und rekonstruieren Sie deren Lohnabrechnung vollständig: Stunden, Überstundensätze (1,5x erste Stunde, 2x danach), Zulagen, BPJS, Nettolohn. Wenn Sie pro Arbeitnehmer in 10 Minuten abgleichen können, sind Sie bereit.

Die fünf häufigsten Lücken, die wir in indonesischen Meeresfrüchteanlagen sehen

1. UMK‑Abweichung nach der jährlichen Anpassung. Halten Sie die 2025er SK Gubernur gedruckt und Ihre Lohnmatrix ab dem Wirksamkeitsdatum aktualisiert.
2. Unvollständige Agenturakte in Bezug auf Lizenzen. Beschaffen Sie Disnaker‑Genehmigungen und halten Sie diese aktuell.
3. BPJS‑Kopfzahl stimmt nicht mit der Gehaltsliste überein. Stimmen Sie monatlich ab und dokumentieren Sie den E‑Mail‑Verlauf.
4. Akkordlohnumrechnungen nicht dokumentiert. Fügen Sie eine einfache SOP und ein Berechnungsblatt hinzu.
5. Umweltproben‑Lücken. Eine verpasste Quartalstestung des Abwassers oder fehlende B3‑Manifestunterschriften. Erstellen Sie einen Kalender und benennen Sie Vertretungen.

Schnelle Pre‑Audit‑Durchsicht, die Sie diese Woche durchführen können

• Aktualisieren Sie das Sedex SAQ und hängen Sie aktuelle Genehmigungen, Lohnmatrix und BPJS‑Nachweise an.
• Drucken Sie drei Monate Zeit‑, Gehalts‑ und Überstundenformulare aus. Wählen Sie einen Niedrig‑, einen Spitzen‑ und den letzten Monat.
• Stimmen Sie BPJS‑Teilnehmer mit der Gehaltskopfanzeige ab. Beheben Sie Lücken jetzt.
• Überprüfen Sie Agenturlizenzen und Null‑Gebühren‑Dokumentation erneut. Führen Sie zwei frische Einstellungsinterviews durch.
• Begehen Sie Schlafräume und Mensa mit einer Checkliste. Fotografieren Sie Behebungen vor und nach der Maßnahme.

Wenn Sie ein einrichtungsbezogenes Beweispaket möchten, das auf Ihren UMK, Ihre Saisonalität und Ihr Agenturmodell abgestimmt ist, Kontaktieren Sie uns per WhatsApp. Wir können auch die Rückverfolgbarkeitsstichproben an Ihre Prioritätslinien anpassen, sei es Grouper Bites (Portion Cut) für den Einzelhandel oder Yellowfin Saku (Sushi Grade) für Sushi‑Kanäle. Wenn Sie neue Artikel prüfen, können Sie auch Unsere Produkte ansehen.

Interessant ist, wie schnell sich die Audit‑Erwartungen in den letzten sechs Monaten verändert haben. Es gibt eine strengere Prüfung von Vermittlungsgebühren, Agenturlizenzen und glaubwürdiger Abwasserüberwachung. Die Einrichtungen, die am besten abschneiden, halten es einfach: Eine Wahrheitsquelle pro Thema, monatliche Abstimmungen und eine kurze Darstellung für jede Anomalie. Das ist das Vorgehensmodell, das wir verwenden — und es funktioniert.