Cadena de Custodia MSC Indonesia: Plan de Auditoría de 30 Días

Un plan práctico de 30 días específico para Indonesia para aprobar su auditoría de Cadena de Custodia MSC. Qué registros piden exactamente los auditores, cómo construir un paquete documental listo para auditoría, realizar un balance de masas rápido, demostrar segregación y depurar las declaraciones en facturas.

Hemos llevado sitios de “no listos” a preparados para auditoría en 30 días usando este plan exacto. No es complicado, pero sí es específico para el flujo documental en Indonesia. Si su equipo maneja Surat Jalan, Faktur Pajak, PO/BTB y Kartu Stok a diario, esto le resultará familiar. Y ese es el objetivo.

Los 3 pilares de una auditoría MSC limpia

A partir de años de trabajo de CoC en procesamiento y comercio en Indonesia, tres factores deciden si aprueba rápidamente o si lucha contra hallazgos durante meses:

1. Aseguramiento del proveedor y control de las declaraciones. Todo reclamo MSC entrante debe ser válido, estar dentro del alcance y registrarse. Si el certificado MSC de su proveedor está caducado o la declaración falta en su factura, todo lo que viene después está en riesgo.

2. Segregación y trazabilidad. Debe demostrar separación física y una pista documental que siga un lote desde la recepción hasta el embarque.

3. Balance de masas. No puede despachar más “MSC” de lo que recibió, ajustado por rendimiento. Los auditores probarán esto. Nosotros lo preprobamos internamente.

Aquí está el plan de paquete documental de 30 días que usamos.

Semana 1–2: Construir el paquete documental y probar el aseguramiento del proveedor

¿Qué registros exactos piden los auditores de Cadena de Custodia MSC en Indonesia?

Cree una carpeta de nivel superior llamada “MSC-CoC_Audit_YYYYMMDD.” Dentro, refleje estas carpetas y los registros mínimos. Use etiquetas bilingües cuando ayude a su equipo.

• 01 Aprobación y declaraciones del proveedor

  • Certificados MSC del proveedor (PDF) y declaraciones de alcance. Guarde capturas de pantalla del MSC Certificate Checker que muestren el estado, el alcance y las fechas de validez.
  • Facturas y documentos de entrega del proveedor con declaraciones MSC: PO/BTB, Surat Jalan, Faktur (y, cuando corresponda, Faktur Pajak). La declaración debe constar en el documento comercial que transfiere la propiedad.
  • Registro de aprobación del proveedor (Excel): nombre del proveedor, código CoC, alcance, especies cubiertas, fecha verificada, próxima fecha de verificación, firma del verificador.

• 02 Recepción y stock

  • Registros de recepción de mercancías vinculados a lotes MSC: GRN vinculado al PO, Surat Jalan y la factura del proveedor.
  • Kartu Stok o extractos del WMS que muestren IDs de lote/partida, ubicación de almacenamiento y estado MSC.
  • Plano del almacén y fotos de señalización/etiquetas que muestren la segregación.

• 03 Producción y retrabajo

  • Hojas de lote de producción con cantidades de entrada–salida, registro de scrap/retrabajo e identificación MSC/no-MSC.
  • Programas de limpieza y controles de liberación de línea al cambiar entre MSC y no-MSC.

• 04 Declaraciones de venta y embarque

  • Facturas de venta, Packing Lists y Surat Jalan que incluyan la declaración MSC y su código CoC.
  • PO del cliente que haga referencia a requisitos MSC.

• 05 Capacitación y competencia

  • Matriz de formación y registros para el personal que maneja recepción, almacenamiento, producción, despacho y documentación. Incluya una diapositiva breve de concienciación MSC y la hoja de firma.

• 06 Controles internos

  • Registros de pruebas internas de trazabilidad (ver plan abajo).
  • Hoja de cálculo mensual de balance de masas con entradas, salidas, rendimientos y explicación de variaciones.
  • Registro de no conformidades y acciones correctivas.

• 07 Subcontratistas y transporte

  • Aprobación de subcontratistas y alineación de alcance si externaliza congelado, envasado o almacenamiento. Incluya contratos que hagan referencia al manejo y segregación MSC.
  • Lista de transportistas y control de envíos sellados si depende de logística de terceros.

Consejo práctico: nombre archivos como “2025-03-02_NombreProveedor_MSC-C-XXXXX_scope.pdf.” A los auditores les gustan los nombres de archivo previsibles.

Cómo verificar rápidamente los certificados MSC de los proveedores

• Use el MSC Certificate Checker y busque por nombre del proveedor o código CoC. Guarde un PDF o una captura de pantalla de la página de alcance y las fechas de validez.
• Confirme que el alcance cubre la actividad exacta y la forma de producto que compra (por ejemplo, comerciante, procesador, especie y forma como filet o lomo).
• Registre la fecha de verificación en su registro de aprobación de proveedores. Revise nuevamente al menos trimestralmente o cuando observe un cambio de estado.

Si no está seguro de si una descripción de producto encaja en el alcance del proveedor, podemos revisarla. ¿Necesita una vista rápida? Contáctenos por whatsapp.

¿Necesito traducciones para documentos en Bahasa Indonesia?

Los auditores en Indonesia típicamente aceptan los documentos fuente en Bahasa. Proporcione:

• Encabezados bilingües en formularios clave (Recepción, Producción, Despacho) o una leyenda de una página que traduzca campos comunes (Nomor PO, Surat Jalan, Faktur, Kartu Stok, Kode Lot, Jumlah, Lokasi, Retur).
• Resúmenes en inglés para elementos centrales: su procedimiento MSC, el registro de aprobación de proveedores y la hoja de balance de masas.

Un enfoque sencillo es añadir encabezados de columna en inglés entre paréntesis en sus formularios existentes. Con eso suele bastar 9 de cada 10 auditorías.

Semana 3: Realizar el balance de masas rápido y demostrar la segregación

¿Cómo completo un balance de masas rápido para stock mixto MSC y no‑MSC?

Genere una hoja por familia de producto y periodo. Columnas recomendadas:

• Stock MSC inicial (kg)
• Recepciones MSC (kg)
• MSC disponible (inicial + recepciones)
• Entradas de producción MSC usadas (kg)
• Rendimientos por producto (productos terminados en kg)
• Embarques de ventas MSC (kg)
• Stock MSC final (kg)
• Cierre calculado = Disponible − Entradas
• Variación vs cierre real (kg y %)
• Explicación de la variación

Ejemplo. Para Grouper Fillet (IQF): Inicial 1.200 kg. Recepciones 3.000 kg. Disponible 4.200 kg. Entradas 3.600 kg. Cierre calculado 600 kg. Cierre real 585 kg. Variación −15 kg (−2,5%). Explique como pérdida por goteo y recorte para la glaceado IQF. Adjunte hojas de producción para respaldar los rendimientos.

Haga lo mismo para productos de atún como Yellowfin Saku (Sushi Grade). Los rendimientos varían según el corte, así que no mezcle lomos, saku y cubos en una sola línea. Los auditores buscan lógica antes que precisión.

¿Cómo puedo demostrar segregación física y documental en una planta pequeña?

Recomendamos tres capas:

• Controles visuales. Contenedores y etiquetas de palé por color. Azul = MSC, blanco = no‑MSC. Señales en cada zona. Fotos en su paquete mostrando ejemplos.
• Señales en la documentación. Cada registro con un lote MSC tiene una casilla “MSC” y su código CoC. Use un sello rojo “NON‑MSC” para líneas mixtas para que nadie adivine.
• Controles de proceso. Formulario de liberación de línea entre corridas. Registro de limpieza firmado por el supervisor. Áreas separadas de descongelado y preparación si es posible. Si no puede dividir físicamente, segmente por tiempo y documente la secuencia.

Para SKU como Swordfish Steak (IQF) y Grouper Fillet (IQF), mantenga bandejas WIP etiquetadas con producto, lote y estado. Un registro fotográfico durante las auditorías ha salvado a clientes más de una vez.

Semana 4: Realice la prueba interna de trazabilidad y limpie las facturas

¿Cómo hago una prueba interna de trazabilidad antes de la visita de auditoría?

Realice una prueba “hacia adelante” y una “hacia atrás” sobre lotes recientes.

Prueba hacia adelante (de recepción a embarque):

1. Elija un lote MSC recibido en los últimos 30 días.
2. Extraiga la factura del proveedor, Surat Jalan, PO/BTB y GRN.
3. Trace en las hojas de producción. Identifique salidas y lotes terminados.
4. Siga hasta despacho. Verifique que la factura de venta, el Packing List y el Surat Jalan incluyan la declaración MSC y su código CoC.
5. Conciliar cantidades con Kartu Stok/WMS y su hoja de balance de masas.

Prueba hacia atrás (cliente a proveedor):

1. Elija una factura de venta MSC.
2. Verifique la declaración en la factura y el código CoC.
3. Trace hacia atrás hasta el lote de producción y luego hasta el lote de recepción.
4. Confirme el estado MSC del proveedor y la declaración en su factura.

Registre los pasos, adjunte capturas de pantalla o escaneos y firme. Apunte a completar cada prueba en menos de 45 minutos. Si se atasca, es una señal para corregir la numeración o el archivado antes de que el auditor lo encuentre.

¿Qué debe aparecer en mis facturas de venta para hacer una declaración MSC válida en Indonesia?

Elementos mínimos que verificamos:

• Descripción clara del producto y forma. Ejemplo: “Grouper Fillet, IQF, Skinless.”
• La declaración MSC. Ejemplo en Bahasa: “Produk bersertifikat MSC” o en inglés: “MSC certified.” No añada el ecoetiqueta a menos que tenga licencia del logotipo.
• Su código válido de Cadena de Custodia MSC. Formato: MSC-C-XXXXX.
• Si hay pedidos mixtos, identifique qué líneas son MSC y cuáles no. Evite declaraciones globales en el pie que puedan inducir a error.
• Declaración coincidente en documentos asociados. Packing List y Surat Jalan deben reflejar las descripciones de producto y los números de lote de la factura.

Línea de ejemplo: “Grouper Fillet IQF, Skinless. MSC certified. CoC: MSC-C-12345.” Para coherencia, su catálogo de productos puede usar los mismos nombres que en su sitio web o fichas técnicas. Vea nuestro estilo de denominación de artículos en Ver nuestros productos.

No conformidades comunes que seguimos viendo en Indonesia (y soluciones rápidas)

• Declaración en la factura ausente o vaga. Corrija la plantilla. Añada un campo obligatorio para “declaración MSC” y su código CoC en cada línea MSC.
• Certificado del proveedor caducado o fuera de alcance. Revise de nuevo y ponga en cuarentena los lotes dudosos. Mantenga una rutina de verificación trimestral.
• Mezcla en almacenamiento. Use etiquetas de color y marcas en el suelo. Audite semanalmente y tome fotos.
• WIP sin etiquetar. Exija lote y estado en cualquier contenedor que salga de un puesto de trabajo. Sin etiqueta, no mover.
• Variación en el balance de masas sin explicación. Añada una columna “razón de variación” y vincúlela a registros de pérdidas de producción.
• Brechas de formación. Ofrezca un repaso de 20 minutos y firma para recepción, almacén, producción y administración.
• Subcontratista no aprobado para manejo MSC. O elimine el estatus MSC de esos trabajos o formalice la aprobación del subcontratista y su alcance.
• Uso indebido del ecoetiqueta. Las declaraciones en la documentación están permitidas bajo CoC. El logotipo oval azul en el empaquetado requiere licencia separada y aprobación del arte.

Recursos que puede desplegar este mes

• Leyenda bilingüe de una página para formularios. Mapee “Surat Jalan,” “Faktur,” “Kartu Stok,” “Kode Lot,” “Jumlah,” “Lokasi” al inglés.
• Plantilla de balance de masas. Manténgala en una sola pestaña por familia de producto con las columnas arriba indicadas. Proteja las fórmulas.
• Lista de verificación de prueba de trazabilidad. Dos páginas: hacia adelante y hacia atrás. Marque el tiempo que tarda cada paso.
• Registro fotográfico. Fotos de almacén y línea que muestren segregación y etiquetas. Con fecha.

Esto es lo importante. Una vez que el paquete documental existe y sus equipos saben dónde archivar, la auditoría se convierte en una presentación en lugar de una búsqueda del tesoro. Si desea una revisión rápida de la redacción de su factura o de su hoja de balance de masas antes de la visita, Contáctenos por email. Con gusto señalaremos los problemas que vemos con más frecuencia.

Recapitulación de 30 días que puede colgar en la pared

• Semana 1. Verifique proveedores, corrija plantillas de factura, configure la estructura de carpetas y recopile los últimos 3 meses de documentos.
• Semana 2. Etiquete el almacenamiento, formalice la liberación de línea y los registros de limpieza, capacite al personal y construya el registro de proveedores.
• Semana 3. Complete el balance de masas para las familias de producto clave. Haga una caminata por el almacén con cámara y cierre cualquier brecha de segregación.
• Semana 4. Realice dos pruebas de trazabilidad, corrija la nomenclatura de archivos y verifique al azar 10 facturas para la exactitud de la declaración y el código CoC.

En nuestra experiencia, los equipos que siguen esta secuencia aprueban con, como mucho, hallazgos menores. Y dedican menos tiempo a apagar incendios durante la temporada alta porque el sistema funciona por sí mismo. Si necesita definiciones limpias de SKU para estandarizar la redacción de declaraciones, consulte ejemplos como Grouper Fillet (IQF) o Yellowfin Saku (Sushi Grade) y refleje esa precisión en su ERP y facturas. Mantiene a los auditores satisfechos y a los clientes confiados.