Indonesische Garnelen-BAP-Zertifizierung: Wesentlicher Leitfaden 2025

Eine praxisorientierte, Indonesien-fokussierte Blaupause, um in 90 Tagen ein BAP-konformes Internal Control System (ICS) für Garnelen-Farmgruppen einzurichten. Was vorzubereiten ist, wer was macht, wie Rückverfolgbarkeit funktioniert, häufige Auditfallen, Kosten, Zeitpläne und ein Wochen-für-Wochen-Plan.

Wir brachten einen Garnelenverbund mit 42 Teichen innerhalb von 90 Tagen von null Dokumentation bis zur BAP-Audit-Bereitschaft mit genau dem nachstehenden Vorgehen. Wenn Sie 2025 in Indonesien Kleinhalter zu einer BAP-Betriebsgruppe organisieren möchten, ist dies die Blaupause, die wir uns am ersten Tag gewünscht hätten.

Die drei Säulen einer soliden BAP-Gruppe (und warum Gruppen scheitern)

Aus unserer Erfahrung beruhen erfolgreiche BAP-Gruppen-Zertifizierungen auf drei Säulen:

1. Ein diszipliniertes Internal Control System (ICS). Das ICS ist das Gehirn der Gruppe. Es legt fest, wie Mitglieder aufgenommen, auditiert, geschult, korrigiert und nachverfolgt werden. Wenn das unklar ist, driftet Ihre Gruppe und Auditoren finden Lücken.
2. Praktische Rückverfolgbarkeit und Massenbilanz. Jedes Kilogramm aus jedem Teich benötigt eine Papierkette, die mit dem am Käufer oder Verarbeiter ankommenden Produkt übereinstimmt. Unklare Losdefinitionen und gemischte Ladungen verursachen die meisten schwerwiegenden Nichtkonformitäten.
3. Ein praktischer Gruppenmanager. Gruppen ernennen oft eine nominelle Führungskraft und hoffen das Beste. Das geht nach hinten los. Sie brauchen jemanden, der in Tabellen lebt und auf Zufahrtswegen präsent ist, nicht nur in Meetings.

Interessant ist, wie oft Gruppen zu sehr auf Wasserqualität im Teich fokussieren und zu wenig in das ICS investieren. Betriebspraktiken sind wichtig, aber das ICS ist der Weg, wie Sie dem Auditor Konsistenz nachweisen. Das führt uns zu den Kernfragen, die uns jede Woche gestellt werden.

Was ist ein Internal Control System (ICS) in der BAP-Betriebsgruppenzertifizierung?

Betrachten Sie das ICS als Ihr internes „Mini-BAP“. Es ist das dokumentierte System, das regelt, wie die Gruppe geführt wird. Es umfasst Mitgliedschaftsanforderungen, Onboarding, Risikobewertung, interne Audits, Schulungen, Produktkennzeichnung, Rückverfolgbarkeit, Korrekturmaßnahmen und Managementbewertung. Das ICS muss vor dem externen BAP-Audit implementiert und mit Nachweisen demonstriert werden.

Praktische Schlussfolgerung: Behandeln Sie Ihr ICS-Handbuch wie ein Betriebs-Playbook, nicht wie ein Dokument fürs Regal. Auditoren wollen sehen, dass Sie es tatsächlich anwenden. Zum Beispiel sollte Ihre Risikobewertung die Auditfrequenz und Schulungsschwerpunkte steuern und nicht nur in einem Ordner liegen.

Wer kann als Gruppenmanager fungieren und was sind seine täglichen Aufgaben?

Wir empfehlen einen hauptberuflichen Gruppenmanager mit Betriebspraxis und Dokumentationserfahrung. Er berichtet an den Zertifikatsinhaber und leitet:

• Mitgliederaufnahme und Verträge
• Risikobewertung und Jahresplan
• Planung und Aufsicht interner Audits
• Nachverfolgung und Verifizierung von Korrekturmaßnahmen
• Rückverfolgbarkeitssystem und Losdefinitionen
• Schulungskalender und Anwesenheitsdokumentation
• Management-Review vor dem Audit

Aus unserer Erfahrung sind ehemalige QC-Supervisoren aus Schlüter- oder Verarbeitungsbetrieben exzellente Gruppenmanager. Sie verstehen Aufzeichnungen und Nichtkonformitäten und sind gewohnt, die „strenge Rolle“ zu übernehmen, wenn SOPs ignoriert werden.

Wie viele Farmen können beitreten und wer ist berechtigt?

Es gibt keine harte, universelle Obergrenze. Die Eignung richtet sich nach Steuerbarkeit und Gemeinsamkeiten. Betriebe sollten in Geografie, eingesetzten Mitteln und Risikoprofil ähnlich genug sein, sodass ein ICS sie realistisch kontrollieren kann. Der externe Auditor wird eine Stichprobe von Betrieben basierend auf Risiko und Größe entnehmen; je heterogener die Gruppe, desto stärker müssen Ihre Risikokontrollen sein.

Grundlegende Zulassungskriterien, die wir anwenden:

• Rechtsmäßiger Farmstatus und grundlegende Genehmigungen vorhanden
• Verpflichtung, das ICS zu befolgen und Inspektionen zuzulassen
• Keine Vorgeschichte schwerwiegender, nicht behebbarer Nichteinhaltungen
• Bereitschaft, BAP- und Nicht-BAP-Produkte bei Bedarf zu trennen

Tipp: Beginnen Sie eng. Nehmen Sie zunächst 10–20 verlässliche Mitglieder auf. Erweitern Sie die Gruppe, nachdem Sie das Erstaudit bestanden und Ihr ICS bewiesen haben.

Welche Dokumente muss jede Mitgliedsfarm aufbewahren?

Hier ist das Mindestpaket, das wir intern auditieren, bevor wir einen externen Auditor einladen:

• Mitgliedsvertrag mit Rollen, Rechten und Sanktionen
• Teichplan und ID-Karte mit GPS-Punkten
• Besatzaufzeichnungen: PL-Quelle, Daten, Mengen, Gesundheitsdokumente
• Fütterungsunterlagen: Rechnungen, Lieferantendaten, Chargennummern. Wenn der Käufer 2-Sterne oder höher verlangt, kann Futter aus BAP-zertifizierten Mühlen erforderlich sein.
• Chemikalien- und veterinärmedizinische Eingaben: Produktnamen, Dosierungen, Zulassungen, Daten
• Tagesprotokolle: Mortalität, Wasserwechsel, Behandlungen, FCR-Schätzungen
• Ernteplan und tatsächliche Ernteprotokolle mit Los-IDs und Gewichten
• Transportprotokolle: Waagentickets, Fahrzeug-IDs, Temperaturkontrollen
• Arbeitnehmerunterlagen: Altersnachweise, Verträge, grundlegende OHS-Schulungen
• Umweltdokumentation: SOPs zur Schlammbehandlung und Ableitung von Abwässern
• Korrekturmaßnahmen und Schulungsanwesenheit, verknüpft mit Auditbefunden

Unsere Faustregel: Wenn es bewegt wird, messen Sie es. Wenn Sie es entscheiden, dokumentieren Sie es.

Wie häufig sollten interne Audits vor dem externen BAP-Audit durchgeführt werden?

Vor Ihrem ersten Zertifizierungsaudit führen Sie mindestens ein vollständiges internes Audit aller Mitglieder gegen den anwendbaren BAP-Farmstandard und Ihr ICS durch. Schließen Sie Korrekturmaßnahmen ab und führen Sie zwei bis vier Wochen vor dem externen Audit eine Managementbewertung durch. Mitglieder mit höherem Risiko benötigen möglicherweise ein Folgeaudit.

Nach der Zertifizierung planen Sie ein vollständiges internes Audit jährlich. Ergänzen Sie dies um gezielte Stichproben zu kritischen Kontrollen während Besatz- und Erntesaisons.

Wie funktionieren Rückverfolgbarkeit und Massenbilanz in einer Garnelen-Gruppe?

Der Schlüssel ist klare Lose und Trennung. Wir empfehlen:

• Weisen Sie bei der ersten Erntehandlung pro Teich oder Erntesitzung einen eindeutigen Loscode zu. Der Code sollte bis zum Käufer oder Verarbeiter verfolgt werden.
• Separate Transportdokumentation für jedes Los. Keine gemischte Dokumentation.
• Erfassen Sie Nettogewichte auf dem Hof und bei der Anlieferung. Untersuchen Sie Abweichungen außerhalb Ihrer Toleranzgrenzen.
• Führen Sie eine Massenbilanz pro Monat. Die Gesamtmenge je Los muss mit dem Versendeten übereinstimmen. Wenn ein Teil lokal verkauft wird, dokumentieren Sie auch Zielort und Gewicht.

Beim Verarbeiter bestehen Sie darauf, dass Ihre Lose unter demselben Loscode eingebucht werden. Das ermöglicht End-to-End-Rückverfolgbarkeit. Wenn wir Garnelen und Speisefische verarbeiten, spiegeln wir die Hof-Loscodes in unseren Ankunfts- und Produktionsaufzeichnungen, damit Käufer die Kette verifizieren können. Wenn Sie mit einem Verarbeiter konsolidieren, stimmen Sie Labels, Begleitdokumente und Ankunftslisten gut vor der Ernte ab. Benötigen Sie Hilfe, dies für Ihren Verbund anzupassen? Sie können uns auf WhatsApp kontaktieren.

Was kostet die Einrichtung eines ICS in Indonesien und wie lange dauert es?

Zeitpläne variieren, aber für Gruppen, die bereits Basisaufzeichnungen führen, sehen wir:

• 60–90 Tage, um auditbereit zu sein. 30–45 Tage, wenn Sie von iBAP kommen und gute Aufzeichnungen haben.
• Die Terminierung des externen Audits kann je nach Kalender des Zertifizierers 2–6 Wochen hinzufügen.

Typische Kostenspannen, die wir in Indonesien gesehen haben:

• Erstellung des ICS und Schulung: IDR 50–150 Millionen, abhängig von Reisetätigkeit und Gruppengröße
• Externes Audit: USD 4.000–8.000 zzgl. Auditorreise
• Labortests (Futter/Antibiotika-Rückstände/Wasser, wo anwendbar): IDR 10–30 Millionen pro Zyklus
• Laufende Verwaltung und interne Audits: IDR 2–5 Millionen pro Mitglied und Jahr

Die Kosten schwanken mit Geografie, Sprachunterstützung und wie viele Vorlagen Sie wiederverwenden können. Planen Sie konservativ und vermeiden Sie, das erste Audit zu überstürzen.

Ein 90-Tage-Aktionsplan, der tatsächlich funktioniert (Woche 1–12)

Wochen 1–2: Gruppenerfassung und Regeln festlegen

• Definieren Sie den Zertifikatsinhaber, den Gruppenmanager und interne Auditoren. Schreiben Sie Stellenbeschreibungen und Befugnislinien.
• Entwerfen Sie Ihr ICS-Handbuch. Verwenden Sie den BAP-Farmstandard als Rückgrat. Halten Sie SOPs kurz und konkret.
• Nehmen Sie Mitglieder auf. Unterzeichnen Sie Vereinbarungen und sammeln Sie Genehmigungen. Bewerten Sie jedes Betrieb nach Risiko und erstellen Sie Ihren Auditplan.
• Entwerfen Sie Ihre Loscodierung und den Rückverfolgbarkeitsfluss. Führen Sie einen Trockentest mit den letzten Erntedaten eines Betriebs durch.

Schneller Erfolg: Erstellen Sie ein einseitiges Wandposter für den Betrieb mit den 10 Aufzeichnungen, die jeder Teich führen muss. Visuelle Erinnerungen wirken.

Wochen 3–6: Schulung, Implementierung und erste Audits

• Schulen Sie Mitglieder zu Aufzeichnungen, Arbeitnehmerrechten, Chemikalienkontrolle und Erntedokumentation.
• Führen Sie Formulare ein. Wir nutzen oft WhatsApp für Geo-getaggte Fotos und Google Sheets für Los- und Transportprotokolle. Einfach ist besser als perfekt.
• Führen Sie interne Audits für alle Mitglieder durch. Protokollieren Sie Nichtkonformitäten und erteilen Sie Korrekturmaßnahmen mit Fristen.
• Stimmen Sie sich mit Ihrem Käufer oder Verarbeiter zu Labels und Ankunftsdokumenten ab. Wenn Sie exportieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Verarbeiter Ihre Loscodes erhalten kann. Unser Team macht das routinemäßig für Garnelen und für weiterverarbeitete Speisefische wie Frozen Shrimp (Black Tiger, Vannamei & Wild Caught) und IQF-Filets.

Wochen 7–12: Lücken schließen und das externe Audit buchen

• Verifizieren Sie Korrekturmaßnahmen vor Ort. Akzeptieren Sie keine rein fotobasierte Schließung bei Hochrisikofällen.
• Führen Sie einen simulierten Rückverfolgbarkeitstest vom Teich bis zur Anlieferung und zurück durch. Beheben Sie alle Unterbrechungen.
• Führen Sie ein Management-Review durch. Genehmigen Sie den Gruppenzustand und die im Scope befindlichen Mitglieder.
• Bestätigen Sie Umfangsdetails mit dem Zertifizierer. Planen Sie das Audit und briefen Sie Ihre Mitglieder zu Interview-Etikette und zur Präsentation von Aufzeichnungen.

Häufige Nichtkonformitäten, die wir sehen (und wie man sie vermeidet)

• Gemischte Lose ohne aktualisierte Unterlagen. Lösung: ein Los, ein Dokumentensatz. Schulen Sie Transporteur*innen.
• Interne Audits durchgeführt, aber Korrekturmaßnahmen offen. Lösung: setzen Sie Fälligkeitstermine und verifizieren Sie die Schließung persönlich.
• Inkonsistente Arbeitnehmerunterlagen. Lösung: standardisieren Sie Formulare und benennen Sie pro Betrieb eine verantwortliche Person für deren Pflege.
• Futterrückverfolgbarkeitslücken für Käufer, die 2-Sterne oder höher verlangen. Lösung: klären Sie früh die Sternanforderungen des Käufers und sichern Sie qualifizierte Lieferanten.
• Management-Review übersprungen. Lösung: führen Sie eine formale Überprüfung mit Protokoll, Entscheidungen und Unterschrift durch.

iBAP als Zwischenstufe

Wenn die Gruppe neu in formaler Dokumentation ist, kann iBAP ein sinnvoller Einstieg sein. Es ermöglicht Kapazitätsaufbau und das schrittweise Erreichen der vollständigen BAP-Anforderungen mit strukturierter Aufsicht. Wir haben mehrere indonesische Cluster von iBAP auf BAP umgestellt, indem wir dieselben Formulare beibehalten und einfach Verifizierung und Rückverfolgbarkeit verschärft haben.

Was erwarten Käufer im Jahr 2025?

Wir sehen mehr Anforderungen an verifizierte soziale Konformität und strengere Rückstandsüberwachung. Einige Einzelhandelskäufer verlangen 2-Sterne oder höher, was Futter- oder Brüteriezertifizierung mit einbeziehen kann. Exportkunden erwarten zudem bei Bedarf eine Echtzeit-Rückverfolgung. Wenn Sie einen Teich-zu-Palette-Trace in unter einer Stunde liefern können, heben Sie sich ab. Fragen zu den Sternanforderungen Ihres Käufers? Rufen Sie uns an.

Kurze Antworten auf die großen Fragen

• ICS-Definition: Ihr internes Governance-System für Aufnahme, Audits, Schulungen, Rückverfolgbarkeit und Korrekturmaßnahmen.
• Rolle des Gruppenmanagers: Hauptverantwortliche Leitung für das ICS. Verwaltet Audits, Rückverfolgbarkeit, CAPAs und Mitgliedskonformität.
• Gruppengröße und Zulassung: Keine feste Obergrenze. Halten Sie Betriebe steuerbar und ähnlich im Risikoprofil. Der Auditor stichprobt nach Risiko.
• Mitgliedsdokumente: Vereinbarungen, Teichkarte, Besatz-/Futter-/Chemikalienprotokolle, Ernte- und Transportaufzeichnungen, Arbeitnehmerakten, Umwelt-SOPs und CAPA-Aufzeichnungen.
• Häufigkeit interner Audits: Ein vollständiges Audit aller Mitglieder vor der Zertifizierung. Danach jährlich mit risikobasierten Stichproben.
• Rückverfolgbarkeit und Massenbilanz: Eindeutige Loscodes pro Ernte, getrennte Dokumentation, abgeglichene Gewichte und abgestimmte Ankunft beim Verarbeiter.
• Kosten und Zeitrahmen: 60–90 Tage bis auditbereit, mit oben aufgeführten Kostenspannen. Rechen Sie Zeit für die Terminierung des externen Audits ein.

Wenn Sie Ihr ICS um diese Realitäten herum aufbauen und praxisnah halten, wird Ihr Audit eine Bestätigung guter Kontrolle und kein Kriseneinsatz. Und genau das wollen Käufer 2025 sehen.