इंडोनेशियाई सीफूड SMETA/SEDEX ऑडिट: 2025 आवश्यक मार्गदर्शिका

SMETA 2- और 4-पिलर ऑडिट्स के लिए इंडोनेशिया-विशिष्ट व्यवहार्य साक्ष्य चेकलिस्ट — सीफूड प्रोसेसिंग में। ऑडिटर्स किस-किस दस्तावेज़ का सैंपल लेते हैं, कितने महीने तैयार रखने हैं, इंडोनेशियाई दस्तावेज़ नाम (BPJS, UMK, PKWT), जहाज़-स्तरीय प्रमाण, और फर्श पर हम जो सबसे सामान्य अंतर देखते हैं।

यदि आप इंडोनेशियाई सीफूड प्लांट चलाते हैं और 2025 में एक साफ-सुथरा SMETA परिणाम चाहते हैं, तो आपको सिद्धांतों की आवश्यकता नहीं है। आपको उन प्रमाणों का पैक चाहिए जो ऑडिटर्स वास्तव में सैंपल करते हैं। नीचे वही सटीक, इंडोनेशिया-विशिष्ट दस्तावेज़ीकरण दिया गया है जिसे हम अपने स्वयं के सुविधाओं और साझेदारों के ऑडिट के लिए तैयार करते हैं। यह हमने उन वर्षों के अनुभव से सीखा है जब Sedex ऑडिटर्स मजदूरी, काम के घंटे और थर्ड-पार्टी श्रम में गहराई से जाते हैं।

ऑडिटर्स जो तीन प्रमुख प्रकार के प्रमाण हमेशा परखते हैं

लोग और श्रम। अनुबंध, आयु प्रमाण, BPJS, काम के घंटे, ओवरटाइम, एजेंसी श्रमिक, शिकायती तंत्र।
वेतन और घंटे। समय, पेरोल, उपस्थिति, ओवरटाइम अनुमोदन, पीस-रेट कन्वर्ज़न, अवकाश, कटौतियाँ।
साइट और प्रबंधन। परमिट, पर्यावरण निगरानी, अपशिष्ट, उपयोगिताएँ, व्यावसायिक नैतिकता (4-पिलर के लिए), और ऑन-साइट स्थितियाँ जैसे डॉर्म/कैंटीन।

अपनी तैयारी का केन्द्र यहां रखें। बाकी सब इनसे निकलता है।

इंडोनेशियाई सीफूड कारखानों में SMETA ऑडिटर्स कौन से दस्तावेज़ जांचते हैं?

हमारे अनुभव में, ऑडिटर्स HR, पेरोल, HSE और पर्यावरण में एक कोर सेट सैंपल करते हैं। यहाँ संक्षिप्त सूची दी गई है जिसमें जहां प्रासंगिक हो इंडोनेशियाई दस्तावेज़ी नाम मौजूद हैं।

HR और अनुबंध

श्रेणी अनुसार मास्टर कर्मचारी सूची: PKWTT (स्थायी), PKWT (ठेका-समय), दैनिक रोज़गार/डेली, इंटर्न/मैगंग, आउटसोर्सिंग/एजेंसी।
अनुबंध: PKWTT, PKWT में नौकरी की भूमिका, अवधि, नवीनीकरण इतिहास। मजदूरी परिवर्तन या पुनर्नियुक्ति के लिए एडेंडा।
KTP प्रतियां या अन्य कानूनी आयु प्रमाण, और ऑनबोर्डिंग सूची जिसमें शुरू करने की तिथियाँ हों।
कंपनी नियमावली या peraturan perusahaan और/या सामूहिक समझौता (PKB), यदि लागू हो।
शिकायत तंत्र SOP, हॉटलाइन/पोस्टर, शिकायत लॉग, और समाधान रिकॉर्ड्स Bahasa Indonesia में।

वेतन, समय और सुविधाएँ

उपस्थिति/समय रिकॉर्ड: बॉयोमेट्रिक लॉग या टाइमशीट्स, ओवरटाइम अनुमोदन फ़ॉर्म, शिफ्ट रोस्टर, साप्ताहिक विश्राम दिवस आवंटन।
पेरोल रजिस्टर: सकल वेतन, UMK अनुपालन, ओवरटाइम की गणना, भत्ते, BPJS कटौतियाँ और नियोक्ता योगदान, भुगतान का प्रमाण (बैंक ट्रांसफर फाइल्स या हस्ताक्षरित पेस्लिप)।
UMK साक्ष्य: वर्तमान UMK/UMP के लिए SK Gubernur (2025 सेट PP 51/2023 के अंतर्गत), ग्रेड के अनुसार आंतरिक वेतन मैट्रिक्स।
अवकाश रिकॉर्ड: वार्षिक, बीमारी, प्रसूति/पितृत्व, और छुट्टियों के रोस्टर।
BPJS Ketenagakerjaan और BPJS Kesehatan: पंजीकरण, मासिक भुगतान रसीदें, प्रतिभागी सूचियाँ, JKK/JKM दावों का इतिहास, दुर्घटना लॉग।

एजेंसी और भर्ती

श्रम एजेंसियों के साथ समझौते: Perjanjian Penyediaan Jasa Pekerja/Buruh या Pemborongan Pekerjaan। Disnaker से एजेंसी लाइसेंस और NIB/OSS प्रिंटआउट।
साइट टाइमकीपिंग से मेल खाने वाली एजेंसी द्वारा कार्यकर्ता तैनाती सूचियाँ।
वर्कर-पेड़ फीस नीतियाँ और प्रमाण (नीचे अधिक)।

स्वास्थ्य, सुरक्षा और कल्याण

HIRADC/HAZOP या जोखिम आकलन, इंडक्शन और रिफ्रेशर ट्रेनिंग रिकॉर्ड, फायर ड्रिल, PPE जारी करने के लॉग।
कोल्ड-रूम या रासायनिक संपर्क वाले रोल्स के लिए मेडिकल चेक। दुर्घटना/नीयर-मिस जांच फॉर्म।
डॉर्मिटरी और कैंटीन निरीक्षण, जल पेयता परीक्षण परिणाम, रसोई स्वच्छता चेकलिस्ट।

साइट, पर्यावरण, और व्यावसायिक नैतिकता (4-पिलर)

NIB/OSS प्रोफ़ाइल, लोकेशन परमिट, IMB/SLF यदि लागू हो।
पर्यावरण अनुमोदन: छोटे जोखिम के लिए SPPL या बड़े ऑपरेशन्स के लिए UKL/UPL/AMDAL। अपशिष्ट जल के तकनीकी अनुमोदन और प्रयोगशाला परिणाम बनाम परमिट सीमाएँ।
खतरनाक अपशिष्ट: लाइसेंस प्राप्त कलेक्टर और प्रोसेसर के साथ अनुबंध, Manifest Limbah B3, अपशिष्ट इन्वेंटरी और अस्थायी भंडारण निरीक्षण लॉग।
फ्रिज़रेशन और अमोनिया सिस्टम: लीकेज चेक, रखरखाव लॉग, आपातकालीन प्रतिक्रिया ड्रिल।
ऊर्जा और जल उपयोग रुझान, न्यूनतम 12 महीने। अपशिष्ट पृथक्करण और रीसाइक्लिंग रिकॉर्ड।
व्यावसायिक नैतिकता: भ्रष्टाचार-विरोधी नीति, हित-टकराव घोषणा, उपहार/हॉस्पिटैलिटी रजिस्टर, प्रशिक्षण लॉग।

ट्रेसबिलिटी टचपॉइंट्स

सप्लायर अनुमोदन सूची, रिसीविंग लॉग, COA, और बैच-लॉट से जुड़ी उत्पाद लेबलिंग। Grouper Fillet (IQF) या Yellowfin Saku (Sushi Grade) जैसे लाइनों के लिए सुनिश्चित करें कि बैच-से-सप्लायर मिलान तेज़ी से किया जा सके। ऑडिटर्स अक्सर लेबर सैंपलिंग के साथ इसे स्पॉट-चेक करते हैं।

व्यवहारिक निष्कर्ष: उपरोक्त सभी को विषयानुसार एक साझा, रीड-ओनली फ़ोल्डर में रखें, जिसमें शीर्ष पर अंतिम 12 महीने हों। ऑडिटर्स तेज़ पुनर्प्राप्ति की सराहना करते हैं।

समय, पेरोल और उपस्थिति रिकॉर्ड कितने महीनों के चाहिए?

हम 12 महीने तैयार करते हैं। ऑडिटर्स आम तौर पर 3–6 महीनों का सैंपल लेते हैं, पर वे चाहेंगे:

अंतिम बंद किया हुआ पेरोल महीना।
एक पीक सीज़न महीना (उदाहरण: टूना, स्क्विड, या स्नैपर का उछाल)।
तुलना के लिए एक लो सीज़न महीना।

सुनिश्चित करें कि तीन डेटा स्ट्रीम मेल खाती हों: बॉयोमेट्रिक समय, ओवरटाइम अनुमोदन, और पेरोल गणना। यदि आप ट्रिमिंग या फिलेटिंग पर पीस-रेट इस्तेमाल करते हैं, तो प्रति भुगतान अवधि में घंटाना समतुल्य कन्वर्ज़न और UMK तक टॉप-अप दिखाएँ। हस्ताक्षरित ओवरटाइम सहमति फ़ॉर्म और साप्ताहिक विश्राम दिवस के प्रमाण रखें।

यदि हम केवल प्रोसेस करते हैं तो क्या हमें फिशिंग वेसल क्रू दस्तावेज़ चाहिए?

संक्षेप उत्तर: सामान्यतः नहीं, जब तक आप जहाज़ों के मालिक न हों या नियंत्रण न करते हों। परंतु खरीदार और ऑडिटर्स ऊपर की ओर श्रम जोखिमों की स्क्रीनिंग के बारे में अधिक प्रश्न कर रहे हैं। यदि आप केवल लैंडेड मछली खरीदने वाले प्रोसेसर हैं, तो तैयार रखें:

सप्लायर ड्यू डिलिजेंस: साइन किए गए कोड ऑफ कंडक्ट, जोखिम आकलन, और वार्षिक पुन: अनुमोदन।
संवेदनशील प्रजातियों या मार्केट्स के लिए सप्लायर वेसल सूची। टूना आइटम्स के लिए जैसे Yellowfin Saku (Sushi Grade) या Yellowfin Steak, लैंडिंग साइट, वेसल आईडी, और वैध लाइसेंस (SIPI/SIKPI) सप्लायर के माध्यम से सुलभ रखें।
यदि आप जहाज़ों के मालिक हैं या चार्टर करते हैं, या वर्टिकली इंटीग्रेटेड लाइन चलाते हैं, तो क्रू अनुबंध, वेतन पर्चियाँ, आराम के घंटे लॉग, और ILO C188 अनुरूपता का प्रमाण तैयार रखें। बीमा/दुर्घटना कवरेज और प्रोविज़निंग रिकॉर्ड शामिल करें।

व्यवहारिक निष्कर्ष: उच्च-जोखिम मत्स्य पालन के लिए प्रति सप्लायर जहाज़ सूची रखना प्रोसेसरों के लिए भी लाभप्रद है। यह बिना अतिक्रमण के विश्वसनीय ड्यू डिलिजेंस दिखाता है।

हमें कौन से BPJS दस्तावेज़ तैयार करने चाहिए और वे कितने हाल के होने चाहिए?

ऑडिटर्स वर्तमान-महिना पुष्टि और इतिहास ट्रेल मांगते हैं। हम निम्न संकलित करते हैं:

BPJS Ketenagakerjaan और Kesehatan पंजीकरण पत्र और कंपनी आईडी।
पेरोल हेडकाउंट से मेल खाती प्रतिभागी सूची, मासिक रूप से अपडेट की गई।
BPJS भुगतान रसीदों के अंतिम 3–6 महीने और SIPP/VA ट्रांसफर प्रमाण।
JKK/JKM दावों के रिकॉर्ड और कार्यस्थल दुर्घटना लॉग तथा सुधारात्मक कार्रवाइयां।
समावेशन टाइमिंग: प्रमाण कि PKWT, PKWTT, और एजेंसी वर्कर्स (यदि आपकी पेरोल पर हैं) को अनुबंध के अनुसार पहले दिन से पंजीकृत किया गया है।

एक सामान्य कमी पेरोल और BPJS प्रतिभागी कुल के बीच मेल न होना है। हेडकाउंट को मासिक रूप से मिलान करें।

हम कैसे साबित कर सकते हैं कि वर्कर्स ने एजेंट्स को भर्ती शुल्क नहीं दिया?

यहाँ वे दस्तावेज़ हैं जो वास्तव में ऑडिटर्स को मनाते हैं:

Bahasa और English में नीति और फ्लोचार्ट जो स्पष्ट रूप से बताता है कि वर्कर्स को शून्य फीस देनी है। यदि बाद में कोई शुल्क पाया जाता है तो प्रतिपूर्ति तंत्र शामिल करें।
ऑनबोर्डिंग के दौरान हस्ताक्षरित वर्कर घोषणाएँ कि कोई शुल्क नहीं दिया गया। अनुवाद रखें और रखें।
प्रत्येक एजेंसी के लिए विक्रेता फ़ाइल: लाइसेंस, चालान संरचना, और प्रमाण कि कंपनी सभी वैध लागत (मेडिकल चेक, प्रशासन, परिवहन) सीधे भुगतान करती है। कोई वेतन कटौती नहीं।
वर्कर इंटरव्यू से मेल खाने वाले प्रमाण। HR को प्रशिक्षित करें कि वे कोचिंग न करें। यदि कोई शुल्क सामने आता है, तो उसी दिन प्रतिपूर्ति प्रमाण और CAPA दिखाएँ।

हम त्रैमासिक जाँच भी रखते हैं। नए भरती हुए कर्मचारियों के साथ रैंडम इंटरव्यू और रसीदों की त्वरित स्कैन। इसने हमें कई बार बचाया है।

4-पिलर SMETA में समुद्री-खाद्य के लिए किन पर्यावरण परमिट्स की आम माँग होती है?

सीफूड प्लांट में अपशिष्ट जल उपचार और सुरक्षा नियंत्रण: PPE पहने एक तकनीशियन एक एरेशन टैंक से पानी का नमूना ले रहा है जबकि पीले ड्रम कंटेनमेंट पैलेट्स पर रखे हैं और पास में सुरक्षित भंडारण क्षेत्र; पृष्ठभूमि में फ्रिज़ेरेशन कंडेंसर और इन्सुलेटेड पाइप दिखाई दे रहे हैं।

पर्यावरणीय अनुमोदन। क्षमता और जोखिम के आधार पर SPPL या UKL-UPL/AMDAL। अनुमोदन पत्र और किसी भी निगरानी प्रतिबद्धताओं को रखें।
अपशिष्ट जल। डिस्चार्ज के लिए परमिट या तकनीकी अनुमोदन, आपके IPAL का डिज़ाइन, और हाल के 3–6 प्रयोगशाला परिणाम जो सीमाओं के भीतर हों। कैलिब्रेशन और चेन-ऑफ-कस्टडी रिकॉर्ड रखें।
खतरनाक अपशिष्ट (Limbah B3)। लाइसेंस प्राप्त कलेक्टर/प्रोसेसर के साथ अनुबंध, मैनिफेस्ट रिकॉर्ड, इन्वेंटरी और अस्थायी भंडारण निरीक्षण लॉग।
फ्रिज़रेशन और कोल्ड स्टोरेज। अमोनिया सिस्टम निरीक्षण, लीकेज लॉग, आपातकालीन ड्रिल रिकॉर्ड और रिस्पॉन्डर्स के लिए प्रशिक्षण।
ऊर्जा, जल, अपशिष्ट। 12 महीने की खपत डेटा, कम करने के लक्ष्य और कार्यवाईयां। यदि क्रेडिबल हो तो सरल प्रक्रिया पर्याप्त है।
नैतिकता। भ्रष्टाचार-विरोधी नीति, प्रशिक्षण, और उपहार रजिस्टर। ऑडिटर्स पूछेंगे कि भुगतान कौन मंज़ूर कर सकता है और हित-टकराव कैसे घोषित होते हैं।

संकेत: अपनी अंतिम आंतरिक पर्यावरण ऑडिट और CAPA शीर्ष पर रखें। यह नियंत्रण और गति दिखाता है।

क्या ऑडिटर्स एजेंसी और दैनिक श्रमिकों का साक्षात्कार करेंगे, और हमें कौन से रिकॉर्ड दिखाने होंगे?

हाँ। वे जानबूझकर एजेंसी, PKWT, और दैनिक कामगारों का साक्षात्कार करेंगे। तैयार रखें:

रोजगार प्रकार और विभाग अनुसार वर्कर सूचियाँ। चयन में कोई सुपरवाइज़र न हों।
अनुबंध जो वास्तविक नौकरी के कर्तव्यों और घंटों से मेल खाते हों।
वेतन समानता के प्रमाण। समान भूमिका में एजेंसी बनाम डायरेक्ट के लिए समान बेस वेतन और लाभ।
समय और वेतन रिकॉर्ड जो साक्षात्कारों के अनुरूप हों। नकद-हाथ में अपवाद न हों।
आईडी-वापसी नीति। वर्कर्स अपने दस्तावेज़ स्वयं रखते हैं, जिसे साक्षात्कार और SOP द्वारा पुष्टि किया गया हो।

यदि आप नियमित रूप से दैनिक श्रमिकों का उपयोग करते हैं, तो रोटेशन लॉजिक और महीने में कार्य किए गए दिनों का रिकॉर्ड रखें। बिना उचित अनुबंध के दीर्घकालिक पूर्णकालिक पैटर्न नॉन-कन्फॉर्मिटी ट्रिगर करते हैं।

वेज/घंटे संबंधी अधिकांश खोजों से बचाने वाले दो अप्रत्यक्ष चेक

शेड्यूल को त्रिकोणीकृत करें। प्रोडक्शन प्लान, टाइम क्लॉक एक्सट्रैक्ट्स, और ओवरटाइम अनुमोदन एक ही कहानी बताने चाहिए। हम साप्ताहिक तीन-तरफ़ा स्पॉट-चेक चलाते हैं। यह 20 मिनट लेता है और ऑडिट-डे आश्चर्यों को रोकता है।
पे-डे ऑडिट। भूमिकाओं से पाँच वर्कर्स को रैंडम चुनें और उनकी वेतन-पुनर्निर्माण ज़मीन से ऊपर तक करें। घंटे, OT रेट्स (पहले घंटे के लिए 1.5x, अगले के लिए 2x), भत्ते, BPJS, नेट-पे। यदि आप प्रति वर्कर 10 मिनट में मिलान कर सकें, तो आप तैयार हैं।

इंडोनेशियाई सीफूड प्लांट्स में हम जो पाँच सबसे सामान्य अंतर देखते हैं

वार्षिक अपडेट के बाद UMK असंगति। 2025 SK Gubernur प्रिंटेड रखें और प्रभावी तिथि पर अपने वेतन मैट्रिक्स को समायोजित करें।
एजेंसी फ़ाइलों में लाइसेंस की कमी। Disnaker अनुमोदन प्रतियाँ प्राप्त करें और उन्हें अद्यतन रखें।
पेरोल के साथ BPJS हेडकाउंट मैच नहीं होना। मासिक मिलान करें और ईमेल ट्रेल रखें।
पीस-रेट कन्वर्ज़न बिना दस्तावेज़ के। एक सरल SOP और कैलकुलेटर शीट जोड़ें।
पर्यावरण नमूना लेने में अंतराल। अपशिष्ट जल टेस्ट का एक तिमाही मिस होना या B3 मैनिफेस्ट पर सही हस्ताक्षर न होना। एक कैलेंडर बनाएं और बैकअप असाइन करें।

इस सप्ताह आप जो त्वरित प्री-ऑडिट रन-थ्रू कर सकते हैं

Sedex SAQ अपडेट करें और वर्तमान परमिट, वेतन मैट्रिक्स, और BPJS प्रमाण संलग्न करें।
तीन महीनों के समय, पेरोल, OT फ़ॉर्म्स प्रिंट करें। एक लो, एक पीक, और अंतिम महीना चुनें।
BPJS प्रतिभागियों को पेरोल हेडकाउंट से मिलान करें। अभी अंतर सुधारें।
एजेंसी लाइसेंस और शून्य-शुल्क दस्तावेज़ीकरण पुनः सत्यापित करें। दो ताज़ा नए-भर्ती इंटरव्यू करें।
डॉर्म्स और कैंटीन को चेकलिस्ट के साथ वॉक-थ्रू करें। सुधारों की पहले-और-बाद की फ़ोटोग्राफ़ी करें।

यदि आप अपनी सुविधा-विशिष्ट साक्ष्य पैक चाहते हैं जो आपके UMK, मौसमीता और एजेंसी मॉडल के अनुसार मैप किया गया हो, तो Contact us on whatsapp करें। हम आपकी प्राथमिक लाइनों के अनुरूप ट्रेसबिलिटी सैंपलिंग भी संरेखित कर सकते हैं, चाहे वह रिटेल के लिए Grouper Bites (Portion Cut) हो या सुशी चैनलों के लिए Yellowfin Saku (Sushi Grade)। यदि आप नए आइटम्स का परीक्षण कर रहे हैं, तो आप हमारी View our products सूची भी देख सकते हैं।

दिलचस्प बात यह है कि पिछले छह महीनों में ऑडिट अपेक्षाएँ कितनी तेज़ी से बदल गई हैं। भर्ती शुल्क, एजेंसी लाइसेंस, और विश्वसनीय अपशिष्ट जल निगरानी पर कड़ी जांच बढ़ी है। जो सुविधाएँ सबसे अच्छा प्रदर्शन करती हैं वे इसे सरल रखती हैं। प्रति विषय एक सत्य स्रोत, मासिक मिलान, और हर अनियमितता के लिए एक संक्षिप्त वर्णन। यही वह प्लेबुक है जिसे हम उपयोग करते हैं, और यह काम करता है।