इंडोनेशियाई समुद्री उत्पाद के लिए IFS Food प्रमाणन: 2025 मार्गदर्शिका

समुद्री प्रसंस्कर्ताओं के लिए IFS Food v8 मॉक रिकॉल और ट्रेसेबिलिटी टेस्ट पास करने के लिए एक प्रायोगिक, इंडोनेशिया‑विशिष्ट प्लेबुक। चरण-दर-चरण ड्रिल, मास‑बैलेंस उदाहरण, लॉट‑कोड लॉजिक और ऑडिटर्स जिन रिकॉर्ड्स की मांग करते हैं उनकी ठीक‑ठीक सूची।

IFS Food प्रमाणन इंडोनेशियाई समुद्री उत्पादों के लिए: 2025 मार्गदर्शिका

हमने इंडोनेशिया में दर्जनों IFS Food ऑडिट में भाग लिया है। सबसे तेज टीमें ट्रेसेबिलिटी परीक्षण को एक घंटे से कम समय में पूरा कर देती हैं। सबसे धीमी पूरी दोपहर ले लेती हैं। फर्क महँगा सॉफ़्टवेयर नहीं होता — यह एक सरल, अनुशासित प्रणाली है जो स्रोत दस्तावेज़ों को लॉट कोड से जोड़ती है और मांग पर साफ-सुथरा द्रव्यमान संतुलन देती है। यहां हमने इसे कैसे सेटअप किया और ऑडिटर्स के आने से पहले कैसे स्ट्रेस‑टेस्ट किया, ठीक-ठीक बताया है।

पास‑तैयार IFS मॉक रिकॉल के 3 स्तम्भ

1. स्रोत पहचान समाहित करने वाला लॉट कोडिंग। आपके फिनिश्ड गुड्स कोड को सीधे जहाज या पोखर, उत्पादन शिफ्ट और तारीख से जुड़ना चाहिए। यदि आपका लॉट कोड आपकी अपनी टीम द्वारा 30 सेकंड में डिकोड नहीं किया जा सकता, तो यह बहुत क्रिप्टिक है।

2. मूल से कार्डन तक कागजी दस्तावेजों की निरंतरता। EU कैच सर्टिफिकेट या फार्म हार्वेस्ट दस्तावेज़, BKIPM स्वास्थ्य प्रमाणपत्र, रिसीविंग लॉग, उत्पादन और पैकिंग शीट्स, रीवर्क लॉग और शिपिंग दस्तावेज़ एक निरंतर कहानी बताने चाहिए। कोई गैप नहीं। कोई “हम बाद में ढूंढेंगे” नहीं।

3. बंद होने वाला द्रव्यमान संतुलन। आपको यह साबित करना चाहिए कि इनपुट = आउटपुट + वेस्ट, ट्रिम, रीवर्क और स्टॉक ऑन हैंड। जब संख्याएँ मेल नहीं खातीं, ऑडिटर्स मान लेते हैं कि ट्रेसेबिलिटी कमजोर है, भले ही लेबलिंग ठीक दिखे।

सप्ताह 1–2: सिस्टम सेटअप और सत्यापन (उपकरण + टेम्पलेट)

लॉट कोड और एक स्रोत रजिस्टर से शुरू करें। हम एक Excel वर्कबुक की सलाह देते हैं जिसमें तीन टैब हों जिन्हें कोई भी ऑडिटर बिना स्पष्टीकरण के फॉलो कर सके।

• Tab 1 – कच्चा माल रजिस्टर: सप्लायर, प्रजाति, FAO एरिया, जहाज या पोखर ID, लैंडिंग तिथि, EU कैच सर्टिफिकेट नंबर (या फार्म हार्वेस्ट दस्तावेज़), BKIPM स्वास्थ्य प्रमाणपत्र, RM लॉट कोड, प्राप्त वजन, QC रिलीज स्थिति।
• Tab 2 – उत्पादन खाता: जारी किए गए RM लॉट्स, लाइन, तिथि, शिफ्ट, उत्पाद स्पेसिफिकेशन, प्रोसेस उपज और वेस्ट, उत्पन्न और उपयोग किया गया रीवर्क, इन‑प्रोसेस लॉट कोड।
• Tab 3 – फिनिश्ड गुड्स खाता: FG लॉट कोड, पैक तिथि, लाइन, पैक फ़ॉर्मैट (IQF, IVP, IWP, ब्लॉक), कार्टन गणना, नेट वजन, पैलेट ID, गंतव्य, चालान/COA लिंक।

इंडोनेशिया के लिए एक मजबूत लॉट कोड पैटर्न का उदाहरण:

FG lot = YYDDD-Ln-Spp-So-Shift-Run

• YYDDD: वर्ष + जूलियन दिन (25037 = 2025, Feb 6)
• Ln: लाइन नंबर (L2)
• Spp: प्रजाति शॉर्ट कोड (YF = yellowfin के लिए, SHR = shrimp के लिए, GRP = grouper के लिए)
• So: स्रोत पहचान। वाइल्ड‑कैच के लिए EU कैच सर्टिफिकेट के अंतिम 4–6 अक्षर या एक्वाकल्चर के लिए PondID का उपयोग करें। उदाहरण: CATCH…6842 बन जाता है 6842। कई स्रोतों के लिए, Tab 1 में सभी स्रोतों से मैप करने वाला बैच कोड उपयोग करें।
• Shift: A/B/C
• Run: उस दिन का क्रमिक बैच (R1, R2)

उदाहरण: 25037-L2-GRP-6842-A-R1 सीधे उस ग्रुपर लॉट से मैप करेगा जिसका EU कैच सर्टिफिकेट 6842 पर समाप्त होता है, लाइन 2 पर पैक किया गया, 2025 के दिन 37 पर, शिफ्ट A में।

समुद्री उत्पाद संयंत्र में IFS मॉक रिकॉल से पहले कौन से रिकॉर्ड तैयार होने चाहिए?

• शिपमेंट के लिए EU कैच सर्टिफिकेट या फार्म हार्वेस्ट दस्तावेज़, साथ ही BKIPM स्वास्थ्य प्रमाणपत्र
• सप्लायर CoA और अनलोडिंग/रिसीविंग रिपोर्ट्स तापमान के साथ
• RM लॉट निर्माण और भंडारण स्थान के रिकॉर्ड
• लाइन/शिफ्ट द्वारा उत्पादन जारी लॉग और उपज (ट्रिम और वेस्ट टिकट शामिल करें)
• रीवर्क लॉग जिसमें कब, कहाँ और कैसे उपयोग हुआ यह दर्शाया हो
• कार्टन और पैलेट ID के साथ पैकिंग और लेबलिंग रिकॉर्ड
• शिपिंग दस्तावेज़ (DN, चालान, पैकिंग लिस्ट) जो पैलेट्स को ग्राहकों से जोड़ते हों
• SKP या GMP‑HACCP प्रमाणपत्र और ट्रेसेबिलिटी प्रक्रिया के अंतिम सत्यापन रिकॉर्ड

अभी एक डेस्क ड्रिल करें। अपनी हाई‑मिक्स SKU में से किसी एक का चयन करें जैसे Frozen Shrimp (Black Tiger, Vannamei & Wild Caught) या IQF फिलेट जैसे Grouper Fillet (IQF)। पिछे तक वेसल या पोखर तक ट्रेस करें, फिर आगे सभी ग्राहकों तक। इसका समय लें। 60 मिनट के भीतर पूरा करना लक्ष्य होना चाहिए।

सप्ताह 3–6: पूरा मॉक रिकॉल और द्रव्यमान संतुलन चलाएं

आप एक ऑडिटर के परीक्षण का सिमुलेशन करेंगे। वे सामान्यतः एक फिनिश्ड लॉट चुनते हैं और आपसे पूर्ण पिछे और आगे की ट्रेस, सहित द्रव्यमान संतुलन दिखाने के लिए कहते हैं। यह वह क्रम है जिसे हम उपयोग करते हैं।

सीढ़ीवार IFS मॉक रिकॉल समुद्री प्रसंस्कर्ताओं के लिए:

1. आरंभिक बिंदु परिभाषित करें। एक भेजे गए FG लॉट का चयन करें, उदाहरण के लिए Yellowfin Saku (Sushi Grade) लॉट 25082-L1-YF-7721-A-R2।
2. बैकवर्ड ट्रेस। उस लॉट को खिलाने वाले सभी RM लॉट्स की सूची निकालने के लिए उत्पादन लेजर और RM रजिस्टर खींचें, किसी भी रीवर्क सहित। सभी स्रोत दस्तावेज़ जोड़ें: EU कैच सर्टिफिकेट नंबर या हार्वेस्ट दस्तावेज़, BKIPM प्रमाणपत्र।
3. फॉरवर्ड ट्रेस। उन सभी पैलेट्स, ग्राहकों, चालानों और गंतव्यों की सूची बनाएं जिन्होंने किसी भी हिस्से को प्राप्त किया। किसी भी इन‑हाउस स्टॉक को शामिल करें।
4. द्रव्यमान संतुलन। प्रत्येक RM लॉट के लिए जो FG लॉट को सप्लाई कर रहा था, इनपुट किग्रा बनाम आउटपुट दिखाएं: फिनिश्ड गुड्स, उत्पन्न रीवर्क, वेस्ट/ट्रिम, और शेष WIP। वज़न सिद्ध करने के लिए वेइंग टिकट्स या लाइन काउंट संलग्न करें।
5. लेबल और समय सत्यापित करें। लाइन स्टार्ट/स्टॉप समय को लेबल प्रिंटर लॉग या बैच प्रिंट रिकॉर्ड्स से मैप करें। ऑडिटर्स समय‑समन्वय देखना पसंद करते हैं।
6. लूप बंद करें। पुष्टि करें कि कुल शिप किया गया मात्रा प्लस ऑन‑हैंड स्टॉक, फिनिश्ड मात्रा के बराबर है घटा कर किसी भी श्रिंक या रिकॉर्ड किए गए लॉस के।

अलग‑अलग पोखरों से मिले झींगे के द्रव्यमान संतुलन की गणना कैसे करें?

मान लीजिए आपने वैनामेई का ब्लॉक‑फ्रोजन रन बनाया और दो पोखरों को ब्लेंड किया।

• इनपुट: पोखर A 1,200 kg, पोखर B 800 kg। कुल इनपुट 2,000 kg।
• प्रक्रिया उपज मापी गई: 66 प्रतिशत FG उपज 1.5 kg ब्लॉकों के लिए। उत्पन्न रीवर्क 30 kg। वेस्ट/ट्रिम 50 kg। इन‑प्रोसेस कैरियोवर 10 kg।
• आउटपुट गणना: 2,000 kg x 66 प्रतिशत = 1,320 kg FG। यह 1.5 kg के 880 ब्लॉक्स हैं। रीवर्क 30 kg। वेस्ट/ट्रिम 50 kg। WIP 10 kg। 1,320 + 30 + 50 + 10 = 1,410 kg। आप 590 kg गायब है। क्यों?

हम अक्सर देखते हैं कि डिफ्रोस्ट ड्रिप या ग्लेज़िंग कैप्चर नहीं की गई। दो लाइनों को जोड़ें:

• इश्यू पर मापा गया डिफ्रोस्ट/ड्रिप लॉस: पोखर A पर 22 प्रतिशत और पोखर B पर 18 प्रतिशत। यह 264 + 144 = 408 kg है।
• ग्लेज़ लागू: 1,320 kg FG पर 6 प्रतिशत = 79.2 kg पानी जोड़ा गया।

संशोधित द्रव्यमान संतुलन: 2,000 इनपुट − 408 ड्रिप = 1,592 kg प्रोसेस में नेट। FG 1,320 kg + रीवर्क 30 + वेस्ट 50 + WIP 10 = 1,410। अंतर 182 kg है जो प्रसंस्करण और थॉइंग के दौरान अपेक्षित नमी हानि है। यदि आपकी लाइन का ऐतिहासिक लॉस 8–12 प्रतिशत है, तो 182 kg/1,592 kg = 11.4 प्रतिशत। यह स्वीकार्य है जब आप रिकॉर्ड्स से ड्रिप और ग्लेज़ नंबर प्रमाणित कर सकें। इन मान्यताओं को मॉक रिकॉल फ़ाइल में दस्तावेज़ करें।

मैं अपने फिनिश्ड गुड्स लॉट कोड से EU कैच सर्टिफिकेट नंबर कैसे लिंक करूं?

हम रिटेल कार्टन पर पूरा EU नंबर प्रिंट नहीं करते। इसके बजाय, FG लॉट में एक छोटा स्रोत कोड एम्बेड करें और RM रजिस्टर में क्रॉस‑रेफरेंस तालिका बनाए रखें। उदाहरण:

• EU CC: IDN‑YF‑2025‑0007721
• लॉट में स्रोत कोड: 7721
• RM लॉट: YF‑7721‑25020
• FG लॉट: 25037‑L2‑YF‑7721‑A‑R1

आपकी बैकवर्ड ट्रेस तब दिखाती है FG 25037‑L2‑YF‑7721‑A‑R1 → RM YF‑7721‑25020 → EU CC IDN‑YF‑2025‑0007721 → लैंडिंग दस्तावेज़, BKIPM प्रमाणपत्र 25.02.037। इन लिंक को एक पृष्ठ पर दिखाई देने योग्य रखें।

ब्रेडेड श्रिम्प लाइनों के लिए रीवर्क नियंत्रण

रीवर्क वह जगह है जहाँ ऑडिट्स अनरैवेल होते हैं। ब्रेडेड लाइनों के लिए, शिफ्ट पर रीवर्क लॉट्स टैग करें, रीवर्क को उसी उत्पाद परिवार तक सीमित रखें, और उपयोग को एक घोषित अधिकतम तक कैप करें (हम ≤10 प्रतिशत उपयोग करते हैं)। रीवर्क खाता यह दिखाना चाहिए कि रीवर्क कब बनाया गया और किस‑किस FG लॉट्स ने इसे उपयोग किया, वज़न के साथ। यदि आप रीवर्क को SKUs के बीच मिला देते हैं, तो द्रव्यमान संतुलन अनुमान मात्र बन जाता है और ऑडिटर्स इसे नोट करेंगे।

मिश्रित‑लॉट ट्यूना या मल्टी‑वेसल उत्पादन को हैंडल करना

Yellowfin Steak या Bigeye Loin जैसे ट्यूना प्रसंस्करण ट्रेसेबिलिटी के लिए, एक FG लॉट के अंदर जहाजों को मिश्रित न करें। यदि करना अनिवार्य है, तो एक बैच कोड उपयोग करें जो सभी जहाजों से मैप करे और जहाज के अनुसार द्रव्यमान संतुलन विभाजित करें। प्रत्येक जहाज के EU CC खंड, इनपुट किग्रा और उसके आनुपातिक आउटपुट को FG में सूचीबद्ध करें। हम अक्सर इनपुट वजन के आधार पर आनुपातिक आवंटन करते हैं और एक राउंडिंग नियम अपनाते हैं जो कुल शिप किए गए किग्रा से सटीक मिलान करता है।

क्या आप अपनी द्रव्यमान‑बैलेंस वर्कबुक की त्वरित समीक्षा या उपयोग‑तैयार Excel टेम्पलेट चाहते हैं? यदि आप हमारे आडिट में उपयोग किए जाने वाले एक‑पृष्ठीय ट्रेसेबिलिटी + मास‑बैलेंस फाइल चाहते हैं, तो हमें whatsapp पर संपर्क करें। हम इसे साझा करेंगे और 30 मिनट में आपको गाइड कर देंगे।

सप्ताह 7–12: स्केल करें और अनुकूलित करें

• बारकोडिंग। हस्तलिखित कार्टन IDs से प्रिंटेड लेबल की ओर बढ़ें जो लॉट और पैलेट से जुड़ते हों। कई संयंत्रों के लिए एक साधारण USB स्कैनर जो Excel में फीड करे काफी होता है।
• समय‑समन्वय। प्रति बैच लाइन स्टार्ट/स्टॉप और प्रिंट लॉग कैप्चर करें। इससे “लेबल समय बनाम उत्पादन समय” के गैप बंद होते हैं जिन्हें ऑडिटर्स अक्सर फ़्लैग करते हैं।
• प्रशिक्षण। QA और वेयरहाउस टीम के साथ मासिक 30‑मिनट ड्रिल चलाएं। एक परिदृश्य बैकवर्ड, एक फॉरवर्ड। SKUs घुमाएँ, जिसमें IQF फिलेट जैसे Pinjalo Fillet (IQF) और ट्यूना आइटम शामिल हों।

क्या मैं Excel का उपयोग करके सॉफ़्टवेयर के बजाय IFS‑संगत मॉक रिकॉल चला सकता हूँ?

हां। हम अनुशासित Excel के साथ नियमित रूप से IFS टेस्ट पास करते हैं: लॉक की गई फॉर्मूले, वर्शन कंट्रोल, और QA द्वारा साइन किए गए प्रिंटेड बैच फाइल्स। सॉफ़्टवेयर गति में मदद करता है, लेकिन खराब मास्टर डेटा फिर भी ऑडिट फेल करवा देता है। जब तक आपकी SKU संख्या या लाइन स्पीड स्कैनिंग अनिवार्य नहीं बनाती, Excel ठीक है।

ऑडिट के दौरान मुझे IFS ट्रेसेबिलिटी परीक्षण कितनी तेज़ी से पूरा करना चाहिए?

ऑडिटर्स अपेक्षा करते हैं कि आप ट्रेसेबिलिटी और मास‑बैलेंस ऑडिट सत्र के भीतर पूरा कर लें। हमारे अनुभव में इसका मतलब है साइट पर 2–4 घंटे। हमारा लक्ष्य कोर ट्रेस के लिए 60 मिनट और मास‑बैलेंस व रीवर्क प्रमाण के लिए अतिरिक्त 30 मिनट है। यदि आपको “वेयरहाउस का इंतज़ार” करना पड़े या ईमेल्स खोदनी पड़ें, तो आप तैयार नहीं हैं।

मॉक रिकॉल नाकाम करने वाली 5 सबसे बड़ी गलतियाँ (और उन्हें कैसे बचें)

1. लॉट कोड स्रोत से मेल नहीं खाते। SOP में एक डिकोड की और सरल भाषा में समझाने के लिए ऑपरेटरों को प्रशिक्षित करके इसे ठीक करें।
2. रीवर्क काले छेद। रीवर्क लॉट बनाएं, उपयोग को कैप करें, और FG में सटीक खपत दिखाएं। कोई अनलैबल्ड बिन नहीं।
3. द्रव्यमान संतुलन ड्रिप, ग्लेज़ या WIP को अनदेखा करता है। इन लाइनों को स्पष्ट रूप से जोड़ें और वेइंग टिकट्स या ऐतिहासिक लॉस डेटा से समर्थन करें।
4. लेबल समय असंगत। प्रिंटर लॉग और लाइन बैच शीट्स को शिफ्ट टाइम्स के साथ संरेखित रखें। ऑडिटर्स इन्हें मांगेंगे।
5. दस्तावेज़ बिखरे हुए। एक मॉक रिकॉल फ़ाइल टेम्पलेट रखें जिसमें सबफ़ोल्डर्स हों: 01 RM Docs, 02 Production, 03 Packing, 04 Rework, 05 Shipping, 06 Mass Balance। ऑडिट से पहले वहां PDFs ड्रॉप कर दें।

संसाधन और अगले कदम

आप आज उपयोग कर सकने वाली एक‑पृष्ठ IFS मॉक रिकॉल चेकलिस्ट:

• एक शिप्ड FG लॉट और एक WIP लॉट चुनें। एक हाई‑मिक्स SKU जैसे श्रिम्प और एक wholefish या loin उत्पाद शामिल करें।
• EU कैच सर्टिफिकेट या पोखर हार्वेस्ट डॉक और BKIPM सर्टिफिकेट नंबर दिखाते हुए RM रजिस्टर पेज प्रिंट करें।
• उपज, वेस्ट, उत्पन्न और उपयोग किया गया रीवर्क के साथ उत्पादन लेजर एंट्रीज़ प्रिंट करें।
• पैकिंग शीट्स, लेबल लॉग और पैलेट मैप प्रिंट करें। दो पैलेट्स का फिजिकल स्पॉट चेक करें।
• मास‑बैलेंस चलाएं। ड्रिप, ग्लेज़, ट्रिम, WIP और रीवर्क के साथ इनपुट‑टू‑आउटपुट दिखाएं।
• फॉरवर्ड ट्रेस सभी ग्राहकों तक दिखाएँ। चालान और डिलीवरी नोट शामिल करें।
• ड्रिल का समय रिकॉर्ड करें। शुरू/समाप्ति दर्ज करें और QA लीड द्वारा हस्ताक्षर कराएँ।
• किसी भी गैप के लिए सुधारात्मक कार्यों को लॉग करें और 7 दिनों के भीतर पुनः चलाएँ।

मॉक रिकॉल ड्रिल कितनी बार चलानी चाहिए? IFS कम से कम एक दस्तावेजीकृत रिकॉल/विथड्रॉल टेस्ट सालाना अपेक्षित करता है, जिसमें मास‑बैलेंस शामिल हो। हम त्रैमासिक मिनी‑ड्रिल्स और एक पूर्ण‑विस्तार वाला वार्षिक ड्रिल की सलाह देते हैं जिसमें रीवर्क और मिश्रित‑स्रोत परिदृश्य शामिल हों। नई लाइन्स या उत्पाद, जैसे Mahi Mahi Portion (IQF) या Goldband Snapper Fillet, पहली शिपमेंट से पहले अपना परीक्षण डिज़र्व करते हैं।

इंडोनेशियाई समुद्री ऑडिट्स में हम जो सामान्य ट्रेसेबिलिटी नॉनकनफॉर्मिटीज़ देखते हैं:

• EU कैच सर्टिफिकेट नंबर किसी भी रजिस्टर में FG लॉट्स से लिंक नहीं हैं
• मॉक रिकॉल पैक में BKIPM स्वास्थ्य प्रमाणपत्र गायब
• मास‑बैलेंस में ग्लेज़ या ड्रिप लॉस शामिल नहीं, जिससे अनसुलझे विषमताएँ होती हैं
• रीवर्क लॉग मौजूद हैं पर दिखाते नहीं कि रीवर्क कहाँ उपयोग हुआ
• वेयरहाउस पैलेट मैप डिस्पैच दस्तावेज़ों से मेल नहीं खाते
• ट्रेसेबिलिटी टीम के लिए प्रशिक्षण रिकॉर्ड असाइन किए नहीं गए या पुराने हैं

2025 के दो अंतिम नोट। पहला, EU इम्पोर्टर्स क्लीन वेसल‑टू‑कार्टन मैपिंग पर और अधिक जोर दे रहे हैं क्योंकि CATCH e‑सर्टिफिकेशन का उपयोग बढ़ रहा है। अपने EU CC क्रॉस‑रेफरेंसेज़ को व्यवस्थित रखें। दूसरा, खरीदार उच्च‑मूल्य वाले ट्यूना और श्रिम्प के लिए वास्तविक‑समय ट्रेस प्रूफ की मांग बढ़ा रहे हैं, इसलिए गति मायने रखती है। यदि आप दस्तावेज़ पहले से बंडल करके 60 मिनट में ड्रिल कर सकते हैं, तो आप ऑडिटर्स और ग्राहकों दोनों को प्रभावित करेंगे।

यदि आप देखना चाहते हैं कि हम इन रिकॉर्ड्स को अपनी SKUs जैसे Red Snapper Portion (WGGS / Fillet) या Bigeye Steak के माध्यम से कैसे मैप करते हैं, और एक पास‑तैयार फ़ाइल कैसी दिखती है, हमारे उत्पाद देखें और एक उदाहरण लॉट पैक के लिए हमें पिंग करें।

हमारा अनुभव दिखाता है कि जब टीमें संख्याओं की जिम्मेदारी लेती हैं और लिंक सख्त रखती हैं, तो मॉक रिकॉल्स रूटीन बन जाते हैं। और जब मॉक रिकॉल्स रूटीन बन जाते हैं, तो IFS Food पास करना कोई क्लिफ नहीं रहता — यह बस एक और शिफ्ट होता है जो समय पर चलती है।