MSC Chain of Custody इंडोनेशिया: 30-दिवसीय ऑडिट योजना

इंडोनेशिया-विशिष्ट, व्यावहारिक 30‑दिन योजना ताकि आप अपना MSC Chain of Custody ऑडिट पास कर सकें। ऑडिटर्स कौन से रिकॉर्ड मांगते हैं, ऑडिटर‑तैयार दस्तावेज़ पैक कैसे बनाएं, त्वरित मास‑बैलेंस कैसे चलाएँ, पृथक्करण कैसे साबित करें, और चालान दावों को कैसे साफ़ करें।

हमने इस ठीक योजना का उपयोग करके साइटों को "तैयार नहीं" से 30 दिनों में ऑडिटर-तैयार बनाया है। यह जटिल नहीं है, लेकिन इंडोनेशियाई दस्तावेज़ प्रवाह के अनुरूप विशिष्ट है। यदि आपकी टीम प्रतिदिन Surat Jalan, Faktur Pajak, PO/BTB, और Kartu Stok संभालती है, तो यह परिचित लगेगा। और यही उद्देश्य है।

क्लीन MSC ऑडिट के 3 स्तम्भ

इंडोनेशियाई प्रोसेसिंग और ट्रेडिंग में CoC कार्य के वर्षों से, तीन बातें तय करती हैं कि आप तेज़ी से पास होते हैं या महीनों तक नतीजों से लड़ते हैं:

1. सप्लायर आश्वासन और दावा नियंत्रण। हर आने वाला MSC दावा मान्य, दायरे में और रिकॉर्ड किया गया होना चाहिए। यदि आपके सप्लायर का MSC प्रमाणपत्र अवैध है या उनके चालान पर दावा गायब है, तो नीचे का पूरा प्रोसेस जोखिम में है।

2. पृथक्करण और अनुरेखण (traceability)। आपको भौतिक अलगाव और एक कागजी ट्रेल दिखानी होगी जो बैच को रिसीविंग से शिपिंग तक फ़ॉलो करे।

3. मास बैलेंस (Mass balance)। आप जितना "MSC" शिप करते हैं, वह समायोजित यील्ड के बाद जितना आपने प्राप्त किया उससे अधिक नहीं होना चाहिए। ऑडिटर्स इसका परीक्षण करेंगे। हम इसे आंतरिक रूप से पहले से परीक्षण कर लेते हैं।

यहाँ वह 30-दिन का दस्तावेज़ पैक ब्लूप्रिंट है जिसे हम उपयोग करते हैं।

सप्ताह 1–2: दस्तावेज़ पैक बनाएं और सप्लायर आश्वासन साबित करें

इंडोनेशिया में MSC Chain of Custody ऑडिटर्स कौन-कौन से सटीक रिकॉर्ड मांगते हैं?

एक शीर्ष-स्तरीय फ़ोल्डर बनाएं जिसका नाम "MSC-CoC_Audit_YYYYMMDD" रखें। इसके अंदर, इन फ़ोल्डरों और न्यूनतम रिकॉर्ड्स को मिरर करें। जहां आपकी टीम के लिए मददगार हो द्विभाषी लेबल का उपयोग करें।

• 01 सप्लायर अनुमोदन और दावे

  • सप्लायर MSC प्रमाणपत्र (PDF) और दायरा विवरण। MSC Certificate Checker से स्थिति, दायरा और वैधता तिथियों के स्क्रीनशॉट सहेजें।
  • सप्लायर के चालान और डिलीवरी दस्तावेज़ जिन पर MSC दावे हों: PO/BTB, Surat Jalan (डिलिवरी नोट), Faktur (चालान) और जहाँ लागू हो Faktur Pajak (टैक्स चालान)। दावे को उस वाणिज्यिक दस्तावेज़ पर होना चाहिए जो स्वामित्व हस्तांतरण करता है।
  • सप्लायर अनुमोदन लॉग (Excel): सप्लायर का नाम, CoC कोड, दायरा, शामिल प्रजातियाँ, सत्यापित तिथि, अगले जांच की तिथि, सत्यापनकर्ता का हस्ताक्षर।

• 02 रिसीविंग और स्टॉक

  • MSC बैच से जुड़े सामान रिसीविंग रिकॉर्ड: GRN जो PO, Surat Jalan, और सप्लायर चालान से लिंक हों।
  • Kartu Stok (स्टॉक कार्ड) या WMS एक्सट्रेक्ट्स जिनमें बैच/लॉट आईडी, भंडारण स्थान, और MSC स्थिति दिखाई दे।
  • वेयरहाउस मैप और सिगनेज/लेबल की फ़ोटोज़ जो पृथक्करण दिखाती हों।

• 03 उत्पादन और रिवर्क

  • उत्पादन बैच शीट्स जिनमें इनपुट–आउटपुट मात्राएँ, स्क्रैप/रिवर्क रिकॉर्डिंग, और MSC/नॉन-MSC पहचान हो।
  • क्लीनिंग शेड्यूल और लाइन-क्लीयरेंस चेक जब MSC और नॉन-MSC के बीच स्विच किया जाता है।

• 04 बिक्री दावे और शिपिंग

  • बिक्री चालान, पैकिंग लिस्ट, और Surat Jalan जिनमें MSC दावा और आपका CoC कोड शामिल हो।
  • कस्टमर PO जिसमें MSC आवश्यकताओं का संदर्भ हो।

• 05 प्रशिक्षण और क्षमता

  • रिसीविंग, वेयरहाउसिंग, प्रोडक्शन, डिस्पैच और डॉक्यूमेंटेशन संभालने वाले स्टाफ के लिए प्रशिक्षण मैट्रिक्स और रिकॉर्ड। एक संक्षिप्त MSC अवेयरनेस स्लाइड और साइन-इन शीट शामिल करें।

• 06 आंतरिक नियंत्रण

  • आंतरिक ट्रेसबिलिटी टेस्ट रिकॉर्ड (नीचे योजना देखें)।
  • इनपुट्स, आउटपुट्स, यील्ड और भिन्नता व्याख्या के साथ मासिक मास-बैलेंस स्प्रेडशीट।
  • अनुपालनहीनता और सुधारात्मक कार्रवाई लॉग।

• 07 उपठेकेदार और परिवहन

  • यदि आप फ्रीज़िंग, पैकिंग, या स्टोरेज आउटसोर्स करते हैं तो उपठेकेदार अनुमोदन और दायरे का संरेखण। उन संविदाओं को शामिल करें जिनमें MSC हैंडलिंग और पृथक्करण का उल्लेख हो।
  • यदि आप थर्ड-पार्टी लॉजिस्टिक्स पर निर्भर करते हैं तो ट्रांसपोर्टर्स की सूची और सील्ड शिपमेंट्स का नियंत्रण।

व्यावहारिक सुझाव: फ़ाइलों का नाम कुछ इस तरह रखें "2025-03-02_SupplierName_MSC-C-XXXXX_scope.pdf." ऑडिटर्स को पूर्वानुमेय फ़ाइल नाम पसंद आते हैं।

सप्लायर MSC प्रमाणपत्रों को जल्दी कैसे सत्यापित किया जाए

• MSC Certificate Checker का उपयोग करें और सप्लायर नाम या CoC कोड से खोजें। दायरा पृष्ठ और वैधता तिथियों का PDF या स्क्रीनशॉट सहेजें।
• पुष्टि करें कि दायरा उस सटीक गतिविधि और उत्पाद रूप को कवर करता है जिसे आप खरीदते हैं (उदाहरण के लिए, ट्रेडर, प्रोसेसर, प्रजाति और रूप जैसे फिलेट या लोन)।
• सत्यापन तिथि को अपने सप्लायर अनुमोदन लॉग में रिकॉर्ड करें। कम-से-कम त्रैमासिक रूप से या स्थिति में कोई परिवर्तन दिखने पर फिर से सत्यापित करें।

यदि आपको संदेह है कि उत्पाद वर्णन सप्लायर के दायरे से मेल खाता है या नहीं, तो हम इसे सैनीटी-चेक कर सकते हैं। एक त्वरित परामर्श चाहिए? हमें whatsapp पर संपर्क करें.

क्या मुझे Bahasa Indonesia दस्तावेज़ों के लिए अनुवाद की आवश्यकता है?

इंडोनेशिया में ऑडिटर्स आम तौर पर Bahasa स्रोत दस्तावेज़ स्वीकार करते हैं। प्रदान करें:

• प्रमुख फॉर्म्स (Receiving, Production, Dispatch) पर द्विभाषी हेडर्स या सामान्य फील्ड्स का एक-صفحه लेजेंड जो अनुवाद करे (Nomor PO, Surat Jalan, Faktur, Kartu Stok, Kode Lot, Jumlah, Lokasi, Retur)।
• कोर आइटम्स के लिए अंग्रेज़ी संक्षेप: आपकी MSC प्रक्रिया, सप्लायर अनुमोदन लॉग, और मास-बैलेंस शीट।

एक सरल तरीका यह है कि मौजूदा फॉर्म्स पर अंग्रेज़ी कॉलम हेडर को कोष्ठकों में जोड़ दें। हमारे ऑडिट्स में 9 बार में से 10 बार यही पर्याप्त होता है।

सप्ताह 3: त्वरित मास-बैलेंस चलाएँ और पृथक्करण साबित करें

मिश्रित MSC और नॉन-MSC स्टॉक के लिए त्वरित मास बैलेंस कैसे पूरा करें?

प्रति उत्पाद परिवार और अवधि के लिए एक शीट बनाएं। उपयोगी कॉलम:

• ओपनिंग MSC स्टॉक (kg)
• MSC प्राप्तियाँ (kg)
• उपलब्ध MSC (ओपनिंग + प्राप्तियाँ)
• MSC प्रोडक्शन इनपुट्स उपयोग किए गए (kg)
• उत्पाद के अनुसार यील्ड (फ़िनिश्ड गुड्स में kg)
• MSC बिक्री शिपमेंट्स (kg)
• क्लोजिंग MSC स्टॉक (kg)
• कैल्क्युलेटेड क्लोजिंग = उपलब्ध − इनपुट्स
• वास्तविक क्लोजिंग के मुकाबले भिन्नता (kg और %)
• भिन्नता का स्पष्टीकरण

उदाहरण. Grouper Fillet (IQF) के लिए: ओपनिंग 1,200 kg। प्राप्तियाँ 3,000 kg। उपलब्ध 4,200 kg। इनपुट्स 3,600 kg। कैल्क्युलेटेड क्लोजिंग 600 kg। वास्तविक क्लोजिंग 585 kg। भिन्नता −15 kg (−2.5%)। इसे ड्रिप लॉस और IQF ग्लेज़ के लिए ट्रिम के रूप में समझाएँ। यील्ड का समर्थन करने के लिए उत्पादन शीट्स संलग्न करें।

Yellowfin Saku (Sushi Grade) जैसे टूना आइटम्स के लिए भी ऐसा ही करें। कट के अनुसार यील्ड भिन्न होते हैं, इसलिए लोइन्स, साकु और क्यूब्स को एक लाइन में मिक्स न करें। ऑडिटर्स तर्क को पहले देखते हैं, फिर सटीकता को।

एक छोटे प्लांट में भौतिक और कागजी पृथक्करण कैसे प्रमाणित करूँ?

हम तीन परतों की सलाह देते हैं:

• विज़ुअल कंट्रोल। रंगीन टोट्स और पैलेट टैग्स। ब्लू = MSC, सफेद = नॉन-MSC। हर ज़ोन पर संकेत। अपने पैक में उदाहरण दिखाने वाली फ़ोटो रखें।
• कागजी झंडे (Paperwork flags)। हर रिकॉर्ड जिसमे MSC बैच हो, उस पर एक "MSC" टिक बॉक्स और आपका CoC कोड हो। मिक्स्ड लाइनों के लिए लाल स्टाम्प "NON-MSC" का उपयोग करें ताकि कोई अनुमान न लगाए।
• प्रॉसेस कंट्रोल। रन के बीच लाइन-क्लीयरेंस फॉर्म। क्लीनिंग रिकॉर्ड सुपरवाइज़र द्वारा साइन किया हुआ। यदि संभव हो तो अलग डिफ्रॉस्ट और स्टेजिंग एरिया रखें। यदि आप भौतिक रूप से अलग नहीं कर सकते, तो समय-आधारित पृथक्करण और अनुक्रम का दस्तावेज़ीकरण करें।

Swordfish Steak (IQF) और Grouper Fillet (IQF) जैसे SKUs के लिए, WIP ट्रे को उत्पाद, लॉट और स्थिति के साथ लेबल करें। ऑडिट्स के दौरान फोटो लॉग ने क्लाइंट्स को कई बार बचाया है।

सप्ताह 4: आंतरिक ट्रेसबिलिटी टेस्ट करें और चालानों को साफ़ करें

ऑडिट विज़िट से पहले आंतरिक ट्रेसबिलिटी टेस्ट कैसे चलाऊँ?

हाल के लॉट्स पर एक "फ़ॉरवर्ड" और एक "बैकवर्ड" टेस्ट करें।

फ़ॉरवर्ड टेस्ट (रिसीविंग से शिपिंग):

1. पिछले 30 दिनों में से एक MSC रिसीविंग लो़ट चुनें।
2. सप्लायर चालान, Surat Jalan, PO/BTB, और GRN निकालें।
3. उत्पादन शीट्स में ट्रेस करें। आउटपुट और फ़िनिश्ड लॉट पहचानें।
4. डिस्पैच तक फ़ॉलो करें। पुष्टि करें कि बिक्री चालान, पैकिंग लिस्ट, Surat Jalan में MSC दावा और आपका CoC कोड शामिल हैं।
5. Kartu Stok/WMS और अपने मास-बैलेंस शीट के साथ मात्राओं को समन्वयित करें।

बैकवर्ड टेस्ट (कस्टमर से सप्लायर):

1. एक MSC बिक्री चालान चुनें।
2. चालान दावा और CoC कोड सत्यापित करें।
3. उत्पादन बैच तक वापस ट्रेस करें, फिर रिसीविंग लॉट तक।
4. सप्लायर MSC स्थिति और उनके चालान पर दावा की पुष्टि करें।

कदमों को रिकॉर्ड करें, स्क्रीनशॉट या स्कैन संलग्न करें, और साइन-ऑफ करें। प्रत्येक टेस्ट को 45 मिनट से कम में पूरा करने का लक्ष्य रखें। यदि आप फंस जाते हैं, तो यह संकेत है कि नंबरिंग या फाइलिंग ठीक करने की ज़रूरत है—यह बेहतर है कि आप इसे ऑडिटर मिलने से पहले ठीक कर लें।

इंडोनेशिया में वैध MSC दावा बनाने के लिए मेरी बिक्री चालानों पर क्या दिखना चाहिए?

हम जिन न्यूनतम तत्वों की जाँच करते हैं:

• स्पष्ट उत्पाद विवरण और रूप। उदाहरण: "Grouper Fillet, IQF, Skinless."
• MSC दावा। उदाहरण Bahasa में: "Produk bersertifikat MSC" या अंग्रेज़ी में: "MSC certified." यदि आपके पास लोगो लाइसेंस नहीं है तो इकोलेबल न जोड़ें।
• आपका मान्य MSC Chain of Custody कोड। फॉर्मैट: MSC-C-XXXXX।
• यदि मिक्स्ड ऑर्डर हों, तो बताएँ कि कौन से लाइन आइटम MSC हैं और कौन से नहीं। ऐसी फ़ुटर क्लेम से बचें जो भ्रम पैदा कर सकती है।
• संबद्ध दस्तावेज़ों पर मिलते-जुलते दावे। पैकिंग लिस्ट और Surat Jalan को चालान के उत्पाद विवरण और लॉट नंबरों को मिरर करना चाहिए।

सैंपल लाइन: "Grouper Fillet IQF, Skinless. MSC certified. CoC: MSC-C-12345." सुसंगतता के लिए, आपका उत्पाद कैटलॉग वही नाम उपयोग कर सकता है जो आपकी वेबसाइट या स्पेस शीट्स पर हैं। हमारे आइटम नामकरण शैली के उदाहरण के लिए View our products देखें।

इंडोनेशिया में हम जो सामान्य अनुपालनहीनताएँ अक्सर देखते हैं (और त्वरित सुधार)

• चालान पर दावा गायब या अस्पष्ट। टेम्पलेट ठीक करें। हर MSC लाइन पर "MSC claim" और आपका CoC कोड के लिए एक अनिवार्य फ़ील्ड जोड़ें।
• सप्लायर का प्रमाणपत्र अवैध या दायरे से बाहर। फिर से सत्यापित करें और संदेहास्पद लॉट्स को क्वारंटीन करें। त्रैमासिक सत्यापन दिनचर्या रखें।
• स्टोरेज मिक्सिंग। रंगीन टैग और फ्लोर मार्किंग्स का उपयोग करें। साप्ताहिक ऑडिट करें, फ़ोटो लें।
• अनलेबल्ड WIP। किसी भी वर्कस्टेशन से निकलने वाले किसी भी टोटे पर लॉट और स्थिति आवश्यक करें। बिना लेबल के मूव नहीं।
• मास-बैलेंस में स्पष्टीकरण के बिना भिन्नता। "variance reason" कॉलम जोड़ें और उत्पादन नुकसान रिकॉर्ड से लिंक करें।
• प्रशिक्षण अंतर। रिसीविंग, वेयरहाउस, प्रोडक्शन, और एडमिन के लिए 20-मिनट का रिफ्रेशर दें और साइन-ऑफ करवाएं।
• उपठेकेदार MSC हैंडलिंग के लिए अनुमोदित नहीं। या तो उन जॉब्स से MSC स्थिति हटा दें या उपठेकेदार अनुमोदन और दायरा औपचारिक बनाएं।
• इकोलेबल का दुरुपयोग। CoC के तहत कागजात पर दावे अनुमति प्राप्त हैं। पैकेजिंग पर नीला ओवल लोगो उपयोग करने के लिए अलग लाइसेंस और आर्टवर्क अनुमोदन चाहिए।

इस महीने आप जिन संसाधनों को तैनात कर सकते हैं

• फॉर्म्स के लिए एक-صفحे का द्विभाषी लेजेंड। "Surat Jalan," "Faktur," "Kartu Stok," "Kode Lot," "Jumlah," "Lokasi" को अंग्रेज़ी में मैप करें।
• मास-बैलेंस टेम्पलेट। इसे प्रति उत्पाद परिवार एक टैब तक रखें और ऊपर दिए कॉलम रखें। फ़ार्मूलों की सुरक्षा करें।
• ट्रेसबिलिटी टेस्ट चेकलिस्ट। दो पृष्ठ: फ़ॉरवर्ड और बैकवर्ड। हर चरण में कितना समय लगा इसकी टाइम-स्टैम्पिंग करें।
• फोटो लॉग। वेयरहाउस और लाइन की फ़ोटोज़ जो पृथक्करण और लेबल दिखाएँ। तारीख-स्टैम्प की गई हों।

मुख्य बात यह है कि एक बार दस्तावेज़ पैक मौजूद हो और आपकी टीमें जानें कि कहाँ फ़ाइल करनी है, तो ऑडिट एक शो-एंड-टेल बन जाता है न कि ट्रेज़र हंट। यदि आप अपनी विज़िट से पहले अपने चालान वर्डिंग या मास-बैलेंस शीट की त्वरित समीक्षा चाहते हैं, तो हमें ईमेल पर संपर्क करें. हम अक्सर जिन समस्याओं को सबसे अधिक देखते हैं उन्हें चिन्हित करने में मदद करने को तैयार हैं।

आप दीवार पर पिन कर सकने वाला 30-दिन का सारांश

• सप्ताह 1. सप्लायर्स सत्यापित करें, चालान टेम्पलेट ठीक करें, फ़ोल्डर संरचना सेट करें, और पिछले 3 महीनों के दस्तावेज़ इकट्ठा करें।
• सप्ताह 2. भंडारण पर लेबल लगाएँ, लाइन-क्लीयरेंस और क्लीनिंग रिकॉर्ड औपचारिक बनाएँ, स्टाफ को प्रशिक्षित करें, और सप्लायर लॉग बनाएं।
• सप्ताह 3. प्रमुख उत्पाद परिवारों के लिए मास-बैलेंस पूरा करें। कैमरा के साथ गोदाम वॉक करें और कोई भी पृथक्करण गैप बंद करें।
• सप्ताह 4. दो ट्रेसबिलिटी टेस्ट चलाएँ, फ़ाइल नामकरण ठीक करें, और दावे की सटीकता और CoC कोड के लिए 10 चालानों का स्पॉट-चेक करें।

हमारे अनुभव में, जो टीमें इस अनुक्रम का पालन करती हैं वे अधिकतम मामूली निष्कर्षों के साथ पास होती हैं। और वे पीक सीज़न में कम फ़ायरफाइटिंग करती हैं क्योंकि सिस्टम खुद चलने लगता है। यदि आपको दावे की शब्दावली मानकीकृत करने के लिए साफ़ SKU परिभाषाओं की आवश्यकता है, तो Grouper Fillet (IQF) या Yellowfin Saku (Sushi Grade) जैसे उदाहरण ब्राउज़ करें और अपनी ERP और चालानों में उसी सटीकता को मिरर करें। यह ऑडिटर्स को खुश रखता है और ग्राहकों का भरोसा बनाए रखता है।