印尼海鲜 SMETA/SEDEX 审核：2025 年必备指南

一份实用的、针对印度尼西亚海鲜加工的 SMETA 2-柱与 4-柱审核证据清单。明确列出审计员常抽查的文件、应准备的月份长度、印尼文件名称（BPJS、UMK、PKWT 等）、船舶层级证明，以及我们在现场最常见的缺口。

如果您在印度尼西亚经营海鲜加工厂，并希望在 2025 年获得清洁的 SMETA 审核结果，理论知识不足以应对。您需要一套反映审计员实际抽样做法的证据包。以下是我们为自有厂区及合作伙伴在印度尼西亚审核中准备的、精确到位的文件清单。我们从多年与 Sedex 审核员合作、他们对工资、工时与第三方用工进行深入核查的经验中总结了这些内容。

审核员始终抽查的三类证据

• 人员与劳动：劳动合同、年龄证明、BPJS、工作时间、加班、外包/劳务派遣、申诉机制。
• 工资与工时：考勤、工资表、出勤记录、加班审批、计件转小时换算、带薪/事假、扣款记录。
• 现场与管理：许可证、环境监测、废弃物、公共事业（用水/用电）、商业道德（四柱审核）以及宿舍/食堂等现场条件。

把准备重点放在这些方面，其它内容自然可补齐。

SMETA 审核员在印度尼西亚海鲜工厂会检查哪些文件？

根据我们的经验，审计员会在人力资源、工资、职业健康安全与环境等模块抽查一套核心文件。以下为简明清单，并在相关处列出印尼常用文件名称。

人力资源与合同

• 员工总表，按类别区分：PKWTT（固定期限外之正式）、PKWT（固定期限）、日工/临时、实习/见习、外包/派遣。
• 劳动合同：PKWTT、写明岗位与期限的 PKWT、续签历史。以及因工资变动或岗位调整的补充协议（Addenda）。
• KTP 复印件或其他法定年龄证明，以及入职名单与入职日期记录。
• 公司规章（peraturan perusahaan）及/或集体协议（PKB），如适用。
• 申诉机制 SOP、举报热线/海报、投诉登记簿及以印度尼西亚语记录的处理与结案记录。

工资、工时与福利

• 考勤/工时记录：生物识别打卡记录或时间表、加班审批表、班次排班表、每周休息日分配记录。
• 工资台账：毛工资、UMK 合规证明、加班计算、各项津贴、BPJS 扣款与单位缴费、工资支付凭证（银行转账文件或员工签收的工资单）。
• UMK 证据：省长（SK Gubernur）核定的当前 UMK/UMP（2025 年依据 PP 51/2023），以及内部岗位/级别工资矩阵。
• 请假记录：年假、病假、产/陪产假与节假日排班表。
• BPJS Ketenagakerjaan 与 BPJS Kesehatan：注册文件、每月缴费凭证、参保名单、JKK/JKM 理赔记录与工伤登记簿。

劳务代理与招聘

• 与劳务中介的协议：Perjanjian Penyediaan Jasa Pekerja/Buruh 或 Pemborongan Pekerjaan。中介营业执照（Disnaker 批文）与 NIB/OSS 打印件。
• 中介的派工名单，与现场考勤记录对应。
• 雇员无付费政策及其证明（详见下文）。

健康、安全与福利

• HIRADC/HAZOP 或风险评估、入厂导向与复训记录、消防演练记录、个人防护装备（PPE）发放台账。
• 对冷库或接触化学品岗位的入职与定期体检记录。事故/未遂事件调查表及整改记录。
• 宿舍与食堂检查记录、饮用水可饮用性检测结果、厨房卫生检查清单。

现场、环境与商业道德（四柱）

• NIB/OSS 企业资料、场址许可、IMB/SLF（如适用）。
• 环境审批：依据厂区规模与风险，提供 SPPL 或 UKL/UPL/AMDAL。以及任何监测承诺与审批函件。
• 污水：排放许可或技术审批、污水处理系统（IPAL）设计资料，以及最近 3–6 次实验室检测结果与许可限值比对记录。保留校准与取样链（chain-of-custody）记录。
• 危险废弃物（Limbah B3）：与持证收运/处置单位的合同、B3 残渣清单（Manifest Limbah B3）、废弃物库存与临时堆放检查台账。
• 冷藏与氨制冷系统：泄漏检查、维护记录、应急演练记录与应急响应人员培训记录。
• 能源与用水：至少 12 个月的使用趋势数据。废弃物分类与回收记录。若有减量目标与行动计划，附上证据即可。
• 商业道德：反贿赂政策、利益冲突申报、礼品/招待登记簿与相关培训记录。

可追溯性的检查点

• 供应商准入清单、收货记录、检验合格证（COA）、与批次/批号对应的产品标签。针对如 Grouper Fillet (IQF) 或 Yellowfin Saku (Sushi Grade) 等产品线，确保能快速将批次追溯到供应商。审计员常在抽查劳动样本时同时抽检此类追溯记录。

实用建议：将上述所有材料按主题放入同一只只读共享文件夹，并将最近 12 个月资料置顶，审计员会非常感谢快速检索。

需要准备多少个月的工时、工资与考勤记录？

我们通常准备 12 个月记录。审计员一般抽查 3–6 个月样本，但他们会至少要求：

• 最近已结算的工资月份。
• 一个旺季月份（例如金枪鱼、鱿鱼或红斑鱼旺季）。
• 一个淡季月份以作对比。

确保三条数据流相互核对一致：生物识别打卡、加班审批、以及工资计算。如果您在修剪或去骨等工序使用计件工资，需展示计件到小时等效的换算方法，并在每个发薪周期补足至 UMK 的证明。保留签名的加班同意书与每周休息日的证明。

我们仅做加工是否还需要渔船船员文件？

简短回答：通常不需要，除非您拥有或控制渔船。但买方与审计员越来越关注上游用工风险的筛查。如果您严格仅为购买已登陆鱼货的加工方，应准备：

• 供应商尽职调查：签署的行为准则、风险评估与年度复核批准资料。
• 针对敏感物种或市场的供应船只清单。对于金枪鱼类如 Yellowfin Saku (Sushi Grade) 或 Yellowfin Steak，保存可访问的登陆港、船舶识别号与有效许可（SIPI/SIKPI）等供应商端证明。
• 若您拥有或租用船只，或营运纵向整合业务，则需准备船员合同、工资单、休息时间日志，以及符合 ILO C188 的证据。并包含保险/事故保障与供给记录。

实用建议：即便作为纯加工商，为高风险渔业准备一份按供应商分类的渔船清单仍很有价值，能证明可信的尽职调查而不显得过度延伸责任。

我们应准备哪些 BPJS 文件，其时间范围应包括多近的记录？

审计员会要求当月的确认与历史记录痕迹。我们会准备：

• BPJS Ketenagakerjaan 与 BPJS Kesehatan 的注册函与公司识别文件。
• 与工资名册对应的参保名单，按月更新。
• 最近 3–6 个月的 BPJS 缴费凭证与 SIPP/VA 转账证明。
• JKK/JKM 的理赔记录与工伤登记簿，以及对应的纠正措施记录。
• 参保时点证据：证明 PKWT、PKWTT 与（若由公司代缴的）中介工人在合同约定的起始日即完成参保。

常见问题为工资台账与 BPJS 参保人数不一致。请务必按月核对并保留邮件往来记录作为凭证。

如何证明工人未向中介支付招聘费用？

下列证据最能说服审计员：

• 以印度尼西亚语和英语书写的零付费政策与流程图，明确说明工人不得支付任何费用。包含若发现付费后的报销机制。
• 入职时由工人签署的声明，确认未支付任何中介费用。保留翻译件。
• 每个中介的供应商档案：营业执照、发票结构，以及公司直接支付所有合理费用（如体检、行政、交通）且不通过从工资扣除的证据。
• 入职访谈的一致性佐证。对 HR 进行培训，要求在访谈过程中不得引导答案。如发现任何费用，提供当日报销凭证与纠正预防措施（CAPA）。

我们还保持季度抽查：对新员工做随机访谈并快速核对收据。这曾多次为我们避免问题。

四柱 SMETA（Seafood）常被要求的环境许可有哪些？

• 环境审批：根据厂区规模与风险，准备 SPPL 或 UKL-UPL/AMDAL。保留审批函件与任何监测承诺。
• 污水：排放许可或技术审批、污水处理设施（IPAL）设计资料，以及最近 3–6 次符合限值的实验室检测结果。保留校准与取样链记录。
• 危险废弃物（Limbah B3）：与持证收运/处置单位签署的合同、Manifest、库存与临时堆放检查记录。
• 冷藏与冷冻库：氨冷系统的检查记录、泄漏日志、应急演练记录与应急响应人员培训记录。
• 能源、用水、废弃物：至少 12 个月的消耗数据、减量目标及对应行动记录。形式可简洁，但必须可信。
• 商业道德：反贿赂政策、培训记录与礼品登记簿。审计员会查明谁有权限审批付款以及如何申报利益冲突。

提示：将最近的一次内部环境审核报告与对应的 CAPA 放在显眼位置，能展示管理控制与改进动力。

审核员会采访中介与日工吗？需要我们出示哪些记录？

会。他们通常会刻意抽查中介、PKWT 与日工。请准备：

• 按用工类型与部门分类的员工名单。抽样时不得包含被选中员工的主管。
• 与实际岗位职责与工时相符的合同。
• 薪酬同工同酬证据：中介工人与直接受雇员工在相同岗位应有相同的基础工资与福利。
• 与访谈结果相一致的工时与工资记录。不得存在“现金发放”且不留痕迹的情况。
• 身份证件归还政策。员工自行保管证件，并通过访谈与 SOP 予以确认。

若您长期使用日工，保留轮换规则与每月出勤天数记录。长期呈现全职工作模式却没有相应合同，容易产生不合格项。

两项不明显但能避免大多数工资/工时不合规的检查方法

• 三角核对排班表：生产计划、打卡记录与加班审批三者应描述同一事实。我们每周进行一次三向抽核，仅需 20 分钟，能避免审计当天的惊讶问题。
• 发薪日复核：随机抽取五名不同岗位的员工，从头重建其工资构成：工时、加班费率（首小时 1.5 倍、随后 2 倍）、各项津贴、BPJS 扣款与实发工资。若每名员工在 10 分钟内可核对无误，则准备充分。

我们在印尼海鲜工厂最常见的五类缺口

1. UMK 在年度更新后未同步调整。保留 2025 年省长 SK Gubernur 打印件，并在生效日调整工资矩阵。
2. 中介文件缺失执照或不完整。获取 Disnaker 批文副本并保持更新。
3. BPJS 参保人数与工资台账不一致。按月核对并保留邮件记录。
4. 计件工资换算缺乏文件。补充简明 SOP 与换算表格。
5. 环境抽样缺口。错过一季度污水检测或 B3 Manifest 未签名。建立检测日历并指定替补人员。

本周可做的快速审前自检清单

• 更新 Sedex SAQ，并附上当前许可证、工资矩阵与 BPJS 证明材料。
• 打印三个月的工时、工资、加班表：选取一个淡季、一个旺季与最近月份。
• 将 BPJS 参保名单与工资名册核对一致，立即修正差异。
• 重新核验中介执照与零付费证明。做两次新入职员工的随即访谈。
• 带着检查清单实地查看宿舍与食堂；在修复前后拍照留证。

如果您需要针对某厂区、并据您的 UMK、季节性与中介模式量身制作的证据包，或将可追溯性抽样与您的重点产品线（如零售用的 Grouper Bites (Portion Cut) 或寿司渠道的 Yellowfin Saku (Sushi Grade)）对齐，请通过此链接与我们联系：Contact us on whatsapp。您也可以 查看我们的产品。

有趣的是，在过去六个月内审计预期发生了显著加严。对招聘费用、中介执照与可信的污水监测的审查更为严格。表现最佳的厂区通常保持简单：每个主题仅有一个可信的事实来源，按月核对，以及对每一异常保留一段简短说明。这就是我们的实战手册，已被证明有效。