Lista de verificación para aprobación a la primera que puede replicar. Exactamente qué preparar, en qué orden y cómo completar el formulario INSW/BKIPM para que su Certificado Sanitario se emita sin ida y vuelta en 2026.
Si alguna vez ha visto un contenedor paralizarse porque un Certificado Sanitario no estaba listo, sabe que el costo no es solo el tiempo de demora. Es la confianza. En los últimos años, hemos llevado nuestra tasa de aprobación a la primera del BKIPM HC de inconsistente a casi automática tratando la solicitud como una corrida de producción. Aquí está el sistema exacto que usamos y compartimos con socios.
Los 3 pilares de la aprobación a la primera
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Alineación de datos maestros. Cada nombre, código y número debe coincidir entre la factura, la lista de embalaje, las etiquetas y el formulario INSW. Si “Epinephelus spp” aparece como “Epinephelus sp.” en su informe de laboratorio, espere una consulta. Mantenemos un maestro de productos con códigos HS, nombres de mercancía y nombres científicos que pegamos en la solicitud.
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Estrategia de lotes y laboratorio. BKIPM aprueba embarques, no teorías. Los laboratorios deben vincularse a códigos de lote, fechas de producción y especies tal como se envían. Agrupe los lotes de forma inteligente. Si combinamos dos lotes de Filete de Mero (IQF) de la misma fecha y línea, nos aseguramos de que el informe de laboratorio indique claramente ambos códigos de lote.
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Disciplina en la presentación. La secuencia importa. Reserve la inspección y el muestreo antes de finalizar el formulario INSW. Bloquee la solicitud solo cuando tenga los pesos finales, los números de contenedor y sello, y los resultados de laboratorio confirmados.
Conclusión práctica: Construya una sola hoja de cálculo que refleje los campos del INSW y no abra la solicitud hasta que su hoja esté 100% completa.
La lista de verificación 2026 para aprobación a la primera que puede replicar
Complete estos ítems antes de acceder al portal.
Empresa y unidad
- Nombre del exportador según NIB y dirección
- NIB y código de la unidad de procesamiento registrada en BKIPM
- Número de referencia HACCP/SKP de la planta (según registro en BKIPM)
Consignatario y contrato
- Nombre del consignatario y dirección completa
- Número de orden de compra o contrato (si corresponde)
- País de destino y puerto de descarga
Documentos comerciales
- Número/fecha de factura comercial final
- Número/fecha de lista de empaque
- Código(s) HS exactamente como en la factura
Detalles por producto (repita por partida)
- Nombre de la mercancía y nombre científico (p. ej., Pargo Rojo, Lutjanus spp)
- Forma y estado del producto: filete congelado, sin piel/sin hueso, porcentaje de glaseado si figura en la etiqueta
- Código(s) de lote y fecha(s) de producción
- Peso neto por caja y peso neto total
- Número de cajas y formato de empaquetado (IQF, IVP, IWP)
- Requisito de temperatura (p. ej., -18°C o inferior)
Detalles del embarque
- Fecha prevista de estibado (carga en contenedor) y ventana de inspección BKIPM
- Número(s) de contenedor y número(s) de sello final(es)
- Nombre del buque/viaje o número de vuelo
- Puerto de carga
Adjuntos de laboratorio y calidad
- Perfil microbiológico apropiado para el producto y el mercado
- Histamina para especies scombridae (atún, mahi-mahi, wahoo, kingfish)
- Residuos (antibióticos) para especies de acuicultura, metales pesados si lo requiere el comprador/país
- Informe(s) de laboratorio que asignen cada lote/especie en el embarque
- Registros de la cadena de frío (producción hasta el estibado), fotos de etiquetas y cualquier declaración exigida por el comprador
Tasas y pago
- Código PNBP de facturación electrónica listo (tasa BKIPM). Confirme la hora límite de pago de su estación para evitar retrasos nocturnos.
Esto es clave. Cuando cualquiera de estos campos está por definir (TBD), está invitando a una consulta. Hemos comprobado que esperar 30 minutos para obtener el número de sello final evita 24 horas de ida y vuelta.
Solicitud en línea BKIPM y secuenciación (lo que realmente funciona)
- Reserve la inspección y el muestreo primero. Contacte con su estación local de BKIPM para programar. Procuramos tomar muestras la mañana del estibado o el día anterior. Si necesita orientación sobre la cadencia de su estación, Contáctenos por WhatsApp.
- Prepare su mapeo de laboratorio. Cada nombre de archivo de laboratorio incluye especie, código de lote y fecha de producción. Ejemplo: "Epinephelus-lotGFR230914-2026-01-05-micro.pdf". Las mismas cadenas aparecen en las líneas de producto del INSW.
- Abra INSW y seleccione el módulo de Certificado Sanitario para Exportación de Productos Pesqueros. Cree el borrador y luego pegue desde su hoja maestra. No improvise nombres ni códigos HS.
- Adjuntos. Suba resultados de laboratorio y documentos comerciales. Combine resultados de laboratorio multi-lote en un único PDF por especie con una portada que enumere qué líneas de producto cubre cada resultado.
- Finalice después del estibado. Añada números de contenedor y sello solo después de que la puerta esté sellada. Luego envíe y proceda al pago de tasas.
Actualizaciones recientes que hemos observado: a fines de 2025 más estaciones comenzaron a emitir HC firmados digitalmente con validación por código QR. Los importadores valoran ese enlace de verificación en destino. Además, INSW ha ajustado los límites de tamaño de los documentos. Comprima los PDF para evitar fallos de carga.
Ejemplos prácticos (para que pueda ver el mapeo)
- Contenedor mixto a Norteamérica. Porción de Mahi Mahi (IQF) y Porción de Wahoo (IQF / IVP / IWP) en un mismo HC. Lineamientos de producto separados con sus propios códigos de lote. Informes de histamina por especie, micro por formato de producto. Un HC porque es el mismo consignatario y la misma salida.
- Carga monoespecie para la UE. Filete de Pargo Banda Dorada. Una especie, tres lotes en dos fechas de producción. El laboratorio de la estación permitió microbiología compuesta para la misma jornada y línea, pero la histamina no aplica. El informe de laboratorio enumera explícitamente cada lote.
Si está preparando una alineación conforme para un contenedor con varios ítems, aquí tiene una gama seleccionada que enviamos globalmente. Ver nuestros productos.
Preguntas que recibimos con frecuencia
¿Qué documentos se requieren para obtener un Certificado Sanitario BKIPM en 2026?
- Empresa: NIB, código de unidad de procesamiento registrado.
- Comerciales: factura, lista de empaque, PO/contrato.
- Embarque: buque/vuelo, puerto de carga/descarga, números de contenedor y sello.
- Técnicos: especificaciones del producto (nombre, nombre científico, forma), códigos de lote, fechas de producción, requisito de temperatura.
- Laboratorio: microbiología, histamina para scombridae, residuos para acuicultura, metales pesados si es requerido, todo mapeado a lotes.
- Comprobante de pago de las tasas BKIPM.
¿Necesito resultados de laboratorio para cada lote de producción o puedo usar pruebas compuestas?
En nuestra experiencia, BKIPM permite microbiología compuesta cuando los lotes son realmente homogéneos: misma especie, misma línea, mismo día y formulación idéntica. Aclare esto con su estación y póngalo en el plan de muestreo del laboratorio. Para histamina, realizamos pruebas por lote para especies scombridae. Los residuos se determinan por lote de materia prima o por lote de producción según su plan. En caso de duda, no componga.
¿Cuánto tarda BKIPM en emitir el Certificado Sanitario tras la inspección y el muestreo?
Rangos típicos que observamos:
- Microbiología: 2–3 días hábiles.
- Histamina: 1–2 días hábiles.
- Residuos/metales pesados: 5–7 días hábiles. De extremo a extremo, 3–7 días hábiles es lo común si ha reservado el muestreo y cargado la documentación completa. Añada tiempo si su estación o laboratorio está a capacidad.
¿Puedo solicitar antes de conocer el estibado y el número de sello final?
Puede preparar el borrador de la solicitud e incluso enviar preliminarmente, pero BKIPM no emitirá el HC hasta que los números de contenedor y sello sean definitivos. Mantenemos la solicitud en borrador y solo la enviamos tras el sellado para evitar correcciones.
¿Cuánto tiempo es válido el Certificado Sanitario BKIPM para exportaciones de mariscos congelados?
BKIPM emite el HC para un embarque específico. No existe un “vencimiento” universal en la normativa indonesia, pero la mayoría de compradores y autoridades esperan que la fecha de emisión esté cercana a la carga. Para productos congelados, en la práctica 30–60 días desde la emisión es ampliamente aceptable; para productos refrigerados el margen es mucho más estricto. Siga siempre las normas SPS del destino.
¿Por qué se rechazó mi solicitud de Certificado Sanitario BKIPM y cómo la corrijo en una re-presentación?
Razones más comunes que observamos:
- Código HS o nombre de la mercancía que no coincide con la factura.
- Nombre científico en la solicitud que no coincide con el informe de laboratorio.
- Códigos de lote en las etiquetas que no aparecen en los resultados de laboratorio.
- Discrepancias de peso/número de cajas superiores al 1–2% sin explicación.
- Números de sello faltantes o marcadores de lugar.
- Métodos de laboratorio o alcance no apropiados para el producto/destino. Corríjalo ajustando los datos, re-subiendo un paquete de documentos limpio y añadiendo una nota de aclaración de una página que haga referencia al número de solicitud original. No vaya enviando archivos de forma fragmentada.
¿Puede un Certificado Sanitario BKIPM cubrir múltiples productos o códigos HS en un solo embarque?
Sí, si es el mismo consignatario y la misma salida. Cada ítem debe tener su propia línea con especie, forma, código HS y cobertura de laboratorio mapeada. Evitamos incluir refrigerados y congelados en el mismo HC para reducir la complejidad.
Bonus: ¿BKIPM exige un certificado de captura junto con el Certificado Sanitario?
No para todos los mercados. El HC es sanitario. Algunos destinos también requieren certificados de captura o declaraciones IUU para especies específicas. Si su comprador lo solicita, prepárelo en paralelo. No lo adjunte al HC a menos que su estación lo pida.
Bonus: ¿Puedo obtener un HC para envíos de muestra?
Sí. Marque la factura como “muestras no comerciales”, incluya valores realistas y proporcione cobertura de laboratorio proporcional al riesgo. Las muestras por carga aérea se gestionan más rápido si reserva el muestreo con antelación.
Errores comunes que provocan demoras
- Escribir manualmente nombres de mercancía en texto libre. Use los nombres mantenidos en su maestro de productos, no lo que recuerde a las 10 p.m.
- Subir informes de laboratorio con nombres de producto diferentes a los de la solicitud. Alinee la terminología antes de los ensayos.
- Subestimar el tiempo requerido para residuos en camarón de acuicultura. Planifique al menos una semana.
- Apresurar los números de sello. Hemos perdido un día corrigiendo un solo dígito.
Lo interesante es cuán a menudo las discrepancias “pequeñas” causan los mayores retrasos. Tres de cada cinco rechazos que hemos visto fueron simplemente fallos en nombres o códigos.
Sus próximos pasos
- Construya la hoja maestra hoy. Copie las secciones anteriores y guárdelas con su catálogo de productos. Incluya ejemplos para artículos como Bocados de Mero (Corte en Porción) y Porción de Pargo Rojo (WGGS / Filete) para que su equipo no tenga que adivinar.
- Reserve la inspección para su próximo estibado. Alinee el muestreo con la producción y proporcione al laboratorio un mapeo claro de lotes a ensayos.
- Solo envíe cuando cada campo sea definitivo. Parece más lento, pero es más rápido que una re-presentación.
¿Necesita ayuda para alinear su estrategia de lotes y laboratorio con las expectativas de BKIPM en su estación local? ¿Preguntas sobre un embarque multi-especie y multi-HS? Llámenos y revisaremos su borrador antes de que lo envíe.
En nuestra experiencia, esta lista de verificación reduce el tiempo de tramitación del HC de una semana de correos electrónicos a una ventana predecible de 3–5 días. Esa es la diferencia entre perseguir papeleo y enviar según el calendario.