Dokumentation für Meeresfrüchte-Export: Erforderliche Papiere und Zertifikate

Ein praxisorientierter Leitfaden für Exporteure zur Zusammenstellung eines sauberen EU-IUU-Fangzertifikatspakets für Mischladungen, einschließlich Anhang-IV-Verarbeitungsaufstellungen, optionalen Wiederausfuhrzertifikaten und den Datenprüfungen, die Ihr EU-Importeur für ein CHED-P ohne Nacharbeit benötigt.

Wenn eine EU-Lieferung jemals wegen nicht übereinstimmender IUU-Dokumente festgesteckt hat, kennen Sie den Aufwand. Wir standen selbst in dieser Schlange. Vor einigen Jahren kostete uns ein Container mit gemischten Chargen von Schnapperfilets zwei Wochen, während der Zoll um „Klarstellung“ bat. Danach haben wir ein System aufgebaut. Seitdem wurden unsere Mischfang-Sendungen von Produkten wie Zackenbarsch-Filet (IQF) und Gelbflossen-Saku (Sushi-Qualität) ohne Nacharbeit abgefertigt.

Dieser Leitfaden fasst zusammen, wie wir EU-IUU-Pakete für Mischladungen zusammenstellen. Er richtet sich an Exporteure. Er ist praxisorientiert. Und er enthält genau die Informationen, die Ihr EU-Importeur benötigt, um ein korrektes CHED-P einzureichen.

Die 3 Säulen eines sauberen EU-IUU-Pakets

1. Nachweiskette. Ihr Paket muss jedes Kilogramm Fertigprodukt auf spezifische Fangzertifikate zurückführen können. Bei Produkt aus mehreren Fangschiffen bedeutet das mehrere EU-IUU-Fangzertifikate und eine Anhang-IV-Verarbeitungsaufstellung, die diese aggregiert.

2. Datenabgleich. Wissenschaftliche Artnamen, FAO-Gebiete, Fanggerät/ Fangmethode, Schiffskennungen und Gewichte müssen in allen Dokumenten übereinstimmen. Wenn Sie „Epinephelus spp.“ auf einem Fangzertifikat angeben, wechseln Sie nicht zu „gemischte Riff-Fische“ im Anhang IV. Verwenden Sie konsistente Codes.

3. Mengenlogik. Die Rechnung muss von Rohmaterial zu Fertigprodukt aufgehen. Der Anhang IV sollte Eingangsgewichte pro Fangzertifikat und Fertiggewichte pro Produkt-SKU ausweisen. Wirken die Ausbeuten unrealistisch, sind Rückfragen zu erwarten.

Kernaussage: Wenn diese drei Säulen stehen, gehen Zollanfragen gegen null.

Wochen 1–2: Datenerfassung und Validierung (Tools + Vorlagen)

Das haben wir eingerichtet, bevor auch nur ein Formular ausgefüllt wird:

• Master-Eingangsprotokoll. Erfassen Sie pro Charge Rohmaterial: Art, Schiffsname/IMO, Fangdaten, FAO-Gebiet, Fanggerät und Gewicht. Verknüpfen Sie jede Charge mit einer Fabrik-Chargen-ID.
• FAO-Gebiets- und Fanggerät-Codetabelle. Verwenden Sie FAO-Gebietscodes und FAO/standardisierte Bezeichnungen für Fanggeräte (z. B. Langleine, Stellnetz). Stimmen Sie diese mit den Anforderungen Ihrer Behörden ab. Erfinden Sie keine Synonyme.
• Schiffsregister-Abgleich. Prüfen Sie, dass Schiffe am Fangdatum autorisiert waren und nicht auf einer IUU-Liste stehen. Nichts stoppt eine Akte schneller als ein markiertes Schiff.
• Ausbeute-Matrix. Definieren Sie typische Ausbeuten nach Produktform. Zum Beispiel Hautloses-Filet-Ausbeuten für Schnapper versus Lende versus Saku. Dies hilft, Roh- und Fertiggewicht im Anhang IV abzugleichen.

Interessant ist: 80% der Ablehnungen, die wir sehen, lassen sich auf schlampige Eingangsdaten zurückführen. Machen Sie hier alles richtig, und der Rest wird deutlich einfacher.

Wochen 3–6: Formulare zusammenstellen und Vorvalidierung

Der Paketablauf für Mischladungen sieht folgendermaßen aus:

1. EU-IUU-Fangzertifikate (pro Rohmaterialcharge). Jedes Zertifikat wird von der zuständigen Behörde des Flaggenstaates ausgestellt und validiert. Haben Sie Roh-Zackenbarsch von drei indonesischen Schiffen bezogen, benötigen Sie drei Zertifikate.

2. Anhang-IV-Verarbeitungsaufstellung. Ihr Verarbeitungsbetrieb füllt diese aus, wenn die Sendung verarbeitete Produkte oder gemischte Fänge enthält. Sie fasst die Fangzertifikate zusammen und weist aus, wie viel von jedem Zertifikat in die Fertig-SKUs eingeflossen ist. Anschließend wird sie von der zuständigen Behörde des Verarbeitungslandes validiert.

3. Optionales EU-Wiederausfuhrzertifikat. Verwenden Sie dieses, wenn Ihre Fabrik importiertes Rohmaterial verarbeitet hat, das bereits ein EU-Fangzertifikat eines anderen Landes hatte und Sie dieses Rohmaterial weiterverarbeitet haben, bevor Sie in die EU exportieren. Dieses Zertifikat verweist auf die ursprünglichen Fangzertifikate und Ihren Anhang IV.

4. Gesundheitszeugnis und CHED-P. Verschiedene Dokumente, verschiedene Zwecke. Das Gesundheitszeugnis deckt sanitäre Bedingungen ab. Ihr EU-Importeur nutzt Ihr IUU-Paket, um das CHED-P in TRACES NT einzureichen. Er benötigt Dokumentnummern, Gewichte, Arten und Schiffsdaten, um Ihr IUU-Set abzugleichen.

Vorvalidierungs-Checkliste, die wir jedes Mal durchlaufen:

• Artenbezeichnungen und wissenschaftliche Namen stimmen überall überein.
• FAO-Gebietscodes und Fanggeräte sind in allen Dokumenten identisch.
• Schiffskennungen (Name/IMO/Call Sign) sind konsistent.
• Eingangs- vs. Ausgangsgewichte sind anhand Ihrer Ausbeute-Matrix plausibel.
• Chargen-IDs auf Packlisten verweisen auf Fangzertifikate im Anhang IV.

Benötigen Sie eine zweite Meinung bei einer komplexen Mischchargen-Zuordnung? Wir prüfen gern einen Entwurf des Anhang IV und die Gewichtsanpassung. Wenn das hilfreich ist, kontaktieren Sie uns über WhatsApp.

Wochen 7–12: Skalieren und optimieren

Sobald Ihre ersten Container reibungslos abgefertigt werden, etablieren Sie den Prozess:

• Lieferanten-SOPs. Geben Sie Ihren Lieferanten eine einseitige Eingangsspezifikation: welche Schiffsangaben und Dokumente mit jeder Charge eintreffen müssen.
• Digitales Dokumentenmanagement. Führen Sie eine einzige Datenquelle für CC‑Nummern, Anhang-IV-Versionen und Chargenzuordnungen. Versionskontrolle ist entscheidend, wenn der Zoll nach „der unterzeichneten Kopie, mit der Sie verschifft haben“ fragt.
• Frühe Validierung. Nach unserer Erfahrung validieren die zuständigen Behörden in 3–10 Arbeitstagen. Berücksichtigen Sie das in Ihrer Produktionsplanung und streben Sie an, das vollständige IUU-Paket vor dem Verladen unterschrieben zu haben.
• EU-CATCH-Plattform. Mehrere EU-Mitgliedstaaten haben in den letzten Monaten die Nutzung des CATCH-Systems ausgeweitet. Ihr Importeur könnte Sie auffordern, strukturierte Daten zu liefern oder PDFs im Voraus hochzuladen. Vereinbaren Sie den Workflow, bevor Sie Lagerplatz buchen.

Kernaussage: Je mehr Sie systematisieren, desto weniger müssen Sie Brandbekämpfung betreiben.

Die 5 größten Fehler, die Mischladungs-IUU-Akten zunichtemachen

• Nicht übereinstimmende Gewichte. Anhang-IV-Fertiggewichte übersteigen das Rohmaterial aus den aufgeführten Fangzertifikaten oder Ausbeuten sind unrealistisch. Vermeiden Sie dies mit einer Ausbeute-Matrix und einer einfachen Tabelle, die Eingangs- gegen Ausgangsgewichte hochrechnet.
• Fehlende oder inkonsistente FAO-Gebiete oder Fanggeräte. Wenn Ihr Fang Lethrinus spp. aus FAO 57 mit Langleine ist, geben Sie das auf allen Formularen konsistent an.
• Arten falsch kombiniert. Verwenden Sie nicht ein Fangzertifikat, um mehrere Arten abzudecken. Jede Art muss klar identifiziert und rückverfolgbar sein.
• Falscher Unterzeichner. Nur die zuständige Behörde kann das Fangzertifikat und den Anhang IV validieren. Fabrikleiter können den Betreiberteil unterschreiben, aber Sie benötigen dennoch die Validierung durch die zuständige Behörde.
• Wiederausfuhr-Verwirrung. Wenn Sie importiertes Rohmaterial verarbeitet haben, können Sie das EU-Wiederausfuhrzertifikat nicht weglassen. Der Zoll merkt das.

Kernaussage: Führen Sie eine Vorversandprüfung durch, um diese fünf Punkte zu erfassen.

Praktische Fragen & Antworten von Käufern und Importeuren

Benötige ich ein EU-Fangzertifikat pro Container oder pro Rohmaterialcharge?

Pro Rohmaterialcharge. Das Fangzertifikat bezieht sich auf das Fangereignis und den Flaggenstaat, nicht auf Ihren Container. Ein Container kann Produkte enthalten, die durch mehrere Zertifikate abgedeckt sind. Ihr Anhang IV verknüpft diese mit den Fertigwaren im Container.

Wer füllt und unterschreibt die Anhang-IV-Verarbeitungsaufstellung für Produkt aus mehreren Schiffen aus?

Ihr Verarbeitungsbetrieb füllt sie mit chargenbasierten Eingangs- und Fertigoutputs aus. Die zuständige Behörde im Verarbeitungsland validiert sie anschließend. In Indonesien koordinieren wir dies als Teil unserer Exportakte, sodass der unterschriebene Anhang IV die Sendung begleitet.

Kann ich mehrere Schiffe in einer Sendung kombinieren, und wie weise ich Mengen von jedem aus?

Ja. Listen Sie jedes Fangzertifikat im Anhang IV mit dem verwendeten Eingangsgewicht aus diesem Zertifikat auf. Zeigen Sie dann die resultierenden Fertiggewichte nach SKU/Charge. Beispiel: Eine 19.800 kg Sendung von Zackenbarsch-Filet (IQF) könnte 8.000 kg aus CC-001, 7.000 kg aus CC-002 und 6.000 kg aus CC-003 (Rohäquivalent) verwenden und nach Trimmen und Glacierung 19.800 kg Fertigprodukt ergeben. Die Rechnung muss aufgehen.

Wann benötige ich ein EU-Wiederausfuhrzertifikat für verarbeitete Meeresfrüchte?

Wenn Ihre Fabrik Rohmaterial verarbeitet hat, das ursprünglich unter der Flagge eines anderen Landes gefangen wurde und bereits ein EU-Fangzertifikat dieses Landes besaß. Das Wiederausfuhrzertifikat verweist auf diese ursprünglichen Zertifikate und Ihren Anhang IV. Wurden alle Rohmaterialien von indonesischen Schiffen gefangen und in Indonesien verarbeitet, benötigen Sie kein Wiederausfuhrzertifikat für die EU.

Wie verknüpfe ich Fabrik-Chargennummern mit bestimmten Fangzertifikaten, damit der Zoll sie zurückverfolgen kann?

Verwenden Sie ein Chargenzuordnungsblatt, das dem Anhang IV als Hintergrunddokument beigefügt ist. Listen Sie für jeden Fertig-Charge-Code auf Ihrer Packliste die beitragenden Fangzertifikatnummern und das jeweils entnommene Gewicht auf. Viele Importeure fordern diese Zuordnung zur Unterstützung ihres CHED-P und interner Audits an. Wir fügen sie als Anhang zum Anhang IV bei.

Wie sollten Fanggerät und FAO-Gebiet aufgeführt werden, wenn die Sendung mehrere Quellen enthält?

Listen Sie diese pro Fangzertifikat auf. Versuchen Sie nicht, im Anhang IV zu „mitteln“ oder zu generalisieren. Wenn ein Zertifikat FAO 57 Langleine und ein anderes FAO 71 Handline ist, werden sie separat mit korrektem Fanggerät und Gebiet dargestellt. Auf Ihren Produktetiketten muss dies nicht stehen, auf Ihren IUU-Dokumenten jedoch schon.

Was sind die häufigsten Gründe, warum EU-Fangzertifikate abgelehnt werden?

Wir sehen drei Hauptgründe: Eingangs-Ausgangs-Gewichtsabweichungen, falsche oder fehlende Schiffskennungen und Arteninkonsistenzen zwischen Zertifikaten und Anhang IV. Knapp dahinter folgt die Verwendung unleserlicher oder nicht unterschriebener Scans. Senden Sie klare, unterschriebene PDFs und halten Sie die Originale verfügbar.

Wo diese Hinweise gelten (und wo nicht)

Diese Anleitung gilt für EU-IUU-Dokumentation gemäß der Verordnung 1005/2008 für wildgefangene Meeresfrüchte. Sie umfasst Mischladungen und Verarbeitungsszenarien, in denen Sie den Anhang IV und gelegentlich ein Wiederausfuhrzertifikat benötigen. Sie behandelt nicht U.S. SIMP, Öko-Label-Ansprüche oder Ihr sanitäres Gesundheitszeugnis. Unterschiedliche Regeln, unterschiedliche Papiere.

Ressourcen und nächste Schritte

Wenn Sie ein Programm für hochspezifizierte Produkte wie Pinjalo-Filet (IQF) oder Schwertfisch-Steak (IQF) aufbauen, richten Sie Ihren IUU-Paketfluss von Anfang an korrekt ein. Stimmen Sie Vorlagen mit Ihrem Importeur ab, testen Sie Ihre Ausbeute-Matrix an einer Pilotcharge und validieren Sie vor der Skalierung mit Ihrer zuständigen Behörde. Fragen zu einer laufenden Akte oder zur CHED-P-Datenabstimmung? Kontaktieren Sie uns per E-Mail. Wenn Sie Produkt­spezifikationen von Anfang an mit der EU-Dokumentation abgleichen möchten, können Sie auch unsere Produkte ansehen.

Was ist das eigentliche Geheimnis? Machen Sie es langweilig. Wenn Ihr EU-IUU-Paket jedes Mal gleich aussieht, bewegt der Zoll Ihre Container schneller. Und das ist doch das Ziel, oder?