Daftar periksa pembeli langkah-demi-langkah untuk memverifikasi pemasok udang ASC di Indonesia. Di dalam: pencarian sertifikat, validasi cakupan, kata-kata klaim faktur yang tepat, segregasi vs mass balance, dan paket audit penerimaan yang dapat Anda gunakan besok.
Jika Anda membeli udang berlabel ASC dari Indonesia, Anda tidak ingin kejutan yang tidak menyenangkan pada audit berikutnya. Kami pernah melihat tim pengadaan yang kompeten tersandung oleh kotak centang kelayakan ASC yang hilang atau klaim faktur yang ceroboh. Panduan ini adalah buku panduan yang kami gunakan ketika memverifikasi pasokan udang vannamei dan udang windu untuk pembeli global.
Apa yang dihitung sebagai pemasok udang ASC yang “terverifikasi” di Indonesia?
Singkatnya, mereka harus diizinkan menjual produk ASC dan mereka harus membuktikan klaim tersebut pada dokumen. Itu berarti dua hal harus benar secara bersamaan:
- Mereka memegang sertifikat MSC Chain of Custody (CoC) yang valid dengan kelayakan ASC. ASC bergantung pada sistem MSC CoC. Jadi MSC CoC pemasok harus secara eksplisit memasukkan produk ASC dalam cakupannya.
- Dokumen mereka memuat klaim ASC yang benar dan mengaitkan setiap batch dengan unit peternakan (UoC) yang tersertifikasi ASC.
Menurut pengalaman kami, panggilan verifikasi memakan waktu 10–15 menit jika Anda tahu ke mana harus melihat. Berikut urutan tepat yang kami gunakan.
Langkah demi langkah: Tempat mencari sertifikat dan apa yang harus dicocokkan
1) Konfirmasi MSC CoC penjual dan kelayakan ASC
- Gunakan basis data publik MSC (Find a Supplier). Cari berdasarkan nama perusahaan atau kode CoC. Periksa bahwa sertifikat berstatus “valid,” bukan “suspended” atau “expired.”
- Buka cakupan sertifikat. Anda harus melihat kelayakan ASC tercantum untuk aktivitas yang relevan dengan udang. Cari aktivitas seperti pemrosesan, pengepakan, penyimpanan, perdagangan, atau pemrosesan subkontrak, tergantung pada apa yang sebenarnya mereka lakukan.
- Cocokkan entitas hukum dan alamat. Nama dan alamat pada sertifikat harus cocok dengan yang ada pada faktur dan cap perusahaan mereka. Jika mereka menjual dengan nama dagang berbeda, alias tersebut harus tercantum dalam sertifikat.
- Cakupan spesies. Verifikasi bahwa spesies yang akan Anda beli tercakup. Untuk udang ini biasanya termasuk vannamei (Litopenaeus vannamei) dan/atau windu (Penaeus monodon). Jika sertifikat hanya mencantumkan ikan berduri atau “MSC only,” itu adalah tanda bahaya.
2) Verifikasi sisi peternakan melalui pencarian sertifikat ASC
- Gunakan fitur pencari sertifikat publik ASC untuk memverifikasi unit sertifikasi peternakan (UoC) untuk batch Anda. Konfirmasi spesies, wilayah panen, dan tanggal berlaku.
- Cocokkan tanggal panen atau produksi dengan masa berlaku sertifikat peternakan. Peternakan harus tersertifikasi pada saat panen, bukan hanya pada saat penjualan.
- Minta kepada pengolah nama peternakan atau referensi UoC pada nota pengiriman atau lembar jejak terpisah jika tidak tercantum di faktur.
3) Jika seorang broker terlibat, periksa kelengkapan rantai
- Setiap entitas yang mengambil kepemilikan hukum dan membuat klaim ASC dalam dokumen B2B memerlukan CoC yang valid dengan kelayakan ASC. Jika seorang broker menagih Anda dengan klaim ASC, broker tersebut harus termasuk dalam cakupan, bukan hanya pengolah asal.
Tip profesional: Simpan salinan PDF dan ambil tangkapan layar dari daftar publik dengan cap waktu. Auditor menyukai bukti yang dibuat pada waktu yang sama.
Tepatnya apa yang harus dikatakan klaim ASC pada dokumen (dengan contoh)
Pada dokumen B2B, klaim ASC yang benar melakukan dua hal. Ia membuat status ASC tidak ambigu, dan menyebutkan pemegang sertifikat yang membuat klaim. Kami merekomendasikan struktur berikut pada faktur dan nota pengiriman:
- Deskripsi baris produk: “Shrimp, Vannamei, HLSO 21/25, Frozen, Indonesia, ASC.” Sertakan nama ilmiah di suatu tempat dalam baris atau pada header dokumen: “Litopenaeus vannamei.”
- Frasa klaim ASC: “ASC certified” atau “From an ASC certified farm.”
- Kode CoC penjual yang membuat klaim: “CoC code: MSC-C-XXXXX.”
- Opsional tetapi berguna: UoC peternakan atau nama peternakan, tanggal produksi/panen, dan tanggal pemrosesan.
Contoh baris klaim yang dapat Anda salin:
“ASC certified vannamei shrimp (Litopenaeus vannamei). Supplier CoC: MSC-C-XXXXX. Lot: VN-2501-IND. Farm UoC available on request.”
Bagaimana dengan daftar kemasan dan nota pengiriman? Klaim yang sama harus muncul atau dirujuk dengan jelas ke nomor faktur yang memuat klaim tersebut. Jika barang dengan status campuran dikirim bersama, setiap dokumen harus mengidentifikasi baris mana yang ASC dan mana yang tidak.
Kegagalan umum yang kami lihat: faktur menulis “ASC” tetapi tidak mencantumkan kode CoC penjual. Itu adalah ketidaksesuaian yang dapat dihindari.
Apakah Anda perlu CoC sendiri untuk membeli dan memberi label ulang udang ASC?
Berikut aturan sederhana yang kami bagikan kepada pembeli:
- Jika Anda meneruskan klaim ASC dalam dokumen B2B, mengemas ulang, memberi label ulang, atau menjual kepada konsumen dengan logo atau kata-kata ASC, Anda memerlukan MSC CoC Anda sendiri dengan kelayakan ASC.
- Jika Anda membeli produk ASC tetapi tidak membuat klaim sama sekali dan produk tetap tersegel dan tidak diubah, Anda tidak memerlukan CoC. Namun Anda tidak boleh menjualnya sebagai produk ASC.
- Penggunaan logo memerlukan lisensi logo ASC selain CoC. Lisensi memungkinkan Anda menggunakan logo. CoC memungkinkan Anda mengklaim status produk dalam rantai pasokan. Umumnya Anda memerlukan keduanya untuk kemasan konsumen.
Jika ragu, anggap Anda memerlukan CoC jika nama Anda akan muncul pada kemasan atau dokumen di samping klaim ASC.
Cara memeriksa apakah MSC CoC pemasok benar-benar mencakup ASC
Tidak semua sertifikat MSC CoC mencakup ASC. Pada halaman sertifikat publik, cari referensi eksplisit tentang kelayakan ASC atau produk ASC yang termasuk dalam cakupan. Jika hanya mencantumkan kelayakan program MSC atau menghilangkan ASC sepenuhnya, pemasok tidak dapat membuat klaim ASC. Minta badan sertifikasi mereka untuk mengonfirmasi secara tertulis jika Anda tidak yakin.
Tanda bahaya yang sering kami temukan berulang kali:
- PDF yang menyebutkan “MSC” tetapi tidak ada referensi ASC.
- Sertifikat hanya mencakup “retail handling” atau “distribution,” tetapi pemasok melakukan pemrosesan yang tidak tercantum dalam cakupan.
- Grup korporasi tersertifikasi, tetapi lokasi Indonesia tempat Anda membeli tidak tercantum.
Segregasi vs mass balance untuk udang ASC di Indonesia
Pembeli sering bertanya apakah sebuah pesanan dapat menggabungkan udang ASC dan non-ASC dalam karton atau palet yang sama.
- Karton yang sama atau kemasan dalam: Tidak. Anda tidak boleh mencampur status dalam unit konsumen atau karton pengiriman.
- Palet yang sama: Ya, tetapi hanya dengan segregasi fisik yang jelas dan pelabelan sehingga karton ASC terlihat berbeda dan dapat dilacak. Simpan peta palet dan foto saat penerimaan.
Mass balance diperbolehkan di bawah ASC melalui sistem MSC CoC untuk cakupan yang memenuhi syarat. Anda dapat menerima produk yang diklaim ASC dari sistem mass balance. Klaim pada faktur tetap “ASC certified.” Yang penting adalah cakupan penjual mencakup mass balance untuk aktivitas yang relevan dan mereka dapat merekonsiliasi volume. Minta pemasok Anda menyatakan “Segregation” atau “Mass balance” dalam spesifikasi atau konfirmasi, sehingga Anda tahu apa yang Anda beli dan bagaimana menyimpannya.
Daftar pemeriksaan audit penerimaan Anda untuk pengiriman udang ASC
Kami menggunakan “audit 10 menit” ini di dermaga kami sendiri dan merekomendasikan importir melakukan hal yang sama:
- Faktur pemasok yang menunjukkan klaim ASC dan kode CoC penjual.
- Nota pengiriman atau daftar kemasan yang dengan jelas mengidentifikasi baris dan kuantitas ASC.
- Bill of lading atau airway bill yang mengaitkan ke nomor lot yang sama.
- Label produk pada karton: nama produk, spesies/nama ilmiah, tanggal produksi/lot, dan klaim ASC jika dicetak. Ambil foto.
- Tautan jejak peternakan: nama peternakan atau referensi UoC tersedia atas permintaan, plus tanggal panen atau produksi.
- Sertifikat MSC CoC pemasok yang valid dengan kelayakan ASC. Simpan salinan terkini atau ambil tangkapan layar dari daftar publik.
- Jika ada broker di tengah, detail CoC mereka juga harus disertakan pada dokumen yang memuat klaim.
- Rencana penyimpanan: konfirmasi bagaimana stok ASC akan dipisahkan di cold store Anda dari non-ASC.
- Jika mass balance, arsipkan konfirmasi tertulis pemasok bahwa MB termasuk dalam cakupan mereka. Simpan rekonsiliasi tahunan atau tingkat pengiriman yang mereka bagikan kepada Anda.
Simpan catatan sesuai sistem mutu dan persyaratan pelanggan Anda. Kami biasanya menyarankan menyimpannya selama masa simpan produk ditambah periode siklus audit yang biasa.
7 kesalahan yang memicu ketidaksesuaian (dan cara menghindarinya)
- Kode CoC yang salah dicetak pada faktur. Solusi: Cocokkan kode terhadap basis data publik sebelum pembayaran.
- ASC tidak tercantum dalam cakupan. Solusi: Minta sertifikat terkini dan verifikasi kelayakan ASC pada halaman publik.
- Ketidaksesuaian spesies. Solusi: Konfirmasi Litopenaeus vannamei atau Penaeus monodon tercantum untuk lokasi atau aktivitas tersebut.
- Subkontraktor tidak tercakup. Solusi: Jika pihak ketiga mengupas, memberi glasir, atau mengemas ulang, pastikan lokasi tersebut tercantum di bawah sertifikat grup atau dicakup sebagai pemrosesan kontrak dalam cakupan.
- Tidak ada kata-kata klaim yang jelas. Solusi: Wajibkan “ASC certified” ditambah kode CoC penjual pada faktur dan dokumen pengiriman.
- Palet status campuran tanpa peta. Solusi: Foto palet saat penerimaan dan lampirkan peta palet ke catatan penerimaan.
- Menggunakan logo ASC tanpa lisensi logo. Solusi: Dapatkan lisensi logo dan persetujuan, bahkan jika Anda sudah memiliki CoC.
Catatan singkat tentang konteks dan timing di Indonesia
Perubahan cakupan sertifikasi dan nama lokasi terjadi lebih sering daripada yang dibayangkan pembeli. Pengolah menggabungkan entitas. Broker menambah atau menghapus lokasi. Kami merekomendasikan pemeriksaan pra-pengiriman ringan setiap kali Anda mengganti pabrik, merek, atau format pengepakan. Ini memakan waktu lima menit dan dapat menyelamatkan Anda dari permintaan tindakan korektif di kemudian hari.
Jika Anda ingin sepasang mata tambahan untuk meninjau cakupan pemasok atau klaim faktur sebelum Anda memesan kontainer, silakan Hubungi kami di whatsapp. Kami biasanya dapat menyelesaikan daftar periksa verifikasi pada hari yang sama.
Bekerja dengan pengolah Indonesia yang terverifikasi
Saat Anda siap mencoba produk, mulailah dengan lot yang dapat Anda telusuri sepenuhnya dari hulu ke hilir dan jalankan audit penerimaan pada lot tersebut. Kami dapat menyesuaikan dengan preferensi dokumentasi Anda dan memasok vannamei dan monodon yang memenuhi syarat ASC dari Indonesia. Lihat kapabilitas produk kami di sini: Frozen Shrimp (Black Tiger, Vannamei & Wild Caught).
Ada pertanyaan tentang mass balance vs segregasi untuk kombinasi produk atau rencana label Anda? Hubungi kami melalui email dan kami akan membagikan kata-kata yang telah lolos audit untuk importir di Amerika Utara, UE, dan Timur Tengah.
Inti praktis: verifikasi MSC CoC penjual dengan kelayakan ASC, kunci kata-kata klaim pada faktur, tautkan ke peternakan yang tersertifikasi ASC, dan bangun paket penerimaan sederhana. Lakukan itu, dan Anda akan menghilangkan 90% risiko klaim ASC sebelum kontainer berlayar.