Chaîne de Contrôle MSC Indonésie : Plan d’audit sur 30 jours

Un plan pratique et spécifique à l’Indonésie sur 30 jours pour réussir votre audit de la Chaîne de Contrôle MSC. Quels dossiers les auditeurs demandent exactement, comment constituer un dossier prêt pour l’audit, réaliser un bilan massique rapide, prouver la ségrégation et corriger les déclarations sur facture.

Nous avons fait passer des sites de « non prêts » à prêts pour l’audit en 30 jours en utilisant ce plan exact. Ce n’est pas compliqué, mais c’est spécifique au flux documentaire indonésien. Si votre équipe gère quotidiennement les Surat Jalan, Faktur Pajak, PO/BTB et Kartu Stok, cela vous semblera familier. Et c’est le but.

Les 3 piliers d’un audit MSC propre

D’après des années de travail CoC dans la transformation et le commerce en Indonésie, trois éléments déterminent si vous réussissez rapidement ou si vous luttez contre des constats pendant des mois :

Assurance fournisseur et contrôle des déclarations. Toute déclaration MSC entrante doit être valide, pertinente et enregistrée. Si le certificat MSC de votre fournisseur est expiré ou si la déclaration est absente de sa facture, tout ce qui suit est à risque.
Ségrégation et traçabilité. Vous devez démontrer la séparation physique et une traçabilité documentaire qui suit un lot depuis la réception jusqu’à l’expédition.
Bilan massique. Vous ne pouvez pas expédier plus d’articles « MSC » que vous n’en avez reçus, ajusté pour le rendement. Les auditeurs testeront cela. Nous le pré-testons en interne.

Voici le modèle de dossier documentaire sur 30 jours que nous utilisons.

Semaine 1–2 : Constituer le dossier documentaire et prouver l’assurance fournisseur

Quels sont exactement les documents demandés par les auditeurs de la Chaîne de Contrôle MSC en Indonésie ?

Créez un dossier de niveau supérieur nommé « MSC-CoC_Audit_YYYYMMDD ». À l’intérieur, reflétez ces dossiers et ces enregistrements minimum. Utilisez des étiquettes bilingues là où cela aide votre équipe.

01 Approbation fournisseur et déclarations
- Certificats MSC des fournisseurs (PDF) et déclarations de périmètre. Sauvegardez des captures d’écran depuis le MSC Certificate Checker montrant le statut, le périmètre et les dates de validité.
- Factures fournisseurs et documents de livraison avec déclarations MSC : PO/BTB, Surat Jalan, Faktur (et, le cas échéant, Faktur Pajak). La déclaration doit figurer sur le document commercial qui transfère la propriété.
- Journal d’approbation fournisseur (Excel) : nom du fournisseur, code CoC, périmètre, espèces couvertes, date de vérification, prochaine date de contrôle, signature du vérificateur.
02 Réception et stock
- Enregistrements de réception de marchandises liés aux lots MSC : GRN lié au PO, Surat Jalan et facture fournisseur.
- Kartu Stok ou extraits WMS montrant les identifiants de lot/lot, l’emplacement de stockage et le statut MSC.
- Plan d’entrepôt et photos de la signalétique/étiquettes montrant la ségrégation.
03 Production et retouche
- Fiches de lots de production avec quantités entrants–sortants, enregistrement des rebuts/retouches, et identification MSC/non-MSC.
- Plannings de nettoyage et contrôles de dégagement de ligne lors du passage entre MSC et non‑MSC.
04 Déclarations commerciales et expédition
- Factures de vente, bons de colisage (Packing Lists) et Surat Jalan qui incluent la déclaration MSC et votre code CoC.
- PO client référant des exigences MSC.
05 Formation et compétence
- Matrice de formation et enregistrements pour le personnel gérant la réception, l’entreposage, la production, l’expédition et la documentation. Incluez une diapositive brève de sensibilisation MSC et une feuille de présence.
06 Contrôles internes
- Enregistrements de test de traçabilité interne (voir le plan ci‑dessous).
- Feuille de calcul mensuelle du bilan massique avec entrées, sorties, rendements et explication des écarts.
- Journal des non‑conformités et actions correctives.
07 Sous‑traitants et transport
- Approbation des sous‑traitants et alignement du périmètre si vous externalisez la congélation, l’emballage ou le stockage. Incluez les contrats qui référencent la gestion MSC et la ségrégation.
- Liste des transporteurs et contrôle des expéditions scellées si vous vous appuyez sur la logistique tierce.

Astuce pratique : nommez les fichiers comme « 2025-03-02_NomFournisseur_MSC-C-XXXXX_périmètre.pdf ». Les auditeurs apprécient des noms de fichiers prévisibles.

Comment vérifier rapidement les certificats MSC fournisseur

Utilisez le MSC Certificate Checker et recherchez par nom du fournisseur ou code CoC. Sauvegardez un PDF ou une capture d’écran de la page de périmètre et des dates de validité.
Confirmez que le périmètre couvre l’activité exacte et la forme de produit que vous achetez (par exemple : négociant, transformateur, espèce et forme telles que filet ou longe).
Enregistrez la date de vérification dans votre journal d’approbation fournisseur. Reverifiez au moins trimestriellement ou lorsqu’un changement de statut apparaît.

Si vous n’êtes pas sûr qu’une description produit corresponde au périmètre du fournisseur, nous pouvons la contrôler. Besoin d’un aperçu rapide ? Contactez‑nous sur whatsapp.

Ai‑je besoin de traductions pour les documents en Bahasa Indonesia ?

Les auditeurs en Indonésie acceptent généralement les documents source en Bahasa. Fournissez :

En‑têtes bilingues sur les formulaires clés (Réception, Production, Expédition) ou une légende d’une page traduisant les champs courants (Nomor PO, Surat Jalan, Faktur, Kartu Stok, Kode Lot, Jumlah, Lokasi, Retur).
Résumés en anglais pour les éléments principaux : votre procédure MSC, le journal d’approbation fournisseur et la feuille de bilan massique.

Une approche simple consiste à ajouter des intitulés de colonnes en anglais entre parenthèses sur vos formulaires existants. Cela suffit dans 9 cas sur 10 lors de nos audits.

Semaine 3 : Effectuer le bilan massique rapide et prouver la ségrégation

Comment compléter un bilan massique rapide pour des stocks mixtes MSC et non‑MSC ?

Construisez une feuille par famille de produits et période. Colonnes recommandées :

Stock MSC initial (kg)
Réceptions MSC (kg)
MSC disponible (initial + réceptions)
Intrants MSC utilisés en production (kg)
Rendements par produit (produit fini en kg)
Expéditions de ventes MSC (kg)
Stock MSC de clôture (kg)
Clôture calculée = Disponible − Intrants
Ecart par rapport à la clôture réelle (kg et %)
Explication de l’écart

Exemple. Pour Filet de mérou (IQF) : Stock initial 1 200 kg. Réceptions 3 000 kg. Disponible 4 200 kg. Intrants 3 600 kg. Clôture calculée 600 kg. Clôture réelle 585 kg. Écart −15 kg (−2,5 %). Expliquez par perte d’égouttage et découpe pour glaçage IQF. Joignez les fiches de production pour étayer les rendements.

Faites de même pour les articles thoniers comme Saku de thon jaune (Qualité Sushi). Les rendements diffèrent selon la découpe, ne mélangez donc pas les longes, les saku et les cubes sur une même ligne. Les auditeurs recherchent une logique avant la précision.

Comment prouver la ségrégation physique et documentaire dans une petite usine ?

Nous recommandons trois niveaux :

Contrôles visuels. Bacs et étiquettes palettes colorés. Bleu = MSC, blanc = non‑MSC. Panneaux à chaque zone. Photos dans votre dossier montrant des exemples.
Drapeaux documentaires. Chaque enregistrement avec un lot MSC comporte une case à cocher « MSC » et votre code CoC. Utilisez un tampon rouge « NON‑MSC » pour les lignes mixtes afin d’éviter toute ambiguïté.
Contrôles de processus. Formulaire de dégagement de ligne entre les lots. Fiche de nettoyage signée par le superviseur. Zones de décongélation et de préparation séparées si possible. Si vous ne pouvez pas séparer physiquement, procédez par séparation temporelle et documentez la séquence.

Pour des SKU comme Steak d’espadon (IQF) et Filet de mérou (IQF), conservez des bacs en cours de fabrication (WIP) étiquetés avec produit, lot et statut. Un registre photo lors des audits a sauvé des clients plus d’une fois.

Semaine 4 : Effectuer le test de traçabilité interne et nettoyer les factures

Comment réaliser un test de traçabilité interne avant la visite d’audit ?

Réalisez un test « forward » et un test « backward » sur des lots récents.

Test forward (de la réception à l’expédition) :

Choisissez un lot de réception MSC des 30 derniers jours.
Rassemblez la facture fournisseur, le Surat Jalan, le PO/BTB et le GRN.
Suivez dans les fiches de production. Identifiez les sorties et les lots finis.
Suivez jusqu’à l’expédition. Vérifiez que la facture de vente, le Packing List et le Surat Jalan incluent la déclaration MSC et votre code CoC.
Rapprochez les quantités avec le Kartu Stok/WMS et votre feuille de bilan massique.

Test backward (du client au fournisseur) :

Choisissez une facture de vente MSC.
Vérifiez la déclaration sur la facture et le code CoC.
Remontez jusqu’à la fiche de lot de production, puis jusqu’au lot de réception.
Confirmez le statut MSC du fournisseur et la déclaration sur sa facture.

Enregistrez les étapes, joignez des captures d’écran ou des scans, et signez. Visez à compléter chaque test en moins de 45 minutes. Si vous bloquez, c’est un signal pour corriger la numérotation ou le classement avant que l’auditeur ne le découvre.

Que doit comporter ma facture de vente pour qu’une déclaration MSC soit valide en Indonésie ?

Éléments minimum que nous vérifions :

Description claire du produit et de la forme. Exemple : « Filet de mérou, IQF, sans peau. »
La déclaration MSC. Exemple en Bahasa : « Produk bersertifikat MSC » ou en anglais : « MSC certified. » N’ajoutez pas l’écolabel à moins d’avoir une licence pour le logo.
Votre code valide de Chaîne de Contrôle MSC. Format : MSC‑C‑XXXXX.
Si commandes mixtes, identifiez quelles lignes sont MSC et lesquelles ne le sont pas. Évitez les déclarations génériques en pied de page pouvant induire en erreur.
Déclaration correspondante sur les documents associés. Le Packing List et le Surat Jalan doivent refléter les descriptions produits et les numéros de lot de la facture.

Ligne d’exemple : « Filet de mérou IQF, sans peau. MSC certified. CoC : MSC‑C‑12345. » Pour la cohérence, votre catalogue produit peut utiliser les mêmes noms que sur votre site ou fiches techniques. Voir notre style de dénomination produit sur Voir nos produits.

Non‑conformités courantes que nous observons en Indonésie (et corrections rapides)

Déclaration sur facture manquante ou vague. Corrigez le modèle. Ajoutez un champ obligatoire « Déclaration MSC » et votre code CoC sur chaque ligne MSC.
Certificat fournisseur expiré ou hors périmètre. Reverifiez et mettez en quarantaine les lots douteux. Maintenez une routine de vérification trimestrielle.
Mélange en stockage. Utilisez des étiquettes colorées et des marquages au sol. Auditez hebdomadairement, prenez des photos.
WIP non étiqueté. Exigez lot et statut sur tout bac quittant un poste. Pas d’étiquette, pas de déplacement.
Écart de bilan massique sans explication. Ajoutez une colonne « motif de l’écart » et liez‑la aux enregistrements de pertes en production.
Lacunes de formation. Faites un rappel de 20 minutes et une signature pour la réception, l’entrepôt, la production et l’administration.
Sous‑traitant non approuvé pour la gestion MSC. Retirez le statut MSC de ces tâches ou formalisez l’approbation et le périmètre du sous‑traitant.
Mauvais usage de l’écolabel. Les déclarations sur les documents sont autorisées sous CoC. Le logo ovale bleu sur l’emballage nécessite une licence distincte et une validation des visuels.

Ressources que vous pouvez déployer ce mois‑ci

Légende bilingue d’une page pour les formulaires. Cartographiez « Surat Jalan », « Faktur », « Kartu Stok », « Kode Lot », « Jumlah », « Lokasi » en anglais.
Modèle de bilan massique. Limitez‑le à un onglet par famille de produits avec les colonnes ci‑dessus. Protégez les formules.
Liste de contrôle du test de traçabilité. Deux pages : forward et backward. Chronométrez la durée de chaque étape.
Registre photo. Photos d’entrepôt et de ligne montrant la ségrégation et les étiquettes. Datées.

Voici l’essentiel. Une fois le dossier documentaire créé et vos équipes informées de l’emplacement de classement, l’audit devient une présentation plutôt qu’une chasse au trésor. Si vous souhaitez une relecture rapide de la formulation de vos factures ou de votre feuille de bilan massique avant la visite, Contactez‑nous par email. Nous serons heureux de signaler les problèmes que nous rencontrons le plus souvent.

Récapitulatif de 30 jours à afficher

Semaine 1. Vérifiez les fournisseurs, corrigez les modèles de facture, configurez la structure de dossiers et collectez les 3 derniers mois de documents.
Semaine 2. Étiquetez les stocks, formalisez les enregistrements de dégagement de ligne et de nettoyage, formez le personnel et constituez le journal fournisseur.
Semaine 3. Complétez le bilan massique pour les familles de produits clés. Faites une visite d’entrepôt avec un appareil photo et comblez les lacunes de ségrégation.
Semaine 4. Réalisez deux tests de traçabilité, corrigez les noms de fichiers et vérifiez au hasard 10 factures pour l’exactitude des déclarations et du code CoC.

D’après notre expérience, les équipes qui suivent cette séquence obtiennent au mieux des constats mineurs. Et elles passent moins de temps à gérer les urgences pendant la haute saison parce que le système fonctionne de lui‑même. Si vous avez besoin de définitions SKU propres pour standardiser la formulation des déclarations, consultez des exemples comme Filet de mérou (IQF) ou Saku de thon jaune (Qualité Sushi) et reproduisez cette précision dans votre ERP et vos factures. Cela rassure les auditeurs et les clients.