MSC 체인 오브 커스토디 인도네시아: 30일 감사 계획

인도네시아 특화 실무: MSC Chain of Custody 감사를 통과하기 위한 30일 계획. 감사원이 요청하는 정확한 기록, 감사 준비 문서 팩 구성법, 간이 질량 수지 작성법, 구분 증빙 방법, 송장 클레임 정리 방법을 제시합니다.

우리는 이 동일한 계획을 사용하여 사이트를 "감사 준비 미완료" 상태에서 30일 내에 감사 준비 완료 상태로 전환했습니다. 복잡하지는 않지만 인도네시아 문서 흐름 방식에 특화되어 있습니다. 팀에서 매일 Surat Jalan(수라트 자란), Faktur Pajak(세금계산서), PO/BTB, Kartu Stok(재고카드)를 다룬다면 이 계획이 익숙하게 느껴질 것입니다. 그게 핵심입니다.

깨끗한 MSC 감사의 3대 축

인도네시아 가공 및 유통에서 다년간 CoC(Chain of Custody) 업무를 수행한 경험으로, 신속 합격 여부를 결정하는 세 가지 요소는 다음과 같습니다:

1. 공급업체 보증 및 클레임 통제. 모든 입고 MSC 클레임은 유효하고 범위 내에 있으며 기록되어야 합니다. 공급업체의 MSC 인증서가 만료되었거나 클레임이 송장에 누락되어 있다면 이후 모든 공정이 위험에 처합니다.

2. 물리적 구분(분리) 및 추적성. 입고에서 출하까지 배치를 따라가는 물리적 분리와 서류 흐름을 증빙할 수 있어야 합니다.

3. 질량 수지(mass balance). 수율을 반영하여 받은 것보다 더 많은 “MSC”를 출하할 수 없습니다. 감사관이 이를 시험할 것이며, 우리는 내부적으로 사전 테스트합니다.

다음은 우리가 사용하는 30일 문서 팩 청사진입니다.

1–2주차: 문서 팩 구성 및 공급업체 보증 증빙

인도네시아에서 MSC CoC 감사원이 정확히 어떤 기록을 요구하나요?

상위 폴더 하나를 "MSC-CoC_Audit_YYYYMMDD"로 생성하세요. 내부에 아래 폴더와 최소 기록을 동일하게 구성합니다. 팀에 도움이 된다면 이중 언어 레이블을 사용하세요.

• 01 공급업체 승인 및 클레임

  • 공급업체 MSC 인증서(PDF) 및 범위 명세서. MSC Certificate Checker에서 상태, 범위, 유효기간이 보이는 스크린샷을 저장하세요.
  • MSC 클레임이 포함된 공급업체 송장 및 인도 문서: PO/BTB, Surat Jalan(수라트 자란), Faktur(송장) 및 관련 시 Faktur Pajak(세금계산서). 클레임은 소유권을 이전하는 상업 문서에 명시되어야 합니다.
  • 공급업체 승인 로그(Excel): 공급업체명, CoC 코드, 범위, 대상 어종/품목, 확인일, 다음 점검일, 확인자 서명.

• 02 입고 및 재고

  • MSC 배치와 연결된 물품 입고 기록: PO와 연결된 GRN, Surat Jalan(수라트 자란), 공급업체 송장.
  • 배치/로트 ID, 보관 위치 및 MSC 상태가 표시된 Kartu Stok(재고카드) 또는 WMS 추출물.
  • 구분(segregation)을 보여주는 창고 지도와 표지/라벨 사진.

• 03 생산 및 재작업

  • 투입-산출 수량이 기재된 생산 배치 시트, 스크랩/재작업 기록, MSC/비-MSC 식별.
  • MSC와 비-MSC 전환 시 청소 일정 및 라인 클리어런스(line-clearance) 검사 기록.

• 04 판매 클레임 및 출하

  • MSC 클레임과 귀사의 CoC 코드가 포함된 판매 송장, 패킹리스트, Surat Jalan(수라트 자란).
  • MSC 요구사항을 참조한 고객 PO.

• 05 교육 및 역량

  • 입고, 창고, 생산, 출하 및 문서 관리를 담당하는 직원의 교육 매트릭스 및 기록. 간단한 MSC 인식 슬라이드와 서명지를 포함하세요.

• 06 내부 통제

  • 내부 추적성 테스트 기록(아래 계획 참조).
  • 투입, 산출, 수율 및 변동 설명이 포함된 월별 질량 수지 스프레드시트.
  • 부적합 및 시정조치 로그.

• 07 외주 및 운송

  • 냉동, 포장 또는 보관을 외주하는 경우 외주업체 승인 및 범위 정합성. MSC 취급 및 구분을 참조한 계약서를 포함하세요.
  • 타사 물류에 의존하는 경우 봉인된 화물 통제 및 운송업체 목록.

실무 팁: 파일명을 "2025-03-02_SupplierName_MSC-C-XXXXX_scope.pdf"처럼 지정하세요. 감사원은 예측 가능한 파일명을 선호합니다.

공급업체 MSC 인증서를 신속하게 확인하는 방법

• MSC Certificate Checker를 사용하여 공급업체명 또는 CoC 코드로 검색하세요. 범위 페이지와 유효기간이 보이는 PDF 또는 스크린샷을 저장하세요.
• 범위가 귀사가 구매하는 정확한 활동 및 제품 형태(예: 트레이더, 가공업자, 어종 및 형태: 필레 또는 로인 등)를 포함하는지 확인하세요.
• 확인일을 공급업체 승인 로그에 기록하세요. 최소 분기별로 또는 상태 변경이 있을 때 재확인하세요.

제품 설명이 공급업체 범위에 적합한지 확실하지 않다면 저희가 검토해 드릴 수 있습니다. 빠른 확인이 필요하시면 WhatsApp으로 문의하세요.

Bahasa Indonesia 문서에 번역이 필요합니까?

인도네시아의 감사원은 일반적으로 Bahasa(인도네시아어) 원본 문서를 수용합니다. 다음을 제공하세요:

• 주요 양식(입고, 생산, 출하)에 대한 이중언어 헤더 또는 일반 필드(예: Nomor PO, Surat Jalan, Faktur, Kartu Stok, Kode Lot, Jumlah, Lokasi, Retur)에 대한 1페이지 분량의 용어표.
• 핵심 항목에 대한 영어 요약: 귀사의 MSC 절차, 공급업체 승인 로그, 질량 수지 시트.

간단한 방법은 기존 양식에 영어 열 헤더를 괄호로 추가하는 것입니다. 우리 감사의 90% 이상에서 이것으로 충분합니다.

3주차: 간이 질량 수지 수행 및 구분 증빙

혼합된 MSC 및 비-MSC 재고에 대한 간이 질량 수지는 어떻게 작성하나요?

제품군 및 기간별로 시트를 하나씩 만드세요. 유효한 열 예시는 다음과 같습니다:

• 기초 MSC 재고(kg)
• MSC 입고(kg)
• 사용 가능 MSC(기초 + 입고)
• MSC 투입 사용량(kg)
• 제품별 수율(완제품 kg)
• MSC 판매 출하(kg)
• 기말 MSC 재고(kg)
• 계산된 기말 = 사용 가능 − 투입
• 실제 기말 대비 변동(kg 및 %)
• 변동 설명

예시. Grouper Fillet (IQF)의 경우: 기초 1,200 kg. 입고 3,000 kg. 사용 가능 4,200 kg. 투입 3,600 kg. 계산된 기말 600 kg. 실제 기말 585 kg. 변동 −15 kg(−2.5%). 드립 손실 및 IQF 글레이즈를 위한 트림으로 설명하세요. 수율을 뒷받침할 생산 시트를 첨부하세요.

Yellowfin Saku (Sushi Grade)와 같은 참치 품목도 동일하게 처리하세요. 부위별 수율이 다르므로 로인, 사쿠, 큐브를 하나의 행에 혼합하지 마세요. 감사원은 정밀성 이전에 논리를 확인합니다.

소규모 공장에서 물리적 및 서류상 분리를 어떻게 증명하나요?

세 가지 계층을 권장합니다:

• 시각적 통제. 색상화된 통 및 팔레트 태그. 파란색 = MSC, 흰색 = 비-MSC. 각 구역에 표지판 설치. 예시를 보여주는 사진을 문서 팩에 포함하세요.
• 서류 플래그. MSC 배치가 있는 모든 기록에 "MSC" 체크박스와 귀사의 CoC 코드 기재. 혼합 라인에는 빨간 도장 "NON-MSC"를 사용하여 추측을 방지하세요.
• 공정 통제. 가동 간 라인 클리어런스 양식. 관리자 서명이 있는 청소 기록. 가능하면 별도의 해동 및 대기 구역을 유지하세요. 물리적으로 분리할 수 없다면 시간적 분리(타임 세그리게이션) 및 순서를 문서화하세요.

Swordfish Steak (IQF)와 Grouper Fillet (IQF) 같은 SKU는 제품명, 로트 및 상태가 표시된 WIP 트레이를 유지하세요. 감사 시 찍은 사진 로그가 여러 번 고객을 구했습니다.

4주차: 내부 추적성 테스트 수행 및 송장 정리

감사 방문 전에 내부 추적성 테스트를 어떻게 수행하나요?

최근 로트에 대해 한 건의 "순방향(forward)" 테스트와 한 건의 "역방향(backward)" 테스트를 수행하세요.

순방향 테스트(입고 → 출하):

1. 최근 30일 이내의 MSC 입고 로트를 선택합니다.
2. 공급업체 송장, Surat Jalan(수라트 자란), PO/BTB, GRN을 확보합니다.
3. 생산 시트로 추적하여 산출물과 완제품 로트를 식별합니다.
4. 출하까지 따라가서 판매 송장, 패킹리스트, Surat Jalan(수라트 자란)에 MSC 클레임 및 귀사의 CoC 코드가 포함되어 있는지 확인합니다.
5. 수량을 Kartu Stok/WMS 및 질량 수지 시트와 대조합니다.

역방향 테스트(고객 → 공급업체):

1. MSC 판매 송장을 선택합니다.
2. 송장의 클레임 및 CoC 코드를 확인합니다.
3. 생산 배치로 역추적한 후 입고 로트로 이어갑니다.
4. 공급업체의 MSC 상태와 그들의 송장에 대한 클레임을 확인합니다.

단계를 기록하고 스크린샷 또는 스캔을 첨부한 후 서명하여 완료하세요. 각 테스트를 45분 이내로 완료하는 것을 목표로 하세요. 진행 중 막히면 번호 체계 또는 파일링을 수정해야 한다는 신호입니다. 감사원보다 먼저 고치세요.

인도네시아에서 유효한 MSC 클레임을 위해 당사의 판매 송장에 무엇이 표기되어야 하나요?

최소 항목은 다음과 같습니다:

• 명확한 제품 설명 및 형태. 예: "Grouper Fillet, IQF, Skinless."
• MSC 클레임. 예: 인도네시아어로 "Produk bersertifikat MSC" 또는 영어로 "MSC certified." 로고 사용 권한이 없다면 생태 라벨(에코라벨) 이미지는 추가하지 마세요.
• 귀사의 유효한 MSC Chain of Custody 코드. 형식: MSC-C-XXXXX.
• 혼합 주문의 경우 어떤 라인 아이템이 MSC인지 비-MSC인지 식별하세요. 오해를 초래할 수 있는 포괄적 바닥글(claim)을 피하세요.
• 관련 문서에 동일한 클레임이 기재되어야 합니다. 패킹리스트와 Surat Jalan(수라트 자란)은 송장 제품 설명 및 로트 번호와 일치해야 합니다.

샘플 라인: "Grouper Fillet IQF, Skinless. MSC certified. CoC: MSC-C-12345." 일관성을 위해 제품 카탈로그는 귀사 웹사이트 또는 규격서의 명칭을 사용할 수 있습니다. 아이템 명명 스타일 예시는 View our products에서 확인하세요.

인도네시아에서 자주 발견되는 부적합 사례(및 빠른 수정 방법)

• 송장에 클레임 누락 또는 모호함. 템플릿을 수정하세요. 모든 MSC 라인에 대해 "MSC 클레임" 필드와 귀사의 CoC 코드를 필수 항목으로 추가하세요.
• 공급업체 인증서 만료 또는 범위 미포함. 재확인하고 의심스러운 로트는 격리하세요. 분기별 확인 루틴을 유지하세요.
• 보관 혼합. 색상 태그 및 바닥 표시를 사용하세요. 주간 감사를 실시하고 사진을 촬영하세요.
• 라벨 없는 WIP. 작업장을 떠나는 모든 통에 로트 및 상태 표기를 의무화하세요. 라벨 없이는 이동 금지.
• 변동에 대한 설명 없는 질량 수지 오차. "변동 사유" 열을 추가하고 생산 손실 기록과 연결하세요.
• 교육 공백. 입고, 창고, 생산, 행정 담당자에 대해 20분 리프레셔 교육과 서명 절차를 시행하세요.
• MSC 취급에 대한 외주업체 미승인. 해당 업무에서 MSC 상태를 제거하거나 외주업체 승인 및 범위를 공식화하세요.
• 에코라벨 오용. CoC 하에서는 문서상 클레임이 허용됩니다. 포장에 파란색 타원형 로고를 사용하는 것은 별도의 사용권 및 아트워크 승인 필요합니다.

이 달에 배포할 수 있는 리소스

• 양식용 1페이지 이중언어 용어표. "Surat Jalan","Faktur","Kartu Stok","Kode Lot","Jumlah","Lokasi" 등을 영어로 대응 표기.
• 질량 수지 템플릿. 위 열을 사용하여 제품군별 1개 탭으로 유지하세요. 수식은 보호하세요.
• 추적성 테스트 체크리스트. 순방향 및 역방향 두 페이지. 각 단계 소요 시간을 타임스탬프하세요.
• 사진 로그. 구분 및 라벨을 보여주는 창고 및 라인 사진. 날짜 스탬프 포함.

요점은 이렇습니다. 문서 팩이 존재하고 팀이 어디에 파일을 보관해야 하는지 알면 감사는 보물 찾기 대신 보여주기(show-and-tell)가 됩니다. 방문 전 송장 문구 또는 질량 수지 시트를 빠르게 검토받고 싶다면 이메일로 문의하세요. 자주 발생하는 문제를 기꺼이 지적해 드립니다.

벽에 붙일 수 있는 30일 요약

• 1주차. 공급업체 확인, 송장 템플릿 수정, 폴더 구조 설정, 최근 3개월 문서 수집.
• 2주차. 보관 라벨링, 라인 클리어런스 및 청소 기록 공식화, 직원 교육, 공급업체 로그 작성.
• 3주차. 핵심 제품군에 대한 질량 수지 작성. 카메라를 들고 창고 점검을 수행하여 구분 격차를 해소.
• 4주차. 두 건의 추적성 테스트 수행, 파일명 수정, 클레임 정확성과 CoC 코드 확인을 위해 10건의 송장 샘플 점검.

우리 경험상 이 순서를 따르는 팀은 최대 경미한 지적만 받습니다. 성수기에도 소요 시간을 덜 소모하고 문제 대응을 줄일 수 있습니다. 클레임 문구를 표준화할 깨끗한 SKU 정의가 필요하면 Grouper Fillet (IQF) 또는 Yellowfin Saku (Sushi Grade)와 같은 예시를 참고하여 ERP 및 송장에 동일한 정밀도를 반영하세요. 감사원과 고객 모두 안심합니다.