MSC Chain of Custody Индонезия: 30‑дневный план аудита

Практический 30‑дневный план, специфичный для Индонезии, чтобы пройти аудит MSC Chain of Custody. Точные записи, которые запрашивают аудиторы, как собрать пакет документов, подготовиться к массовому балансу, подтвердить сегрегацию и привести заявления в счетах в порядок.

Мы переводили участки от «неготовых» до готовых к аудиту за 30 дней, используя именно этот план. Это несложно, но ориентировано на поток индонезийских документов. Если ваша команда ежедневно работает с Surat Jalan, Faktur Pajak, PO/BTB и Kartu Stok, это покажется знакомым. И в этом весь смысл.

Три столпа чистого аудита MSC

Из многолетней работы по CoC в индонезийской переработке и торговле стало ясно: три фактора определяют, пройдёте ли вы быстро или будете оспаривать замечания месяцами:

Утверждение поставщика и контроль заявлений. Каждый входящий MSC-учёт должен быть действительным, входящим в область применения и задокументированным. Если у поставщика истёк сертификат MSC или заявление отсутствует в счёте, всё дальнейшее становится под риском.
Сегрегация и прослеживаемость. Необходимо показать физическое разделение и бумажный след, который отслеживает партию от приёма до отгрузки.
Массовый баланс. Вы не можете отгрузить больше «MSC», чем получили, с учётом выхода. Аудиторы будут проверять это. Мы предварительно тестируем это внутри компании.

Ниже — шаблон пакета документов на 30 дней, который мы используем.

Неделя 1–2: Сбор пакета документов и подтверждение статуса поставщиков

Какие именно записи запрашивают аудиторы MSC Chain of Custody в Индонезии?

Создайте одну верхнеуровневую папку с именем «MSC-CoC_Audit_YYYYMMDD». Внутри воспроизведите эти папки и минимум записей. Используйте двуязычные метки там, где это помогает вашей команде.

01 Утверждение поставщиков и заявления
- Сертификаты MSC поставщиков (PDF) и заявления об области применения. Сохраните скриншоты из MSC Certificate Checker с указанием статуса, области применения и дат действия.
- Счета поставщиков и сопроводительные документы с заявлением MSC: PO/BTB, Surat Jalan, Faktur (и, где релевантно, Faktur Pajak). Заявление должно присутствовать в коммерческом документе, который передаёт право собственности.
- Журнал утверждения поставщиков (Excel): название поставщика, CoC-код, область применения, охватываемые виды, дата проверки, дата следующей проверки, подпись проверяющего.
02 Приём и склад
- Записи приёма товара, привязанные к MSC-партиям: GRN, связанные с PO, Surat Jalan и счётом поставщика.
- Kartu Stok или выгрузки из WMS с указанием ID партий/лотов, мест хранения и статуса MSC.
- План склада и фотографии элементов обозначения/маркировки, показывающие сегрегацию.
03 Производство и доработка
- Производственные листы партий с количествами входов/выходов, записью брака/переделок и указанием MSC/не-MSC.
- Графики уборки и проверки очистки линии при переходе между MSC и не‑MSC.
04 Продажи и отгрузки
- Счета продаж, упаковочные листы и Surat Jalan, которые содержат заявление MSC и ваш CoC-код.
- Заказы покупателей (PO), в которых есть требования по MSC.
05 Обучение и компетенции
- Матрица обучения и записи для персонала, который занимается приёмом, складированием, производством, отгрузкой и документацией. Включите короткий слайд по осведомлённости о MSC и лист регистрации участников.
06 Внутренний контроль
- Записи внутренних тестов прослеживаемости (см. план ниже).
- Ежемесячная таблица массового баланса с входами, выходами, выходностью и объяснением расхождений.
- Журнал несоответствий и корректирующих действий.
07 Субподрядчики и транспорт
- Утверждение субподрядчиков и согласование области применения, если вы на аутсорсе используете заморозку, упаковку или хранение. Включите контракты, в которых упоминается обработка MSC и требование сегрегации.
- Список перевозчиков и контроль опломбированных отправок, если вы полагаетесь на третьи логистические услуги.

Практический совет: называйте файлы, например, «2025-03-02_SupplierName_MSC-C-XXXXX_scope.pdf». Аудиторам нравятся предсказуемые имена файлов.

Как быстро проверить сертификаты MSC поставщиков

Используйте MSC Certificate Checker и выполняйте поиск по названию поставщика или CoC-коду. Сохраните PDF или скриншот страницы с областью применения и датами действия.
Убедитесь, что область применения покрывает именно ту деятельность и форму продукта, которую вы закупаете (например, трейдер, переработчик, вид и форма продукта, такие как филе или спинка).
Зафиксируйте дату проверки в журнале утверждения поставщиков. Проводите повторную проверку как минимум ежеквартально или при изменении статуса.

Если вы сомневаетесь, соответствует ли описание продукта области применения поставщика, мы можем это проверить. Нужен быстрый просмотр? Свяжитесь с нами в WhatsApp.

Нужны ли переводы для документов на Bahasa Indonesia?

Аудиторы в Индонезии обычно принимают исходные документы на Bahasa. Предоставьте:

Двуязычные заголовки на ключевых формах (Приём, Производство, Отгрузка) или одностраничный легенд с переводом распространённых полей (Nomor PO, Surat Jalan, Faktur, Kartu Stok, Kode Lot, Jumlah, Lokasi, Retur).
Резюме на английском для основных элементов: ваша процедура MSC, журнал утверждения поставщиков и таблица массового баланса.

Простое решение — добавить английские заголовки столбцов в скобках в существующие формы. Это достаточно в 9 случаях из 10 в наших аудитах.

Неделя 3: Быстрый массовый баланс и подтверждение сегрегации

Как выполнить быстрый массовый баланс для смешанных MSC и не‑MSC запасов?

Сформируйте один лист на семейство продуктов и период. Подходящие столбцы:

Начальный MSC‑запас (kg)
Поступления MSC (kg)
Доступный MSC (начальный + поступления)
Использованные MSC входы в производство (kg)
Выходность по продуктам (готовая продукция в kg)
MSC‑отгрузки (kg)
Закрывающий MSC‑запас (kg)
Рассчитанное закрытие = Доступный − Входы
Отклонение от фактического закрытия (kg и %)
Объяснение отклонения

Пример. Для Grouper Fillet (IQF): начальный 1 200 kg. Поступления 3 000 kg. Доступно 4 200 kg. Входы 3 600 kg. Рассчитанное закрытие 600 kg. Фактическое закрытие 585 kg. Отклонение −15 kg (−2,5%). Объяснение: потеря при капле и обрезки при формировании глазури IQF. Приложите производственные листы, подтверждающие выходность.

То же сделайте для тунцовых позиций, например Yellowfin Saku (Sushi Grade). Выходность различается в зависимости от нарезки, поэтому не смешивайте филе, saku и кубики в одной строке. Аудиторы оценивают логику прежде чем требовать абсолютной точности.

Как подтвердить физическую и документальную сегрегацию на небольшом предприятии?

Мы рекомендуем три уровня контроля:

Визуальные средства контроля. Контейнеры разного цвета и бирки на поддонах. Синий = MSC, белый = не‑MSC. Таблички в каждой зоне. Фотографии в вашем пакете, показывающие примеры.
Маркировка в документации. Каждая запись с MSC‑партией имеет флажок «MSC» и ваш CoC‑код. Используйте красный штамп «NON‑MSC» для смешанных линий, чтобы исключить двусмысленность.
Процессные контроли. Форма очистки линии между сменами. Запись о чистке с подписью супервайзера. По возможности — отдельные зоны дефростации и постановки на хранение. Если физически разделить нельзя, тогда разделяйте по времени и документируйте последовательность.

Для SKU, таких как Swordfish Steak (IQF) и Grouper Fillet (IQF), храните WIP‑лотки с этикетками продукта, лота и статуса. Фото‑лог во время аудита не раз спасал клиентов.

Неделя 4: Внутренний тест прослеживаемости и приведение счетов в порядок

Как провести внутренний тест прослеживаемости до визита аудитора?

Выполните по одному «вперёд» и «назад» тесту на недавних лотах.

Тест «вперёд» (от приёма к отгрузке):

Выберите MSC‑лот приёма за последние 30 дней.
Извлеките счёт поставщика, Surat Jalan, PO/BTB и GRN.
Проследите в производственных листах. Определите выходы и готовые лоты.
Дойдите до отгрузки. Проверьте, что счёт покупателю, Packing List, Surat Jalan содержат заявление MSC и ваш CoC‑код.
Сверьте количества с Kartu Stok/WMS и вашей таблицей массового баланса.

Тест «назад» (от покупателя к поставщику):

Выберите MSC‑счёт покупателя.
Проверьте заявление в счёте и CoC‑код.
Проследите назад до производственной партии, затем до приёмного лота.
Подтвердите статус MSC поставщика и заявление в его счёте.

Запишите шаги, приложите скриншоты или сканы и выполните заверение. Старайтесь завершить каждый тест за менее чем 45 минут. Если вы застряли, это сигнал исправить нумерацию или систему хранения, прежде чем аудитор это обнаружит.

Что должно быть в моих счетах продаж, чтобы заявление MSC считалось действительным в Индонезии?

Минимальные элементы, которые мы проверяем:

Чёткое описание продукта и форма. Пример: «Grouper Fillet, IQF, Skinless.»
Заявление MSC. Пример на Bahasa: «Produk bersertifikat MSC» или на английском: «MSC certified.» Не добавляйте логотип эко‑ярлыка, если у вас нет лицензии на использование логотипа.
Ваш действующий код MSC Chain of Custody. Формат: MSC-C-XXXXX.
Для смешанных заказов указывайте, какие позиции в строках являются MSC, а какие — нет. Избегайте общих сносок в футере, которые могут вводить в заблуждение.
Соответствующее заявление в сопроводительных документах. Packing List и Surat Jalan должны совпадать с описаниями продуктов и номерами лотов в счёте.

Пример строки: «Grouper Fillet IQF, Skinless. MSC certified. CoC: MSC‑C‑12345.» Для согласованности ваш каталог товаров может использовать те же наименования, что и на сайте или в спецификациях. Смотрите наш стиль наименований на View our products.

Распространённые несоответствия в Индонезии (и быстрые исправления)

Отсутствует или неясно сформулировано заявление в счёте. Исправьте шаблон. Добавьте обязательное поле «MSC claim» и ваш CoC‑код на каждой MSC‑строке.
Сертификат поставщика просрочен или не в области применения. Проведите повторную проверку и поместите под карантин сомнительные лоты. Введите квартальную процедуру проверки.
Смешивание на хранении. Используйте цветные бирки и разметку пола. Проводите еженедельный аудит, фиксируйте фотографии.
Непомеченный WIP. Требуйте указания лота и статуса на любом контейнере, покидающем рабочее место. Нет метки — нет перемещения.
Отклонение массового баланса без объяснения. Добавьте столбец «причина отклонения» и ссылку на записи производственных потерь.
Пробелы в обучении. Проведите 20‑минутный короткий курс и подпись для сотрудников приёма, склада, производства и администрации.
Субподрядчик не утверждён для работы с MSC. Либо уберите MSC‑статус с этих работ, либо формализуйте утверждение субподрядчика и область его применения.
Неправильное использование эко‑логотипа. Заявления на документах разрешены в рамках CoC. Синий овальный логотип на упаковке требует отдельной лицензии и утверждения макета.

Ресурсы, которые можно внедрить в этом месяце

Одностраничный двуязычный легенд для форм. Сопоставьте «Surat Jalan», «Faktur», «Kartu Stok», «Kode Lot», «Jumlah», «Lokasi» с английским.
Шаблон массового баланса. Держите по одной вкладке на семейство продуктов с указанными выше столбцами. Защитите формулы.
Чеклист для теста прослеживаемости. Две страницы: «вперёд» и «назад». Засекайте время выполнения каждого шага.
Фото‑лог. Фотографии склада и производственных линий, демонстрирующие сегрегацию и маркировку. С датировкой.

Дело в следующем. Как только пакет документов создан и ваши команды знают, куда складывать файлы, аудит превращается в демонстрацию, а не в поиски сокровищ. Если вы хотите быстрый обзор формулировок в ваших счетах или таблицы массового баланса перед визитом, Свяжитесь с нами по почте. Мы с радостью отметим проблемы, которые встречаются чаще всего.

Итоги на 30 дней, которые можно повесить на стену

Неделя 1. Подтвердите поставщиков, исправьте шаблоны счетов, создайте структуру папок и соберите документы за последние 3 месяца.
Неделя 2. Пометьте места хранения, формализуйте формы очистки линии и записи о чистке, обучите персонал и заполните журнал поставщиков.
Неделя 3. Завершите массовый баланс по ключевым семействам продуктов. Пройдитесь по складу с камерой и закройте пробелы в сегрегации.
Неделя 4. Проведите два теста прослеживаемости, исправьте имена файлов и выборочно проверьте 10 счетов на корректность заявления и CoC‑кода.

По нашему опыту команды, которые следуют этой последовательности, проходят аудит с минимальными замечаниями. И они тратят меньше времени на тушение пожаров в сезон пиковых продаж, потому что система работает сама. Если вам нужны чёткие определения SKU для стандартизации формулировок заявлений, просмотрите примеры, такие как Grouper Fillet (IQF) или Yellowfin Saku (Sushi Grade), и используйте такую же точность в ERP и в счетах. Это радует аудиторов и укрепляет доверие клиентов.