Un plan práctico centrado en Indonesia para establecer un Sistema de Control Interno (SCI) compatible con BAP para grupos de granjas de camarón en 90 días. Qué preparar, quién hace qué, cómo funciona la trazabilidad, fallos comunes en auditorías, costos, plazos y un plan semanal paso a paso.
Llevamos un clúster de 42 estanques de camarón desde cero documentación hasta estar listo para una auditoría BAP en 90 días utilizando el enfoque exacto que se describe a continuación. Si busca organizar pequeños productores en un grupo de granjas BAP en Indonesia en 2025, aquí está el plano que desearíamos haber tenido desde el primer día.
Los tres pilares de un grupo BAP sólido (y por qué fallan los grupos)
En nuestra experiencia, las certificaciones exitosas de grupos BAP se sustentan en tres pilares:
- Un Sistema de Control Interno disciplinado. El SCI es el cerebro del grupo. Describe cómo se inscriben los miembros, cómo se auditan, capacitan, corrigen y registran. Si no está claro, su grupo derivará y los auditores encontrarán brechas.
- Trazabilidad práctica y balance de masa. Cada kilogramo de cada estanque necesita una pista documental que coincida con lo que llega al comprador o al procesador. Definiciones de lote imprecisas y cargas mezcladas provocan la mayoría de las no conformidades importantes.
- Un gestor de grupo práctico. Los grupos suelen nombrar un líder nominal y esperar lo mejor. Eso falla. Necesita a alguien que viva en hojas de cálculo y en caminos de finca, no solo en reuniones.
Lo interesante es la frecuencia con la que los grupos se concentran en exceso en la calidad del agua del estanque y subinvierten en el SCI. Las prácticas de cultivo importan, pero el SCI es cómo demuestra consistencia ante un auditor. Esto nos lleva a las preguntas centrales que nos hacen cada semana.
¿Qué es un Sistema de Control Interno (SCI) en la certificación de grupos de granjas BAP?
Piense en el SCI como su “mini-BAP” interno. Es el sistema documentado que regula cómo funciona el grupo. Cubre la elegibilidad de los miembros, incorporación, evaluación de riesgos, auditorías internas, capacitación, identificación del producto, trazabilidad, acciones correctivas y revisión por la dirección. El SCI debe implementarse antes de la auditoría externa BAP y demostrarse con registros.
Conclusión práctica: trate su manual del SCI como un manual operativo, no como un documento para la estantería. Los auditores querrán ver que realmente lo utiliza. Por ejemplo, su clasificación de riesgo debe determinar la frecuencia de auditorías y el enfoque de la formación, no quedarse solo en una carpeta.
¿Quién puede desempeñar el rol de gestor del grupo y qué hace día a día?
Recomendamos un gestor de grupo a tiempo completo con experiencia en operaciones de granja y documentación. Reporta al titular del certificado y lidera:
- Inscripción de miembros y contratos
- Evaluación de riesgos y plan anual
- Programación y supervisión de auditorías internas
- Seguimiento y verificación de acciones correctivas
- Sistema de trazabilidad y definiciones de lote
- Calendario de formación y registro de asistencia
- Revisión de gestión previa a la auditoría
Hemos encontrado que exsupervisores de control de calidad de incubadoras o procesadores son excelentes gestores de grupo. Entienden los registros y las no conformidades, y se sienten cómodos siendo el “poli malo” cuando se ignoran los SOP.
¿Cuántas granjas pueden unirse y quién es elegible?
No existe un límite universal rígido. La elegibilidad se trata de manejabilidad y afinidad. Las granjas deberían ser lo bastante similares en geografía, insumos y perfil de riesgo para que un único SCI pueda controlarlas de forma realista. El auditor externo muestreará un subconjunto de granjas según el riesgo y el tamaño, por lo que cuanto más diverso sea el grupo, más sólidos deben ser sus controles de riesgo.
Principios básicos de elegibilidad que aplicamos:
- Estatus legal de la granja y permisos básicos en regla
- Compromiso de seguir el SCI y permitir inspecciones
- Sin historial de incumplimientos graves que no puedan corregirse
- Disponibilidad para segregar producto BAP y no BAP si es necesario
Consejo: comience reducido. Incorpore primero de 10 a 20 miembros comprometidos. Expanda después de aprobar la auditoría inicial y demostrar su SCI.
¿Qué documentos debe mantener cada granja miembro?
Aquí está el paquete mínimo que auditamos internamente antes de invitar a un auditor externo:
- Acuerdo de miembro con roles, derechos y consecuencias
- Plano y mapa de identificación de estanques con puntos GPS
- Registros de siembra: fuente de PL, fechas, cantidades, documentos de salud
- Registros de alimento: facturas, datos del proveedor, números de lote. Si el comprador exige 2 estrellas o más, puede requerirse alimento de molinos certificados por BAP.
- Insumos químicos y veterinarios: nombres de producto, dosis, aprobaciones, fechas
- Registros diarios: mortalidad, intercambio de agua, tratamientos, estimaciones de FCR
- Plan de cosecha y registros reales de cosecha con IDs de lote y pesos
- Registros de transporte: boletos de báscula, identificaciones de vehículos, controles de temperatura
- Registros de trabajadores: verificación de edad, contratos, formación básica en SST
- Registros ambientales: SOPs de manejo de lodos y disposición de efluentes
- Acciones correctivas y asistencia a formación vinculadas a hallazgos de auditoría
Nuestra regla práctica: si se mueve, mídalo. Si usted decide algo, documentelo.
¿Con qué frecuencia deben realizarse auditorías internas antes de la auditoría externa BAP?
Antes de su primera auditoría de certificación, complete al menos una auditoría interna completa de todos los miembros frente al estándar de granja BAP aplicable y su SCI. Cierre las acciones correctivas y realice una revisión de gestión entre dos y cuatro semanas antes de la auditoría externa. Los miembros de mayor riesgo pueden necesitar una auditoría de seguimiento.
Después de la certificación, planifique una auditoría interna completa anual. Añada verificaciones puntuales dirigidas sobre controles críticos durante las temporadas de siembra y cosecha.
¿Cómo funcionan la trazabilidad y el balance de masa en un grupo de camarón?
La clave es definir lotes claros y segregar. Recomendamos:
- Asignar un código de lote único en la primera acción de cosecha por estanque o por sesión de cosecha. El código debe acompañar el producto hasta el comprador o procesador.
- Documentación de transporte separada para cada lote. No aceptar papeleo mezclado.
- Registrar pesos netos en la granja y en la entrada del procesador. Investigar variaciones más allá de su tolerancia.
- Mantener una hoja de balance de masa por mes. El total cosechado por lote debe coincidir con lo enviado. Si parte del producto se vende localmente, registre también ese destino y peso.
En el procesador, insista en que sus lotes se registren con el mismo código de lote. Eso permite la trazabilidad de extremo a extremo. Cuando procesamos camarón y peces, reflejamos los códigos de lote de la granja en nuestros registros de entrada y producción para que los compradores puedan verificar la cadena. Si va a consolidar con un procesador, alinéense sobre etiquetas, albaranes y hojas de entrada con suficiente antelación a la cosecha. ¿Necesita ayuda para adaptar esto a su clúster? Puede Contáctenos por WhatsApp.
¿Cuánto cuesta configurar un SCI en Indonesia y cuánto tiempo lleva?
Los plazos varían, pero para grupos que ya mantienen registros básicos vemos:
- 60–90 días para estar listos para la auditoría. 30–45 días si se migra desde iBAP y se cuenta con registros sólidos.
- La programación de la auditoría externa puede añadir 2–6 semanas según la agenda del certificador.
Rangos de costos típicos que hemos observado en Indonesia:
- Creación del SCI y capacitación: IDR 50–150 millones, dependiendo de viajes y tamaño del grupo
- Auditoría externa: USD 4,000–8,000 más gastos de viaje del auditor
- Ensayos de laboratorio (residuos en alimento/antibióticos/agua cuando aplique): IDR 10–30 millones por ciclo
- Administración continua y auditorías internas: IDR 2–5 millones por miembro por año
Los costos varían según geografía, necesidad de soporte lingüístico y cuánto pueda reutilizar de plantillas. Presupueste con cautela y evite apresurar la primera auditoría.
Un plan de acción de 90 días que realmente funciona (Semana 1–12)
Semanas 1–2: Mapear el grupo y fijar las reglas
- Definir al titular del certificado, gestor del grupo y auditores internos. Redactar descripciones de puesto y líneas de autoridad.
- Redactar su manual del SCI. Use el estándar de granja BAP como columna vertebral. Mantenga los SOP cortos y específicos.
- Inscribir miembros. Firmar acuerdos y recopilar permisos. Clasificar el riesgo de cada granja y construir su plan de auditoría.
- Diseñar su codificación de lotes y flujo de trazabilidad. Hacer una prueba piloto con los datos de la última cosecha de una granja.
Victoria rápida: cree un cartel de pared de una página para la granja con los 10 registros que cada estanque debe mantener. Los recordatorios visuales funcionan.
Semanas 3–6: Capacitar, implementar y comenzar a auditar
- Capacitar a los miembros en registros, derechos de los trabajadores, control de químicos y documentación de cosecha.
- Implementar formularios. A menudo usamos WhatsApp para fotos georreferenciadas y Google Sheets para registros de lote y transporte. Lo simple vence a lo perfecto.
- Realizar auditorías internas para todos los miembros. Registrar no conformidades y emitir acciones correctivas con plazos.
- Alinear con su comprador o procesador sobre etiquetas y documentación de entrada. Si exporta, asegúrese de que su procesador pueda conservar sus códigos de lote. Nuestro equipo hace esto de forma rutinaria para camarón y para productos de mayor valor añadido como Camarón congelado (Black Tiger, Vannamei y de captura salvaje) y filetes IQF.
Semanas 7–12: Cerrar brechas y reservar la auditoría externa
- Verificar las acciones correctivas in situ. No acepte cierres solo con fotos para problemas de alto riesgo.
- Realizar una prueba simulada de trazabilidad desde el estanque hasta la entrada y de vuelta. Corregir cualquier ruptura.
- Realizar una revisión de gestión. Aprobar el estado del grupo y los miembros en alcance.
- Confirmar los detalles del alcance con el certificador. Programar la auditoría y orientar a sus miembros sobre la etiqueta en entrevistas y la presentación de registros.
No conformidades comunes que vemos (y cómo evitarlas)
- Lotes mezclados sin papeleo actualizado. Solución: un lote, un conjunto de documentos. Capacitar a los transportistas.
- Auditorías internas realizadas, pero acciones correctivas pendientes. Solución: fijar fechas de vencimiento y verificar el cierre en persona.
- Registros de trabajadores inconsistentes. Solución: estandarizar formularios y asignar una sola persona por granja para mantenerlos.
- Brechas en la trazabilidad del alimento para compradores que requieren 2 estrellas o más. Solución: aclarar los requisitos de estrellas del comprador desde el principio y asegurar proveedores calificados.
- Revisión de gestión omitida. Solución: realizar una revisión formal con actas, decisiones y firma.
iBAP como paso intermedio
Si el grupo es nuevo en la documentación formal, iBAP puede ser un buen punto de partida. Permite desarrollar capacidad y cumplir gradualmente con los requisitos completos de BAP con supervisión estructurada. Hemos trasladado varios clústeres indonesios de iBAP a BAP manteniendo los mismos formularios y simplemente endureciendo la verificación y la trazabilidad.
¿Qué esperan los compradores en 2025?
Vemos más solicitudes de cumplimiento social verificado y un control más estricto de residuos. Algunos minoristas exigen 2 estrellas o más, lo que implica la certificación del alimento o de la incubadora. Los clientes de exportación también esperan trazabilidad en tiempo real a petición. Si puede producir una trazabilidad de estanque a palé en menos de una hora, destacará. ¿Preguntas sobre los requisitos de estrellas de su comprador? Llámenos.
Respuestas rápidas a las preguntas clave
- Definición de SCI: su sistema de gobernanza interna para inscripción, auditorías, formación, trazabilidad y acciones correctivas.
- Rol del gestor del grupo: líder a tiempo completo del SCI. Administra auditorías, trazabilidad, CAPA y cumplimiento de los miembros.
- Tamaño del grupo y elegibilidad: sin límite fijo. Mantenga las granjas manejables y con perfil de riesgo similar. El auditor muestreará según riesgo.
- Documentos de los miembros: acuerdos, mapa de estanques, registros de siembra/alimento/químicos, registros de cosecha y transporte, archivos de trabajadores, SOP ambientales y registros de CAPA.
- Frecuencia de auditoría interna: una auditoría completa de todos los miembros antes de la certificación. Anual después, con verificaciones puntuales basadas en riesgo.
- Trazabilidad y balance de masa: códigos de lote únicos por cosecha, papeleo segregado, pesos conciliados y entrada alineada en el procesador.
- Costos y plazos: 60–90 días para estar listos para la auditoría, con rangos de costos listados arriba. Añada tiempo de programación para la auditoría externa.
Si construye su SCI alrededor de estas realidades y lo mantiene práctico, su auditoría será una confirmación de buen control, no una lucha contra incendios. Y eso es exactamente lo que los compradores querrán ver en 2025.