ইন্দোনেশিয়ান সামুদ্রিক খাদ্য: ট্রেডিং কোম্পানি বনাম সরাসরি সরবরাহকারী — কাজ করার নির্দেশিকা

ক্রেতাদের জন্য একটি দাবি-প্রধান, ধারা-বাই-ধারা প্লেবুক—যারা চান ইন্দোনেশিয়ান ট্রেডিং কোম্পানি ও কারখানার মধ্যে অবস্থান করলে বাস্তব গুণগত পুনরুদ্ধার।

প্রারম্ভিক সারমর্ম

আমরা একটি সিস্টেম ব্যবহার করে ইন্দোনেশিয়ান সামুদ্রিক খাদ্য চালানগুলোর বিরোধিত মূল্যের ৮০ শতাংশেরও বেশি পুনরুদ্ধার করেছি। এটি একটি দাবিপ্রধান পদ্ধতি যা অস্পষ্ট প্রতিশ্রুতিকে প্রয়োগযোগ্য বাধ্যবাধকতায় রূপান্তর করে। আপনি যদি একটি ইন্দোনেশিয়ান সামুদ্রিক খাদ্য ট্রেডিং কোম্পানির মাধ্যমে ক্রয় করেন এবং গুণগত দাবির বিষয়ে আপনি যত্নশীল হন, তবে এটি ঠিক সেই প্লেবুক যা আমরা ব্যবহার করি।

কার্যকরভাবে কাজ করে এমন দাবিপুনরুদ্ধারের ৩টি স্তম্ভ

আমাদের অভিজ্ঞতায়, ক্রেতারা একই তিন কারণে দাবিতে হারেন: উৎপাদনকারী কারখানা অনদৃশ্য থাকে, প্রমাণের মানদণ্ড অস্পষ্ট থাকে, এবং বিবাদ সংশোধনের পথ ধীর হয়। আমরা কীভাবে এটি সমাধান করি তা এখানে:

1. কারখানার নাম নির্ধারণ ও বাধ্যবাধকতা সংযুক্ত করা। আপনি যদি ব্যবসায়ীর কাছে অর্থ প্রদান করেন তবু আপনার ক্রয় আদেশ (PO) উৎপাদনকারী কারখানাকে সনাক্ত করতে হবে এবং ব্যবসায়ী থেকে কারখানায় ব্যাক-টু-ব্যাক বাধ্যবাধকতা তৈরি করতে হবে। যদি কারখানার নাম লিখিতভাবে নামজাদা না থাকে এবং স্বীকৃত না হয়, তাহলে দাবির পুনরুদ্ধার সাধারণত মাঝপথেই মৃত্যু হয়।

2. বিষয়ভিত্তিক প্রমাণ নির্ধারণ করা। নমুনা পরিকল্পনা, গ্রহণযোগ্য গুণগত সীমা, এবং কী কী কাজের ত্রুটি ও কী কী তাপমাত্রা-অব্যবহারের মধ্যে পার্থক্য নির্ধারণে সম্মত হোন। ফটোগ্রাফ এবং তাপমাত্রা লগ গুরুত্বপূর্ণ, তবে সেগুলি একটি সম্মত পরিদর্শন পদ্ধতির সঙ্গে যুক্ত হতে হবে।

3. অর্থ ও ফোরাম পূর্ব-কমিট করা। আগমনের QC অনুমোদন না হওয়া পর্যন্ত একটি নির্দিষ্ট শতাংশ ধরে রাখুন। এবং এমন একটি যথার্থ আরবিট্রেশন স্থান নির্বাচন করুন যা আপনি বাস্তবে ব্যবহার করতে পারবেন। আমরা সীমান্ত-পারের সামুদ্রিক খাদ্য বিরোধের ক্ষেত্রে Singapore International Arbitration Centre (SIAC) পছন্দ করি কারণ এটি স্থানীয় বিকল্পগুলির তুলনায় দ্রুত এবং আরও পূর্বাভাসযোগ্য।

প্রায়োগিক সিদ্ধান্ত: আপনার দাবি পথটিকে আশা নয়, চুক্তির একটি ফিচার বানান। এই দিকেই আমাদের সেটআপ নিয়ে যায়।

সপ্তাহ ১–২: ক_due diligence_ এবং চুক্তি সেটআপ

আপনি একটি স্পেসিফিকেশন ছাড়া একটি SKU চালু করবেন না। দাবির মেকানিক্স ছাড়া একটি সরবরাহকারী চালু করবেন না।

• ব্যাক-টু-ব্যাক PO কাঠামো। ইন্দোনেশিয়ান সামুদ্রিক খাদ্য ট্রেডিং কোম্পানির সঙ্গে আপনার ক্রয় আদেশে (PO) ব্যবসায়ী এবং নামকৃত কারখানার মধ্যে পৃথক ব্যাক-টু-ব্যাক PO বা সরবরাহ চুক্তির উল্লেখ থাকা উচিত। একটি অনুচ্ছেদ যোগ করুন যা বলে যে ব্যবসায়ী কারখানার কর্মদক্ষতার জন্য ওয়ারেন্টি প্রদান করে এবং ক্রেতার যাচাইকৃত গুণগত দাবিগুলো পুনরুদ্ধারের জন্য কারখানাকে সুপথন করে অর্পণ করে।

• কারখানার নামকরণ সম্বলিত সংযোজন। স্বাস্থ্য সার্টিফিকেটে আইনগত নাম, ঠিকানা, SIV বা প্ল্যান্ট নম্বর এবং কার্টনে মুদ্রিত কোড অন্তর্ভুক্ত করুন। কারখানাকে একটি এক-পৃষ্ঠার স্বীকৃতি-পত্রে স্বাক্ষর করতে বলুন যাতে তারা পণ্য স্পেস এবং দাবির ধারা পড়েছে এবং সঙ্গে সম্মত হয়েছে। আপনি এখনও ব্যবসায়ীককে পেমেন্ট করতে পারবেন।

• সহ-সংশোধিত স্পেস। সাশিমি-গ্রেড টুনা এবং স্নিগ্ধ ফিলে-ধরনের উচ্চ ঝুঁকির আইটেমের জন্য, চূড়ান্ত স্পেস এবং QC চেকলিস্টে ব্যবসায়ী ও কারখানার উভয়েরও আরম্ভিক স্বাক্ষর বা ইনিশিয়াল রাখুন। ক্রেতারা এটি নিয়মিতভাবে করে, কারণ রঙ, ড্রিপ লস এবং হাড় সহনশীলতা পরিমাপবিহীন না হলে বিষয়গত।

• গুণগত ওয়ারেন্টি ধার্য। কাজের ত্রুটিগুলো নির্দিষ্ট করুন। উদাহরণস্বরূপ: স্কিনবিহীন ফিলে ত্রুটি হলো ৫ মিমি-র উপরের পিন বোন, স্কেলের অবশিষ্টাংশ, X-এর উপরে গ্যাপিং স্কোর, ভুল লেবেল, গ্লেজ ভ্যারিয়েশন ±2 শতাংশ ছাড়িয়ে গেলে, টুনার জন্য হিস্টামিন ৫০ ppm-এর উপরে, টিভিবি-এন (TVB-N) X mg-এর উপরে। তাপমাত্রা-অব্যবহারকে কাজের ত্রুটির থেকে আলাদা রাখুন যাতে দাবি পরিষ্কার থাকে।

• তৃতীয়-পক্ষ পরিদর্শন অধিকার। SGS, Intertek বা আপনার এজেন্ট দ্বারা প্রি-স্টাফিং পরিদর্শনের অধিকার সংরক্ষণ করুন। ব্যর্থতা ঘটলে বিক্রেতার খরচে পুনরায় কাজ করানো অথবা প্রেরণ বিলম্ব করা হবে—এতদ্ভাগে ক্রেতার পক্ষে ডেমারেজ জরিমানা প্রযোজ্য হবে না বলে সম্মত হন।

• সময়সীমা। সব কিছুতেই সময়সীমা নির্ধারণ করুন। স্টাফিংয়ের ২৪ ঘন্টা আগে প্রি-শিপমেন্ট COA এবং ছবি। ফ্রোজেন পণ্যের জন্য আগমনের দাবি জানাতে ৭২ ঘন্টার মধ্যে, চিলড পণ্যের জন্য ২৪ ঘণ্টার মধ্যে। কনটেইনার কর্তৃপক্ষের পরিদর্শনে থাকলে চূড়ান্ত প্রমাণ জমা দেওয়ার সময়সীমা ১০ দিনের মধ্যে।

• হোল্ডব্যাক রিটেনশনসহ পেমেন্ট। অর্থকে গুণগততার সঙ্গে সঙ্গতিপূর্ণ করুন। উদাহরণস্বরূপ: ডকুমেন্টসের ওপর ৮০–৯০ শতাংশ, আগমনের QC অনুমোদন পর্যন্ত ১০–২০ শতাংশ রিটেইন করা। আমরা গত ছয় মাসে উচ্চ-মূল্যের টুনা ও স্ন্যাপারের ক্ষেত্রে ১৫ শতাংশ হোল্ডব্যাকের দিকে চাপ দেখেছি। মুক্তি তৈরি কাগজপত্রে গ্রহণযোগ্যতার সঙ্গে যুক্ত থাকবে।

যদি আমি একটি ট্রেডিং কোম্পানি থেকে ইন্দোনেশিয়ান সামুদ্রিক খাদ্য কিনি, পণ্য QA ব্যর্থ হলে দায়বদ্ধ কে?

চুক্তিপ্রণীতভাবে, রেকর্ডের বিক্রেতাই দায়বদ্ধ। কিন্তু আপনার প্রয়োগযোগ্যতা ব্যাক-টু-ব্যাক PO এবং কারখানা স্বীকৃতির ওপর নির্ভর করে। সেগুলো না থাকলে আপনার কাছে কেবল নৈতিক প্রভাবশক্তি থাকতে পারে। সেগুলো থাকলে, আপনি ব্যবসায়ীর বিরুদ্ধে মামলা করতে পারবেন এবং ব্যবসায়ী একই শর্তে কারখানার বিরুদ্ধে পুনরুদ্ধারের পথ নিতে পারবে।

কোন চুক্তির ধারা নিশ্চিত করে যে ব্যবসায়ী আমার গুণগত দাবিটি কারখানায় স্থানান্তর করবে?

ত্রয়ীটি ব্যবহার করুন: ব্যাক-টু-ব্যাক PO রেফারেন্স, দাবি অ্যাসাইনমেন্ট ধারা, এবং কারখানা স্বীকৃতি। আমরা একটি বাধ্যতামূলক সহযোগিতা ধারা ও যুক্ত করি যা ব্যবসায়ীকে দাবির ২৪ ঘণ্টার মধ্যে লট-স্তরের ট্রেস, COA, তাপমাত্রা রেকর্ড এবং কার্টন কোড সরবরাহ করতে বাধ্য করে।

সপ্তাহ ৩–৬: প্রি-শিপমেন্ট কন্ট্রোল ও টেস্টিং

এখানেই আপনি দাবিকে প্রতিরোধ করেন এবং যে প্রমাণগত ট্রেইলটি পরে দরকার হবে তা তৈরি করেন।

• গোল্ডেন স্যাম্পল এবং কাট পরিকল্পনা অনুমোদন। Grouper Bites (Portion Cut) এবং Kingfish Fillet (Portion Cut / IQF) মতো অংশকৃত আইটেমগুলির জন্য একটি স্বাক্ষরিত গোল্ডেন স্যাম্পল বা ছবি-মাপিত টেমপ্লেট স্থির করুন। লক্ষ্য পিস ওজন, গণনা সহনশীলতা এবং গ্লেজ নির্ধারণ করুন। কারখানা ও ব্যবসায়ী উভয়ই এটিতে ইনিশিয়াল করতে হবে।

• লট-স্তরের COA। যেখানে প্রযোজ্য সেখানে হিস্টামিন, মাইক্রোবায়োলজি, আর্দ্রতা এবং প্রতিটি লটের গ্লেজের জন্য COA দাবি করুন। টুনার ক্ষেত্রে লোডিংয়ের সময় ডীপ লয়েন কোর তাপমাত্রা লগের দাবি বাড়ান। স্ন্যাপার ফিলে-ধরনের জন্য হাড় এবং গ্যাপিংয়ের AQL ANSI/ASQ Z1.4, General Inspection Level II, AQL 2.5 অনুযায়ী নির্ধারণ করুন যদি আলাদাভাবে সম্মত না থাকে।

• প্রি-স্টাফিং পরিদর্শন। পণ্যটি যদি উচ্চ ঝুঁকির বা প্রথমবারের মতো হয়, একজন পরিদর্শক কার্টন লেবেল, কারখানা কোড, পিস গণনা এবং কোর নমুনার তাপমাত্রা যাচাই করুক। সম্ভাব্য হলে একটি সীল করা স্যাম্পল কার্টন রাখা। আমরা দেখেছি যে একটি নিরপেক্ষ রিপোর্ট পরে সপ্তাহের টানাটানিকে বাঁচাতে পারে।

• তাপমাত্রা-অব্যবহার বনাম কাজের ত্রুটির আলাদা করার দাবি ভাষা। স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন যে তাপমাত্রা বিচ্যুতি বা ক্যারিয়ারের বিলম্ব ইস্যুগুলো বিমা বা ক্যারিয়ারদের মাধ্যমে অনুসরণ করা হবে। কাজের ত্রুটি এবং স্পেসের বিচ্যুতি বিক্রেতার দায়বদ্ধতা। এটি সাধারণ দোষ চাপানোর শাফল প্রতিরোধ করে।

আমি কি কারখানাকে স্পেস-এ কো-সাইন করাতে পারি যখন আমি এখনও ব্যবসায়ীকে টাকা দিই?

হ্যাঁ। পেমেন্ট এবং ইনভয়েসের জন্য ব্যবসায়ীকে রেকর্ড বিক্রেতা হিসাবে রাখুন। কো-সাইন করা স্পেস এবং কারখানা স্বীকৃতিকে PO-এর এক্সিবিট হিসেবে সংযুক্ত করুন। এটি আপনার বাণিজ্যিক সম্পর্ক বজায় রাখে এবং প্রযুক্তিগত মানদণ্ডকে যে কারখানা বাস্তবে পণ্যটি তৈরি করে তার সাথে সংযুক্ত করে।

সপ্তাহ ৭–১২: আগমনের QC এবং দাবিতে অর্থপ্রাপ্তি

আগমন হলো যেখানে আপনি ডকুমেন্টেশন থেকে অর্থে রূপান্তর করেন।

• প্রয়োজনীয় প্রমাণ। প্রেরণের আগে একটি চেকলিস্ট নিয়ে সম্মত হন। আমরা ব্যবহার করি: বাইরের কার্টন ও অন্দর প্যাকের টাইম-স্ট্যাম্পযুক্ত ছবি, প্যালেট ও লট নম্বর, কোর তাপমাত্রা পঠন, তৃতীয়-পক্ষ আগমনের পরিদর্শন (যদি উপলব্ধ থাকে), প্রাসঙ্গিক ল্যাব ফলাফল, মূল প্রি-শিপমেন্ট COA, এবং লগার ইনস্টল থাকলে অবিৰুদ্ধ ডেটা। দাবি থ্রেশহোল্ডের জন্য এমন একটি ত্রুটি হার নির্ধারণ করুন যা আর্থিক প্রতিকার ট্রিগার করে—উদাহরণস্বরূপ AQL প্ল্যান জুড়ে ৫ শতাংশের বেশি ৫ মিমি-র উপরের হাড়।

• দাবি গণিত। প্রতিকার কাঠামো পূর্বনির্ধারণ করুন। গন্তব্যে বিক্রেতার খরচে পুনরায় কাজ। পূর্বনির্ধারিত ডিসকাউন্ট টেবিল ব্যবহার করে মূল্য সমন্বয়। আংশিক বা সম্পূর্ণ ফেরত। অথবা সার্টিফিকেট সহ ধ্বংসকরণ। কিউব বা স্টেক (যেমন Swordfish Cube (IQF) এবং Bigeye Steak)-এর জন্য ডাউনগ্রেড মূল্যগুলি নির্ধারণ করুন যাতে ঝগড়া এড়ানো যায়।

• হোল্ডব্যাক ও রিটেনশনের মুক্তি। ১০–২০ শতাংশ রিটেনশনকে আগমনের QC-র লিখিত গ্রহণযোগ্যতার সঙ্গে যুক্ত করুন। যদি একটি দাবি খোলা থাকে, অবিবাদিত অংশ মুক্তি দিন এবং শুধুমাত্র বিতর্কিত অংশ ধরে রাখুন। এটি নগদ প্রবাহ চালু রাখে এবং ঘর্ষণ কমায়।

• ক্রেডিট নোট ও সময়সীমা। আমাদের চুক্তিগুলোতে বিক্রেতি দাবি যাচাইয়ের ৭–১৪ দিনের মধ্যে একটি ক্রেডিট নোট ইস্যু করে। যদি ক্রেতার পরবর্তী PO ৩০ দিনের মধ্যে নির্ধারিত না হয়, তবে ওয়্যার রিফান্ডের অনুমতি দিন। এটি অনির্দিষ্ট ক্রেডিট এড়ায়।

• উত্তরণ পথ। প্রতিক্রিয়া সময় নির্ধারণ করুন। দাবি নোটিশ ৪৮ ঘণ্টার মধ্যে স্বীকার করা হবে। যৌথ পর্যালোচনা কল ৫ দিনের মধ্যে। যদি ১৪ দিনের পরে অনসুলভ্য থাকে, মধ্যস্থতায় যান। যদি ৩০ দিনের পরে এখনও সমাধান না হয়, আরবিট্রেশনে যান।

আগমনের গুণগত নিশ্চিতকরণ না হওয়া পর্যন্ত কত টাকা ধরে রাখা উচিত?

ফ্রোজেন IQF মাছ ও চিংড়ির জন্য আমরা ১০–১৫ শতাংশ দেখি। উচ্চ ঝুঁকির স্পেস বা প্রথম চালানের জন্য আমরা ১৫–২০ শতাংশ সুপারিশ করি। কাগজপত্রভিত্তিক গ্রহণযোগ্যতা দেখালে অবিলম্বে মুক্তি দিন। যদি আপনি দীর্ঘমেয়াদী অংশীদারদের সঙ্গে স্ট্যান্ডার্ড আইটেম (যেমন Mahi Mahi Fillet) নিয়ে কাজ করেন, তিনটি পরিষ্কার আগমনের পরে ১০ শতাংশে নামাতে পারেন।

ইন্দোনেশিয়ান ব্যবসায়ীরা সাধারণত কোন প্রমাণ গ্রহণ করে একটি গুণগত দাবি অনুমোদনের জন্য?

টাইম-স্ট্যাম্পযুক্ত ছবি, AQL স্যাম্পলিং শিট, তৃতীয়-পক্ষ পরিদর্শন বা ল্যাব ফলাফল, তাপমাত্রা লগার ডেটা এবং প্রি-শিপমেন্ট COA। আপনার ছবিতে থাকা কার্টনগুলোতে আপনার সংযোজনিতে নামকৃত কারখানা কোড প্রদর্শিত রয়েছে তা নিশ্চিত করুন। সেই সংযোগ উৎপাদনকারীর সাথে লুপটি বন্ধ করে।

দ্রুততম সমাধানের জন্য ইন্দোনেশিয়ান সামুদ্রিক খাদ্য ব্যবসায়ীদের সঙ্গে বিবাদ কোথায় আরবিট্রেট করা উচিত?

ক্রস-বর্ডার ক্ষেত্রে SIAC (সিঙ্গাপুর) আমরা পছন্দ করি — ইংরেজি ভাষা ও নিউ ইয়র্ক কনভেনশনের এনফোর্সেবিলিটির কারণে। BANI (ইন্দোনেশিয়া) স্থানীয় পক্ষগুলোর জন্য কার্যকর হতে পারে, কিন্তু ক্রস-বর্ডার ক্রেতারা সাধারণত SIAC-এ দ্রুততর চলে। বিক্রেতি যদি ইন্দোনেশিয়ান আইনের অনুরোধ করে, তবু আপনি সিঙ্গাপুরে আরবিট্রেশন সিট করতে পারেন ইন্দোনেশিয়ান আইন প্রযোজ্য রেখে। এই ভারসাম্য সময়সীমাকে পূর্বাভাসযোগ্য রাখে।

একটি যাচাইকৃত দাবির পরে কত দ্রুত ক্রেডিট নোট ইস্যু করা উচিত?

সাত থেকে চৌদ্দ দিন। PO-তে সঠিক সংখ্যা নির্ধারণ করুন। এছাড়া উল্লেখ করুন যে ক্রেডিট পরবর্তী ইনভয়েসের বিরুদ্ধে নিট করা যেতে পারে বা ৩০ দিনের মধ্যে নতুন PO না থাকলে ওয়্যার রিফান্ড করা হবে।

৫টি বৃহত্তম ভুল যা সামুদ্রিক খাদ্য দাবিকে ধ্বংস করে

• নামজাদা কারখানা নেই। যদি ডকুমেন্টগুলোতে কারখানা সনাক্ত না করা থাকে, আপনার দাবি মধ্যস্থকারের সঙ্গে বিতর্কে পরিণত হয়।
• অস্পষ্ট স্পেস। প্রিমিয়াম বা সাশিমি গ্রেডের মতো শব্দগুচ্ছ পরিমাপযোগ্য মানদণ্ড ছাড়া বিতর্ক ডাকার জন্য আমন্ত্রণ জানায়। সংখ্যার সঙ্গে লিঙ্ক করুন।
• পরিদর্শন অধিকার নেই। প্রি-স্টাফিং পরিদর্শনের অধিকার না থাকলে কনটেইনার বন্ধ হওয়ার আগে আপনি আপনার আধা শক্তি হারান।
• শূন্য রিটেনশন। ডকুমেন্টসের ওপর ১০০ শতাংশ প্রদান করলে যখন আপনি দ্রুত সমাধান চাইবেন বিক্রেতার পক্ষের তৎপরতা নাহয় কমে যায়।
• সময়সীমা অনুপস্থিত। ৩০ দিন ছাড়িয়ে চলাযাওয়া দাবি প্রায়ই চুপচাপ মারা যায়। চুক্তিতে টাইম ক্লক বসান।

প্রায়োগিক সিদ্ধান্ত: স্পষ্টতা সামনে রেখে আর সকলকে চালিয়ে রাখতে পর্যাপ্ত নগদ ধরে রাখুন। এটিই আপনার পুনরুদ্ধারের সম্ভাবনাকে উন্নত করবে।

সংস্থান ও পরবর্তী ধাপ

উদাহরণভিত্তিক ভাষা চাইলে একটি নমুনা ক্লজ প্যাক অনুরোধ করুন। আমরা একটি ব্যাক-টু-ব্যাক PO রেফারেন্স, কারখানা স্বীকৃতি, পরিদর্শন এবং AQL টেমপ্লেট, দাবি প্রমাণ চেকলিস্ট এবং SIAC-র উপযোগী আরবিট্রেশন ভাষা অন্তর্ভুক্ত করি। আপনার পণ্যগুলোর জন্য এগুলো কাস্টমাইজ করতে সহায়তা দরকার (উদাহরণ: Red Snapper Portion (WGGS / Fillet) বা Frozen Shrimp (Black Tiger, Vannamei & Wild Caught))? আপনি এখানে আমাদেরকে whatsapp-এ যোগাযোগ করুন এবং আমরা গ্লোবাল ক্রেতাদের সঙ্গে যা ব্যবহার করি তা শেয়ার করবো।

আপনি আমাদের পণ্য স্পেকগুলোও পর্যালোচনা করতে পারেন যাতে দেখেন আমরা বাস্তবে কিভাবে AQL, COA এবং দাবি থ্রেশহোল্ডগুলো কার্যকর করে থাকি। এখানে থেকে শুরু করে আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী অভিযোজিত করুন। আমাদের পণ্যসমূহ দেখুন

দুইটি চূড়ান্ত নোট। ক্রেডিট বীমা সাধারণত গুণগত বিরোধ কভার করে না, তাই ধরে নেবেন না যে Euler Hermes বা Coface আপনার পক্ষে পেমেন্ট করবে। এবং আমরা চুক্তি নিয়ে ব্যবহারিক হলেও, এই আর্টিকেলটি আইনগত পরামর্শ নয়। এটিকে একটি মাঠ-পরীক্ষিত চেকলিস্ট হিসেবে ব্যবহার করুন, তারপর চূড়ান্ত শর্তগুলো আপনার কনসালকে পর্যালোচনা করান।