MSC 监管链（CoC）印度尼西亚：30 天审计计划

一份面向印度尼西亚的实务 30 天计划，帮助您通过 MSC 监管链（CoC）审计。明确审核员要求哪些记录、如何建立审计准备文件包、快速完成质量平衡、证明隔离并清理发票主张。

我们已使用此精确计划在 30 天内将工厂从“未准备好”状态提升至可接受审计。该方案并不复杂，但针对印度尼西亚的文件流非常具体。如果您的团队每天处理送货单（Surat Jalan）、发票/税务发票（Faktur/Faktur Pajak）、采购订单/收货凭证（PO/BTB）和库存卡（Kartu Stok），您会感到非常熟悉。这正是本方案的目的。

清晰 MSC 监管链（CoC）审计的三大支柱

基于多年在印度尼西亚加工与贸易领域的 CoC 工作，决定您是快速通过还是要为不合格项争辩数月的三件事是：

1. 供应商确认与主张控制。每一项到货的 MSC 主张必须有效、在范围内并被记录。如果供应商的 MSC 证书已过期或其发票上缺少主张，所有下游环节都将面临风险。

2. 隔离与可追溯性。您需要展示物理分离以及一套随批次从接收至发运的文件链。

3. 质量平衡（mass balance）。您不能发运超过接收量的“MSC”物料（按产出率调整）。审核员会检验这一点。我们会在内部先行测试。

以下是我们使用的 30 天文件包蓝图。

第 1–2 周：建立文件包并验证供应商确认

印度尼西亚 MSC 监管链审核员具体要求哪些记录？

创建一个顶级文件夹，命名为 “MSC-CoC_Audit_YYYYMMDD”。在其内镜像以下文件夹与最低记录要求。必要时可使用双语标签以便团队使用。

• 01 供应商批准与主张

  • 供应商 MSC 证书（PDF）及范围说明。保存 MSC 证书查询器（MSC Certificate Checker）截屏，显示状态、范围和有效期。
  • 含 MSC 主张的供应商发票与交付文件：采购订单/收货凭证（PO/BTB）、送货单（Surat Jalan）、发票（Faktur）（以及在相关情况下的税务发票（Faktur Pajak））。主张必须出现在转移所有权的商业单据上。
  • 供应商批准日志（Excel）：供应商名称、CoC 代码、适用范围、包含物种、核验日期、下次检查日期、核验人签名。

• 02 接收与库存

  • 与 MSC 批次关联的收货记录：与采购订单关联的收货单（GRN）、送货单与供应商发票。
  • 库存卡（Kartu Stok）或仓库管理系统（WMS）导出，显示批次/批号、存放位置及 MSC 状态。
  • 仓库平面图与标识/标签照片，显示分区隔离情况。

• 03 生产与返工

  • 生产批次记录，包含投入–产出数量、报废/返工记录，以及 MSC/非 MSC 标识。
  • 在 MSC 与非 MSC 切换时的清洁计划与线清记录。

• 04 销售主张与发运

  • 含 MSC 主张与您的 CoC 代码的销售发票、装箱单与送货单。
  • 客户采购订单中引用 MSC 要求的文件。

• 05 培训与能力

  • 针对负责收货、仓储、生产、发运与文件管理人员的培训矩阵与记录。包含一页简短的 MSC 意识培训幻灯片与签到表。

• 06 内部控制

  • 内部可追溯性测试记录（见下文计划）。
  • 月度质量平衡表（mass-balance），列出投入、产出、产率及差异说明。
  • 不符合项与纠正措施日志。

• 07 分包商与运输

  • 若外包冷冻、包装或存储，需有分包商批准及范围一致性文件。包含引用 MSC 处理与隔离的合同。
  • 运输方清单以及对密封装运的控制记录（若依赖第三方物流）。

实务提示：命名文件时采用类似 “2025-03-02_SupplierName_MSC-C-XXXXX_scope.pdf” 的格式。审核员会欣赏可预测的文件名。

如何快速核验供应商 MSC 证书

• 使用 MSC Certificate Checker，按供应商名称或 CoC 代码搜索。保存范围页与有效期的 PDF 或截屏。
• 确认证书范围涵盖您采购的确切活动与产品形态（例如：贸易商、加工商、物种与形态，例如鱼柳或鱼段）。
• 在供应商批准日志中记录核验日期。至少每季度重新核验一次，或在状态发生变化时立即核验。

如果您不确定某个产品描述是否属于供应商的证书范围，我们可以帮助做合理性核查。需要快速查看？通过 whatsapp 联系我们。

我是否需要将印尼语文件翻译为印尼语以外的语言？

印度尼西亚的审核员通常接受印尼语原件。请提供：

• 关键表单（收货、生产、发运）上的双语表头，或一页字段对照表，将常用字段（订单号/PO、送货单/Surat Jalan、发票/Faktur、库存卡/Kartu Stok、批号/Kode Lot、数量/Jumlah、位置/Lokasi、退货/Retur）翻译成英语。
• 针对核心项目提供英文摘要：您的 MSC 程序、供应商批准日志和质量平衡表。

一个简单做法是在现有表单上为列标题补上英文括注。我们审计中有 9 次中有 10 次这就足够了。

第 3 周：完成快速质量平衡并证明隔离

如何为混合 MSC 与非 MSC 库存完成快速质量平衡？

为每个产品族和期间建立一张表。建议的列如下：

• 期初 MSC 库存（kg）
• MSC 收货（kg）
• 可用 MSC（期初 + 收货）
• MSC 生产投入使用量（kg）
• 按产品的产率（成品，kg）
• MSC 销售发运（kg）
• 期末 MSC 库存（kg）
• 计算期末 = 可用 − 投入
• 与实际期末的差异（kg 与 %）
• 差异说明

示例。针对 石斑鱼柳（IQF）：期初 1,200 kg，收货 3,000 kg，可用 4,200 kg，投入 3,600 kg，计算期末 600 kg，实际期末 585 kg，差异 −15 kg（−2.5%）。说明为滴水损失与修剪导致的 IQF 上光差异。附上生产记录以支持产率数据。

对金枪鱼类产品如 黄鳍金枪鱼 Saku（寿司级） 也按相同方法处理。不同切法的产率不同，不要在同一行混合里脊、saku 与方块。审核员在审查时更看重逻辑性而非极致精确。

小型工厂如何证明物理隔离与文件隔离？

我们建议三层控制：

• 可视化控制。使用彩色周转箱与托盘标签。蓝色 = MSC，白色 = 非 MSC。各区域张贴标识。将示例照片纳入文件包。
• 文件提示。所有带 MSC 批次的记录应有“MSC”复选框及您的 CoC 代码。对混线使用红色印章标注“NON-MSC”，避免产生歧义。
• 过程控制。运行间的线清表、由主管签字的清洁记录。若条件允许，分开解冻与暂存区。若无法物理分隔，可采用时间隔离并记录顺序。

对于像 旗鱼牛排（IQF） 和 石斑鱼柳（IQF） 这类 SKU，请在在制托盘上标注产品、批号与状态。审计时的照片日志多次为客户争取了通过的机会。

第 4 周：执行内部可追溯性测试并清理发票

在审计访厂前如何执行内部可追溯性测试？

对近期批次做一次“正向”（接收到发运）和一次“逆向”（客户回溯到供应商）测试。

正向测试（从接收到发运）：

1. 选择一个最近 30 天内的 MSC 到货批次。
2. 调出供应商发票、送货单、采购订单/收货凭证与收货单（GRN）。
3. 追溯到生产记录，识别产出与成品批次。
4. 跟踪至发运，核验销售发票、装箱单、送货单是否包含 MSC 主张与您的 CoC 代码。
5. 与库存卡/WMS 及您的质量平衡表对数量进行核对。

逆向测试（从客户到供应商）：

1. 选择一张 MSC 销售发票。
2. 核验发票上的主张与 CoC 代码。
3. 追溯回生产批次，再到收货批次。
4. 确认供应商的 MSC 状态及其发票上的主张。

记录步骤、附上截屏或扫描件并签字。每次测试目标在 45 分钟内完成。如遇卡点，说明需要在审核员发现前修正编号或归档问题。

我在印尼的销售发票上必须包含哪些要素才能形成有效的 MSC 主张？

我们检查的最小要素：

• 清晰的产品描述与形态示例：例如 “石斑鱼柳，IQF，无皮”。
• MSC 主张：印尼语示例：“Produk bersertifikat MSC”，或英文示例：“MSC certified”。不要在未经许可的情况下添加生态标签图标。
• 您有效的 MSC 监管链（CoC）代码。格式：MSC-C-XXXXX。
• 若为混合订单，明确标示哪些行项目为 MSC、哪些为非 MSC。避免使用可能造成误导的统一页脚声明。
• 相关单据上的主张需一致。装箱单与送货单应与发票的产品描述与批号相匹配。

示例行： “石斑鱼柳 IQF，无皮。MSC certified。CoC: MSC-C-12345。” 为保持一致性，您的产品目录可使用与网站或规格表相同的命名。参见我们在 View our products 的命名示例。

我们在印度尼西亚常见的不符合项（及快速修复方法）

• 发票主张缺失或表述含糊。修正模板，在每个 MSC 行项目上添加强制字段“MSC 主张”与您的 CoC 代码。
• 供应商证书过期或超出范围。重新核验并隔离有疑虑的批次。保持季度核验常规。
• 存储混放。使用彩色标签与地面标识。每周巡检并拍照存档。
• 在制品无标签。要求任何离开工位的周转箱标注批号与状态。无标签，不允许移动。
• 质量平衡差异无说明。新增“差异原因”列并链接到生产损耗记录。
• 培训不足。针对收货、仓库、生产与行政进行 20 分钟的补训并签字确认。
• 分包商未获批准处理 MSC。要么从该工作中移除 MSC 状态，要么将分包商纳入正式批准并明确范围。
• 生态标签滥用。在文件上进行主张在 CoC 允许范围内；但包装上使用蓝色椭圆徽标需要另行许可与美术审批。

本月可部署的资源

• 一页双语表单对照。将 “Surat Jalan”、“Faktur”、“Kartu Stok”、“Kode Lot”、“Jumlah”、“Lokasi” 映射为英文。
• 质量平衡模板。每个产品族保持一个工作表，包含上述列。保护公式单元格。
• 可追溯性测试检查表。两页：正向与逆向。记录每步所用时间戳。
• 照片日志。仓库与生产线照片，显示隔离与标签，带日期戳。

重点是：一旦文件包建立并且团队知道如何归档，审计就变成“展示”而非“寻宝”。如果您希望在访厂前快速审阅发票措辞或质量平衡表，请通过电子邮件联系我们。我们很乐意指出最常见的问题。

可张贴在墙上的 30 天回顾要点

• 第 1 周。核验供应商，修正发票模板，建立文件夹结构并收集最近 3 个月的文件。
• 第 2 周。对存储进行标识，规范线清与清洁记录，培训员工并建立供应商日志。
• 第 3 周。完成关键产品族的质量平衡。带相机实地检查仓库并弥补任何隔离缺口。
• 第 4 周。运行两次可追溯性测试，修正文件命名，并抽检 10 份发票以核对主张准确性与 CoC 代码。

根据我们的经验，遵循该顺序的团队最多只会遇到轻微不符合项。他们在旺季期间也能减少应急处理时间，因为体系能自行运转。如果您需要标准化主张措辞的清晰 SKU 定义，可参考例如 石斑鱼柳（IQF） 或 黄鳍金枪鱼 Saku（寿司级） 的示例，并在 ERP 与发票中镜像该精确命名。这会让审核员更满意并增强客户信心。