सीफ़ूड निर्यात दस्तावेज़ीकरण: आवश्यक कागजात और प्रमाण-पत्र

मिक्स्ड लॉट्स के लिए एक साफ EU IUU कैच सर्टिफिकेट पैकेज संकलित करने हेतु निर्यातक-पक्षीय व्यावहारिक वॉकथ्रू, जिसमें एनेक्स IV प्रोसेसिंग स्टेटमेंट, वैकल्पिक री-एक्सपोर्ट सर्टिफिकेट और आपके EU आयातक को CHED-P के लिए आवश्यक डेटा जांचें शामिल हैं, बिना पुनःकृति के।

यदि आपकी कभी भी कोई EU शिपमेंट इसलिए अटकी है क्योंकि IUU दस्तावेज़ आपस में मेल नहीं खा रहे थे, तो आप वह दर्द जानते हैं। हम भी उस कतार में रहे हैं। कुछ वर्ष पहले, स्नैपर फ़िलेट के एक मिक्स्ड-लॉट कंटेनर ने हमें कस्टम्स से “स्पष्टीकरण” मांगने पर दो सप्ताह का समय लगा दिया। उसके बाद हमने एक सिस्टम बनाया। तब से, हमारे मिक्स्ड-वेसल शिपमेंट्स जैसे कि ग्रुपर फ़िलेट (IQF) और येलोफ़िन साकू (सुशी ग्रेड) ने बिना किसी पुनःकृति के क्लियर किया है।

यह मार्गदर्शिका बताती है कि हम मिक्स्ड लॉट्स के लिए EU IUU पैकेज कैसे तैयार करते हैं। यह निर्यातक-पक्षीय है। यह व्यावहारिक है। और यह बिल्कुल वही है जिसकी आपके EU आयातक को एक साफ CHED-P दाखिल करने के लिए आवश्यकता है।

एक साफ EU IUU पैकेज के 3 स्तंभ

1. सबूत श्रंखला। आपका पैकेज प्रत्येक फिनिश्ड-प्रोडक्ट किलोग्राम को विशिष्ट कैच सर्टिफिकेट्स से जोड़ना चाहिए। मिक्स्ड-वेसल उत्पाद के लिए, इसका अर्थ है कई EU IUU कैच सर्टिफिकेट और एक एनेक्स IV प्रोसेसिंग स्टेटमेंट जो उन्हें समेकित करता है।

2. डेटा संरेखण। प्रजातियों के वैज्ञानिक नाम, FAO क्षेत्र, गियर प्रकार, वेसल आईडी और वज़न दस्तावेज़ों में मेल खाने चाहिए। यदि आप किसी कैच सर्टिफिकेट पर “Epinephelus spp.” दर्ज करते हैं, तो एनेक्स IV पर “मिक्स्ड रीफ़ फ़िश” न लिखें। कोड एकरूप रखें।

3. मात्रा तार्किकता। कच्चे से फ़िनिश्ड तक गणित मेल खाना चाहिए। एनेक्स IV में प्रत्येक कैच सर्टिफिकेट के अनुसार इनपुट वज़न और प्रत्येक प्रोडक्ट SKU के अनुसार फ़िनिश्ड वज़न दिखना चाहिए। यदि यील्ड अवास्तविक दिखती है, तो प्रश्नों की उम्मीद करें।

निष्कर्ष: यदि ये तीनों स्तंभ टिके रहते हैं, तो कस्टम्स प्रश्न लगभग शून्य पर आ जाते हैं।

सप्ताह 1–2: ट्रेस डेटा एकत्रण और सत्यापन (टूल्स + टेम्पलेट)

यहाँ वह सब कुछ है जो हमने किसी भी फॉर्म भरने से पहले सेटअप किया:

• मास्टर इनटेक लॉग। प्रति-लॉट कच्चे माल को रिकॉर्ड करें: प्रजाति, वेसल नाम/IMO, ट्रिप तारीखें, FAO क्षेत्र, गियर प्रकार, और वज़न। प्रत्येक लॉट को एक फैक्ट्री बैच ID से मैप करें।
• FAO क्षेत्र और गियर कोड तालिका। FAO क्षेत्र कोड और FAO/मानक गियर शब्दों (उदा., longline, gillnet) का उपयोग करें। उन शब्दों के साथ संरेखित करें जिन्हें आपके प्राधिकरण स्वीकार करते हैं। पर्यायवाची कल्पना न करें।
• वेसल रजिस्ट्री क्रॉस-चेक। यह सत्यापित करें कि वेसल अधिकृत हैं और कैच तारीखों पर किसी IUU सूची में नहीं हैं। कोई भी फ़्लैग्ड वेसल फ़ाइल को तेजी से डूबा देती है।
• यील्ड मैट्रिक्स। प्रोडक्ट फॉर्म के अनुसार सामान्य यील्ड्स परिभाषित करें। उदाहरण के लिए, स्नैपर के लिए स्किनलेस फ़िलेट यील्ड बनाम लोइन बनाम साकू। यह आपको एनेक्स IV पर कच्चे से फ़िनिश्ड वज़न को सामंजस्य करने में मदद करता है।

रुचिकर बात यह है कि जिन रिजेक्शनों का हमें 80% हिस्सा मिलता है, वे अनियमित इनटेक रिकॉर्ड्स पर लौटते हैं। इसे सही रखें और बाकी बहुत आसान हो जाएगा।

सप्ताह 3–6: फॉर्म संकलन और पूर्व-सत्यापन

मिक्स्ड लॉट्स के लिए पैकेज फ्लो इस तरह दिखता है:

1. EU IUU कैच सर्टिफिकेट्स (प्रति कच्चे माल लॉट)। प्रत्येक सर्टिफिकेट फ्लैग-स्टेट सक्षम प्राधिकरण द्वारा जारी और मान्य किया जाता है। यदि आपने तीन इंडोनेशियाई जहाजों से कच्चा ग्रुपर प्राप्त किया है, तो आपके पास तीन सर्टिफिकेट होंगे।

2. एनेक्स IV प्रोसेसिंग स्टेटमेंट। यदि शिपमेंट में प्रोसेस्ड उत्पाद या मिक्स्ड कैच शामिल है तो आपका प्रोसेसिंग एस्टैब्लिशमेंट इसे पूरा करता है। यह कैच सर्टिफिकेट्स को समेकित करता है और दिखाता है कि प्रत्येक से कितनी मात्रा फ़िनिश्ड SKUs में गई। इसे उस देश के सक्षम प्राधिकरण द्वारा मान्य किया जाता है जहाँ प्रोसेसिंग हुई थी।

3. वैकल्पिक EU री-एक्सपोर्ट सर्टिफिकेट। इसका उपयोग तब करें जब आपकी फैक्ट्री ने आयातित कच्चा माल जिसका पहले से ही किसी अन्य देश का अपना EU कैच सर्टिफिकेट था, अतिरिक्त प्रोसेस किया हो और फिर EU को निर्यात किया हो। यह सर्टिफिकेट मूल कैच सर्टिफिकेट्स और आपके एनेक्स IV का संदर्भ देता है।

4. स्वास्थ्य प्रमाणपत्र और CHED-P। अलग दस्तावेज़, अलग उद्देश्य। स्वास्थ्य प्रमाणपत्र स्वच्छता/सेनिटरी शर्तों को कवर करता है। आपका EU आयातक आपके IUU पैकेज का उपयोग TRACES NT में CHED-P दाखिल करने के लिए करता है। उन्हें आपके IUU सेट से मेल खाने के लिए दस्तावेज़ नंबर, वज़न, प्रजातियाँ और वेसल विवरणों की आवश्यकता होगी।

हम हर बार जो पूर्व-सत्यापन चेकलिस्ट चलाते हैं:

• प्रजातियाँ और उनके वैज्ञानिक नाम हर जगह मेल खाते हैं।
• FAO क्षेत्र कोड और गियर प्रकार दस्तावेज़ों में एकसमान हैं।
• वेसल पहचानकर्ता (नाम/IMO/कॉल साइन) संगत हैं।
• इनपुट बनाम आउटपुट वज़न आपके यील्ड मैट्रिक्स के अनुसार तार्किक हैं।
• पैकिंग लिस्ट पर बैच IDs एनेक्स IV पर कैच सर्टिफिकेट्स से लिंक होते हैं।

क्या आपको मिक्स्ड-लॉट मैपिंग पर एक अतिरिक्त दृष्टि चाहिए? हम एक ड्राफ्ट एनेक्स IV और वज़न समेकन की समीक्षा करने में खुशी महसूस करेंगे। यदि यह उपयोगी है, तो हमें WhatsApp पर संपर्क करें।

सप्ताह 7–12: पैमाना बढ़ाना और अनुकूलन

जब आपके पहले कुछ कंटेनर सुगमता से क्लियर हो जाएँ, तो प्रक्रिया को लॉक करें:

• सप्लायर SOPs। अपने सप्लायर्स को एक पृष्ठ की इनटेक स्पेसिफिकेशन दें: प्रत्येक लॉट के साथ कौन से वेसल डेटा और दस्तावेज़ आना चाहिए।
• डिजिटल दस्तावेज़ नियंत्रण। CC नंबर, एनेक्स IV वर्शन, और बैच मैपिंग्स के लिए एक सत्य का एकल स्रोत रखें। जब कस्टम्स “उस पर हस्ताक्षरित कॉपी जो आपने शिप की थी” मांगते हैं तो वर्शन कंट्रोल मायने रखता है।
• प्रारंभिक सत्यापन। हमारे अनुभव में, सक्षम प्राधिकरण 3–10 कार्य दिवसों में मान्य करते हैं। इसे अपने उत्पादन योजना में शामिल करें और लक्ष्य रखें कि पूरा IUU पैक लोडिंग से पहले साइन हो।
• EU CATCH प्लेटफ़ॉर्म। कुछ EU सदस्य राज्यों ने हाल के महीनों में CATCH सिस्टम के उपयोग का विस्तार किया है। आपका आयातक आपसे संरचित डेटा प्रदान करने या PDF अग्रिम में अपलोड करने के लिए कह सकता है। स्थान बुक करने से पहले वर्कफ़्लो पर सहमति बनाएं।

निष्कर्ष: जितना अधिक आप प्रणालीबद्ध करेंगे, उतना कम आप फायरफाइट करेंगे।

वे 5 सबसे बड़े गलतियाँ जो मिक्स्ड-लॉट IUU फाइल्स नष्ट कर देती हैं

• मेल न खाने वाले वज़न। एनेक्स IV पर फ़िनिश्ड वज़न सूचीबद्ध कैच सर्टिफिकेट्स के कच्चे माल से अधिक होना, या यील्ड्स अवास्तविक होना। इसे यील्ड मैट्रिक्स और एक सरल स्प्रेडशीट के साथ टालें जो इनपुट बनाम आउटपुट का समेकन करे।
• FAO क्षेत्र या गियर का गायब या असंगत होना। यदि आपकी पकड़ Lethrinus spp. FAO 57 से longline गियर के साथ है, तो इसे सभी फ़ॉर्म्स पर एकरूप रूप से बताएं।
• प्रजातियों का गलत संयोजन। एक ही कैच सर्टिफिकेट का उपयोग कई प्रजातियों को कवर करने के लिए न करें। प्रत्येक प्रजाति स्पष्ट रूप से पहचानी और ट्रेस करने योग्य होनी चाहिए।
• गलत हस्ताक्षरकर्ता का उपयोग। केवल सक्षम प्राधिकरण कैच सर्टिफिकेट और एनेक्स IV को मान्य कर सकता है। फैक्ट्री मैनेजर ऑपरेटर सेक्शन पर हस्ताक्षर कर सकते हैं, पर आपको फिर भी CA मान्यता चाहिए।
• री-एक्सपोर्ट भ्रम। यदि आपने आयातित कच्चे माल को प्रोसेस किया, तो आप EU री-एक्सपोर्ट सर्टिफिकेट को छोड़ नहीं सकते। कस्टम्स नोटिस भेजते हैं।

निष्कर्ष: एक प्री-शिपमेंट ऑडिट बनाएं जो इन पांच बिंदुओं को पकड़ ले।

खरीदारों और आयातकों से व्यावहारिक Q&A

क्या मुझे प्रति कंटेनर एक EU कैच सर्टिफिकेट की आवश्यकता है या प्रति कच्चे माल लॉट?

प्रति कच्चे माल लॉट। कैच सर्टिफिकेट कैच इवेंट और फ्लैग स्टेट का होता है, आपके कंटेनर का नहीं। एक ही कंटेनर में कई सर्टिफिकेट्स द्वारा कवर किया गया उत्पाद हो सकता है। आपका एनेक्स IV उन्हें उसी कंटेनर में फ़िनिश्ड गुड्स से जोड़ता है।

मिक्स्ड-वेसल उत्पाद के लिए एनेक्स IV प्रोसेसिंग स्टेटमेंट कौन पूरा और साइन करता है?

आपका प्रोसेसिंग एस्टैब्लिशमेंट इसे लॉट-लेवल इनपुट और फ़िनिश्ड आउटपुट के साथ पूरा करता है। प्रोसेसिंग देश का सक्षम प्राधिकरण फिर इसे मान्य करता है। इंडोनेशिया में, हम इसे अपने निर्यात फ़ाइल के हिस्से के रूप में समन्वय करते हैं ताकि साइन किया हुआ एनेक्स IV शिपमेंट के साथ आए।

क्या मैं एक शिपमेंट में कई वेसल्स को मिश्रित कर सकता हूँ, और मैं प्रत्येक से कितनी मात्रा दिखाई कैसे दूँ?

हाँ। एनेक्स IV पर प्रत्येक कैच सर्टिफिकेट को सूचीबद्ध करें और उस सर्टिफिकेट से उपयोग किए गए इनपुट वज़न को दिखाएँ। फिर SKU/बैच द्वारा परिणामस्वरूप फ़िनिश्ड वज़न दिखाएँ। उदाहरण: 19,800 kg की शिपमेंट ग्रुपर फ़िलेट (IQF) 8,000 kg CC-001, 7,000 kg CC-002, और 6,000 kg CC-003 (रॉ समकक्ष) से उपयोग कर सकती है, ट्रिमिंग और ग्लेज़िंग के बाद 19,800 kg फ़िनिश्ड प्राप्त होता है। गणित का समंजन होना चाहिए।

प्रोसेस्ड सीफ़ूड के लिए मुझे कब EU री-एक्सपोर्ट सर्टिफिकेट की आवश्यकता होती है?

जब आपकी फैक्ट्री ने ऐसा कच्चा माल प्रोसेस किया जिसे मूल रूप से किसी अन्य देश के झंडे के तहत पकड़ा गया था और उस देश का अपना EU कैच सर्टिफिकेट पहले से मौजूद था। री-एक्सपोर्ट सर्टिफिकेट उन मूल सर्टिफिकेट्स और आपके एनेक्स IV का संदर्भ देता है। यदि सभी कच्चा माल इंडोनेशियाई वेसल्स द्वारा पकड़ा गया और इंडोनेशिया में प्रोसेस किया गया था, तो आपको EU के लिए री-एक्सपोर्ट सर्टिफिकेट की आवश्यकता नहीं होगी।

मैं फैक्ट्री बैच नंबरों को विशिष्ट कैच सर्टिफिकेट्स से कैसे लिंक करूँ ताकि कस्टम्स उन तक ट्रेस कर सके?

एनेक्स IV के पीछे एक बैच मैपिंग शीट का उपयोग करें। अपनी पैकिंग लिस्ट पर प्रत्येक फ़िनिश्ड बैच कोड के लिए, योगदान देने वाले कैच सर्टिफिकेट नंबर और प्रत्येक से ली गई सटीक वज़न सूचीबद्ध करें। कई आयातक अपने CHED-P और आंतरिक ऑडिट्स का समर्थन करने के लिए इस मैपिंग का अनुरोध करेंगे। हम इसे एनेक्स IV के परिशिष्ट के रूप में संलग्न करते हैं।

जब शिपमेंट में कई स्रोत हों तो गियर प्रकार और FAO क्षेत्र कैसे सूचीबद्ध किए जाने चाहिए?

उन्हें प्रति कैच सर्टिफिकेट सूचीबद्ध करें। एनेक्स IV पर “औसत” या सामान्यीकरण करने का प्रयास न करें। यदि एक सर्टिफिकेट FAO 57 longline है और दूसरा FAO 71 handline है, तो उन्हें उनके सही गियर और क्षेत्र के साथ अलग-अलग प्रस्तुत किया जाना चाहिए। आपकी उत्पाद लेबल्स को यह दिखाने की आवश्यकता नहीं है, पर आपकी IUU दस्तावेज़ों को दिखाना आवश्यक है।

EU कैच सर्टिफिकेट क्यों रद्द होते हैं? सबसे सामान्य कारण क्या हैं?

हम तीन कारण देखते हैं: इनपुट-आउटपुट वज़न असंगतियां, गलत या लापता वेसल पहचानकर्ता, और सर्टिफिकेट्स और एनेक्स IV के बीच प्रजाति असंगति। चौथा निकटतम कारण खराब गुणवत्ता स्कैन या बिना हस्ताक्षर वाले दस्तावेज़ हैं। स्पष्ट, हस्ताक्षरित PDFs भेजें और मूल दस्तावेज़ उपलब्ध रखें।

यह सलाह कहाँ लागू होती है (और कहाँ नहीं)

यह वॉकथ्रू Regulation 1005/2008 के तहत यवन-युक्त समुद्री भोजन के लिए EU IUU दस्तावेज़ के लिए है। यह मिक्स्ड-लॉट शिपमेंट्स और उन प्रोसेसिंग परिदृश्यों को कवर करता है जहाँ आपको एनेक्स IV और कभी-कभी री-एक्सपोर्ट सर्टिफिकेट की आवश्यकता होती है। यह U.S. SIMP, ईको-लेबल दावों, या आपके सैनिटरी स्वास्थ्य प्रमाणपत्र को कवर नहीं करता। अलग नियम, अलग कागजी कार्रवाई।

संसाधन और अगले कदम

यदि आप उच्च-विशेष उत्पादों जैसे कि पिंजालो फ़िलेट (IQF) या स्वॉर्डफ़िश स्टेक (IQF) के आसपास एक प्रोग्राम बना रहे हैं, तो पहले दिन से अपना IUU पैकेज फ़्लो सही कर लें। अपने आयातक के साथ टेम्पलेट्स पर सहमति बनाएं, पायलट बैच पर अपनी यील्ड मैट्रिक्स का परीक्षण करें, और पैमाना बढ़ाने से पहले अपने सक्षम प्राधिकरण के साथ पूर्व-सत्यापन करें। लाइव फ़ाइल या CHED-P डेटा संरेखण के बारे में प्रश्न हैं? हमें ईमेल करें। यदि आपको शुरुआत से ही EU दस्तावेज़ों के अनुरूप उत्पाद विनिर्देशों की आवश्यकता है, तो आप हमारे उत्पाद देख सकते हैं।

असली रहस्य क्या है? इसे बोरिंग रखें। जब आपका EU IUU पैकेज हर बार एक जैसा दिखेगा, तो कस्टम्स आपके कंटेनरों को तेज़ी से आगे बढ़ाएंगे। और यही लक्ष्य है, है ना?