BKIPM স্বাস্থ্য সনদ যাচাই: ইন্দোনেশিয়ায় বন্দরে হোল্ড এড়াতে ধাপে ধাপে যাচাই

ইন্দোনেশিয়ার BKIPM সামুদ্রিক স্বাস্থ্য সনদ যাচাইয়ের ধাপে ধাপে কর্মপ্রবাহ। কীভাবে QR/সিরিয়াল অনলাইনে নিশ্চিত করবেন, গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্রগুলো চালান/B/L-র সঙ্গে মিলাবেন, প্রজাতি বনাম HS কোড এবং প্ল্যান্ট SKP পরীক্ষা করবেন, এবং যদি বিবরণগুলো মেলে না তাহলে কী করবেন।

আমরা কনটেইনার ছাড়ার বিলম্ব দিনগুলো থেকে ঘণ্টায় নামিয়েছি — এই সঠিক যাচাই SOP ব্যবহার করে

আপনি যদি ইন্দোনেশিয়া থেকে সামুদ্রিক খাবার (seafood) ক্রয় করে থাকেন, তাহলে হয়ত বন্দরে সেই মানসিক চাপটা অনুভব করেছেন। স্বাস্থ্য সনদের (Health Certificate) একখানা সামান্য অসামঞ্জস্য পুরো রিলিজ আটকে দেয়। আমরা নিজেও সে অভিজ্ঞতা পেয়েছি। বছরের পর বছর আমরা একটি সরল, ক্রেতা-পক্ষীয় প্রক্রিয়া পরিমার্জন করেছি যা ইন্দোনেশিয়ার BKIPM স্বাস্থ্য সনদ (Sertifikat Kesehatan Ikan) যাচাই করে বিতর্ক কমায় এবং পণ্য চলমান রাখে।

নীচে আমরা যে সঠিক প্লেবুকটি ব্যবহার করি এবং আমাদের অংশীদারদের সাথে শেয়ার করি তা দেওয়া হলো।

দ্রুত, নিশ্চিত যাচাইয়ের তিনটি স্তম্ভ

1. প্রামাণিকতা (Authenticity). QR/সিরিয়াল চেক ও ইস্যুকৃত অফিসের বিবরণ যাচাই করে নিশ্চিত করুন যে BKIPM সনদটি আসল।
2. সঙ্গতি (Consistency). সনদের ক্ষেত্রগুলো চালান (invoice), প্যাকিং লিস্ট এবং B/L-এর সঙ্গে মিলান করুন। সংখ্যাগুলোকে সঙ্গতিপূর্ণ করতে হবে। লেবেলগুলোকে প্রজাতি ও উপস্থাপনার সঙ্গে মিলতে হবে।
3. ট্রেসবলিটি (Traceability). প্রসেসিং প্ল্যান্টের SKP/UPI নম্বর, লট কড এবং প্রজাতির নামগুলো কার্টনগুলোর লেবেল ও আপনার ক্রয়ের চুক্তির সঙ্গে মিলছে কি না তা নিশ্চিত করুন।

যখন এই তিনটি সারিবদ্ধ হয়, কাস্টমসে দ্রুত ক্লিয়ার হয় এবং আপনি রাতের 2টায় বারবার ইমেল-চক্র থেকে বাঁচেন।

সপ্তাহ 1–2: আপনার যাচাই টুলকিট সেট আপ করুন

রিয়েল শিপমেন্টের আগে আপনার কাছে প্রকৃত সপ্তাহ থাকবে না, তবে আপনার প্রথম দুই অর্ডারকে সেটআপ স্প্রিন্ট হিসেবে বিবেচনা করুন।

• একটি এক-পৃষ্ঠার চেকলিস্ট তৈরি করুন যা স্বাস্থ্য সনদের লেআউটকে প্রতিফলিত করে। এতে অন্তর্ভুক্ত করুন: সনদ নম্বর ও তারিখ, BKIPM ইস্যুকারী অফিস, এক্সপোর্টার, কনসাইনী, পণ্যের বিবরণ (প্রজাতি ল্যাটিন/বাণিজ্যিক নাম, অবস্থা, প্রক্রিয়াজাতকরণ, প্যাক সাইজ), নেট ওজন ও কার্টন সংখ্যা, লট/ব্যাচ, উৎপাদন তারিখ, পরিবহন বিবরণ (জাহাজ/ফ্লাইট, কখনো কখনো কনটেইনার ও সীল), প্রসেসিং প্ল্যান্টের নাম ও SKP/UPI নম্বর, QR যাচাই ফলাফল, স্বাক্ষরকারীর নাম ও NIP।
• একটি প্রজাতি নাম রেফারেন্স তৈরি করুন। বাণিজ্যিক নামগুলিকে ল্যাটিন নাম এবং আপনি সাধারণত যে HS কোড ব্যবহার করেন সেইগুলোর সঙ্গে জোড়া করুন। উদাহরণ: Barramundi = Lates calcarifer. Coral trout = Plectropomus spp. Crimson snapper = Lutjanus spp. চিংড়ি শ্রেণীবিভাগগুলো অবশ্যই প্রক্রিয়া ফর্মের সাথে মিলবে (HOSO, HLSO, PD, PUD ইত্যাদি)।
• বৈধ ডোমেনগুলো সংরক্ষণ করুন। আমাদের অভিজ্ঞতায়, BKIPM QR কোডগুলো একটি সরকারি ".go.id" যাচাই পাতায় রিসল্ভ করে। আমরা সুপারিশ করি QR খুললে তা অফিসিয়াল go.id ডোমেইনে আছে কি না দ্বিগুণভাবে পরীক্ষা করবেন। যদি এটি কোনো অ-সরকারী ডোমেইন বা সাধারণ ফাইল-শেয়ারিং সাইটে যায়, থামুন এবং এক্সপোর্টারের সঙ্গে যাচাই করুন।

প্রাসঙ্গিক পরিণতি: লোডিংয়ের আগে প্রি-চেকের জন্য আপনার সরবরাহকারীকে একটি ড্রাফট HC জমা দিতে বলুন। আপনি কনটেইনার সিল হওয়ার আগে 80% ত্রুটি ধরতে পারবেন।

সপ্তাহ 3–6: আপনার পরবর্তী চালানে SOP চালান

কিভাবে আমি যাচাই করব যে একটি ইন্দোনেশিয়ান সামুদ্রিক স্বাস্থ্য সনদ আসল?

• ফোন দিয়ে QR স্ক্যান করুন। পেজে সনদ নম্বর, ইস্যু তারিখ, পণ্যের সারাংশ, ইস্যুকারী BKIPM অফিস এবং একটি ই-সিগনেচার রেফারেন্স দেখা উচিত। তথ্য মুদ্রিত HC-এর সঙ্গে মিলতে হবে। স্ক্রিনশট ফেইক করা যেতে পারে। QR ল্যান্ডিং পেজই আপনার সত্যের সূত্র।
• QR না থাকলে অথবা QR কাজ না করলে? IQFAST যাচাই লিঙ্ক বা কাঁচা সনদ নম্বর সহ ইস্যুকারী অফিসের নাম চাইুন। আপনি অফিসে ই-মেইলও করে সিরিয়াল নিশ্চিত করতে পারেন। আমরা দেখেছি অফিসগুলো দ্রুত সাড়া দেয় যখন আপনি একটি PDF কপি, কনটেইনার নম্বর এবং পরিকল্পিত ETA অন্তর্ভুক্ত করেন।

অভিজ্ঞতা থেকে টিপ: স্বাক্ষরকারী ক্ষেত্রটি পরীক্ষা করুন। একটি বৈধ HC-তে Pejabat Karantina Ikan (মাছ ক্যারান্টিন কর্মকর্তার) নাম/পদবী এবং একটি সরকারি NIP প্রদর্শিত থাকে। যদি এই অংশ খালি থাকে বা নাম ছাড়া একটি সাধারণ স্টাম্প ব্যবহার করা হয়, তাহলে অবিলম্বে এস্কেলেট করুন।

কোথায় আমি অনলাইনে BKIPM QR কোড স্ক্যান বা যাচাই করব?

আপনার ফোন ক্যামেরা বা একটি QR অ্যাপ ব্যবহার করুন। লিঙ্কটি একটি সরকারি ডোমেইনে BKIPM/IQFAST-স্টাইল যাচাই পেইজ খুলা উচিত। যদি QR একটি ব্যক্তিগত ফাইল হোস্ট বা শর্ট লিঙ্কে নিয়ে যায়, এক্সপোর্টারকে অনুরোধ করুন BKIPM অফিস কর্তৃক ইস্যুকৃত অফিসিয়াল QR-সক্ষম PDF পুনরায় পাঠাতে। যদি পেজ টাইমআউট দেয়, সরাসরি যাচাই URL অনুরোধ করুন। এখনও আটকে আছেন? আপনার নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে সাহায্য দরকার? আমাদেরকে Whatsapp-এ যোগাযোগ করুন।

কোন বিবরণগুলো আমার চালান (invoice), প্যাকিং লিস্ট এবং B/L-এর সঙ্গে মিলতে হবে?

আমরা একটি তিন-পদক্ষেপ মিল করি:

• পক্ষসমূহ (Parties). এক্সপোর্টার/কনসাইনর এবং কনসাইনী ডকুমেন্ট জুড়ে একই হওয়া উচিত। ছোটো সংক্ষিপ্ত রূপ ঠিক আছে, কিন্তু ভিন্ন সত্তা হলে হোল্ড তৈরি হয়।
• পণ্যের লাইন. প্রজাতি (ল্যাটিন নাম ও বাণিজ্যিক নাম), উপস্থাপনা (স্কিন-অন ফিলেট, সম্পূর্ণ, HOSO/HLSO, IQF/ব্লক), এবং অবস্থা (কাঁচা/পাককৃত) সঙ্গতিপূর্ণ হতে হবে। যদি HC বলে কাঁচা এবং আপনার চালান বলে পাককৃত, তাহলে প্রশ্ন আশা করুন।
• পরিমাণ. নেট ওজন ও কার্টন সংখ্যা প্যাকিং লিস্ট টোটালের সাথে মেলাতে হবে। যদি HC ব্যাচ-বাই-ব্যাচ totals দেখায়, সেগুলোকে যোগ করে চালানের সাথে মিলান।
• গমন. HC-তে উল্লিখিত জাহাজ/ফ্লাইট B/L-এর সঙ্গে মেলানো উচিত। কিছু HC-তে কনটেইনার ও সীল অন্তর্ভুক্ত থাকে; যদি থাকে, সেগুলোকে নিখুঁতভাবে মিলাতে হবে।
• প্রতিষ্ঠান (Establishment). HC-তে প্রসেসিং প্ল্যান্টের নাম ও SKP/UPI নম্বর আপনার সরবরাহকারীর কোয়ালিটি ডকুমেন্টে থাকা প্ল্যান্টের সাথে মিলে যাওয়া প্রয়োজন।

আমরা সাধারণত কার্টন লেবেল ফটোও অনুরোধ করি যা প্রজাতি, লট, উৎপাদন তারিখ এবং ফ্যাক্টরি কোড দেখায়। পরবর্তীতে ল্যাব টেস্ট ফ্ল্যাগ এলে ট্রেস করা সহজ হয়।

যদি ল্যাটিন প্রজাতির নাম HS কোডের সঙ্গে মেলে না怎么办?

এটা আপনি যতটা ভাবেন তার চেয়েও বেশি ঘটে। উদাহরণস্বরূপ, “snapper” একাধিক Lutjanus প্রজাতিকে আচ্ছাদন করতে পারে, কিন্তু আপনার HS লাইনটি হয়তো নির্দিষ্টভাবে সমুদ্র-ফিশ ফিলেট n.e.s. জন্য। সমাধান হল সারিবদ্ধতা:

• এক্সপোর্টারের কাঁচামাল গ্রহণ রেকর্ড এবং পণ্য স্পেসিফিকেশনের সঙ্গে বৈজ্ঞানিক নাম নিশ্চিত করুন। আপনি যদি ক্রিমসন স্ন্যাপার ক্রয় করে থাকেন, HC-তে Lutjanus spp. থাকা উচিত, সাধারণ রিফ ফিশ নয়।
• কাস্টমস রপ্তানি ডেটায় ব্যবহৃত HS কোড ও আপনার বাজারের আমদানির কোড পুনরায় পরীক্ষা করুন। আপনার বাজার যদি ভিন্ন শ্রেণিবিভাগ করে, সেটি গ্রহণযোগ্য; তবে HC-তে অভ্যন্তরীণভাবে সঙ্গতিপূর্ণ প্রজাতি নাম থাকা দরকার।
• যদি অসামঞ্জস্যটি গুরুতর হয়, নৌযান ছাড়ার আগে সংশোধিত HC চাইুন। প্রস্থান-পরে কিছু কর্তৃপক্ষ প্রজাতি পরিবর্তন মেনে নেবে না।

প্রসেসিং প্ল্যান্টের SKP নম্বর কিভাবে যাচাই করবেন

SKP (Sertifikat Kelayakan Pengolahan) বা UPI রেজিস্ট্রেশন প্রসেসিং প্রতিষ্ঠানের পরিচয় দেয়। নিম্নোক্তগুলো পরীক্ষা করুন:

• HC-তে প্ল্যান্টের নাম ও ঠিকানা SKP সনদের সঙ্গে মেলে।
• SKP-এর বৈধতার তারিখগুলো HC-তে উল্লেখিত উৎপাদন তারিখকে কভার করে। মেয়াদ উত্তীর্ণ SKP একটি লাল পতাকা।
• কার্টনে বা লেবেল ফটোতে মুদ্রিত SKP নম্বর HC-র সঙ্গে সঙ্গতিপূর্ণ।

আমরা প্রায়ই একটি দ্রুত ট্রেস টেস্ট করি বাস্তব আইটেম ব্যবহার করে, যেমন আমাদের Frozen Shrimp (Black Tiger, Vannamei & Wild Caught) বা Barramundi। লেবেলে থাকা প্ল্যান্ট কোডটি আপনার কাগজপত্রে থাকা UPI/SKP-র সাথে ডিকোড হয়ে মিলতে হবে।

HC-তে থাকা লট কডগুলোকে কিভাবে কার্টন লেবেলের সাথে ম্যাপ করবেন

প্যালেটভিত্তিক বিভিন্ন কার্টন থেকে 6–8টি কার্টনের “ফটো ইনডেক্স” চেয়ে নিন যাতে লেবেলগুলো দেখা যায়। HC-তে তালিকাভুক্ত লট/ব্যাচ নম্বরগুলো কার্টনে ঠিকই আছে কি না যাচাই করুন। IQF আইটেমের ক্ষেত্রে, উৎপাদন তারিখ ও গ্লেজ বিবৃতিও তুলনা করুন। যদি HC একাধিক ব্যাচ একত্রিত করে দেখায়, প্রতিটি ব্যাচ লেবেল সেটে উপস্থিত আছে কি না নিশ্চিত করুন।

একটি ইন্দোনেশিয়ান স্বাস্থ্য সনদ কতদিন বৈধ?

স্বাস্থ্য সনদগুলো কনসাইনমেন্ট-নির্দিষ্ট। সীলকৃত কনসাইনমেন্টের অখণ্ডতা বজায় থাকলে সেটি ঐ চালানের জন্য বৈধ। বাস্তবে বেশিরভাগ BKIPM অফিস HC লোডিং-এ বা লোডিংয়ের ঠিক আগে ইস্যু করে। কিছু গন্তব্যভূমি প্রস্থান-র প্রতি 7–14 দিনের মধ্যে ইস্যুকে পছন্দ করে। যদি আপনি বিলম্ব বা ট্রান্সশিপমেন্ট আশা করেন, এক্সপোর্টারকে বলুন BKIPM-এর সঙ্গে সময়নির্বাচনে সমন্বয় করতে।

কে BKIPM স্বাস্থ্য সনদ ইস্যু ও স্বাক্ষর করে, এবং তাদের কীভাবে যোগাযোগ করবেন?

সনদটি ইস্যু করে সংশ্লিষ্ট রপ্তানি বন্দর/অঞ্চলের BKIPM অফিস। এটিতে একজন অনুমোদিত Fish Quarantine Officer (Pejabat Karantina Ikan) স্বাক্ষর করেন এবং তাদের নাম ও NIP অন্তর্ভুক্ত থাকে। তাদের সাথে যোগাযোগ করার জন্য HC-তে মুদ্রিত ইস্যুকারী অফিসের নাম ব্যবহার করে সরকারি ডাইরেক্টরিতে অফিসিয়াল ই-মেইল/ফোন খুঁজে নিন। দ্রুত সাড়া পেতে সার্টিফিকেট নম্বর, এক্সপোর্টার নাম এবং একটি PDF কপি আপনার ইমেইলে যুক্ত করুন।

আমরা যে টেমপ্লেট সাবজেক্ট লাইন ব্যবহার করি: “Verification request – HC [certificate number] – [exporter] – [container/seal].”

এক্সপোর্টার কি প্রস্থান-পরবর্তী সময়ে স্বাস্থ্য সনদ পুনরায় ইস্যু বা সংশোধন করতে পারবে?

কখনও কখনও পারা যায়, কিন্তু সীমিত। সামান্য টাইপো সংশোধন একটি সংশোধনী চিঠি বা পুনরায় ই-স্বাক্ষরিত HC দ্বারা করা যেতে পারে। প্রজাতি পরিবর্তন, প্ল্যান্ট পরিবর্তন বা পরিমাণ পরিবর্তন প্রস্থান পরবর্তী সময়ে গন্তব্য কর্তৃপক্ষ প্রায়ই গ্রহণ করে না। আমাদের অভিজ্ঞতায়, কোন বিশদ ঠিক করার সবচেয়ে ভালো উইন্ডো হল B/L জারি হওয়ার আগে বা জাহাজ ছোঁড়ার আগে। যদি আপনি প্রস্থান-পরে কোনো ত্রুটি আবিষ্কার করেন, দ্রুত ইস্যুকারী BKIPM অফিস ও আপনার কাস্টমস ব্রোকারকে এস্কেলেট করুন যাতে আপনার পোর্ট কী গ্রহণ করবে তা বুঝতে পারেন।

এমন পাঁচটি ভুল যা হোল্ড ট্রিগার করে (এবং কীভাবে এরা এড়াবেন)

• কেবল বাণিজ্যিক নামকে যথেষ্ট ধরে নেওয়া। সমস্ত ডকুমেন্টে বৈজ্ঞানিক (ল্যাটিন) নাম ব্যবহার করুন। “White snapper” বা “Robinson sea bream” বাজারভেদে ভিন্ন হতে পারে। ল্যাটিন নামই নির্ভরযোগ্য।
• পণ্যের অবস্থা উপেক্ষা করা। কাঁচা বনাম পাককৃত, IQF বনাম ব্লক, এবং চিংড়ির পিলিং স্ট্যাটাস HC, চালান ও লেবেল জুড়ে মিলতে হবে।
• SKP বৈধতা উপেক্ষা করা। উৎপাদন তারিখের তুলনায় SKP যদি মেয়াদোত্তীর্ণ হয়, তাহলে জিজ্ঞাসার সম্মুখীন হতে হবে।
• অ-সরকারী QR ডেস্টিনেশন গ্রহণ করা। যদি QR .go.id যাচাই পেজে রিসল্ভ না করে, থেমে যান।
• লট-কোড পুনর্মিলানে ত্রুটি। গন্তব্যে ল্যাব ফলাফল প্রয়োজন হলে, লেবেলবিহীন বা মিল না করা লট সবকিছু ধীর করে দেয়।

রিসোর্স ও পরবর্তী পদক্ষেপ

• আপনার নিজস্ব “প্রজাতি-HS-ল্যাটিন” শিট তৈরি করুন। আমরা সাধারণ ইন্দোনেশিয়ান রপ্তানীর দ্রুত রেফারেন্স রাখি যেমন Lutjanus spp. ক্রিমসন স্ন্যাপার জন্য, Plectropomus spp. Frozen Coral Trout জন্য, এবং Lates calcarifer Barramundi জন্য। এটা শেষ মুহূর্তের সম্পাদনা রোধ করে।
• লোডিংয়ের আগে আপনার সরবরাহকারীকে ড্রাফট HC, কার্টন লেবেল ফটো ইনডেক্স, এবং প্ল্যান্টের বর্তমান SKP সনদ চেয়ে নিন। এখানে দশ মিনিটের চেক পরবর্তীতে কয়েক দিন বাঁচাবে।
• যদি আপনার QR চেক বা ডকুমেন্ট মিলান কোন অস্বাভাবিকতা দেখায়, HC PDF এবং আপনার চালান/প্যাকিং লিস্ট শেয়ার করুন, আমরা সমাধান বা সঠিক BKIPM অফিস যোগাযোগ দেখিয়ে দেবো। আপনার কেস সম্পর্কে প্রশ্ন আছে? Whatsapp-এ যোগাযোগ করুন।

একটি শেষ চিন্তা: যাচাই মানে সরবরাহকারীকে ধরা নয়। এটি এমন একটি রুটিন তৈরি করা যাতে বন্দরে সবার জীবন সহজ হয়। যখন আমরা এই SOP চালাই, হাফ-শেল বেবি স্ক্যালপ (IQF) Half Shell Baby Scallop (IQF) এবং White Snapper / Robinson Sea Breams এর মতো সংবেদনশীল আইটেমের কনটেইনার দ্রুত ক্লিয়ার হয়, ক্রেতারা ভালো ঘুমায়, এবং সম্পর্কটি দৃঢ় হয়। এটাই প্রকৃত জয়।