ایک عملی، انڈونیشیا مرتکز خاکہ تاکہ 90 دنوں میں جھینگا فارم گروپس کے لیے BAP-مطابق داخلی کنٹرول سسٹم (ICS) قائم کیا جا سکے۔ کیا تیار کرنا ہے، کون کیا کرتا ہے، ٹریسیبیلٹی کیسے کام کرتی ہے، عام آڈٹ خامیاں، لاگت، ٹائم لائنز، اور ہفتہ بہ ہفتہ منصوبہ۔
ہم نے نیچے دیے گئے عین طریقہ کار کے ذریعے ایک 42-pond جھینگا کلسٹر کو صفر دستاویزات سے 90 دنوں میں BAP آڈٹ-ریڈی بنایا۔ اگر آپ 2025 میں انڈونیشیا میں چھوٹے ہولڈرز کو BAP فارم گروپ میں منظم کرنے کے خواہشمند ہیں تو یہ وہ خاکہ ہے جو ہم چاہتے ہیں کہ پہلے دن ہمارے پاس ہوتا۔
مضبوط BAP گروپ کے تین ستون (اور گروپس ناکام کیوں ہوتے ہیں)
ہمارے تجربے کے مطابق کامیاب BAP گروپ سرٹیفیکیشن تین ستونوں پر منحصر ہوتے ہیں:
- ایک منظم داخلی کنٹرول سسٹم (ICS). ICS گروپ کا دماغ ہے۔ یہ وضاحت کرتا ہے کہ اراکین کو کیسے داخل کیا جاتا ہے، کس طرح آڈٹ کیے جاتے ہیں، تربیت دی جاتی ہے، اصلاح کی جاتی ہے، اور ٹریک کیا جاتا ہے۔ اگر یہ غیر واضح ہوگا تو آپ کا گروپ بہک جائے گا اور آڈیٹرز خلا تلاش کریں گے۔
- عملی ٹریسیبیلٹی اور ماس بیلنس۔ ہر تالاب سے ہر کلو گرام کے لیے ایک کاغذی ریکارڈ ہونا چاہیے جو خریدار یا پروسیسر پر پہنچنے والے مال سے میل کھاتا ہو۔ بے احتیاطی سے بنائی گئی لاٹس کی تعریفیں اور ملے ہوئے لوڈز زیادہ تر بڑے نان کنفارمیٹیز کا سبب بنتے ہیں۔
- ایک عملی گروپ مینیجر۔ گروپس اکثر ایک نامیاتی رہنما نامزد کرتے ہیں اور بہتر نتائج کی امید رکھتے ہیں۔ یہ پلٹ کر نقصان دہ ثابت ہوتا ہے۔ آپ کو ایسے شخص کی ضرورت ہے جو اسپریڈشیٹس اور فارم روڈز پر رہتا ہو، نہ کہ صرف اجلاسوں میں۔
دلچسپ بات یہ ہے کہ اکثر گروپس تالاب کے پانی کے معیار پر ضرورت سے زیادہ توجہ دیتے ہیں اور ICS میں کم سرمایہ کاری کرتے ہیں۔ فارم عملی کارروائیاں اہم ہیں، لیکن آڈیٹر کو مستقل مزاجی ثابت کرنے کا طریقہ ICS ہی ہے۔ یہ ہمیں ان بنیادی سوالات کی طرف لے جاتا ہے جو ہمیں ہر ہفتے پوچھے جاتے ہیں۔
BAP فارم گروپ سرٹیفیکیشن میں داخلی کنٹرول سسٹم (ICS) کیا ہے؟
ICS کو اپنے اندرونی “مینی-BAP” کے طور پر سوچیں۔ یہ دستاویزی نظام ہے جو گروپ کی کارکردگی کو منظم کرتا ہے۔ یہ ممبر اہلیت، آن بورڈنگ، رسک اسیسمنٹ، داخلی آڈٹس، تربیت، پروڈکٹ شناخت، ٹریسیبیلٹی، اصلاحی اقدامات، اور مینجمنٹ ریویو کو شامل کرتا ہے۔ ICS کو بیرونی BAP آڈٹ سے پہلے نافذ ہونا چاہیے اور ریکارڈز کے ذریعے دکھایا جانا چاہیے۔
عملی نتیجہ: اپنے ICS مینوئل کو شیلف دستاویز نہ سمجھیں بلکہ آپریٹنگ پلے بک کی طرح برتیں۔ آڈیٹرز دیکھنا چاہیں گے کہ آپ واقعی اسے استعمال کرتے ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ کی رسک ریٹنگ آڈٹ فریکوئنسی اور تربیت کے ہدف کو متعین کرنی چاہیے، نہ کہ بس فولڈر میں پڑی رہے۔
گروپ مینیجر کون بن سکتا ہے اور وہ روزانہ کیا کرتا ہے؟
ہم مشورہ دیتے ہیں کہ ایک فول ٹائم گروپ مینیجر رکھا جائے جسے فارم آپریشنز اور دستاویزی تجربہ ہو۔ وہ سرٹیفیکیٹ ہولڈر کو رپورٹ کرے گا اور مندرجہ ذیل کی قیادت کرے گا:
- ممبر داخلہ اور معاہدے
- رسک اسیسمنٹ اور سالانہ منصوبہ
- داخلی آڈٹ کا شیڈیول اور نگرانی
- اصلاحی اقدامات کی فالو اپ اور تصدیق
- ٹریسیبیلٹی سسٹم اور لاٹ ڈیفینیشنز
- تربیتی کیلنڈر اور حاضری کا ریکارڈ
- پری-آڈٹ مینجمنٹ ریویو
ہم نے دیکھا ہے کہ ہیچرریز یا پروسیسرز کے سابق QC سپروائزرز بہترین گروپ مینیجر ثابت ہوتے ہیں۔ وہ ریکارڈز اور نان کنفارمیٹیز کو سمجھتے ہیں، اور جب SOPs نظر انداز کیے جاتے ہیں تو “سخت رویہ” اپنانے میں آرام دہ رہتے ہیں۔
کتنے فارم شامل ہو سکتے ہیں اور کون اہل ہے؟
کسی سخت عالمی حد نہیں ہے۔ اہلیت کا تعلق منیج ایبلیٹی اور مماثلت سے ہے۔ فارمز کو جغرافیہ، ان پٹس، اور رسک پروفائل میں اتنے مماثل ہونا چاہیے کہ ایک ICS حقیقت میں انہیں کنٹرول کر سکے۔ بیرونی آڈیٹر خطرے اور سائز کی بنیاد پر فارموں کا نمونہ منتخب کرے گا، اس لیے جتنی زیادہ متنوعیت ہوگی آپ کے رسک کنٹرول اتنے ہی مضبوط ہونے چاہئیں۔
ہم جو اہلیت کے بنیادی اصول اپناتے ہیں:
- قانونی فارم حیثیت اور بنیادی پرمٹس موجود ہوں
- ICS کی پیروی کرنے اور معائنہ کی اجازت دینے کا عہد
- سنگین غیر مطابقت کی ایسی تاریخ نہ ہو جو درست نہ ہو سکے
- ضرورت پڑنے پر BAP اور غیر-BAP پروڈکٹ کو الگ کرنے کی رضامندی
مشورہ: شروع میں تنگ رہیں۔ پہلے 10–20 پرعزم اراکین کو آن بورڈ کریں۔ ابتدائی آڈٹ پاس کرنے اور آپ کے ICS کے ثابت ہونے کے بعد توسیع کریں۔
ہر ممبر فارم کو کون سی دستاویزات رکھنی چاہئیں؟
یہ کم از کم بنڈل ہے جسے ہم بیرونی آڈیٹر کو دعوت دینے سے پہلے داخلی طور پر آڈٹ کرتے ہیں:
- ممبر معاہدہ جس میں کردار، حقوق، اور نتائج درج ہوں
- تالاب کا لے آؤٹ اور شناختی نقشہ GPS پن کے ساتھ
- اسٹاکنگ ریکارڈز: PL ماخذ، تاریخیں، مقداریں، صحت کے دستاویزات
- فیڈ ریکارڈز: رسیدیں، سپلائر کی تفصیلات، بیچ نمبرز۔ اگر خریدار 2-ستارہ یا اس سے اوپر کا تقاضا کرتا ہے تو BAP-سرٹیفائیڈ ملز سے فیڈ درکار ہو سکتی ہے۔
- کیمیکل اور ویٹرنری ان پٹس: مصنوعات کے نام، خوراک، منظوری، تاریخیں
- روزانہ لاگز: اموات، پانی کی تبدیلی، علاج، FCR کے تخمینے
- حاصلات کا منصوبہ اور حقیقی حاصلات کے لاگز لاٹ آئی ڈیز اور وزن کے ساتھ
- ٹرانسپورٹ لاگز: ویِگ بریج ٹکٹس، گاڑی کی شناخت، درجہ حرارت چیک
- کارکنوں کے ریکارڈز: عمر کی تصدیق، معاہدے، بنیادی OHS تربیت
- ماحولیاتی ریکارڈز: سلیج ہینڈلنگ اور افلوینٹ ڈسپوزل SOPs
- اصلاحی اقدامات اور تربیت کی حاضری جو آڈٹ کے نتائج سے منسلک ہوں
ہمارا اصول: اگر کچھ حرکت کرتا ہے تو اسے ناپیں۔ اگر آپ نے فیصلہ کیا تو اسے دستاویزی شکل دیں۔
بیرونی BAP آڈٹ سے پہلے داخلی آڈٹس کتنی بار ہونے چاہئیں؟
اپنے پہلے سرٹیفیکیشن آڈٹ سے پہلے، تمام ممبران کا ایک مکمل داخلی آڈٹ متعلقہ BAP فارم معیار اور آپ کے ICS کے خلاف کم از کم ایک بار مکمل کریں۔ اصلاحی اقدامات بند کریں اور بیرونی آڈٹ سے دو سے چار ہفتے پہلے مینجمنٹ ریویو چلائیں۔ زیادہ خطرے والے ممبروں کو فالو اپ آڈٹ درکار ہو سکتا ہے۔
سرٹیفیکیشن کے بعد، سالانہ ایک مکمل داخلی آڈٹ منصوبہ بنائیں۔ اسٹاکنگ اور حاصلات کے موسم میں اہم کنٹرولز پر ہدفی سپاٹ چیکس شامل کریں۔
جھینگا گروپ میں ٹریسیبیلٹی اور ماس بیلنس کیسے کام کرتے ہیں؟
کلید واضح لاٹس اور علیحدگی ہے۔ ہم سفارش کرتے ہیں:
- تالاب یا ہر حاصلات سیشن پر پہلی حاصلات کی کارروائی کے وقت ایک منفرد لاٹ کوڈ تفویض کریں۔ کوڈ خریدار یا پروسیسر تک جاری رہے۔
- ہر لاٹ کے لیے علیحدہ ٹرانسپورٹ دستاویزات۔ کراس-مکس کاغذات نہیں۔
- فارم اور انٹیک پر خالص وزن درج کریں۔ آپ کی قابلِ برداشت حد سے تجاوز پر فرق کی تفتیش کریں۔
- ماہانہ بنیاد پر ماس بیلنس شیٹ برقرار رکھیں۔ لاٹ کے حساب سے کل حاصل شدہ والی مقدار بھیجی گئی مقدار کے برابر ہونی چاہیے۔ اگر کچھ پروڈکٹ مقامی طور پر فروخت ہوئی ہو تو اس منزل اور وزن کو بھی ریکارڈ کریں۔
پروسیسر کے پاس، اپنے لاٹس کے اسی لاٹ کوڈ کے تحت بک ہونے پر زور دیں۔ اس سے اینڈ-ٹو-اینڈ ٹریسیبیلٹی ممکن ہوتی ہے۔ جب ہم جھینگا اور فن فش پروسیس کرتے ہیں تو ہم فارم لاٹ کوڈز کو اپنے انٹیک اور پروڈکشن ریکارڈز میں آئینے کی طرح رکھتے ہیں تاکہ خریدار چین کی تصدیق کر سکیں۔ اگر آپ پروسیسر کے ساتھ کنسولیڈیٹ کر رہے ہیں تو لیبلز، ڈاکیٹس، اور انٹیک شیٹس پر حاصلات سے پہلے اچھی طرح ہم آہنگی کریں۔ کیا آپ کو اپنے کلسٹر کے لیے اس کو مخصوص کرنے میں مدد چاہیے؟ آپ ہمیں Contact us on whatsapp پر رابطہ کر سکتے ہیں۔
اندونیشیا میں ICS سیٹ اپ کی لاگت اور دورانیہ کیا ہیں؟
ٹائم لائنز مختلف ہوتی ہیں، لیکن گروپس جو بنیادی ریکارڈ رکھتے ہیں ان کے لیے ہم دیکھتے ہیں:
- آڈٹ-ریڈی ہونے میں 60–90 دن۔ اگر آپ iBAP سے منتقل ہو رہے ہیں اور مضبوط ریکارڈز ہیں تو 30–45 دن۔
- بیرونی آڈٹ شیڈیولنگ سرٹیفائی کرنے والے کے کیلنڈر کے مطابق 2–6 ہفتے مزید شامل کر سکتی ہے۔
انڈونیشیا میں عام لاگت کے رینجز جنہیں ہم نے دیکھا ہے:
- ICS تشکیل اور تربیت: IDR 50–150 ملین، سفر اور گروپ سائز پر منحصر
- بیرونی آڈٹ: USD 4,000–8,000 پلس آڈیٹر کا سفر
- لیب ٹیسٹنگ (فیڈ/اینٹی بایوٹک ریزیڈیوز/پانی جہاں قابل اطلاق): IDR 10–30 ملین فی سائیکل
- جاری ایڈمن اور داخلی آڈٹس: IDR 2–5 ملین فی ممبر فی سال
لاگت جغرافیہ، زبان سپورٹ، اور آپ کتنے ٹیمپلیٹس دوبارہ استعمال کر سکتے ہیں کے ساتھ بدلتی ہیں۔ محتاط بجٹ بنائیں اور پہلے آڈٹ کو جلد بازی میں کرنے سے گریز کریں۔
حقیقت پر مبنی 90 دنہ ایکشن پلان (ہفتہ 1–12)
ہفتے 1–2: گروپ کا نقشہ بنائیں اور قواعد کو لاک کریں
- سرٹیفیکیٹ ہولڈر، گروپ مینیجر، اور داخلی آڈیٹرز کی تعریف کریں۔ جاب ڈسکرپشنز اور اختیار کی لائنیں لکھیں۔
- اپنا ICS مینوئل ڈرافٹ کریں۔ BAP فارم اسٹینڈرڈ کو ریڑھ کی ہڈی کی طرح استعمال کریں۔ SOPs کو مختصر اور مخصوص رکھیں۔
- اراکین کو داخل کریں۔ معاہدے دستخط کریں اور پرمٹس جمع کریں۔ ہر فارم کی رسک ریٹنگ کریں اور اپنا آڈٹ پلان بنائیں۔
- اپنے لاٹ کوڈنگ اور ٹریسیبیلٹی فلو کو ڈیزائن کریں۔ ایک فارم کی آخری حاصلات ڈیٹا کے ساتھ ڈرائی-رن کریں۔
فوری فاعدہ: ہر تالاب کے لیے لازمی 10 ریکارڈز کے ساتھ ایک صفحے والا فارم وال پوسٹر تیار کریں۔ بصری یاد دہانیاں مؤثر ہوتی ہیں۔
ہفتے 3–6: تربیت دیں، نفاذ کریں، اور آڈٹ شروع کریں
- ممبران کو ریکارڈز، کارکن حقوق، کیمیکل کنٹرولز، اور حاصلات دستاویزات پر تربیت دیں۔
- فارم جاری کریں۔ ہم اکثر جیو-ٹیگ شدہ تصاویر کے لیے WhatsApp اور لاٹس اور ٹرانسپورٹ لاگز کے لیے Google Sheets استعمال کرتے ہیں۔ سادہ بہترین ہوتا ہے۔
- تمام ممبران کے لیے داخلی آڈٹس کریں۔ نان کنفارمیٹیز کو لاگ کریں اور ڈیڈ لائنز کے ساتھ اصلاحی اقدامات جاری کریں۔
- لیبلز اور انٹیک دستاویزات پر اپنے خریدار یا پروسیسر کے ساتھ ہم آہنگ ہوں۔ اگر آپ برآمد کر رہے ہیں تو یقین دہانی کریں کہ آپ کا پروسیسر آپ کے لاٹ کوڈز کو برقرار رکھ سکتا ہے۔ ہماری ٹیم یہ معمول کے مطابق جھینگا اور ویلیو-ایڈڈ فن فش جیسے Frozen Shrimp (Black Tiger, Vannamei & Wild Caught) اور IQF فلٹس کے لیے کرتی ہے۔
ہفتے 7–12: خلاؤں کو بند کریں اور بیرونی آڈٹ بک کریں
- سائٹ پر اصلاحی اقدامات کی تصدیق کریں۔ اعلی رسک مسائل کے لیے صرف فوٹو-بیسڈ کلوزرز قبول نہ کریں۔
- تالاب سے انٹیک تک اور واپس ایک فرضی ٹریسیبیلٹی ٹیسٹ چلائیں۔ کسی بھی وقفے کو درست کریں۔
- ایک مینجمنٹ ریویو کروائیں۔ گروپ کی حیثیت اور سکوپ میں شامل اراکین کی منظوری دیں۔
- سرٹیفائیر کے ساتھ سکوپ کی تفصیلات کی تصدیق کریں۔ آڈٹ شیڈول کریں اور اپنے ممبران کو انٹرویو آداب اور ریکارڈ پیش کرنے کے بارے میں بریف کریں۔
عام نان کنفارمیٹیز جو ہم دیکھتے ہیں (اور انہیں کیسے بچائیں)
- بغیر اپ ڈیٹ شدہ دستاویزات کے ملے ہوئے لاٹس۔ حل: ایک لاٹ، ایک دستاویزات کا سیٹ۔ ٹرانسپورٹرز کو تربیت دیں۔
- داخلی آڈٹس کیے گئے، مگر اصلاحی اقدامات کھلے چھوڑ دیے گئے۔ حل: ڈیڈ لائنز مقرر کریں اور شخصی طور پر بند ہونے کی تصدیق کریں۔
- کارکنوں کے ریکارڈز میں عدم تسلسل۔ حل: فارم معیاری کریں اور ہر فارم پر ان کو برقرار رکھنے کے لیے ایک فرد مقرر کریں۔
- فیڈ ٹریسیبیلٹی میں خلاء جہاں خریدار 2-ستارہ یا اس سے اوپر کا تقاضا کرتا ہو۔ حل: خریدار کی اسٹار ضروریات کو ابتدا میں واضح کریں اور اہل سپلائرز کو لاک کریں۔
- مینجمنٹ ریویو چھوڑ دیا گیا۔ حل: فیصلوں اور دستخط کے ساتھ رسمی ریویو چلائیں۔
iBAP ایک قدم افزائی کے طور پر
اگر گروپ رسمی دستاویزات کے لیے نیا ہے تو iBAP ایک سمجھدار آغاز ہو سکتا ہے۔ یہ آپ کو صلاحیت قائم کرنے اور منظم نگرانی کے ساتھ مکمل BAP تقاضوں کو بتدریج پورا کرنے دیتا ہے۔ ہم نے متعدد انڈونیشیائی کلسٹرز کو iBAP سے BAP میں منتقل کیا ہے، ایک ہی فارم اور بس تصدیق اور ٹریسیبیلٹی مضبوط کر کے۔
2025 میں خریدار کیا توقع رکھتے ہیں؟
ہم مزید تصدیق شدہ سوشل کمپلائنس اور سخت ریزیڈیوز کنٹرول کی درخواستیں دیکھ رہے ہیں۔ بعض ریٹیل خریدار 2-ستارہ یا اس سے اوپر چاہتے ہیں، جس سے فیڈ یا ہیچری سرٹیفیکیشن بھی شامل ہو سکتی ہے۔ برآمدی صارفین بھی رئیل-ٹائم ٹریس بیک کی درخواست کی توقع رکھتے ہیں۔ اگر آپ ایک تالاب سے پیلیٹ تک ٹریس ایک گھنٹے سے کم میں پیدا کر سکتے ہیں تو آپ نمایاں ہوں گے۔ اپنے خریدار کی اسٹار ضروریات کے بارے میں سوالات؟ Call us۔
بڑے سوالات کے فوری جوابات
- ICS کی تعریف: داخلہ، آڈٹس، تربیت، ٹریسیبیلٹی، اور اصلاحی اقدامات کے لیے آپ کا داخلی گورننس سسٹم۔
- گروپ مینیجر کا کردار: ICS کے لیے فول ٹائم سربراہ۔ آڈٹس، ٹریسیبیلٹی، CAPAs، اور ممبر مطابقت کا انتظام کرتا ہے۔
- گروپ سائز اور اہلیت: کوئی طے شدہ حد نہیں۔ فارمز کو قابلِ انتظام اور رسک پروفائل میں مماثل رکھیں۔ آڈیٹر رسک کی بنیاد پر نمونہ منتخب کرے گا۔
- ممبر دستاویزات: معاہدے، تالاب کا نقشہ، اسٹاکنگ/فیڈ/کیمیکل لاگز، حاصلات اور ٹرانسپورٹ ریکارڈ، کارکن فائلیں، ماحولیاتی SOPs، اور CAPA ریکارڈز۔
- داخلی آڈٹ فریکوئنسی: سرٹیفیکیشن سے پہلے تمام ممبران کا ایک مکمل آڈٹ۔ اس کے بعد سالانہ، رسک کی بنیاد پر سپاٹ چیکس کے ساتھ۔
- ٹریسیبیلٹی اور ماس بیلنس: ہر حاصلات کے لیے منفرد لاٹ کوڈز، علیحدہ دستاویزات، میل کھانے والے وزن، اور پروسیسر پر ہم آہنگ انٹیک۔
- لاگت اور ٹائم لائنز: آڈٹ-ریڈی ہونے میں 60–90 دن، اوپر دیے گئے لاگت کے رینجز کے ساتھ۔ بیرونی آڈٹ کے لیے شیڈولنگ وقت شامل کریں۔
اگر آپ اپنا ICS ان حقائق کے گرد بناتے ہیں اور اسے عملی رکھتے ہیں تو آپ کا آڈٹ اچھے کنٹرول کی تصدیق بن جاتا ہے، نہ کہ ایک بحران۔ اور یہی بات خریدار 2025 میں دیکھنا چاہتے ہیں۔