MSC چین آف کسٹیڈی انڈونیشیا: 30-دن کا آڈٹ منصوبہ

انڈونیشیا کے لیے عملی، مخصوص 30‑دن کا منصوبہ تاکہ آپ اپنا MSC Chain of Custody آڈٹ پاس کر سکیں۔ آڈیٹرز عین کن ریکارڈز کون سی مانگتے ہیں، آڈیٹر-ریڈی دستاویز پیک کیسے بنائیں، تیز ماس-بيلنس کیسے چلائیں، علیحدگی کیسے ثابت کریں، اور انوائس کلیمز کیسے صاف کریں۔

ہم نے اسی مخصوص منصوبے کو اپناتے ہوئے سائٹس کو “تیار نہیں” سے آڈیٹر-ریڈی تک 30 دن میں تبدیل کیا ہے۔ یہ پیچیدہ نہیں ہے، مگر یہ انڈونیشیائی دستاویزات کے بہاؤ کے مطابق مخصوص ہے۔ اگر آپ کی ٹیم روزانہ Surat Jalan، Faktur Pajak، PO/BTB، اور Kartu Stok سنبھالتی ہے تو یہ آپ کو واقف محسوس ہوگا۔ اور یہی مقصد ہے۔

صاف MSC آڈٹ کے 3 ستون

انڈونیشیائی پروسیسنگ اور ٹریڈنگ میں CoC کے سالوں کے کام سے تین چیزیں طے کرتی ہیں کہ آپ تیزی سے پاس کریں گے یا مہینوں تلاشیاں لڑیں گے:

1. سپلائر یقین دہانی اور دعوؤں کا کنٹرول۔ ہر آنے والا MSC دعویٰ درست، دائرہ کار میں اور درج ہونا چاہیے۔ اگر آپ کے سپلائر کی MSC سرٹیفکیٹ میعاد ختم ہو چکی ہے یا انوائس پر دعویٰ موجود نہیں ہے تو نیچے کا پورا بہاؤ خطرے میں ہے۔

2. علیحدگی اور ٹریسبیلیٹی (نسبت پذیری). آپ کو جسمانی علیحدگی اور کاغذی ٹریل دکھانا ہوگا جو بیچ کو وصولی سے شپنگ تک فالو کرتی ہو۔

3. ماس بیلنس۔ آپ اتنا “MSC” نہیں بھیج سکتے جتنا آپ نے وصول کیا ہو، پیداواری ییلڈ کے مطابق ایڈجسٹ کر کے۔ آڈیٹرز اس کی جانچ کریں گے۔ ہم داخلی طور پر اس کی پری ٹیسٹنگ کرتے ہیں۔

یہاں وہ 30 دن کا دستاویز پیک بلیو پرنٹ ہے جو ہم استعمال کرتے ہیں۔

ہفتہ 1–2: دستاویز پیک تیار کریں اور سپلائر یقین دہانی ثابت کریں

انڈونیشیا میں MSC چین آف کسٹیڈی آڈیٹرز کون سے عین ریکارڈ مانگتے ہیں؟

ایک ٹاپ-لیول فولڈر بنائیں جس کا نام "MSC-CoC_Audit_YYYYMMDD" رکھیں۔ اندر، ان فولڈرز اور کم از کم ریکارڈز کی عکاسی کریں۔ جہاں آپ کی ٹیم کے لیے مفید ہو دو لسانی لیبل استعمال کریں۔

• 01 سپلائر کی منظوری اور دعوے

  • سپلائر MSC سرٹیفکیٹس (PDF) اور اسکوپ اسٹیٹمنٹس۔ MSC Certificate Checker سے اسٹیٹس، اسکوپ، اور ویلیڈیٹی ڈیٹس کے اسکرین شاٹس محفوظ کریں۔
  • سپلائر کی انوائسز اور ڈیلیوری دستاویزات جن میں MSC دعوے ہوں: PO/BTB، Surat Jalan، Faktur (اور جہاں متعلقہ ہو، Faktur Pajak)۔ دعویٰ اس کمرشل دستاویز پر ہونا چاہیے جو ملکیت منتقل کرتی ہے۔
  • سپلائر اپروول لاگ (Excel): سپلائر کا نام، CoC کوڈ، اسکوپ، شامل انواع/species، تصدیق کی تاریخ، اگلی جانچ کی تاریخ، ویری فائر کا دستخط۔

• 02 وصولی اور اسٹاک

  • MSC بیچز سے منسلک سامان وصولی کے ریکارڈز: GRN جو PO، Surat Jalan، اور سپلائر انوائس سے منسلک ہوں۔
  • Kartu Stok یا WMS ایکسٹریکٹس جو بیچ/لاٹ IDs، اسٹوریج لوکیشن، اور MSC اسٹیٹس دکھائیں۔
  • گودام کا نقشہ اور سگنیج/لیبلز کی تصاویر جو علیحدگی کو ظاہر کریں۔

• 03 پروڈکشن اور ری ورک

  • پروڈکشن بیچ شیٹس جن میں ان پٹ–آؤٹ پٹ مقداریں، سکریپ/ری ورک کی ریکارڈنگ، اور MSC/نان-MSC شناخت شامل ہو۔
  • صفائی کے شیڈولز اور لائن-کلیرنس چیکس جب MSC اور نان-MSC کے درمیان سوئچ کیا جائے۔

• 04 سیلز دعوے اور شپنگ

  • سیلز انوائسز، پیکنگ لسٹس، اور Surat Jalan جن میں MSC دعویٰ اور آپ کا CoC کوڈ شامل ہو۔
  • کسٹمر PO جو MSC تقاضوں کا حوالہ دیتی ہو۔

• 05 ٹریننگ اور اہلیت

  • وصولی، گودام، پروڈکشن، ڈسپیچ، اور دستاویزات سنبھالنے والے عملے کے لیے ٹریننگ میٹرکس اور ریکارڈز۔ ایک مختصر MSC آگاہی سلائیڈ اور سائن-ان شیٹ شامل کریں۔

• 06 داخلی کنٹرولز

  • داخلی ٹریسبیلیٹی ٹیسٹ ریکارڈز (نیچے پلان دیکھیں)۔
  • ماہانہ ماس-بیلنس اسپریڈشیٹ جس میں ان پٹس، آؤٹ پٹس، ییلڈز، اور ویرینس کی وضاحت ہو۔
  • عدم مطابقت اور اصلاحی کارروائی کا لاگ۔

• 07 سب کنٹریکٹرز اور ٹرانسپورٹ

  • اگر آپ فریزنگ، پیکنگ، یا اسٹوریج آؤٹ سورس کرتے ہیں تو سب کنٹریکٹر منظوری اور اسکوپ الائنمنٹ۔ ایسے معاہدے شامل کریں جو MSC ہینڈلنگ اور علیحدگی کا حوالہ دیں۔
  • ٹرانسپورٹرز کی فہرست اور سیل شدہ شپمنٹس کا کنٹرول اگر آپ تیسرے فریق لاجسٹکس پر انحصار کرتے ہیں۔

عملی مشورہ: فائلوں کا نام اس طرح رکھیں "2025-03-02_SupplierName_MSC-C-XXXXX_scope.pdf." آڈیٹرز متوقع فائل ناموں کی قدر کرتے ہیں۔

سپلائر MSC سرٹیفکیٹس کو تیزی سے کیسے تصدیق کریں

• MSC Certificate Checker استعمال کریں اور سپلائر کے نام یا CoC کوڈ سے تلاش کریں۔ اسکوپ پیج اور ویلیڈیٹی ڈیٹس کا PDF یا اسکرین شاٹ محفوظ کریں۔
• تصدیق کریں کہ اسکوپ وہی عین سرگرمی اور پروڈکٹ فارم کور کرتا ہے جو آپ خریدتے ہیں (مثال کے طور پر، ٹریڈر، پروسیسر، نوع/species اور فارم جیسے fillet یا loin)۔
• تصدیق کی تاریخ اپنی سپلائر اپروول لاگ میں ریکارڈ کریں۔ کم از کم سہ ماہی بنیاد پر دوبارہ تصدیق کریں یا جب کوئی اسٹیٹس چینج نظر آئے۔

اگر آپ کو یقین نہیں کہ کسی پروڈکٹ کی تفصیل سپلائر کے اسکوپ میں آتی ہے یا نہیں تو ہم اس کی سنیٹی-چیک کر سکتے ہیں۔ فوری نظر چاہیے؟ Contact us on whatsapp.

کیا مجھے Bahasa Indonesia دستاویزات کے لیے تراجم درکار ہیں؟

انڈونیشیا کے آڈیٹرز عام طور پر Bahasa ماخذ دستاویزات قبول کرتے ہیں۔ فراہم کریں:

• اہم فارموں (Receiving، Production، Dispatch) پر دو لسانی ہیڈرز یا ایک صفحے کی لیجنڈ جو عام فیلڈز کا ترجمہ کرے (Nomor PO، Surat Jalan، Faktur، Kartu Stok، Kode Lot، Jumlah، Lokasi، Retur)۔
• مرکزی آئٹمز کے لیے انگریزی خلاصے: آپ کا MSC طریقہ کار، سپلائر اپروول لاگ، اور ماس-بیلنس شیٹ۔

ایک سادہ طریقہ یہ ہے کہ آپ اپنے موجودہ فارموں میں انگریزی کالم ہیڈرز قوسین میں شامل کر دیں۔ ہماری آڈٹس میں نو میں سے دس بار یہی کافی ہوتا ہے۔

ہفتہ 3: تیز ماس-بيلنس چلائیں اور علیحدگی ثابت کریں

مخلوط MSC اور نان-MSC اسٹاک کے لیے تیز ماس بیلنس کیسے مکمل کریں؟

ہر پروڈکٹ فیملی اور مدت کے لیے ایک شیٹ بنائیں۔ مفید کالمز:

• اوپننگ MSC اسٹاک (kg)
• MSC وصولیاں (kg)
• دستیاب MSC (اوپننگ + وصولیاں)
• MSC پروڈکشن ان پٹس استعمال شدہ (kg)
• پروڈکٹ کے حساب سے ییلڈز (فِنِشڈ گڈز میں kg)
• MSC سیلز شپمنٹس (kg)
• کلوزنگ MSC اسٹاک (kg)
• حساب شدہ کلوزنگ = دستیاب − ان پٹس
• حقیقی کلوزنگ کے مقابلے میں ویرینس (kg اور %)
• ویرینس کی وضاحت

مثال۔ Grouper Fillet (IQF) کے لیے: اوپننگ 1,200 kg۔ وصولیاں 3,000 kg۔ دستیاب 4,200 kg۔ ان پٹس 3,600 kg۔ حساب شدہ کلوزنگ 600 kg۔ حقیقی کلوزنگ 585 kg۔ ویرینس −15 kg (−2.5%)۔ ڈرِپ لاس اور IQF گلیز کے لیے ٹرم کی صورت میں وضاحت کریں۔ پیداوار شیٹس کو ییلڈز کی حمایت کے لیے منسلک کریں۔

Yellowfin جیسے آئٹمز کے لیے بھی یہی کریں Yellowfin Saku (Sushi Grade). کٹ کے مطابق ییلڈز مختلف ہوتے ہیں، اس لیے loins، saku، اور cubes کو ایک لائن میں مکس نہ کریں۔ آڈیٹرز منطق تلاش کرتے ہیں قبل از اس کے کہ درستگی دیکھیں۔

چھوٹی پلانٹ میں جسمانی اور کاغذی علیحدگی کیسے ثابت کی جا سکتی ہے؟

ہم تین سطحیں تجویز کرتے ہیں:

• بصری کنٹرولز۔ رنگین ٹوٹس اور پیلٹ ٹیگز۔ نیلا = MSC، سفید = نان-MSC۔ ہر زون پر سائنز۔ پیک میں مثالیں دکھانے والی تصویریں شامل کریں۔
• کاغذی جھنڈے۔ ہر ریکارڈ جس میں MSC بیچ ہو، اس میں "MSC" چیک باکس اور آپ کا CoC کوڈ ہو۔ مکسڈ لائنز کے لیے سرخ اسٹیمپ "NON-MSC" استعمال کریں تاکہ کوئی قیاس نہ کرے۔
• پراسیس کنٹرولز۔ رنز کے درمیان لائن-کلیرنس فارم۔ سپروائزر کے دستخط کے ساتھ صفائی ریکارڈ۔ اگر ممکن ہو تو الگ ڈی فراسٹ اور اسٹیجنگ ایریاز۔ اگر آپ جسمانی طور پر تقسیم نہیں کر سکتے، تو وقت کے لحاظ سے جدا کریں اور ترتیب کو دستاویزی شکل دیں۔

خريداری کے SKU جیسے Swordfish Steak (IQF) اور Grouper Fillet (IQF) کے لیے WIP ٹریز کو پروڈکٹ، لاٹ، اور اسٹیٹس کے ساتھ لیبل کریں۔ آڈٹس کے دوران فوٹو لاگ نے کلائنٹس کو کئی بار بچایا ہے۔

ہفتہ 4: داخلی ٹریسبیلیٹی ٹیسٹ کریں اور انوائسز صاف کریں

آڈٹ وزٹ سے پہلے داخلی ٹریسبیلیٹی ٹیسٹ کیسے چلاؤں؟

حالیہ لاٹس پر ایک "فاروڈ" اور ایک "بیک ورڈ" ٹیسٹ کریں۔

فاروڈ ٹیسٹ (وصولی سے شپنگ تک):

1. پچھلے 30 دنوں میں سے ایک MSC وصولی لاٹ منتخب کریں۔
2. سپلائر انوائس، Surat Jalan، PO/BTB، اور GRN نکالیں۔
3. پروڈکشن شیٹس میں ٹریس کریں۔ آؤٹ پٹس اور فِنِشڈ لاٹس کی شناخت کریں۔
4. ڈسپیچ تک فالو کریں۔ تصدیق کریں کہ سیلز انوائس، پیکنگ لسٹ، Surat Jalan میں MSC دعویٰ اور آپ کا CoC کوڈ شامل ہیں۔
5. مقداروں کو Kartu Stok/WMS اور آپ کے ماس-بيلنس شیٹ کے ساتھ ری کنسل کریں۔

بیک ورڈ ٹیسٹ (کسٹمر سے سپلائر تک):

1. ایک MSC سیلز انوائس منتخب کریں۔
2. انوائس دعوے اور CoC کوڈ کی تصدیق کریں۔
3. پروڈکشن بیچ تک پیچھے ٹریس کریں، پھر وصولی لاٹ تک۔
4. سپلائر کی MSC حیثیت اور ان کی انوائس پر دعوے کی تصدیق کریں۔

قدموں کو ریکارڈ کریں، اسکرین شاٹس یا سکینز منسلک کریں، اور سائن آف کریں۔ ہر ٹیسٹ کو 45 منٹ سے کم میں مکمل کرنے کا ہدف رکھیں۔ اگر آپ پھنس جائیں تو یہ نمبرنگ یا فائلنگ درست کرنے کا اشارہ ہے، آڈیٹر کے ملنے سے پہلے ٹھیک کریں۔

میرے سیلز انوائسز پر کون سی چیزیں ہونی چاہئیں تاکہ انڈونیشیا میں MSC دعویٰ درست ہو؟

ہم کم از کم درج ذیل عناصر چیک کرتے ہیں:

• واضح پروڈکٹ کی تفصیل اور فارم۔ مثال: "Grouper Fillet, IQF, Skinless."
• MSC دعویٰ۔ Bahasa میں مثال: "Produk bersertifikat MSC" یا انگریزی میں: "MSC certified." اگر آپ کے پاس لوگو لائسنس نہیں ہے تو ecolabel شامل نہ کریں۔
• آپ کا valid MSC Chain of Custody کوڈ۔ فارمٹ: MSC-C-XXXXX.
• اگر مکسڈ آرڈرز ہوں تو ظاہر کریں کہ کن لائن آئٹمز MSC ہیں اور کن کی نہیں۔ گمراہ کن فُٹر کلیمز سے گریز کریں۔
• متعلقہ دستاویزات پر مماثل دعویٰ۔ پیکنگ لسٹ اور Surat Jalan کو انوائس کی پروڈکٹ تفصیلات اور لاٹ نمبرز کی عکاسی کرنی چاہیے۔

نمونہ لائن: "Grouper Fillet IQF, Skinless. MSC certified. CoC: MSC-C-12345." تسلسل کے لیے، آپ کا پروڈکٹ کیٹلاگ وہی نام استعمال کر سکتا ہے جو آپ کی ویب سائٹ یا سپی سیک شیٹس میں ہیں۔ ہمارے آئٹم نیمِنگ اسٹائل کو دیکھیں View our products.

انڈونیشیا میں عام عدم مطابقتیں جنہیں ہم بار بار دیکھ رہے ہیں (اور فوری اصلاحات)

• انوائس دعویٰ غائب یا مبہم۔ ٹیمپلیٹ درست کریں۔ ہر MSC لائن پر "MSC claim" اور آپ کا CoC کوڈ کے لیے لازمی فیلڈ شامل کریں۔
• سپلائر سرٹیفکیٹ میعاد ختم یا دائرہ کار سے باہر۔ دوبارہ تصدیق کریں اور مشکوک لاٹس کو قرنطینہ کریں۔ سہ ماہی تصدیق کا معمول رکھیں۔
• اسٹوریج مکسنگ۔ رنگین ٹیگز اور فلور مارکنگ استعمال کریں۔ ہفتہ وار آڈٹ کریں، تصاویر لیں۔
• بغیر لیبل کے WIP۔ کسی بھی ٹوک کے ورک سٹیشن چھوڑنے پر لاٹ اور اسٹیٹس لازمی کریں۔ کوئی لیبل، کوئی حرکت نہیں۔
• ماس-بیلنس ویرینس بغیر وضاحت۔ "ویرینس کا سبب" کالم شامل کریں اور پیداوار نقصان ریکارڈز سے لنک کریں۔
• ٹریننگ خلا۔ وصولی، گودام، پروڈکشن، اور ایڈمن کے لیے 20 منٹ کا ریفریشر دیں اور سائن-آف کروائیں۔
• سب کنٹریکٹر MSC ہینڈلنگ کے لیے منظور نہیں۔ یا تو ان کاموں سے MSC حیثیت ہٹا دیں یا سب کنٹریکٹر منظوری اور اسکوپ کو رسمی بنائیں۔
• Ecolabel کا غلط استعمال۔ CoC کے تحت کاغذی دعوے اجازت یافتہ ہیں۔ پیکیجنگ پر نیلا اوول لوگو کے استعمال کے لیے الگ لائسنس اور آرٹ ورک کی منظوری درکار ہے۔

وسائل جو آپ اس مہینے لاگو کر سکتے ہیں

• فارموں کے لیے ایک صفحے کی دو لسانی لیجنڈ۔ "Surat Jalan," "Faktur," "Kartu Stok," "Kode Lot," "Jumlah," "Lokasi" کو انگریزی میں میپ کریں۔
• ماس-بیلنس ٹیمپلیٹ۔ اسے ہر پروڈکٹ فیملی کے لیے ایک ٹیب تک محدود رکھیں اور اوپر دئیے گئے کالمز رکھیں۔ فارمولاز کو پروٹیکٹ کریں۔
• ٹریسبیلیٹی ٹیسٹ چیک لسٹ۔ دو صفحات: فاروڈ اور بیک ورڈ۔ ہر قدم کے لیے وقت-سٹیمپ کریں کہ ہر قدم کتنی دیر لیتا ہے۔
• فوٹو لاگ۔ گودام اور لائن کی تصاویر جو علیحدگی اور لیبلنگ دکھائیں۔ تاریخ-سٹیمپ شدہ۔

بات یہ ہے۔ ایک بار جب دستاویز پیک موجود ہو اور آپ کی ٹیمیں جان لیں کہ کہاں فائل کرنا ہے، آڈٹ ایک شو-اینڈ-ٹیل بن جاتا ہے نہ کہ خزانہ کی تلاش۔ اگر آپ اپنی انوائس ورڈنگ یا ماس-بيلنس شیٹ کا فوری جائزہ چاہتے ہیں تو Contact us on email. ہم اکثر دکھائی دینے والے مسائل کی نشاندہی کر کے خوشی سے مدد کریں گے۔

آپ دیوار پر پن کر سکنے والا 30 دن کا خلاصہ

• ہفتہ 1. سپلائرز کی تصدیق کریں، انوائس ٹیمپلیٹس درست کریں، فولڈر اسٹرکچر سیٹ اپ کریں، اور پچھلے 3 ماہ کے دستاویزات جمع کریں۔
• ہفتہ 2. اسٹوریج لیبل کریں، لائن-کلیرنس اور صفائی ریکارڈ کو رسمی بنائیں، عملہ تربیت دیں، اور سپلائر لاگ بنائیں۔
• ہفتہ 3. کلیدی پروڈکٹ فیملیز کے لیے ماس-بيلنس مکمل کریں۔ کیمرہ کے ساتھ گودام واک کریں اور علیحدگی کے کسی بھی فرق کو ختم کریں۔
• ہفتہ 4. دو ٹریسبیلیٹی ٹیسٹ کریں، فائل نام درست کریں، اور دعوے کی درستگی اور CoC کوڈ کے لیے 10 انوائسز کا اسپاٹ-چیک کریں۔

ہمارے تجربے میں، جو ٹیمیں اس ترتیب پر عمل کرتی ہیں وہ کم از کم پابندیاں پاتی ہیں۔ اور وہ مصروف سیزن کے دوران کم فائربریگنگ کرتی ہیں کیونکہ نظام خود بخود چلتا ہے۔ اگر آپ کو کلیم ورڈنگ کو استاندارد بنانے کے لیے صاف SKU تعاریف درکار ہیں تو Grouper Fillet (IQF) یا Yellowfin Saku (Sushi Grade) جیسے نمونوں کو ملاحظہ کریں اور اسی درستگی کو اپنے ERP اور انوائسز میں آئینہ دار کریں۔ یہ آڈیٹرز کو خوش رکھتا ہے اور صارفین کو مطمئن۔