MSC Chain of Custody Indonesien: 30‑Tage‑Auditplan

Ein praxisorientierter, Indonesien‑spezifischer 30‑Tage‑Plan zur erfolgreichen MSC Chain of Custody‑Auditierung. Exakt welche Unterlagen Auditoren verlangen, wie man ein prüferbereites Dokumentenpaket erstellt, eine schnelle Massenbilanz durchführt, Trennung nachweist und Rechnungsansprüche bereinigt.

Wir haben Standorte mit diesem genauen Plan in 30 Tagen von „nicht auditbereit“ zu prüferbereit gebracht. Es ist nicht kompliziert, aber spezifisch auf die Abläufe indonesischer Dokumente zugeschnitten. Wenn Ihr Team täglich Surat Jalan, Faktur Pajak, PO/BTB und Kartu Stok bearbeitet, wird sich das vertraut anfühlen. Genau darum geht es.

Die 3 Säulen einer sauberen MSC-Auditierung

Aus jahrelanger CoC‑Arbeit in der indonesischen Verarbeitung und im Handel ergeben sich drei Faktoren, die entscheiden, ob Sie schnell bestehen oder monatelang Befunde bekämpfen müssen:

Lieferantensicherung und Anspruchskontrolle. Jede eingehende MSC‑Angabe muss gültig, im Geltungsbereich und dokumentiert sein. Ist das MSC‑Zertifikat Ihres Lieferanten abgelaufen oder fehlt der Anspruch auf der Rechnung, ist alles nachgelagerte Risiko gefährdet.
Trennung und Rückverfolgbarkeit. Sie müssen physische Trennung und eine Papierkette nachweisen, die eine Charge vom Wareneingang bis zum Versand verfolgt.
Massenbilanz. Sie dürfen nicht mehr „MSC“ versenden, als Sie erhalten haben, unter Berücksichtigung der Ausbeute. Auditoren prüfen das. Wir testen das intern vorab.

Nachfolgend das 30‑Tage‑Dokumentenpaket‑Blueprint, das wir verwenden.

Woche 1–2: Aufbau des Dokumentenpakets und Nachweis der Lieferantensicherung

Welche genauen Unterlagen fordern MSC Chain of Custody‑Auditoren in Indonesien?

Erstellen Sie einen obersten Ordner mit dem Namen 'MSC-CoC_Audit_YYYYMMDD'. Legen Sie darin die folgenden Ordner und Mindestunterlagen an. Verwenden Sie zweisprachige Bezeichnungen, wo das Ihrem Team hilft.

01 Lieferantenfreigabe und Anspruchsnachweise
- Lieferanten‑MSC‑Zertifikate (PDF) und Scope‑Statements. Speichern Sie Screenshots aus dem MSC Certificate Checker, die Status, Scope und Gültigkeitsdaten zeigen.
- Lieferantenrechnungen und Lieferdokumente mit MSC‑Angaben: PO/BTB, Surat Jalan, Faktur (und, falls relevant, Faktur Pajak). Der Anspruch muss auf dem Handelsdokument stehen, das das Eigentum überträgt.
- Lieferantenfreigabeliste (Excel): Lieferantenname, CoC‑Code, Scope, abgedeckte Arten, Prüfdatum, nächstes Prüfdatum, Unterschrift des Prüfers.
02 Wareneingang und Bestand
- Wareneingangsunterlagen, die an MSC‑Chargen gebunden sind: Wareneingangsbeleg (GRN) verknüpft mit PO, Surat Jalan und Lieferantenrechnung.
- Kartu Stok oder WMS‑Exporte mit Charge/Lot‑IDs, Lagerort und MSC‑Status.
- Lagerplan und Fotos von Beschilderung/Etikettierung, die die Trennung zeigen.
03 Produktion und Nacharbeit
- Produktionschargenblätter mit Input–Output‑Mengen, Erfassung von Ausschuss/Nacharbeit und Kennzeichnung MSC/non‑MSC.
- Reinigungspläne und Line‑Clearance‑Kontrollen beim Wechsel zwischen MSC und non‑MSC.
04 Verkaufsansprüche und Versand
- Verkaufsrechnungen, Packlisten und Surat Jalan, die den MSC‑Anspruch und Ihren CoC‑Code enthalten.
- Kunden‑POs, die MSC‑Anforderungen referenzieren.
05 Schulung und Kompetenz
- Schulungsmatrix und Nachweise für Personal im Wareneingang, Lager, Produktion, Versand und Dokumentation. Fügen Sie eine kurze MSC‑Awareness‑Folie und eine Teilnehmerliste mit Unterschriften bei.
06 Interne Kontrollen
- Aufzeichnungen interner Rückverfolgbarkeitstests (siehe Plan weiter unten).
- Monatliche Massenbilanz‑Tabelle mit Inputs, Outputs, Ausbeuten und Abweichungserklärung.
- Logbuch für Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen.
07 Subunternehmer und Transport
- Subunternehmerfreigabe und Scope‑Abgleich, falls Sie Auftauen, Verpacken oder Lagerung auslagern. Fügen Sie Verträge bei, die MSC‑Handhabung und Trennung thematisieren.
- Liste der Transportunternehmen und Kontrolle versiegelter Sendungen, wenn Sie auf Third‑Party‑Logistik angewiesen sind.

Praktischer Tipp: Benennen Sie Dateien wie '2025-03-02_Lieferantenname_MSC-C-XXXXX_scope.pdf'. Auditoren schätzen vorhersehbare Dateinamen.

Wie überprüft man MSC‑Zertifikate von Lieferanten schnell?

Nutzen Sie den MSC Certificate Checker und suchen Sie nach Lieferantennamen oder CoC‑Code. Speichern Sie eine PDF‑Datei oder einen Screenshot der Scope‑Seite und der Gültigkeitsdaten.
Bestätigen Sie, dass der Scope die genau von Ihnen gekaufte Tätigkeit und Produktform abdeckt (z. B. Händler, Verarbeiter, Art und Form wie Filet oder Lende).
Vermerken Sie das Prüfdatum in Ihrer Lieferantenfreigabeliste. Re‑prüfen Sie mindestens vierteljährlich oder bei Statusänderungen.

Wenn Sie unsicher sind, ob eine Produktbeschreibung zum Scope des Lieferanten passt, können wir das plausibilitätsprüfen. Benötigen Sie eine schnelle Ansicht? Kontaktieren Sie uns über WhatsApp: Contact us on whatsapp.

Brauche ich Übersetzungen für Bahasa‑Indonesia‑Dokumente?

Auditoren in Indonesien akzeptieren in der Regel Bahasa‑Quellendokumente. Stellen Sie bereit:

Zweisprachige Kopfzeilen auf Schlüsselformularen (Wareneingang, Produktion, Versand) oder eine einseitige Legende, die gängige Felder übersetzt (z. B. 'Nomor PO', 'Surat Jalan', 'Faktur', 'Kartu Stok', 'Kode Lot', 'Jumlah', 'Lokasi', 'Retur' — auf Deutsch: 'Bestellnummer (Nomor PO)', 'Lieferschein (Surat Jalan)', 'Rechnung (Faktur)', 'Bestandskarte (Kartu Stok)', 'Los‑/Chargencode (Kode Lot)', 'Menge (Jumlah)', 'Ort/Lagerplatz (Lokasi)', 'Retouren (Retur)').
Englische oder deutsche Zusammenfassungen für Kernpositionen: Ihre MSC‑Verfahrensanweisung, die Lieferantenfreigabeliste und die Massenbilanz‑Tabelle.

Ein einfacher Ansatz ist, englische oder deutsche Spaltenüberschriften in Klammern auf Ihren bestehenden Formularen hinzuzufügen. Das reicht in 9 von 10 Fällen für unsere Audits.

Woche 3: Führen Sie die schnelle Massenbilanz durch und weisen Sie Trennung nach

Wie erstelle ich eine schnelle Massenbilanz für gemischten MSC‑ und non‑MSC‑Bestand?

Erstellen Sie ein Blatt pro Produktfamilie und Zeitraum. Nützliche Spalten:

Anfangsbestand MSC (kg)
MSC‑Eingänge (kg)
Verfügbarer MSC (Anfang + Eingänge)
MSC Produktionsinputs verwendet (kg)
Ausbeuten nach Produkt (fertige Ware in kg)
MSC‑Verkäufe/Versendungen (kg)
Schlussbestand MSC (kg)
Berechneter Schlussbestand = Verfügbar − Inputs
Abweichung gegenüber tatsächlichem Schlussbestand (kg und %)
Erklärung zur Abweichung

Beispiel. Für Zackenbarschfilet (IQF): Anfang 1.200 kg. Eingänge 3.000 kg. Verfügbar 4.200 kg. Inputs 3.600 kg. Berechneter Schlussbestand 600 kg. Tatsächlicher Schlussbestand 585 kg. Abweichung −15 kg (−2,5%). Erklären Sie das mit Austritt von Schmelzwasser und Beschnitt für IQF‑Glasur. Fügen Sie Produktionsblätter zur Unterstützung der Ausbeuten bei.

Führen Sie dasselbe für Thunfisch‑Artikel wie Gelbflossen‑Saku (Sushi‑Qualität) durch. Die Ausbeuten unterscheiden sich je nach Schnitt; mischen Sie Lenden, Saku und Würfel nicht in einer Zeile. Auditoren achten mehr auf Logik als auf absolute Präzision.

Wie weise ich physische und papierbasierte Trennung in einer kleinen Anlage nach?

Wir empfehlen drei Ebenen:

Visuelle Kontrollen. Farbig unterschiedliche Boxen und Palettenetiketten. Blau = MSC, Weiß = non‑MSC. Beschilderung in jeder Zone. Fotos im Paket als Nachweis.
Papierkennzeichnungen. Jeder Datensatz mit einer MSC‑Charge hat ein 'MSC'‑Kontrollkästchen und Ihren CoC‑Code. Verwenden Sie einen roten Stempel 'NON‑MSC' für gemischte Linien, damit niemand raten muss.
Prozesskontrollen. Line‑Clearance‑Formular zwischen den Durchläufen. Reinigungsprotokoll mit Unterschrift des Vorgesetzten. Separate Auftau‑ und Bereitstellungsbereiche, wenn möglich. Wenn eine physische Trennung nicht möglich ist, dann zeitliche Trennung und dokumentierte Reihenfolge.

Für SKUs wie Schwertfisch‑Steak (IQF) und Zackenbarschfilet (IQF) halten Sie Zwischenarbeits‑(WIP)‑Behälter mit Produktbezeichnung, Losnummer und Status gekennzeichnet. Ein Foto‑Protokoll während Audits hat Kunden schon mehrfach geholfen.

Woche 4: Führen Sie den internen Rückverfolgbarkeitstest durch und bereinigen Sie Rechnungen

Wie führe ich vor dem Audit einen internen Rückverfolgbarkeitstest durch?

Machen Sie je eine 'vorwärts' und eine 'rückwärts' Prüfung an aktuellen Chargen.

Vorwärtsprüfung (Eingang bis Versand):

Wählen Sie eine MSC‑Wareneingangscharge aus den letzten 30 Tagen.
Ziehen Sie Lieferantenrechnung, Surat Jalan, PO/BTB und GRN heran.
Verfolgen Sie in die Produktionsblätter. Identifizieren Sie Outputs und fertige Lose.
Folgen Sie zum Versand. Prüfen Sie, ob Verkaufsrechnung, Packliste, Surat Jalan den MSC‑Anspruch und Ihren CoC‑Code enthalten.
Stimmen Sie Mengen mit Kartu Stok/WMS und Ihrer Massenbilanz‑Tabelle ab.

Rückwärtsprüfung (Kunde bis Lieferant):

Wählen Sie eine MSC‑Verkaufsrechnung aus.
Prüfen Sie den Anspruch auf der Rechnung und den CoC‑Code.
Verfolgen Sie zurück zur Produktionscharge und dann zur Wareneingangscharge.
Bestätigen Sie den MSC‑Status des Lieferanten und den Anspruch auf dessen Rechnung.

Dokumentieren Sie die Schritte, fügen Sie Screenshots oder Scans bei und quittieren Sie. Ziel: jeden Test in unter 45 Minuten abzuschließen. Falls Sie stecken bleiben, ist das ein Signal, Nummerierung oder Ablage zu korrigieren, bevor der Auditor es findet.

Was muss auf meinen Verkaufsrechnungen erscheinen, damit ein gültiger MSC‑Anspruch in Indonesien vorliegt?

Mindestbestandteile, die wir prüfen:

Klare Produktbeschreibung und Form. Beispiel: 'Zackenbarschfilet, IQF, ohne Haut.'
Der MSC‑Anspruch. Beispiel auf Bahasa: 'Produk bersertifikat MSC' oder auf Deutsch/Englisch: 'MSC‑zertifiziert' / 'MSC certified'. Verwenden Sie das Ecolabel‑Logo nicht ohne Lizenz.
Ihr gültiger MSC Chain of Custody‑Code. Format: MSC‑C‑XXXXX.
Bei Mischaufträgen identifizieren Sie, welche Positionen MSC sind und welche nicht. Vermeiden Sie pauschale Fußzeilenbehauptungen, die irreführen könnten.
Übereinstimmende Angaben auf zugehörigen Dokumenten. Packliste und Surat Jalan sollten Produktbeschreibungen und Losnummern der Rechnung widerspiegeln.

Beispielzeile: 'Zackenbarschfilet IQF, ohne Haut. MSC‑zertifiziert. CoC: MSC‑C‑12345.' Für Konsistenz kann Ihr Produktkatalog dieselben Bezeichnungen wie Ihre Website oder Spec‑Sheets verwenden. Siehe unsere Artikelbezeichnungs‑Richtlinie unter View our products.

Häufige Nichtkonformitäten in Indonesien (und schnelle Lösungen)

Fehlende oder unklare Rechnungsangabe zum Anspruch. Vorlage anpassen. Fügen Sie ein Pflichtfeld für 'MSC‑Anspruch' und Ihren CoC‑Code bei jeder MSC‑Position hinzu.
Lieferantenzertifikat abgelaufen oder außerhalb des Scopes. Re‑prüfen und zweifelhafte Chargen quarantänisieren. Etablieren Sie eine vierteljährliche Prüfungsroutine.
Lagervermischung. Verwenden Sie Farbetiketten und Bodenmarkierungen. Auditieren Sie wöchentlich, machen Sie Fotos.
Unbeschriftete WIP. Verlangen Sie Losnummer und Status an jedem Behälter, der eine Arbeitsstation verlässt. Keine Etikette, kein Transport.
Massenbilanz‑Abweichung ohne Erklärung. Fügen Sie eine 'Abweichungsursache'‑Spalte hinzu und verlinken Sie zu Produktionsverlustaufzeichnungen.
Schulungslücken. Führen Sie eine 20‑minütige Auffrischung durch und lassen Sie Empfang, Lager, Produktion und Verwaltung unterschreiben.
Subunternehmer nicht für MSC‑Handhabung freigegeben. Entfernen Sie MSC‑Status aus diesen Arbeiten oder formalisieren Sie die Subunternehmerfreigabe und den Scope.
Missbrauch des Ecolabels. Behauptungen auf Dokumenten sind unter CoC erlaubt. Die Nutzung des blauen Ovals auf Verpackung erfordert jedoch eine separate Lizenz und Artwork‑Freigabe.

Ressourcen, die Sie diesen Monat einsetzen können

Einseitige zweisprachige Legende für Formulare. Übersetzen Sie 'Surat Jalan', 'Faktur', 'Kartu Stok', 'Kode Lot', 'Jumlah', 'Lokasi' ins Deutsche.
Massenbilanz‑Vorlage. Beschränken Sie auf ein Register pro Produktfamilie mit den oben genannten Spalten. Schützen Sie die Formeln.
Checkliste für Rückverfolgbarkeitstests. Zwei Seiten: Vorwärts und Rückwärts. Zeitstempeln Sie, wie lange jeder Schritt dauert.
Foto‑Protokoll. Lager‑ und Linienfotos, die Trennung und Etiketten zeigen. Datumstempel.

Es ist so: Sobald das Dokumentenpaket existiert und Ihre Teams wissen, wo sie ablegen müssen, wird das Audit eher eine Präsentation als eine Schatzsuche. Wenn Sie eine schnelle Prüfung Ihrer Rechnungsformulierungen oder Massenbilanz‑Tabelle vor dem Besuch wünschen, kontaktieren Sie uns per E‑Mail: Contact us on email. Wir markieren gerne die häufigsten Probleme, die wir sehen.

30‑Tage‑Zusammenfassung zum Aufhängen

Woche 1. Lieferanten prüfen, Rechnungsvorlagen anpassen, Ordnerstruktur einrichten und die letzten 3 Monate an Dokumenten sammeln.
Woche 2. Lager kennzeichnen, Line‑Clearance und Reinigungsprotokolle formalisieren, Personal schulen und die Lieferantenliste erstellen.
Woche 3. Massenbilanz für Schlüsselproduktfamilien abschließen. Lagerbegehung mit Kamera durchführen und Trennungs‑Lücken schließen.
Woche 4. Zwei Rückverfolgbarkeitstests durchführen, Dateinamen korrigieren und 10 Rechnungen stichprobenartig auf Anspruchsgenauigkeit und CoC‑Code prüfen.

Nach unserer Erfahrung bestehen Teams, die diese Abfolge befolgen, mit maximal geringfügigen Befunden. Sie verbringen außerdem weniger Zeit mit Brandbekämpfung in der Hochsaison, weil das System selbstständig läuft. Wenn Sie saubere SKU‑Definitionen zur Standardisierung der Anspruchsformulierungen benötigen, sehen Sie sich Beispiele wie Zackenbarschfilet (IQF) oder Gelbflossen‑Saku (Sushi‑Qualität) an und spiegeln Sie diese Präzision in Ihrem ERP und Ihren Rechnungen wider. Das macht Auditoren zufrieden und stärkt das Kundenvertrauen.