اندونیشیائی سی فوڈ پلانٹ میں MSC ماس بیلنس چین آف کسٹوڈی منتخب کرنے اور نافذ کرنے کے لیے ایک عملی، 30‑دنہ پلے بک۔ فلور پر کیا بدلتا ہے، آڈیٹرز کون سے ریکارڈز چیک کرتے ہیں، ایک سادہ والیوم حساب، اور خریدار ماس بیلنس بمقابلہ تفریق کو کیسے دیکھتے ہیں۔
اگر آپ کی فیکٹری MSC اور غیر-MSC دونوں قسم کی مچھلیاں سنبھالتی ہے، تو آپ کو نظریاتی تعارف کی ضرورت نہیں۔ آپ کو سب سے تیز راستہ چاہیے تاکہ بغیر پلانٹ کو دوبارہ تعمیر کیے معتبر MSC دعوے کیے جا سکیں۔ ہم نے بالکل یہی کام انڈونیشیائی پروسیسرز کے ساتھ کیا ہے، اور ماس بیلنس عموماً سب سے تیز اور کم رکاوٹ والا راستہ ہوتا ہے۔
یہاں وہ عملی رہنما ہے جو ہمیں پہلے دن دستیاب ہوتی تو بہتر ہوتا۔ فیکٹری فلور پر کیا تبدیلیاں آتی ہیں، آڈیٹرز کن مخصوص ریکارڈز کی درخواست کرتے ہیں، ایک سادہ ماس بیلنس حساب کتاب، ریٹیلرز اسے حقیقت میں کیسے دیکھتے ہیں، اور ایک 30‑دنہ تیاری منصوبہ جو آپ کو پہلے آڈٹ سے گزار دے گا۔
ماس بیلنس بمقابلہ تفریق: روزمرہ میں واقعی کیا بدلتا ہے؟
ماس بیلنس آپ کو ایک ہی لائن پر ایک ہی قسم اور شکل کی مصدقہ اور غیر مصدقہ مچھلیوں کو مشترکہ طور پر رکھنے کی اجازت دیتا ہے۔ آپ انہیں جسمانی طور پر الگ نہیں کرتے۔ اس کے بجائے آپ ان پٹس اور آؤٹ پٹس کا مصالحتی حساب رکھتے ہیں تاکہ آپ کی MSC-دعوے والی فروخت کسی متعین مدت کے لیے آپ کے مصدقہ ان پٹس سے تجاوز نہ کرے۔
تفریق ہمیشہ جسمانی علیحدگی کا تقاضا کرتی ہے۔ اس کا مطلب مخصوص اسٹوریج، صفائی کے ساتھ واضح لائن-وقت علیحدگی، اور WIP پر لیبلنگ ہے تاکہ ہر یونٹ جس پر MSC لیبل ہو وہ 100 فیصد مصدقہ ہو۔ یہ صاف اور مضبوط ہے۔ تاہم اگر آپ کا پلانٹ پہلے ہی مصروف ہے تو اسے نافذ کرنے میں وقت زیادہ لگ سکتا ہے۔
ہماری تجربہ کاری میں، ماس بیلنس اس صورت میں کامیاب رہتا ہے جب:
- آپ کی سپلائی ملی جلی ہو اور آپ لائنز یا اسٹوریج وقف نہیں کر سکتے۔
- آپ مختلف ییلڈز اور کٹ اقسام چلاتے ہیں، اور آپ سخت تفریق کے بجائے کریڈٹ طرز کے نظام کو ترجیح دیتے ہیں۔
- آپ 30–45 دن میں دعوے شروع کرنا چاہتے ہیں جبکہ بعد میں تفریق کی جانب بڑھ رہے ہوں۔
اگر آپ کو ریٹیل پروگرامز کے لیے پیکیج پر MSC لیبل درکار ہے یا آپ کے خریدار سختی سے طالب ہوں کہ جسمانی یونٹ بذات خود سرے سے سرے تک مصدقہ ہو، تو تفریق اب بھی منطقی انتخاب ہے۔
کیا میں ایک ہی لائن پر MSC اور غیر-MSC لواک کو ملا سکتا ہوں؟
ماس بیلنس کے تحت ہاں۔ ایک ہی نوع اور شکل کے لیے مشترکہ رکھنے کی اجازت ہے۔ آپ کو لاٹ لیول ٹریسبیلیٹی برقرار رکھنی ہوگی، اپنے مکسنگ پولز کی تعریف کرنی ہوگی، اور ایک لائیو والیوم مصالحت رکھیے تاکہ آپ MSC دعووں کی اوورسیلنگ نہ کریں۔ آڈیٹرز انواع یا شکلوں کے درمیان "خاموش" ملاوٹ کو چیلنج کریں گے، لہٰذا اپنی تعریفات میں درست رہیں۔
آڈیٹرز ماس بیلنس کے لیے حقیقتاً کیا تصدیق کرتے ہیں
اصل بات یہ ہے۔ زیادہ غیر مطابقتیں فلسفیانہ نہیں ہوتیں۔ وہ گمشدہ یا متضاد ریکارڈز ہوتی ہیں۔ انڈونیشیا میں پچھلے چند مہینوں میں، ہم نے تصدیقی اداروں کو تین علاقوں میں سخت ہوتا دیکھا ہے: ییلڈ کی توثیق، سب کنٹریکٹر کنٹرول، اور حقیقی وقت بیلنس۔ آڈیٹرز مندرجہ ذیل چیزوں کا ٹیسٹ کریں گے۔
- انٹیک ریکارڈز: خریداری کے آرڈرز، ڈلیوری نوٹس، اور مصدقہ لاٹس کے لیے سپلائر CoC کوڈز۔ ٹونا اور برآمد سفید مچھلی کے لیے، E-docs یا کیچ سرٹیفیکیٹس لاٹ آئی ڈی سے ہم آہنگ رکھیں۔
- متعین کنورژن فیکٹرز: پروڈکٹ فارم اور نوع کے اعتبار سے منظور شدہ ییلڈز۔ مثال کے طور پر، ریڈ سنیپر کے لیے پورا گول سے اسکن لیس فلِٹ تک ییلڈ، یا ییلوفِن کے لیے لائن سے ساکو تک۔
- پیداواری ریکارڈز: بیچ شیٹس جو لاٹ کے مطابق اندر اور باہر مقدار دکھاتی ہیں، بشمول ری ورک اور ٹریم کیپچر۔
- ماس بیلنس لیجر: ایک نوع-بذریعہ-شکل اسپریڈشیٹ یا سسٹم لاگ جو ابتدائی بیلنس، مصدقہ ان پٹس، حساب شدہ دعویٰ کے قابل آؤٹ پٹس، بھیجے گئے دعوے، اور باقی ماندہ بیلنس کو ٹریک کرتا ہے۔ آڈیٹرز ایک دن منتخب کریں گے اور آپ کا حساب دوبارہ کریں گے۔
- ڈسپیچ دستاویزات: انوائسز اور پیکنگ لسٹس جن میں درست MSC دعوے کی زبان اور دعویٰ رکھنے والی لائنوں پر آپ کا CoC کوڈ موجود ہو۔ غیر دعویٰ شدہ لائنوں پر کوئی دعویٰ زبان نہ ہو۔
- سب کنٹریکٹر اور کول اسٹور کنٹرولز: کنٹریکٹس، SOPs، اور نگرانی یا سرٹیفیکیشن کے شواہد (نیچے اس پر مزید)۔
ٹپ: اپنی لیجر کو عملی سطح پر ممکن حد تک باریک رکھیں۔ نوع کے ساتھ پروڈکٹ فارم اچھا کام کرتا ہے۔ مثال کے طور پر، “Red Snapper Skinless Fillet IQF” کو “Red Snapper Portion 125 g IQF” سے الگ رکھیں۔ باریکی مصالحتی دلائل کم کرتی ہے۔
ایک سادہ ماس بیلنس حساب جو آپ نقل کر سکتے ہیں
فرض کریں آپ کو 10,000 kg MSC-مصدقہ پورا گول ریڈ سنیپر موصول ہوتا ہے۔ آپ کا منظور شدہ ییلڈ اسکن لیس فلِٹ کے لیے 38 فیصد ہے۔ اس سے 3,800 kg دعویٰ کے قابل MSC فلِٹ کریڈٹس بنتے ہیں۔
اسی ہفتے آپ 6,000 kg غیر مصدقہ ریڈ سنیپر پروسیس کرتے ہیں۔ کل فلِٹ پیداوار 3,800 kg + 2,280 kg = 6,080 kg ہے۔ آپ 3,800 kg تک MSC کے طور پر فروخت کر سکتے ہیں۔ باقی 2,280 kg بغیر MSC دعوے کے فروخت ہونا چاہیے۔
لیجر منطق اس طرح دکھتی ہے:
- ابتدائی بیلنس: 0 kg
- مصدقہ ان پٹ: +10,000 kg WR x 38 فیصد = +3,800 kg دعویٰ کے قابل فلِٹ
- دعویٰ شدہ آؤٹ پٹس: -2,500 kg MSC فلِٹ کے طور پر بھیجی گئی
- اختتامی بیلنس: 1,300 kg دعویٰ کے قابل فلِٹ باقی
آپ اس بیلنس سے زائد MSC دعوے جاری نہیں کر سکتے جب تک اگلی مصدقہ انٹیک پوسٹ نہ ہو۔
MSC-دعوے والے کسی حجم کو فروخت کرنے سے پہلے مجھے کتنی مصدقہ ان پٹ درکار ہے؟
آپ کو پہلے پوسٹ کردہ مصدقہ کریڈٹس درکار ہیں۔ بعض آڈیٹرز ڈسپیچ بند ہونے سے پہلے اسی دن پوسٹنگ قبول کرتے ہیں۔ کوئی بھی نیگیٹو بیلنس قبول نہیں کرے گا۔ دعوے پیش فروخت نہ کریں۔ ہر وقت مثبت لیجر رکھیں۔
کول اسٹورز، سب کنٹریکٹرز، اور انڈونیشیا میں مشترکہ حقیقت
اگر ہمارا پروسیسر MSC CoC رکھتا ہے لیکن تیسرا فریق کول اسٹور نہیں رکھتا، کیا ہم پھر بھی ماس بیلنس کے تحت فروخت کر سکتے ہیں؟
ہاں، مگر صرف اگر کول اسٹور یا تو MSC CoC مصدقہ ہو یا باقلم کنٹرول کے ساتھ دستاویزی طور پر آپ کی سرٹیفیکیشن کے تحت بطور سب کنٹریکٹر شامل ہو۔ اس کا مطلب ہے ایک دستخط شدہ سب کنٹریکٹر معاہدہ، ایک رسک اسیسمنٹ، MSC-اہل اسٹاک کے لیے واضح لیبلنگ قواعد، اور آپ کے آڈیٹر کے لیے ریکارڈز کے نمونے لینے تک رسائی۔ اگر کول اسٹور نہ تو مصدقہ ہے اور نہ ہی آپ کے قابو میں کنٹریکٹنگ کے تحت، تو آپ چین آف کسٹوڈی برقرار نہیں رکھ سکتے اور ان اشیاء پر MSC دعویٰ نہیں کر سکتے۔
ہم عام طور پر سادگی کے لیے مصدقہ کول اسٹورز استعمال کرنے کی سفارش کرتے ہیں۔ تاہم ہم نے سخت کاغذی کارروائی اور باقاعدہ دوروں کے ساتھ سب کنٹریکٹ اسٹوریج کی کامیابی سے سرٹیفیکیشن بھی کروائی ہے۔
کیا انڈونیشیا میں ماس بیلنس کے تحت سب کنٹریکٹرز استعمال کیے جا سکتے ہیں؟
ہاں۔ یہی اصول لاگو ہوتا ہے۔ یا تو وہ اپنا CoC رکھتے ہوں، یا آپ انہیں اپنے دائرہ کار میں کنٹرول کے ساتھ شامل کریں۔ اگر کوئی سب کنٹریکٹر وہ پروسیسنگ کرتا ہے جو ییلڈز پر اثر انداز ہوتی ہے، تو ان کے کنورژن فیکٹرز اور پیداواری ریکارڈز کو آپ کی لیجر چیکس میں شامل کریں۔
آج خریدار کیا قبول کرتے ہیں
کیا بڑے ریٹیلرز ماس بیلنس دعووں کو قبول کرتے ہیں؟ B2B دستاویزات اور داخلی پائیداری رپورٹنگ کے لیے، بہت سے EU اور UK خریدار ماس بیلنس قبول کرتے ہیں، خاص طور پر منجمد، اجزاء، اور فوڈ سروس لائنز کے لیے۔ ریٹیل میں پیکیج پر بلیو لیبل کے لیے، متعدد پروگرامز اب بھی تفریق یا شناخت محفوظ رکھنے کا تقاضا کرتے ہیں تاکہ ہر یونٹ بلا شبہ مصدقہ مچھلی پر مشتمل ہو۔ ہم نجی-لیبل اجزاء کی سپلائی میں ماس بیلنس کی بڑھتی ہوئی قبولیت دیکھ رہے ہیں، مگر فرض نہ کریں۔ خریدار سے پہلے بتا کر پوچھیں کہ وہ کن قسم کے دعوے منظور کرتے ہیں۔ یہ گفتگو آپ کے ہفتوں بچا سکتی ہے۔
اگر آپ کو کوئی "کوئی سمجھوتہ نہیں" لائن درکار ہے جبکہ آپ کہیں اور ماس بیلنس لاگو کر رہے ہیں، تو ایک چھوٹا الگ شدہ SKU چلانے پر غور کریں۔ مثال کے طور پر، اسنیپر فلِٹ (ریڈ اسنیپر) یا ییلو فن ساکو (سوشی گریڈ) کی مخصوص رن جو خالص مصدقہ ان پٹس کے ساتھ ہو سخت ریٹیل خریداروں کو مطمئن کرتی ہے، جب کہ ماس بیلنس آپ کی مخلوط پیداوار کے بڑے حصے کو کور کرتا ہے۔
وہ 30‑دنہ تیاری منصوبہ جو ہم پہلے CoC آڈٹ پاس کرنے کے لیے استعمال کرتے ہیں
ہم نے پایا ہے کہ زیادہ تر انڈونیشیائی پروسیسرز ماس بیلنس کے لیے 30–45 دن میں آڈیٹ-ریڈی ہو سکتے ہیں۔ یہاں سخت منصوبہ ہے۔
ہفتہ 1. ماڈل کا فیصلہ کریں اور دائرہ کار کی تعریف کریں۔
- اپنے کلیدی خریداروں کے ساتھ ماس بیلنس کی اہلیت کی توثیق کریں۔ دعویٰ کی قسم پر ہم آہنگی کریں (پیکیج پر بمقابلہ آف-پیکیج، B2B دستاویزات)۔
- دائرہ کار میں آنے والی مصنوعات کو نوع اور فارم کے لحاظ سے نقشہ بنائیں۔ ابتدا میں اسے سادہ رکھیں۔ ہر نوع کے لیے ایک یا دو فارم۔
- کنورژن فیکٹرز کا انتخاب کریں۔ اپنے گزشتہ 90 دن کے ڈیٹا کا استعمال کریں یا ہر فارم کے لیے دو کنٹرولڈ ٹرائل چلائیں۔
ہفتہ 2. کنٹرول سسٹم بنائیں۔
- SOPs تیار کریں: انٹیک کی توثیق، لیبلنگ، پیداواری ریکارڈنگ، لیجر مینجمنٹ، ڈسپیچ دعوے، سب کنٹریکٹر کنٹرول۔
- اپنا ماس بیلنس لیجر بنائیں۔ شروعات میں اسپریڈشیٹ اچھا کام کرتی ہے۔ فارمولاز کو لاک کریں اور دستی اوور رائیڈز محدود کریں۔
- دستاویز ٹیمپلیٹس سیٹ کریں: انٹیک چیک لسٹ، بیچ شیٹ، ری ورک لاگ، ڈسپیچ دعوے کی زبان آپ کے CoC کوڈ کے ساتھ۔
ہفتہ 3. ملازمین کی تربیت اور حقیقی مصنوعات پر آزمائش کریں۔
- دائرہ کار میں شامل ہر فارم کے لیے ایک لائیو بیچ چلائیں۔ اسی دن ان پٹس/آؤٹ پٹس کی مصالحت کریں۔ خامیوں کو درست کریں۔
- ایک ہی لائن پر مشترکہ رکھنے کا اسٹریس ٹیسٹ کریں۔ چیک کریں کہ لاٹ آئی ڈیز WIP سے فِنِشڈ گڈز تک برقرار رہیں۔
- اگر آپ تیسری پارٹی کول اسٹور استعمال کرتے ہیں، تو دعویٰ اہلیت کے جھنڈوں کے ساتھ پیلیٹس لیبل کریں اور ایک راؤنڈ ٹرپ ٹیسٹ کریں۔
ہفتہ 4. پری-آڈٹ اور سرٹیفیکیشن باڈی کا شیڈول۔
- انٹرنل آڈٹ کریں جس میں ایک سادہ ٹریل ہو: ایک آرڈر کے لیے انٹیک سے لیجر تک اور ڈسپیچ تک۔ جو چیز 10 منٹ سے زیادہ وضاحت مانگتی ہو اسے درست کریں۔
- اپنی سرٹیفیکیشن باڈی بک کریں۔ اپنا دائرہ کار شیئر کریں اور تصدیق کریں کہ وہ ضرورت پڑنے پر سب کنٹریکٹرز کو آڈیٹ کرنے میں آرامدہ ہیں۔
- اپنا ثبوتی پیک تیار کریں: SOPs، دو ہفتوں کے ریکارڈز، سب کنٹریکٹر فائلیں، اور ییلڈ ٹرائلز۔
زیادہ تر پہلے آڈٹس ایک مقام کے لیے سائٹ پر ایک دن لیتے ہیں۔ اگر آپ کو مائنرز ملیں تو عام طور پر وہ شواہد کے ساتھ 1–2 ہفتوں میں بند ہو جاتے ہیں۔
غیر مطابقت کا سبب بننے والی عام غلطیاں
- مبہم ییلڈز۔ "30–40 percent" منظور شدہ کنورژن فیکٹر نہیں ہے۔ اسے پروڈکٹ فارم اور نوع کے لحاظ سے طے کریں۔
- لیجر بہت بلندی سطح پر۔ فلِٹس اور پورشنز کو ایک پول میں ملانا ایسے حسابات پیدا کرتا ہے جن کا دفاع نہیں کیا جا سکتا۔
- مخلوط لائنوں کے انوائسز پر دعوے۔ اگر ایک انوائس میں دعویٰ شدہ اور غیر دعویٰ شدہ آئٹمز دونوں ہوں، تو ہر لائن کو صحیح طور پر لیبل کریں۔ فوٹر میں عمومی دعویٰ متن شامل نہ کریں۔
- سب کنٹریکٹر کی اندھی جگہیں۔ کوئی دستخط شدہ معاہدہ نہ ہونا، نگرانی کا کوئی ثبوت نہ ہونا، اور آڈیٹرز کے لیے رسائی نہ ہونا بوجوہ مضبوط نظاموں کو ڈبو دے گا۔
یہ خامیاں درست کریں اور آڈٹ کی 80 فیصد رکاوٹ ختم ہو جائے گی۔
وہ مختصر جوابات جو ہمیں ہر ہفتے پوچھے جاتے ہیں
انڈونیشیا میں ماس بیلنس استعمال کرتے ہوئے پہلا MSC CoC آڈٹ کتنا وقت لیتا ہے؟
کک آف سے سرٹیفیکیٹ تک، 4–8 ہفتے معمول ہے۔ دستاویزات کی تیاری اور تربیت میں 2–3 ہفتے لگتے ہیں۔ شیڈولنگ اور آڈٹ خود میں مزید 1–2 ہفتے۔ مائنرز کو بند کرنے میں 1–2 ہفتے مزید لگ سکتے ہیں۔
کیا ماس بیلنس شپمنٹس کے لیے کول اسٹورز کو MSC CoC کی ضرورت ہوتی ہے؟
یا تو کول اسٹور مصدقہ ہونا چاہیے، یا آپ انہیں اپنے دائرہ کار کے تحت بطور سب کنٹریکٹر باقاعدہ طور پر کنٹرول کرتے ہوں۔ بصورتِ دیگر، کوئی دعویٰ نہیں۔
MSC والیوم ری کونسیلی ایشن اسپریڈشیٹ: کون سے ریکارڈ لازمی ہیں؟
سپلائر CoC کے ساتھ انٹیک، ییلڈز کے ساتھ پیداواری بیچ، ری ورک اور ٹریم لاگز، بیلنس کے ساتھ لائیو لیجر، اور دعویٰ زبان کے ساتھ ڈسپیچ دستاویزات۔ ورژن کنٹرول والا لیجر رکھیں اور روزانہ اسے محفوظ کریں۔
کیا آپ بعد میں تفریق سے ماس بیلنس میں سوئچ کر سکتے ہیں، یا اس کے برعکس؟
ہاں۔ ہم نے جب صلاحیت تنگ ہوئی تو کلائنٹس کو تفریق سے ماس بیلنس میں منتقل کیا، اور جب کسی ریٹیلر نے پیکیج پر دعویٰ مانگا تو الٹا بھی کیا۔ بس SOPs اپ ڈیٹ کریں، دوبارہ تربیت دیں، اور اپنے آڈیٹر کو مطلع کریں۔
نتیجہ
ماس بیلنس مخلوط انڈونیشیائی سپلائی کے لیے MSC دعووں تک پہنچنے کا سب سے تیز اور معتبر راستہ ہے۔ مضبوط ییلڈز بنائیں، ایک لائیو لیجر رکھیں، اپنے سب کنٹریکٹرز کو کنٹرول کریں، اور شروع کرنے سے پہلے خریدار کے دعوے کے اصولوں پر رضا مندی حاصل کریں۔ ایسا کریں اور آپ تقریباً ایک ماہ میں تصدیق شدہ MSC دعوے کر رہے ہوں گے۔
اگر آپ ہمارے ماس بیلنس لیجر ٹیمپلیٹ اور ایک-گھنٹے کی واک تھرو جو آپ کی نوع اور فارمز کے مطابق شخصی بنائی گئی ہو چاہتے ہیں، تو رابطہ کریں اور ہم وہ شیئر کریں گے جو ہم اپنی آپریشنز میں استعمال کرتے ہیں۔ آپ کی مخصوص صورتحال میں مدد چاہیے؟ ہم سے whatsapp پر رابطہ کریں.